Πώς να δημιουργήσετε μια επιχειρηματική υπόθεση για την αυτοματοποίηση των διαδικασιών πηγής πληρωμής σας Μέρος 4 (Jussi Karjalainen)

Πώς να δημιουργήσετε μια επιχειρηματική υπόθεση από κάτω προς τα πάνω, με γνώμονα την αξία για την αυτοματοποίηση της πηγής σας για διαδικασίες πληρωμής που εγκρίνεται. Μέρος 4. 

Το τελευταίο μου άρθρο κάλυψε τα βήματα εισαγωγής για τον εντοπισμό της σωστής τεχνολογίας και τον σχεδιασμό ενός ρεαλιστικού οδικού χάρτη μετασχηματισμού. Αυτό το άρθρο θα εξετάσει τη διαδικασία δημιουργίας της επιχειρηματικής σας υπόθεσης από μη οικονομική άποψη. Το επόμενο κομμάτι μου θα φαίνεται
στα οικονομικά. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι μια επιχειρηματική υπόθεση που επικεντρώνεται αποκλειστικά σε οικονομικά υψηλού επιπέδου πιθανότατα δεν πρόκειται να υπογραφεί και να εγκριθεί. Από την άλλη πλευρά, μια επιχειρηματική υπόθεση που καλύπτει όλες τις πτυχές των προτεινόμενων αλλαγών και
παρέχει μια εκτίμηση αξίας από κάτω προς τα πάνω είναι πολύ πιο πιθανό να είναι. Μια ισχυρή αξιολόγηση είναι επίσης πιθανό να σας βοηθήσει να προωθήσετε το έργο μετασχηματισμού κατά την υλοποίηση.

Χτίζοντας την επιχειρησιακή σας υπόθεση

Σε αυτό το σημείο της διαδικασίας, θα ξέρετε τι θέλετε να κάνετε, με ποιον και σε ποιο χρονικό διάστημα. Το επόμενο βήμα στη διαδικασία είναι να συγκεντρώσετε όλα όσα γνωρίζετε σε ένα έγγραφο επιχειρηματικής υπόθεσης και στη συνέχεια να ζητήσετε έγκριση για επένδυση στο έργο από
εκτελεστική ομάδα ή/και μέλη του διοικητικού συμβουλίου. Είναι ενδιαφέρον αυτό το βήμα συχνά θεωρείται ως το πιο αγχωτικό μέρος της όλης διαδικασίας. Από πού ξεκινάς; Ποια τεκμηρίωση χρειάζεστε για να προετοιμάσετε; Πώς θα παραληφθεί; Τι επιπλέον ερωτήσεις θα κάνουν οι στελέχη σας
παρακαλώ? Έχετε μια αρκετά συναρπαστική ιστορία; Θα εγκριθούν οι αλλαγές που έχετε προτείνει;

Παρά την εστίαση και τη σημασία ενός εγγράφου επιχειρηματικής υπόθεσης, είναι συνήθως το βήμα που γίνεται υπερβολικά απλοποιημένο και καταλήγει να εστιάζεται στους αριθμούς – αντί να είναι το τίμιο στέλεχος αξιολόγησης που αναζητούν γενικά. Η επιχειρησιακή σας υπόθεση δεν είναι υπολογιστικό φύλλο.
Τα οικονομικά είναι ένα σημαντικό στοιχείο της επιχειρηματικής υπόθεσης, αλλά δεν είναι το μόνο συστατικό.

Η επιχειρησιακή σας υπόθεση πρέπει να καλύπτει τρία βασικά σημεία για να εγκριθεί και να σας βοηθήσει να προωθήσετε το έργο μετασχηματισμού σας:   

• Εμπιστοσύνη – δική σας Η επιχειρηματική υπόθεση πρέπει να είναι αρκετά στιβαρή για να εξασφαλίσει ότι τα στελέχη σας εμπιστεύονται ότι ξέρετε για τι πράγμα μιλάτε 
• Τιμιότητα - θα πρέπει να είναι μια ειλικρινής αξιολόγηση του προτεινόμενου έργου. Καθορισμός των στοιχείων που θα μπορούσαν να επιταχύνουν ή να επιβραδύνουν το έργο και ορίζοντας τις οικονομικές υποθέσεις και τις παραδοχές παράδοσης του έργου που έχετε κάνει 
• Διακυβέρνηση – πρέπει να χαράξει μια σαφή διαδρομή με ισχυρά σημεία παρακολούθησης και αξιολόγησης που θα διασφαλίσουν ότι το έργο θα εκπληρώσει τις υποσχέσεις του. Έχοντας ένα ισχυρό σχέδιο που περιγράφει τις βασικές μετρήσεις «μετασχηματισμού» που πρέπει να επιτευχθούν και τι
  μπορεί να εφαρμοστεί διορθωτική δράση. 

Η επιχειρησιακή σας υπόθεση πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία: 

Αξιολόγηση Διαχείρισης Αλλαγών 

Κάθε επιχειρηματική υπόθεση πρέπει να περιλαμβάνει μια λεπτομερή αξιολόγηση του αντίκτυπου που είναι πιθανό να έχει το έργο σας στην ομάδα σας. Πρέπει να περιγράψετε τους «παράγοντες των ανθρώπων» που θα υποστηρίξουν την υλοποίηση του έργου σας αλλά και θα το εμποδίσουν. Να κάνω αυτό
Σκέψου τα ακόλουθα: 

• Η τρέχουσα κουλτούρα και το σύστημα αξιών σας 
• Η ικανότητα αλλαγής της επιχείρησής σας, συμπεριλαμβανομένου του πόση αλλαγή είναι ήδη σε εξέλιξη ή προγραμματισμένη 
• Τα στυλ ηγεσίας και η κατανομή ισχύος που υπάρχουν σε ολόκληρο τον οργανισμό 
• Αντιλήψεις προηγούμενων έργων μετασχηματισμού και αλλαγής 
• Η στάση της μεσαίας διοίκησης απέναντι στις προτεινόμενες αλλαγές, καθώς θα είναι καθοριστικές για την υιοθέτηση του τελικού χρήστη 
• Η εκτελεστική χορηγία που απαιτείται για να οδηγήσει την αλλαγή σε ολόκληρο τον οργανισμό 

Ευθυγραμμίστε το σχέδιό σας με ευρύτερους Στρατηγικούς Στόχους 

Κάθε επιχειρηματική υπόθεση πρέπει να χαράξει μια πολύ σαφή και προφανή γραμμή από το προτεινόμενο έργο σε έναν ή περισσότερους από τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού σας. Στη συνέχεια, συνδέοντάς το με τον μετασχηματισμό που θα επιφέρουν οι προτεινόμενες αλλαγές. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για την απόκτηση
εκτελεστική υποστήριξη για το έργο και λήψη της έγκρισής τους για οποιαδήποτε δαπάνη. Αυτό πρέπει να είναι πιο λεπτομερές από το «Χ
ευθυγραμμίζεται με τον στόχο Y γύρω από τον ψηφιακό μετασχηματισμό καθώς είναι ψηφιακό έργο. Λοιπόν, πώς αποδεικνύετε το επίπεδο λεπτομέρειας που απαιτείται; 

• Εξετάστε τα εταιρικά και τμηματικά στρατηγικά σας σχέδια. Εάν δεν υπάρχουν, συναντήστε την ομάδα ανώτερων στελεχών σας και ρωτήστε τους για τις βασικές στρατηγικές προτεραιότητές τους. 
• Στη συνέχεια, προσδιορίστε τα συγκεκριμένα αποτελέσματα του έργου σας που θα υποστηρίξουν αυτές τις προτεραιότητες.
• Ευθυγραμμίστε τις μετρήσεις επιτυχίας σας και το χρονοδιάγραμμα του έργου σας με το ευρύτερο εταιρικό ή/και εταιρικό στρατηγικό σχέδιο. 

Δοκιμάστε τα ευρήματά σας με μερικά βασικά ενδιαφερόμενα μέρη για να βεβαιωθείτε ότι έχουν νόημα – αυτό βοηθά επίσης να εδραιωθεί η ιδέα του έργου σας με αυτόν τον ενδιαφερόμενο.  

Αντιμετωπίστε τον κίνδυνο 

Ο κίνδυνος είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό μέρος της διαδικασίας λήψης αποφάσεων για κάθε επιχειρηματική υπόθεση, επομένως πρέπει να αποδείξετε ότι έχετε κάνει την εργασία σας και κατανοείτε τους σχετικούς κινδύνους του έργου σας σε τρεις βασικούς τομείς: 

• Κίνδυνοι έργου – ποιοι είναι οι κίνδυνοι που ενέχει η παράδοση του έργου 
• Κίνδυνοι αδράνειας – ποιοι είναι οι εταιρικοί κίνδυνοι που συνεχίζει να αντιμετωπίζει η επιχείρηση ενώ δεν εκτελεί το έργο 
• Κίνδυνοι απόδοσης επένδυσης (ROI). – ποιοι είναι οι κίνδυνοι να μην επιτευχθεί η αναμενόμενη απόδοση της επένδυσης. 

Για κάθε έναν από τους κινδύνους, πρέπει να προσδιορίσετε την πιθανότητα, τον αντίκτυπο, τη βαθμολογία κινδύνου και τη στρατηγική μετριασμού και έναν ιδιοκτήτη. Οι κίνδυνοι του έργου πρέπει να προέρχονται από τη διαδικασία σχεδιασμού του έργου σας, αυτοί είναι συνήθως οι κίνδυνοι που επισημαίνονται στην επιχειρηματική περίπτωση.
Οι τομείς που συνήθως χάνονται είναι οι κίνδυνοι αδράνειας και οι κίνδυνοι ROI. 

Κίνδυνος αδράνειας 

Ο κίνδυνος αδράνειας αναφέρεται στους πολύ πραγματικούς εταιρικούς κινδύνους που αντιμετωπίζει μια επιχείρηση όταν αλλάζει τη διαδικασία προμήθειας και πληρωτέων λογαριασμών. Κάθε επιχείρηση αντιμετωπίζει αυτούς τους κινδύνους, το ερώτημα είναι πόσο υψηλοί είναι αυτοί οι κίνδυνοι, με βάση τα συστήματα
και διαδικασίες που έχετε ήδη σε εφαρμογή. Υπάρχουν γενικά 10 εταιρικοί κίνδυνοι στις διαδικασίες προμηθειών και πληρωτέων λογαριασμών μιας επιχείρησης που πρέπει να γνωρίζετε: 

• Δόλια τιμολόγια – τον κίνδυνο να πληρώσετε ένα τιμολόγιο που δεν θα έπρεπε 
• Μη συμμόρφωση προμηθευτή – αυτό ενσωματώνει μια ολόκληρη σειρά κινδύνων μη συμμόρφωσης από πλευράς προμηθευτή σχετικά με τους τύπους τεκμηρίωσης/διαδικασιών που τους ζητάτε να τηρούν. Ο κίνδυνος εδώ είναι να αρχίσετε να εργάζεστε με έναν προμηθευτή που δεν το έχει
  υπάρχει η απαιτούμενη τεκμηρίωση ή η τεκμηρίωση ενός υπάρχοντος προμηθευτή είναι άκυρη. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει τη συμμόρφωση με: 
  • Περιβαλλοντικές, κοινωνικές και απαιτήσεις διακυβέρνησης (ESG) 
  • Σύγχρονη δουλεία 
  • Ασφάλιση 
  • Διαπιστεύσεις κλάδου 
  • Εκτιμήσεις του κλάδου  
• Διπλότυπα τιμολόγια – ο κίνδυνος να πληρώσετε το ίδιο τιμολόγιο δύο φορές για έναν προμηθευτή. 
• Φορολογική συμμόρφωση – τον κίνδυνο να μην είστε σε θέση να συμμορφωθείτε με τις σχετικές φορολογικές δηλώσεις/νόμους λόγω προβλημάτων με τα δεδομένα ή τις διαδικασίες σας. 
• Τεράστιες δαπάνες - ο κίνδυνος να υπάρξει μη εξουσιοδοτημένη εταιρική δαπάνη για αγαθά/υπηρεσίες. 
• Έγκριση δαπανών – τον ​​κίνδυνο να μην είστε σε θέση να αποδείξετε την έγκριση των εταιρικών δαπανών για αγαθά/υπηρεσίες σύμφωνα με τις οικονομικές πολιτικές και διαδικασίες σας. 
• Λανθασμένη καταγραφή δεδομένων τιμολογίου – ο κίνδυνος να συλλάβετε εσφαλμένα δεδομένα τιμολογίων με αποτέλεσμα ζητήματα σχετικά με τις πληρωμές προμηθευτών  
• Σύγκρουση συμφερόντων - ο κίνδυνος οι αποφάσεις εταιρικών δαπανών να λαμβάνονται χωρίς σαφή αξιολόγηση της σύγκρουσης συμφερόντων (π.χ. η ανάθεση σύμβασης σε φίλο ή άλλο επιχειρηματικό συμφέρον ενός εργαζομένου. 
• Κίνδυνος κύκλου ζωής συμβολαίου – αυτός ο κίνδυνος ενσωματώνει μια ολόκληρη σειρά κινδύνων που σχετίζονται με συμβάσεις, συμπεριλαμβανομένων τομέων όπως: 
  • Συμφωνούνται δυσμενείς και/ή δυνητικά επιζήμιοι συμβατικοί όροι χωρίς σωστή εκτίμηση του κινδύνου της σύμβασης 
  • Λείπει η τεκμηρίωση της σύμβασης 
  • Έγκριση συμβάσεων από μη εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους 
  • Τα συμβόλαια λήγουν εν αγνοία τους 
• Καταστροφικές σχέσεις προμηθευτών – αυτός ο κίνδυνος σχετίζεται με ζητήματα που μπορεί να προκύψουν στη διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή που θα μπορούσαν να βλάψουν τη σχέση που έχετε με τους προμηθευτές σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει παράγοντες όπως: 
  • Καθυστερημένες, καθυστερημένες ή χαμένες πληρωμές τιμολογίων 
  • Υψηλό κόστος εξυπηρέτησης λόγω των διαδικασιών μη αυτόματης παρακολούθησης 
  • Οι παραγγελίες χάνονται ή είναι λανθασμένες λόγω διαδικασιών μη αυτόματης παραγγελίας 
• Διαταραχή επιχειρήσεων – αυτός ο κίνδυνος σχετίζεται με την πιθανότητα να διακοπεί η βασική σας προμήθεια για πληρωμή των επιχειρηματικών λειτουργιών λόγω της αποχώρησης του βασικού προσωπικού που κατέχει βασικές, μη αυτόματες γνώσεις διαδικασίας. 

Κίνδυνος στην απόδοση επένδυσης (ROI).

Εάν μπορέσατε να ακολουθήσετε τη διαδικασία μέχρι αυτό το σημείο, θα πρέπει να έχετε μια σαφή ιδέα για το πώς και πότε θα παραδοθεί η αξία μέσω του προτεινόμενου έργου σας, όλα τα οποία θα καθοριστούν από μια σειρά υποθέσεων. Οι κίνδυνοι στο ROI είναι οι κίνδυνοι του
αυτές οι υποθέσεις δεν πληρούνται.

Για παράδειγμα, εάν έχετε υπολογίσει ότι η μείωση του κόστους επεξεργασίας των τιμολογίων σας θα οφείλεται στην υιοθέτηση από τον προμηθευτή περισσότερων αυτοματοποιημένων καναλιών τιμολόγησης, τι θα συμβεί εάν η υιοθέτηση είναι πιο αργή από την αναμενόμενη; Ποιες στρατηγικές μετριασμού μπορείτε να εφαρμόσετε
για να διασφαλιστεί ότι οι υποθέσεις είναι κοντά στην πραγματικότητα;

Συνιστώ να αναθεωρήσετε όλους τους τομείς των αναμενόμενων οφελών:

• Οφέλη από τη διαδικασία τιμολόγησης
• Οφέλη επεξεργασίας PO
• Οφέλη που σχετίζονται με τις προμήθειες
• Οφέλη που σχετίζονται με τους ανθρώπους
• Οφέλη που σχετίζονται με την αποτελεσματικότητα

Και στη συνέχεια διεξαγωγή αξιολόγησης κινδύνου με βάση αυτούς τους τομείς για τον προσδιορισμό της πιθανότητας, των επιπτώσεων και μιας στρατηγικής μετριασμού.

Σύμφωνα με την εμπειρία μας, η άρθρωση μη οικονομικών πτυχών μιας επιχειρηματικής υπόθεσης συμβάλλει σημαντικά στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης, στην επίδειξη της εξειδίκευσής σας και στην πρώτη θέση του στελέχους σας για την οικονομική πλευρά της επιχειρηματικής υπόθεσης. Στο επόμενο κομμάτι μου, θα εξετάσω την προσθήκη αυτών των βασικών οικονομικών στοιχείων
στην υπόθεση της επιχείρησής σας.