Λογισμικό OCR και σάρωσης τιμολογίων για το Sage

Στον πολυσύχναστο κόσμο των επιχειρήσεων, η χειροκίνητη διαχείριση των πληρωτέων λογαριασμών και της επεξεργασίας τιμολογίων γίνεται όλο και πιο δύσκολη.

Οι προκλήσεις είναι πολλές:

• επιμελώς αργή χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων
• διαρκώς υπαρκτός κίνδυνος ανθρώπινου λάθους
• έλλειψη αποτελεσματικότητας στη διαδικασία έγκρισης

Οι επιχειρήσεις αναζητούν συνεχώς τρόπους για να εξορθολογίσουν αυτές τις κρίσιμες λειτουργίες. Σήμερα, η τεχνολογία αυτοματισμού AP μπορεί να αυτοματοποιήσει αυτό που κάποτε ήταν μια επίπονη διαδικασία. Όταν συνδυάζεται με σουίτες λογισμικού λογιστικής Sage στην αγορά, η ενσωμάτωση του λογισμικού AP Automation γίνεται αναγκαιότητα για τις επιχειρήσεις που στοχεύουν στην αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια. Η ενοποίηση των Nanonets με το Sage αντιπροσωπεύει ένα άλμα προς τα εμπρός στη διαχείριση χρηματοοικονομικών συναλλαγών, θέτοντας ένα νέο πρότυπο για λειτουργική αποτελεσματικότητα στην ψηφιακή εποχή. Ας δούμε πώς λειτουργεί αυτό και πώς μπορείτε να το ρυθμίσετε για τις ομάδες σας.

Η Εξέλιξη της Επεξεργασίας Τιμολογίων

Το ταξίδι της επεξεργασίας τιμολογίων από τις παραδοσιακές, χειροκίνητες ρίζες της στα ψηφιακά σύνορα είναι μια ιστορία τεχνολογικής εξέλιξης.

Πριν από τη δεκαετία του 1980: Μη αυτόματοι πληρωτέοι λογαριασμοί

Οι διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών ήταν εξ ολοκλήρου χειροκίνητες, περιλαμβάνοντας φυσικά τιμολόγια, χάρτινες επιταγές και βιβλία λογιστικού.

Δεκαετίες 1980-1990: Digital Ledgers

Οι πρώτες λύσεις λογισμικού παρείχαν βασικές δυνατότητες ψηφιακής λογιστικής, εκσυγχρονίζοντας ορισμένα μέρη της διαδικασίας.

Δεκαετία 2000: Ξεκλείδωτη ηλεκτρονική τιμολόγηση

Το Διαδίκτυο έφερε επανάσταση στους πληρωτέους λογαριασμούς, εισάγοντας την ηλεκτρονική τιμολόγηση, τις ηλεκτρονικές συναλλαγές και τις επικοινωνίες μέσω email. Αυτή η εποχή σημείωσε σημαντική μείωση στις διαδικασίες που βασίζονται σε χαρτί.

2010: Εύχρηστες λύσεις Cloud

Οι λύσεις που βασίζονται στο cloud επέτρεψαν πιο επεκτάσιμες, ευέλικτες και προσβάσιμες οικονομικές λειτουργίες, ενώ η τεχνολογία κινητής τηλεφωνίας επέτρεψε τη διαχείριση και τις εγκρίσεις τιμολογίων εν κινήσει.

Τέλη δεκαετίας 2010-Σήμερα: Λύσεις αυτοματοποιημένων λογαριασμών πληρωτέων

Η πιο πρόσφατη εξέλιξη περιλαμβάνει τη χρήση αυτοματισμού και τεχνητής νοημοσύνης για την αυτοματοποίηση ολόκληρης της διαδικασίας, συμπεριλαμβανομένων –

• Λογιστική και AP Intelligence: Η έλευση των λογιστικών συστημάτων που βασίζονται σε τεχνητή νοημοσύνη εγκαινίασε μια νέα εποχή αποτελεσματικότητας. Με δυνατότητα εκτέλεσης επαναλαμβανόμενων εργασιών όπως εισαγωγή δεδομένων, αντιστοίχιση τιμολογίων και επεξεργασία συναλλαγών, αυτά τα συστήματα λειτουργούν με ταχύτητα και ακρίβεια πέρα ​​από τις ανθρώπινες δυνατότητες.
• Συνδεδεμένη ροή εργασίας σε εφαρμογές: Στο σημερινό διασυνδεδεμένο ψηφιακό τοπίο, η απρόσκοπτη επικοινωνία μεταξύ των εφαρμογών είναι ζωτικής σημασίας. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα εργαλεία AP, το λογιστικό λογισμικό, τα ERP και άλλες βάσεις δεδομένων λειτουργούν πλέον συντονισμένα, αυτοματοποιώντας τη συλλογή και το συγχρονισμό δεδομένων σε όλες τις πλατφόρμες.
• Έξυπνη λήψη δεδομένων: Αξιοποιώντας τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης όπως η επεξεργασία φυσικής γλώσσας και η οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR), τα σημερινά συστήματα αυτοματοποιούν την εξαγωγή και την ερμηνεία δεδομένων από διάφορες μορφές τιμολογίων. Αυτό περιλαμβάνει χειρισμό μη δομημένων και σαρωμένων δεδομένων με πρωτοφανή αποτελεσματικότητα, καθιστώντας τη διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών πιο ομαλή και ακριβέστερη από ποτέ.

Τεχνολογία OCR για σάρωση τιμολογίων

Το OCR (Optical Character Recognition) απλοποιεί τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις χειρίζονται έγγραφα. Στην περίπτωση χρήσης μας, το OCR σαρώνει τιμολόγια και άλλα έντυπα έγγραφα, μετατρέποντάς τα σε ψηφιακό κείμενο. Το ψηφιακό κείμενο ερμηνεύεται με χρήση τεχνητής νοημοσύνης και εξάγονται τα στοιχεία τιμολογίου –

• Πεδία (ημερομηνία τιμολογίου, αριθμός τιμολογίου, ποσό, στοιχεία πωλητή, στοιχεία αγοραστή κ.λπ.)
• Στοιχεία γραμμής (περιγραφές και κόστος των Αγαθών και Υπηρεσιών που πωλήθηκαν).
• Κωδικοί GL (εκχωρούνται αυτόματα από AI βάσει προηγούμενων δεδομένων).
• Άλλες διαστάσεις με βάση το περιβάλλον (κατηγοριοποίηση δαπανών, κ.λπ.)

Τι αντίκτυπο έχουν το OCR και το λογισμικό σάρωσης τιμολογίων;

Διάφορα αναφερόμενα στατιστικά στοιχεία υπογραμμίζουν τον αντίκτυπο του λογισμικού αυτοματισμού. Αυτοί οι αριθμοί αντιπροσωπεύουν μια αφήγηση του είδους της επιτυχίας που μπορείτε να ζήσετε εσείς και η ομάδα σας.

Δραματικές μειώσεις κόστους στην επεξεργασία

Ας ξεκινήσουμε με την οικονομική υγεία του τμήματός σας. Το AP Automation έχει αποδειχθεί ότι μειώνει το κόστος επεξεργασίας κατά ένα εκπληκτικό 70%. Αυτό δεν αφορά μόνο την εξοικονόμηση πένας. έχει να κάνει με την ανακατανομή του προϋπολογισμού σας προς την ανάπτυξη, την εκπαίδευση, και ίσως ακόμη και τη μηχανή εσπρέσο γραφείου που όλοι κοιτάζουν. Σκεφτείτε αυτό ως επένδυση τόσο στην αποτελεσματικότητα της ομάδας σας όσο και στην ευημερία της.

Ο χρόνος είναι της ουσίας

Τώρα, φανταστείτε να μειώσετε τον χρόνο επεξεργασίας του τιμολογίου σας κατά 384%. Αυτή η δραματική μείωση σημαίνει ότι η ομάδα σας μπορεί να επεξεργαστεί περισσότερα τιμολόγια πιο γρήγορα από ποτέ, ελευθερώνοντας χρόνο για να επικεντρωθεί σε στρατηγικές πρωτοβουλίες που έχουν πραγματικά σημασία. Με το AP Automation, το "Δεν έχω χρόνο για αυτό" γίνεται "Τι είναι επόμενο στην ημερήσια διάταξη;"

Μείωση σφαλμάτων για ειρήνη του μυαλού

Γνωρίζουμε ότι τα σφάλματα μπορεί να είναι κάτι περισσότερο από ενοχλητικά - μπορεί να είναι δαπανηρά. Με μείωση 37% στα σφάλματα επεξεργασίας τιμολογίων, Το AP Automation φέρνει ήσυχο το μυαλό στις λειτουργίες σας. Λιγότερα σφάλματα σημαίνουν λιγότερες ώρες σε κύκλους διόρθωσης και περισσότερη εμπιστοσύνη στην ακεραιότητα των δεδομένων σας. Αυτό μεταφράζεται επίσης σε λιγότερες τριβές με τους προμηθευτές και τους ενδιαφερόμενους, εξομαλύνοντας τον δρόμο για πιο ομαλές σχέσεις και λειτουργίες.

Καλλιέργεια σχέσεων με προμηθευτές

Μιλώντας για σχέσεις, Ας μιλήσουμε για το 76% των οργανισμών που αναφέρουν αυξημένη ικανοποίηση από τους προμηθευτές. Αυτό είναι το κλειδί. Ευτυχισμένοι πωλητές σημαίνουν μια αξιόπιστη αλυσίδα εφοδιασμού και ευκαιρίες για διαπραγματεύσεις και εκπτώσεις στο δρόμο. Οι προμηθευτές σας θα παρατηρήσουν και θα εκτιμήσουν την ακρίβεια και την ακρίβεια των πληρωμών σας, χάρη στο AP Automation.

Βελτιστοποίηση ταμειακών ροών μέσω εκπτώσεων έγκαιρης πληρωμής

Εξοικονόμηση 3% μέσω εκπτώσεων πρόωρης πληρωμής δίνει στον οργανισμό σας μια οικονομική ανανέωση, ενισχύοντας τις ταμειακές ροές σας και παρέχοντάς σας περισσότερη μόχλευση και ευελιξία στις οικονομικές σας λειτουργίες.

Συμμόρφωση χωρίς τις επιπλοκές

Τέλος, το στολίδι της AP Automation: 100% συμμόρφωση χωρίς άγχος. Σε μια εποχή όπου οι ρυθμιστικές απαιτήσεις αυξάνονται συνεχώς, η επίτευξη πλήρους συμμόρφωσης χωρίς άγχος δεν είναι τίποτα λιγότερο από θαύμα.

Nanonets για OCR και σάρωση τιμολογίων στο Sage

Για τις εταιρείες που χρησιμοποιούν το Sage για τις λογιστικές τους ανάγκες, η μη αυτόματη διαδικασία χειρισμού των τιμολογίων δεν είναι απλώς μια δοκιμασία υπομονής αλλά και σημαντική εξάντληση πόρων. Ένα λογισμικό OCR και σάρωσης τιμολογίων για το Sage μετατρέπει αυτήν την κρίσιμη αλλά επίπονη διαδικασία σε μια βελτιωμένη, αποτελεσματική ροή εργασίας.

Ας ρίξουμε μια ματιά στον τρόπο με τον οποίο οι λογιστικές ομάδες μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα λογισμικό αυτοματισμού AP που βασίζεται σε OCR, όπως το Nanonets και να το ενσωματώσουν με το Sage για να βελτιστοποιήσουν τη ροή εργασιών λογιστικής τους.

Μη αυτόματη ροή εργασίας AP στο Sage

Ας δούμε την τυπική μη αυτόματη διαδικασία AP για μια εταιρεία που χρησιμοποιεί το Sage:

Τιμολόγιο: Τα τιμολόγια φτάνουν σε διάφορες μορφές, συμπεριλαμβανομένων έντυπων και ψηφιακών. Το προσωπικό πρέπει να συλλέγει και να οργανώνει χειροκίνητα αυτά τα έγγραφα.

Χειροκίνητη ταξινόμηση και κωδικοποίηση GL: Στη συνέχεια, κάθε τιμολόγιο ταξινομείται με βάση κριτήρια όπως ο πωλητής, το ποσό ή η ημερομηνία λήξης, που απαιτούν σημαντικό χρόνο και προσπάθεια. Κάθε τιμολόγιο πρέπει στη συνέχεια να κωδικοποιηθεί στους κατάλληλους λογαριασμούς Γενικής Λογιστικής.

Εισαγωγή δεδομένων: Οι κρίσιμες πληροφορίες από κάθε τιμολόγιο, όπως στοιχεία πωλητή, ποσά και ημερομηνίες, εισάγονται χειροκίνητα στο Sage.

Επαλήθευση τιμολογίου: Ανάλογα με τις πολιτικές της εταιρείας, τα τιμολόγια μπορεί να αντιστοιχιστούν αμφίδρομα (τιμολόγιο και PO), τριπλή (τιμολόγιο, PO και αναφορά λήψης) ή τετραμερή (τιμολόγιο, PO, αναφορά λήψης και αναφορά επιθεώρησης) επαλήθευση συναλλαγών.

Έγκριση: Μετά την επαλήθευση, τα τιμολόγια δρομολογούνται για έγκριση, συχνά εμπλέκοντας πολλαπλά τμήματα ή επίπεδα εξουσίας.

Επεξεργασία πληρωμής: Τα εγκεκριμένα τιμολόγια έχουν προγραμματιστεί για πληρωμή βάσει όρων και κριτηρίων ταμειακών ροών.

Συμφιλίωση: Τέλος, οι πληρωμές συμβιβάζονται στο Sage, διασφαλίζοντας ότι όλες οι συναλλαγές αντικατοπτρίζονται με ακρίβεια στα οικονομικά αρχεία.

Αυτοματοποιημένη ροή εργασίας AP με Nanonets

Τώρα, ας φανταστούμε ξανά αυτήν τη ροή εργασίας με τα Nanonets ενσωματωμένα στο Sage:

Τιμολόγιο: Φανταστείτε αυτό - κάθε τιμολόγιο που λαμβάνει η επιχείρησή σας, ανεξάρτητα από την προέλευσή του, τοποθετείται τακτοποιημένα σε ένα ψηφιακό σημείο. Τα τιμολόγια εισάγονται αυτόματα από το χάος των email, των μονάδων δίσκου και των βάσεων δεδομένων αμέσως μόλις φτάσουν, εξοικονομώντας χρόνο και μειώνοντας τα λάθη.

Τα Nanonets διαβάζουν αυτόματα τιμολόγια που αποστέλλονται μέσω email από το σώμα και τα συνημμένα email.

Όλα τα χειρόγραφα και τυπωμένα τιμολόγια μπορούν εύκολα να σαρωθούν χρησιμοποιώντας ένα smartphone ή να μεταφορτωθούν απευθείας στην πλατφόρμα.

Οι ψηφιακές αποδείξεις μπορούν είτε να δημιουργηθούν και να εκτυπωθούν απευθείας χρησιμοποιώντας την πλατφόρμα Nanonets είτε να εισαχθούν στα Nanonets από την αλληλογραφία, τις εφαρμογές και τις βάσεις δεδομένων σας.

Αυτή η διαδικασία διασφαλίζει ότι κάθε κομμάτι δεδομένων, ανεξάρτητα από την προέλευσή του, βρίσκει τη θέση του σε ένα κεντρικό, ψηφιακό αποθετήριο, έτοιμο για περαιτέρω δράση.

Αυτοματοποιημένη εισαγωγή δεδομένων: Το Nanonets AI διαβάζει τιμολόγια με πάνω από 99% ακρίβεια, περιορίζοντας τις ώρες σε απλές στιγμές. Αυτή η αλλαγή σημαίνει ότι η ομάδα σας μπορεί να παραιτηθεί από την αγγαρεία και να βουτήξει στη δουλειά που πραγματικά έχει σημασία. Στη συνέχεια, τα δεδομένα εξάγονται και εισάγονται απευθείας στο Sage, χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων.

Αυτοματοποιημένη ταξινόμηση και κωδικοποίηση GL: Το Nanonets χρησιμοποιεί το OCR για να αναγνωρίζει και να κατηγοριοποιεί αυτόματα τα τιμολόγια ανά προμηθευτή, ημερομηνία, ποσό και άλλα σχετικά κριτήρια. Η εκχώρηση κωδικού GL μπορεί να αυτοματοποιηθεί με –

• Εκπαίδευση σε δεδομένα του παρελθόντος: Αυτό περιλαμβάνει τη μεταφόρτωση ιστορικών οικονομικών εγγράφων και συναλλαγών με ετικέτα με ιστορικά σωστούς κωδικούς GL. Το μοντέλο μαθαίνει από αυτά τα παραδείγματα να προβλέπει με ακρίβεια τους κωδικούς GL για νέες συναλλαγές.

• Out of the Box Gen AI: Χρησιμοποιώντας το Nanonets GenAI, το λογισμικό μας μπορεί να ερμηνεύσει το κείμενο στα οικονομικά έγγραφα με τρόπο που μιμείται την ανθρώπινη κατανόηση. Αυτό του επιτρέπει να εξάγει σχετικές πληροφορίες, πλαίσιο και σημασιολογία προκειμένου να εφαρμόσει σύνθετη συλλογιστική για την ακριβή εκχώρηση κωδικών GL, ακόμη και σε περιπτώσεις όπου οι λεπτομέρειες της συναλλαγής είναι ασαφείς ή αραιές.

Έξυπνη επαλήθευση τιμολογίου: Αξιοποιώντας την τεχνητή νοημοσύνη, το Nanonets εκτελεί αυτόματα αμφίδρομη, τριπλή ή τετραμερή αντιστοίχιση διαβάζοντας και διασταυρώνοντας τα εξαγόμενα δεδομένα τιμολογίων με εντολές αγοράς, λήψη αναφορών και αναφορές επιθεώρησης που υπάρχουν στο Sage.

Επικύρωση: Το σύστημα επισημαίνει τυχόν αποκλίσεις για ανθρώπινο έλεγχο, αλλά διαφορετικά, τα τιμολόγια που ταιριάζουν με τα κριτήρια της εταιρείας δρομολογούνται αυτόματα για έγκριση ή εγκρίνονται απευθείας βάσει προκαθορισμένων κανόνων.

Έγκριση: Οι εγκρίσεις με Nanonets δεν αποτελούν πλέον εμπόδιο. Γίνονται ευέλικτοι και ζουν εκεί που κάνει ο οργανισμός σας—είτε πρόκειται για email, Slack ή Teams. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη για ενοχλητικές τηλεφωνικές κλήσεις και τον πολύ οικείο καταιγισμό υπενθυμίσεων.

Επεξεργασία πληρωμής: Τα εγκεκριμένα τιμολόγια μπαίνουν αυτόματα στην ουρά για πληρωμή σύμφωνα με τους όρους τους, βελτιστοποιώντας τη διαχείριση των ταμειακών ροών.

Συμφιλίωση: Μπορείτε να εισαγάγετε τις τραπεζικές σας καταστάσεις και η Nanonets συμβιβάζει αυτόματα τις πληρωμές στο Sage, διασφαλίζοντας ότι οι οικονομικές καταστάσεις είναι ενημερωμένες και ακριβείς και ότι τα βιβλία σας κλείνουν 90% πιο γρήγορα.

Συζητήσαμε τα απτά οφέλη από τη χρήση του λογισμικού OCR και σάρωσης τιμολογίων για το Sage νωρίτερα. Αλλά επιπλέον, η μετάβαση από μια χειροκίνητη σε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία AP αντιπροσωπεύει όχι απλώς μια αλλαγή στον τρόπο εκτέλεσης των εργασιών, αλλά μια θεμελιώδη μεταμόρφωση στον ρόλο του τμήματος οικονομικών. Με εργαλεία όπως τα Nanonets, οι ομάδες χρηματοδότησης μετακινούνται από λειτουργίες back-office σε στρατηγικούς συνεισφέροντες, αξιοποιώντας δεδομένα και αναλυτικά στοιχεία σε πραγματικό χρόνο για να οδηγήσουν σε επιχειρηματικές αποφάσεις. Αυτό είναι το μέλλον των οικονομικών και είναι τώρα διαθέσιμο για τους χρήστες του Sage μέσω της δύναμης του αυτοματισμού με τα Nanonets.

---

Όπως έχουμε εξερευνήσει, η ενσωμάτωση των Nanonets με το λογιστικό λογισμικό Sage αλλάζει το παιχνίδι για τις επιχειρήσεις που έχουν βαλτώσει από την αναποτελεσματικότητα της μη αυτόματης επεξεργασίας τιμολογίων. Η εξέλιξη από τις μη αυτόματες σε αυτοματοποιημένες διαδικασίες πληρωτέων λογαριασμών δεν είναι απλώς ένα βήμα μπροστά. είναι ένα άλμα προς ένα μέλλον όπου οι οικονομικές λειτουργίες είναι εξορθολογισμένες, τα ποσοστά σφαλμάτων πέφτουν κατακόρυφα και η λήψη στρατηγικών αποφάσεων ενισχύεται από την ανάλυση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Μεταβαίνοντας από τη χειρωνακτική αγγαρεία στη στρατηγική διορατικότητα, οι ομάδες χρηματοδότησης εξοπλισμένες με τα σωστά εργαλεία αυτοματισμού μπορούν να οδηγήσουν τις εταιρείες τους προς μεγαλύτερη κερδοφορία, ευελιξία και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην ψηφιακή εποχή.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/