Εξάλειψη των πονοκεφάλων αναφοράς στο τέλος του μήνα με την αυτοματοποίηση AP (Kim Albrecht)

Το τέλος του μήνα είναι μια αγχωτική περίοδος για πολλά τμήματα πληρωτέων λογαριασμών. Η δημιουργία αναφορών κλεισίματος μπορεί να είναι μια μονότονη και χρονοβόρα εργασία, ιδιαίτερα για όσους εξακολουθούν να εξαρτώνται από μη αυτόματες διαδικασίες για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους.

Ευτυχώς, ένας αυξανόμενος αριθμός οργανισμών ξυπνά με το γεγονός ότι δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Κατά τη διάρκεια της πανδημίας, πολλοί επανεκτίμησαν τις διαδικασίες τους και ανακάλυψαν γρήγορα την αξία που μπορεί να αποφέρει η αυτοματοποίηση των πληρωτέων λογαριασμών (AP), όχι μόνο
όταν πρόκειται για τον εξορθολογισμό των λειτουργιών και την υποστήριξη της απομακρυσμένης συνεργασίας, αλλά και την παραμονή στην κορυφή των δεδομένων σε πραγματικό χρόνο. Παρακάτω είναι μερικοί από τους πολλούς τρόπους με τους οποίους βοηθάει να επιτευχθεί αυτό.

Εξοικονόμηση χρόνου και πόρων

Η αυτοματοποίηση AP συμβάλλει στην αύξηση της αποτελεσματικότητας και της ακρίβειας των αναφορών στο τέλος του μήνα με διάφορους τρόπους. Ένα από τα πιο επιδραστικά είναι μέσω της αυτοματοποίησης των πολλών κουραστικών μη αυτόματων διαδικασιών που εμπλέκονται στις αναφορές στο τέλος του μήνα. Αυτές οι διαδικασίες παίρνουν άσκοπα
διατηρούν σημαντικά χρονικά διαστήματα, διατηρώντας τις ομάδες AP στο back office πολύ περισσότερο από όσο χρειάζεται. Είναι επίσης πολύ πιο επιρρεπείς σε ανθρώπινο λάθος, ειδικά όταν βιάζονται να συνοψίσουν τα οικονομικά στοιχεία στο τέλος κάθε μήνα. Ωστόσο, πολλές από τις διαδικασίες
που εμπλέκονται, από την αντιστοίχιση τιμολογίων έως την επαλήθευση δεδομένων, μπορούν να αυτοματοποιηθούν γρήγορα και εύκολα, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο ενώ ταυτόχρονα εξαλείφονται τα δαπανηρά σφάλματα.

Ο αυτοματισμός AP μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την τυποποίηση των διαδικασιών μη αυτόματης αναφοράς. Πολλές από αυτές τις διαδικασίες ποικίλλουν σημαντικά ανάλογα με το ποιος τις εφαρμόζει, γεγονός που μπορεί γρήγορα να οδηγήσει σε σύγχυση και λάθη από άλλα μέλη της ομάδας. Τυποποιώντας τα μέσα από ένα κεντρικό
Η αυτοματοποίηση AP βοηθά τους οργανισμούς να διασφαλίζουν ότι όλοι βρίσκονται πάντα στην ίδια οικονομική σελίδα. Επιπλέον, οι καλά τεκμηριωμένες διαδικασίες παρέχουν το υψηλότερο επίπεδο ταχύτητας και ακρίβειας κατά την αντιμετώπιση των αναφορών κλεισίματος στο τέλος του μήνα, καθώς και άλλων διαδικασιών ελέγχου.

Απλοποίηση της διαχείρισης δεδομένων και ανθρώπων

Ένα άλλο βασικό στοιχείο που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά τη διάρκεια των αναφορών στο τέλος του μήνα είναι τα ίδια τα δεδομένα, τα οποία συχνά μπορεί να θάβονται ή να καθυστερούν με μη αυτόματες διαδικασίες που βασίζονται σε χαρτί. Ο αυτοματισμός AP δημιουργεί πολύ μεγαλύτερη ορατότητα εξαλείφοντας τα έντυπα τιμολόγια, παρέχοντας αναφορές σε πραγματικό χρόνο,
και δημιουργία έτοιμων προς χρήση, προσαρμοσμένων αναφορών για το κλείσιμο του μήνα/του έτους. Ως αποτέλεσμα, τα σχετικά δεδομένα βρίσκονται πάντα στα χέρια των σωστών ενδιαφερομένων όταν χρειάζεται.

Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη βελτίωση της ομαδικής συνεργασίας. Οι αποτελεσματικές λειτουργίες AP βασίζονται στα μέλη της ομάδας που συνεργάζονται για να παραδώσουν έργα τόσο γρήγορα όσο και αποτελεσματικά. Ο αυτοματισμός AP το επιτρέπει δημιουργώντας διαφάνεια σε όλες τις ομάδες, ώστε να το καταλαβαίνουν όλοι
τις αρμοδιότητες που ανατίθενται ο ένας στον άλλο. Υποστηρίζει επίσης τη συνεργασία, ανεξαρτήτως ώρας, περιστάσεων ή τοποθεσίας, με εγκρίσεις τιμολογίων και ερωτήματα που επιλύονται σε δευτερόλεπτα ή λεπτά, αντί για ημέρες ή εβδομάδες.

Προώθηση της λειτουργικής αποτελεσματικότητας σε όλη την επιχείρηση

Η βελτιστοποίηση της αποτελεσματικότητας σε κάθε πτυχή των λειτουργιών είναι ζωτικής σημασίας για να παραμείνουμε ανταγωνιστικοί σε μια συνεχώς εξελισσόμενη παγκόσμια αγορά. Ο αυτοματισμός AP εκτελεί απρόσκοπτα εργασίες που μπορεί να χρειαστούν πολλές ώρες από τον χρόνο των εργαζομένων για να ολοκληρωθούν. Μπορεί επίσης να το κάνει σε πραγματικό χρόνο,
από οποιαδήποτε συσκευή ή τοποθεσία, σε ένα συνεργατικό και ασφαλές περιβάλλον, εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα αυξάνοντας παράλληλα την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα.

Η αυτοματοποίηση AP μπορεί να κάνει τις αναφορές κλεισίματος στο τέλος του μήνα ανώδυνες – εάν τεθούν σε εφαρμογή οι σωστές διαδικασίες. Ο τελικός στόχος με κάθε αυτοματισμό είναι να εξαλειφθεί η μπερδεμένη καταδίωξη χαρτιού που σχετίζεται με τη χειροκίνητη επεξεργασία και την υποστήριξη της συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο από
οποιαδήποτε τοποθεσία. Αυτό όχι μόνο απελευθερώνει τα μέλη της ομάδας να εργαστούν σε πιο στρατηγικές και καινοτόμες δραστηριότητες, αλλά θέτει επίσης ζωτικής σημασίας οικονομικά δεδομένα στα χέρια όσων τα χρειάζονται, όταν τα χρειάζονται, επιτρέποντας ταχύτερη, πιο ενημερωμένη λήψη αποφάσεων
σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης.