Περισσότερο από 640,0000 τόνοι των επιχειρηματικών αποδείξεων εκτυπώνονται ετησίως. Είναι πολύ.
Αλλά, αυτό είναι απογοητευτικό είναι η οργάνωση ή η διαχείρισή τους. Αλλά γιατί θα έπρεπε; Ως επιχείρηση, εσείς πρέπει να τηρούν επαγγελματικά αρχεία και δικαιολογητικά οικονομικών εγγράφων όπως αποδείξεις ή λογαριασμοί μέχρι τρία χρόνια.
Τώρα που εσείς έχουν Για να διατηρήσετε αυτά τα έγγραφα, μπορεί να θέλετε να τα οργανώσετε για να τα βρείτε όταν τα χρειάζεστε. Είναι εύκολο να χάσετε την παραλαβή, αλλά χάρη σε πλατφόρμες όπως το Nanonets, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε αυτές τις διαδικασίες.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε πέντε τρόπους για να οργανώσετε τις αποδείξεις της επιχείρησής σας:
5 τρόποι οργάνωσης αποδείξεων
Και υπάρχουν πέντε διαφορετικοί τρόποι οργάνωσης αποδείξεων:
- Χειροκίνητη ταξινόμηση χάρτινων αποδείξεων
- Σάρωση αποδείξεων στην επιφάνεια εργασίας σας
- Ταξινόμηση εικόνων απόδειξης στο τηλέφωνό σας
- Σάρωση αποδείξεων στο Google Drive
- Αυτοματοποιημένη οργάνωση αποδείξεων
Οργανώστε εύκολα τις αποδείξεις της επιχείρησής σας με τα Nanonets.
Ρυθμίστε αυτοματοποιημένες ροές εργασιών για ταξινόμηση αποδείξεων, προσθήκη εξόδων στο γενικό καθολικό, διατήρηση ιχνών ελέγχου και πολλά άλλα! Ξεκινήστε την δωρεάν δοκιμή σας. Ή Απευθυνθείτε στους ειδικούς μας ώστε να μπορούμε να ορίσουμε ροές εργασίας για εσάς.
Χειροκίνητη ταξινόμηση χάρτινων αποδείξεων
Είναι τόσο εύκολο και κουραστικό όσο ακούγεται. Αποκτήστε χάρτινους φακέλους και ντουλάπια. Θα πρέπει να ονομάσετε τους φακέλους ανά κατηγορίες δαπανών σας. Μόλις λάβετε μια έντυπη απόδειξη, καθορίστε την κατηγορία δαπανών της απόδειξης και, στη συνέχεια, τοποθετήστε τη με μη αυτόματο τρόπο στον συγκεκριμένο φάκελο.
Για παράδειγμα, ο φάκελος εξόδων ταξιδιού θα περιέχει όλες τις αποδείξεις που σχετίζονται με την κατηγορία ταξιδιού. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τις αποδείξεις ναύλων ταξί, λεωφορείου ή τρένου.
! Ενώ αυτή η μέθοδος λειτουργεί για μια μικρή επιχείρηση, δεν θα πρέπει να επιλέξετε τη μη αυτόματη αποθήκευση για πολλούς λόγους. Υπάρχει πιθανότητα να καταστραφούν οι αποδείξεις. Οι χειρωνακτικές προσπάθειες είναι ουσιαστικές. Επίσης, δεν υπάρχει τρόπος να κρατήσετε μια καρτέλα σχετικά με τις δαπάνες γιατί δεν θα γνωρίζετε την τάση ακολουθώντας αυτήν τη μέθοδο.
Σάρωση αποδείξεων στην επιφάνεια εργασίας σας
Μπορείτε να σαρώσετε αποδείξεις ή να τραβήξετε εικόνες της απόδειξης και να τις αποθηκεύσετε στην επιφάνεια εργασίας σας. Δημιουργήστε διαφορετικούς φακέλους για διαφορετικές κατηγορίες δαπανών και συνεχίστε να προσθέτετε αποδείξεις όταν τις λαμβάνετε.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ονομάσει σωστά τις εικόνες απόδειξης για να τις βρείτε εύκολα.
! Αυτή η μέθοδος είναι απλή αλλά απαιτεί χειροκίνητη προσπάθεια. Πρέπει να κάνετε τον ίδιο αριθμό βημάτων κάθε φορά που λαμβάνετε μια απόδειξη, γεγονός που το κάνει κουραστικό όταν αυξάνεται ο αριθμός των αποδείξεων.
Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή διαχείρισης αποδείξεων
Εφαρμογές διαχείρισης αποδείξεων είναι εξαιρετικές λύσεις για ατομικούς επιχειρηματίες και μικρές επιχειρήσεις που θέλουν να οργανώνουν καθημερινά τις αποδείξεις τους. Εφαρμογές σαρωτή αποδείξεων Μου αρέσει Νανοδίκτυα μπορεί να ψηφιοποιήσει και να οργανώσει άμεσα τις αποδείξεις. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές σαρωτή αποδείξεων στην αγορά:
- Νανοδίκτυα
- Zoho Expense
- QuickBooks
- Κουτί με παπούτσια
- Επέκταση
- Έξυπνες αποδείξεις
- Genius Scan
- Προετοιμασία Dext
- Καθαρός,
- Εισπράξεις κατά κύμα.
Με αυτές τις εφαρμογές, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στην εικόνα απόδειξης, να προσθέσετε την κατηγορία δαπανών και να την αποθηκεύσετε.
Τα νανοδίκτυα μπορούν εξαγωγή δεδομένων από την απόδειξη, δημιουργία αναφορών εξόδων και σας επιτρέπουν επίσης να αναζητάτε αποδείξεις χρησιμοποιώντας λέξεις-κλειδιά.
! Οι εφαρμογές σαρωτή αποδείξεων δεν μπορούν να χειριστούν τη διαχείριση αποδείξεων σε μεγάλη κλίμακα. Θα πρέπει να κάνετε κλικ στην εικόνα κάθε απόδειξης, είτε πρόκειται για PDF, συνημμένο email, έντυπη απόδειξη ή χειρόγραφη.
Σάρωση αποδείξεων στο Google Drive
Το Google Drive μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποτελεσματική οργάνωση των αποδείξεων. Δημιουργήστε φακέλους με βάση τη μεταβλητή της επιλογής σας, την ημερομηνία, την τοποθεσία ή την κατηγορία δαπανών.
Μόλις λάβετε μια απόδειξη, σαρώστε ή κάντε κλικ σε μια εικόνα της απόδειξης και ανεβάστε την ψηφιακή απόδειξη από τη συσκευή σας στο Google Drive. Βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε τα ονόματα των φακέλων και των αποδείξεων σύντομα και γλυκά για να τα βρείτε εύκολα.
! Αυτή η μέθοδος είναι παρόμοια με την προηγούμενη μέθοδο, εκτός από το γεγονός ότι εδώ, όλες οι αποδείξεις σας αποθηκεύονται στο cloud. Ενώ ο χώρος αποθήκευσης cloud της Google είναι σχετικά ασφαλέστερος, μπορείτε να εξετάσετε ασφαλέστερες επιλογές εάν αποθηκεύετε ευαίσθητες πληροφορίες.
Εάν εργάζεστε με τιμολόγια και αποδείξεις ή ανησυχείτε για την επαλήθευση ταυτότητας, ρίξτε μια ματιά στο Nanonets online OCR or Εξαγωγή κειμένου PDF για εξαγωγή κειμένου από έγγραφα PDF δωρεάν. Κάντε κλικ παρακάτω για να μάθετε περισσότερα Nanonets Enterprise Automation Solution.
Automated Receipt Organizer: Οργανώστε τις αποδείξεις με ροές εργασίας χωρίς κώδικα.
Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ολόκληρη τη διαχείριση αποδείξεων με την ταξινόμηση εγγράφων Nanonets και την έξυπνη αυτοματοποίηση ροής εργασίας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας όπως η παρακάτω στα Nanonets.
Δείτε πώς θα λειτουργήσει η ροή εργασίας του οργανισμού παραλαβής χρησιμοποιώντας Nanonets:
- Λαμβάνετε μια απόδειξη ή ανεβάζετε μια απόδειξη στο Nanonets.
- Η απόδειξη θα δρομολογηθεί στο απόδειξη OCR μοντέλο.
- Τα δεδομένα θα εξαχθούν από την απόδειξη, και με βάση τα εξαγόμενα δεδομένα, η απόδειξη θα ταξινομηθεί.
- Με βάση την ταξινόμηση της απόδειξης, η απόδειξη θα δρομολογηθεί στη σωστή βάση δεδομένων ή φάκελο.
- Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε πρόσθετες εργασίες όπως ενημέρωση προφίλ πελατών, αυτοματοποίηση πληρωμών, δημιουργία ροών εργασιών έγκρισης, δημιουργία αναφορών δαπανών και πολλά άλλα.
💡
Αυτή η μέθοδος είναι γρήγορη, αξιόπιστη, ασφαλής και χωρίς σφάλματα. Αυτό είναι το πλέον κατάλληλο για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών που θέλουν να οργανώσουν τις αποδείξεις τους αποτελεσματικά και με ένα κλάσμα του κόστους.
Εκτός από αποδείξεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πλατφόρμα για να οργανώσετε οποιοδήποτε έγγραφο. PDF, εικόνες, χειρόγραφα έγγραφα, excel, word κ.λπ. Μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα από έγγραφα, να ταξινομήσετε έγγραφα, να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων για να επαληθεύσετε έγγραφα, να εκτελέσετε εργασίες βελτίωσης δεδομένων και να εξάγετε δεδομένα σε διαφορετικές μορφές και βάσεις δεδομένων. Οι πιθανότητες είναι ατελείωτες.
Τα νανοδίκτυα μπορούν να κάνουν τις ακόλουθες εργασίες και πολλά άλλα:
Έχετε υπόψη σας κάποια συγκεκριμένη περίπτωση χρήσης;
Απευθυνθείτε στην ομάδα μας or ξεκινήστε μια δωρεάν δοκιμήμεγάλο. Εάν χρειάζεστε βοήθεια, η ομάδα μας θα δημιουργήσει ροές εργασίας για εσάς.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
- Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
- πηγή: https://nanonets.com/blog/organize-receipts-receipt-tracking/
- 11
- 9
- a
- Σχετικα
- Πρόσθετος
- Όλα
- και
- Ετησίως
- έγκριση
- εφαρμογές
- Βοήθεια
- έλεγχος
- αυτοματοποίηση
- Αυτοματοποιημένη
- Αυτοματοποίηση
- βασίζονται
- επειδή
- παρακάτω
- ΚΑΛΎΤΕΡΟΣ
- Γραμμάτια
- λεωφορείο
- επιχείρηση
- επιχειρήσεις
- Canada
- περίπτωση
- κατηγορίες
- κατηγορία
- ευκαιρία
- έλεγχος
- επιλογή
- ταξινόμηση
- ταξινομούνται
- Ταξινόμηση
- Backup
- αποθήκευσης σύννεφο
- εκατοστά
- Κόστος
- δημιουργία
- δημιουργία
- πελάτης
- καθημερινά
- ημερομηνία
- βάση δεδομένων
- βάσεις δεδομένων
- Ημερομηνία
- επιφάνεια εργασίας
- Προσδιορίστε
- συσκευή
- διαφορετικές
- ψηφιακό
- ψηφιοποιώ
- έγγραφο
- έγγραφα
- αυτοκίνητο
- εύκολα
- αποτελεσματικός
- αποτελεσματικά
- προσπάθεια
- προσπάθειες
- ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
- Ατελείωτη
- Εταιρεία
- επιχειρήσεις
- Ολόκληρος
- κ.λπ.
- Κάθε
- παράδειγμα
- Excel
- έξοδα
- εμπειρογνώμονες
- εξαγωγή
- εκχύλισμα
- FAST
- οικονομικός
- Εύρεση
- Εξής
- κλάσμα
- Δωρεάν
- δωρεάν δοκιμή
- από
- ματαιώνοντας
- General
- παίρνω
- να πάρει
- Google Cloud
- εξαιρετική
- λαβή
- εδώ
- Πως
- HTML
- HTTPS
- εικόνα
- εικόνες
- in
- περιλαμβάνουν
- Αυξάνουν
- πληροφορίες
- Έξυπνος
- IT
- Διατήρηση
- Ξέρω
- large
- ΜΑΘΑΊΝΩ
- Καθολικό
- τοποθεσία
- ματιά
- κοιτάζοντας
- χάνουν
- Παρτίδα
- διατηρήσουν
- κάνω
- ΚΑΝΕΙ
- διαχείριση
- διαχείριση
- Ταχύτητες
- χειροκίνητα
- πολοί
- αγορά
- μέθοδος
- ενδέχεται να
- νου
- μοντέλο
- περισσότερο
- πολλαπλούς
- όνομα
- ονόματα
- Ανάγκη
- αριθμός
- ONE
- Επιλογές
- επιχειρήσεις
- οργανωτικός
- ΑΛΛΑ
- Χαρτί
- Ειδικότερα
- πληρωμή
- Εκτελέστε
- πλατφόρμες
- Πλατφόρμες
- Πλάτων
- Πληροφορία δεδομένων Plato
- Πλάτωνα δεδομένα
- δυνατότητες
- προηγούμενος
- Διεργασίες
- προφίλ
- κατάλληλος
- βάζω
- λόγους
- ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ
- λαμβάνω
- αρχεία
- σχετίζεται με
- σχετικά
- αξιόπιστος
- Εκθέσεις
- Απαιτεί
- Ασφαλέστερο
- ίδιο
- Αποθήκευση
- Κλίμακα
- σάρωση
- Αναζήτηση
- προστατευμένο περιβάλλον
- ευαίσθητος
- σειρά
- Κοντά
- θα πρέπει να
- παρόμοιες
- Απλούς
- μεγέθη
- small
- μικρές επιχειρήσεις
- μικρές επιχειρήσεις
- Λύσεις
- συγκεκριμένες
- δαπανήσει
- Δαπάνες
- Εκκίνηση
- Βήματα
- χώρος στο δίσκο
- κατάστημα
- αποθηκεύονται
- ουσιώδης
- Στήριξη
- γλυκός
- Πάρτε
- εργασίες
- Η
- τους
- ώρα
- προς την
- τροχιά
- Παρακολούθηση
- Τρένο
- ταξίδι
- τάση
- δίκη
- ενημέρωση
- χρήση
- περίπτωση χρήσης
- Επαλήθευση
- επαληθεύει
- WAVE
- τρόπους
- αν
- Ποιό
- ενώ
- θα
- λέξη
- Εργασία
- ροές εργασίας
- λειτουργεί
- χρόνια
- Εσείς
- Σας
- zephyrnet
