Πώς να εντοπίσετε και να αποτρέψετε την απάτη από τον προμηθευτή

Αναζητάτε μια λύση AP Automation που βασίζεται σε AI; Ρίξτε μια ματιά στα Nanonets για καλύτερη ακρίβεια, μεγαλύτερη ευελιξία και ένα ευρύ σύνολο ενσωματώσεων με άλλα συστήματα Λογιστικής, ERP και άλλα!

Προγραμματίστε ένα Demo

---

Η λειτουργία μιας επιχείρησης συνεπάγεται την αντιμετώπιση μεγάλου αριθμού κινδύνων. Κίνδυνοι απάτης μπορεί να προκύψουν από εμπλοκή με τρίτους, όπως πωλητές ή ακόμη και εργαζόμενους. Μια τέτοια αχαλίνωτη απάτη που σχετίζεται με το διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών είναι απάτη πωλητή.

Η απάτη του προμηθευτή μπορεί να συμβεί από μία ή πολλές πηγές με πολύ περίπλοκο τρόπο. Εάν δεν εντοπιστεί, μπορεί να κοστίσει σοβαρά στις επιχειρήσεις. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την απάτη από προμηθευτές, τις κατηγορίες της και τους τρόπους εντοπισμού και αποτροπής της.

Πίνακας περιεχομένων

Τι είναι η απάτη πωλητή

Η απάτη πωλητή αναφέρεται σε κακές πρακτικές που μπορούν να διαπραχθούν για προσωπικά οφέλη από έναν πωλητή, πολλούς προμηθευτές ή έναν υπάλληλο, στο πληρωτέοι λογαριασμοί (AP) μιας εταιρείας.

Με απλά λόγια, είναι ένας τύπος απάτης που περιλαμβάνει την παραποίηση των στοιχείων λογαριασμού ενός πωλητή ή ενός παραλήπτη στο AP για την εκτροπή πληρωμών. Οι απάτες πληρωμών μπορούν να διαπραχθούν από:

• Ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι
• Ένας ή περισσότεροι προμηθευτές
• Συνεργασία μεταξύ προμηθευτή(ων) και υπαλλήλων(ων)
• Μια εξωτερική οντότητα που τροποποιεί τα στοιχεία πληρωμής ενός προμηθευτή που είναι άγνωστα σε κανέναν

Μερικές φορές η απόλυτη πολυπλοκότητα που εμπλέκεται μπορεί να καταστήσει δύσκολο τον εντοπισμό απάτης από προμηθευτές και να καταστήσει τις επιχειρήσεις ευάλωτες σε τεράστιες ζημίες.

Ποιος επηρεάζει

Συνήθως, η απάτη των πωλητών μπορεί να επηρεάσει πολύ σοβαρά τις μικρές έως μεσαίες επιχειρήσεις. Τέτοιοι οργανισμοί διατρέχουν υψηλότερο κίνδυνο, καθώς τείνουν να μην έχουν ισχυρούς ελέγχους ή σημεία ελέγχου που να μπορούν να παρακολουθούν και να εντοπίσουν τέτοιες απάτες.

Επιπλέον, οι μικρότεροι οργανισμοί που έχουν μικρότερες ομάδες εργαζομένων εξαρτώνται από το ελάχιστο προσωπικό για τη διαχείριση πολλών AP λειτουργίες. Ως εκ τούτου, ένας υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τη λήψη τιμολογίων καθώς και για την εξουσιοδότηση πληρωμών μπορεί να μπει στον πειρασμό να χειραγωγήσει τα αρχεία που με τη σειρά τους μπορεί να προκαλέσουν σημαντική ζημιά στα οικονομικά και την αξιοπιστία μιας εταιρείας.

Αυτό δεν σημαίνει ότι μεγαλύτεροι οργανισμοί δεν κινδυνεύουν. Αλλά με τα μέσα, τις ικανότητές τους και το σχετικά μεγαλύτερο προσωπικό τους, είναι πιθανό να αναπτύξουν ισχυρό έλεγχο κινδύνου που μπορεί να μειώσει τη συχνότητα της απάτης από τους προμηθευτές.

Οι μικρότεροι οργανισμοί είναι πιο επιρρεπείς στην απάτη από προμηθευτές εάν δεν διαθέτουν τα μέσα και την ικανότητα να εφαρμόσουν διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχους. Χωρίς αυτά, μπορεί να είναι δύσκολο να αποτραπούν ή να μετριαστούν οι διάφορες κατηγορίες απάτης που μπορούν να διαπραχθούν στο τμήμα AP.

Κατηγορίες Απάτης Πωλητών

Η απάτη του προμηθευτή μπορεί να διαφέρει πολύ ως προς τον τρόπο με τον οποίο διενεργείται. Μπορεί να κατηγοριοποιηθεί ως αναλυτικά παρακάτω:

• Απάτη χρέωσης: αναφέρεται σε χειρισμούς πληρωμής που γίνονται με 2 τρόπους από τους εργαζόμενους. Μπορεί να περιλαμβάνει είτε έναν ψευδή προμηθευτή είτε την πραγματοποίηση διπλών πληρωμών χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό ενός πραγματικού προμηθευτή.
• Φανταστικός προμηθευτής – Ένας υπάλληλος που έχει επαρκή έλεγχο και πρόσβαση δημιουργεί έναν πλαστό λογαριασμό προμηθευτή ή μια εταιρεία κέλυφος, τον καταχωρεί ως προμηθευτή και πραγματοποιεί τακτικές πληρωμές σε αυτόν τον λογαριασμό.
• Διπλότυπες πληρωμές – Ένας υπάλληλος χρησιμοποιεί έναν γνήσιο λογαριασμό προμηθευτή, χειρίζεται τα αρχεία πληρωμών και πραγματοποιεί διπλές πληρωμές στο τιμολόγιο ενός πωλητή. Στη συνέχεια, η επιπλέον πληρωμή μεταφέρεται στον λογαριασμό του υπαλλήλου.
• Έλεγχος χειρισμού: Αυτό το είδος απάτης περιλαμβάνει έναν υπάλληλο που δραστηριοποιείται στην πλαστογράφηση ή τροποποίηση πληροφοριών σε επιταγή πωλητή, για να δρομολογήσει τις πληρωμές σε έναν προσωπικό τραπεζικό λογαριασμό.
• Αποδοχή δωροδοκιών: Ως αποτέλεσμα της κατανόησης μεταξύ ενός πωλητή και ενός εργαζομένου, αυτό το είδος απάτης περιλαμβάνει τον εργαζόμενο να λαμβάνει προσωπικά εμβάσματα από τον πωλητή σε αντάλλαγμα για επιπλέον οφέλη ή πωλήσεις.
• Υπερβολική χρέωση: Όταν ένας πωλητής χρεώνει την εταιρεία για υπερβολικές ποσότητες/τιμές από αυτές που είχαν αρχικά συμφωνηθεί, αναφέρεται ως υπερτιμολόγηση. Αυτό το είδος πρακτικής μπορεί να γίνει μόνο του ή σε συμπαιγνία με έναν υπάλληλο.
• Καθορισμός τιμής: Αυτός ο τύπος απάτης συμβαίνει όταν δύο προμηθευτές συνεργάζονται για να καθορίσουν τιμές σε τιμές υψηλότερες από τις κανονικές. Στη συνέχεια, ο αγοραστής/η εταιρεία αναγκάζεται να πληρώσει υψηλότερες τιμές ανεξάρτητα από τον πωλητή. Οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμεύσουν ως εσωτερικές πηγές για τους προμηθευτές για να αποκτήσουν ευαίσθητες πληροφορίες σχετικά με τους προϋπολογισμούς.
• Νόμευση προσφορών: Ένας συνηθισμένος τρόπος διάπραξης απάτης, συνήθως γίνεται μέσω της συνεργασίας μεταξύ 2 ή περισσότερων πωλητών και υπαλλήλων για να ληφθεί η σύμβαση προμήθειας υπέρ του πλειοδότη. Ο εργαζόμενος θα λάβει δεόντως αποζημίωση για την ενθάρρυνση και τη βοήθεια στην απάτη.
• Απάτη στον κυβερνοχώρο: Πιθανώς το πιο δύσκολο είδος για τον εντοπισμό, τέτοιες περιπτώσεις απάτης πωλητών πραγματοποιούνται από άγνωστα, μη εξουσιοδοτημένα άτομα που δεν έχουν καμία σχέση ούτε με την εταιρεία ούτε με τον πωλητή. Εδώ, εξωτερικές οντότητες μπορούν να χειραγωγήσουν τον λογαριασμό ενός υπάρχοντος προμηθευτή και να εκτρέψουν τις πληρωμές στους λογαριασμούς τους. Η όλη συναλλαγή γίνεται ηλεκτρονικά, γεγονός που καθιστά τον εντοπισμό και την πρόληψη ακόμη πιο δύσκολη για τις επιχειρήσεις.

Ανίχνευση και πρόληψη απάτης προμηθευτών

Ο εντοπισμός και η πρόληψη της απάτης των πωλητών δεν είναι εύκολος αλλά εφικτός. Μόλις εντοπίσετε βασικούς τομείς στους οποίους υπάρχει έλλειψη ελέγχου, η εφαρμογή ισχυρότερων ελέγχων και μέτρων μπορεί να βοηθήσει πολύ στην πρόληψη υποθέσεων απάτης από προμηθευτές. Ας δούμε τους διάφορους τρόπους με τους οποίους μπορούν να εφαρμοστούν έλεγχοι σε έναν οργανισμό για την πρόληψη της απάτης από τους προμηθευτές.

Έλεγχοι προμηθευτών

Δεδομένου ότι οι περισσότερες περιπτώσεις απάτης από προμηθευτές αφορούν προμηθευτές, η τήρηση ορισμένων προφυλάξεων από την επιλογή έως τις πληρωμές μπορεί ενδεχομένως να μειώσει τη συχνότητά τους. Ακολουθούν ορισμένοι πιθανοί έλεγχοι:

• Ακολουθώντας τη δέουσα επιμέλεια στις διαδικασίες εγγραφής προμηθευτών. Θα πρέπει να δοθεί προσοχή στην επαλήθευση στοιχείων προμηθευτή, όπως διευθύνσεις αλληλογραφίας, συμπεριλαμβανομένων ταχυδρομικών θυρίδων, αριθμών επικοινωνίας, αριθμών φορολογικού μητρώου πωλητή, προσώπων επικοινωνίας και τραπεζικών λογαριασμών.
• Διατήρηση μιας κεντρικής βάσης δεδομένων προμηθευτών με καθορισμένες προτιμήσεις. Η ύπαρξη ξεχωριστής λίστας προμηθευτών υψηλού κινδύνου μπορεί να βοηθήσει στην έναρξη πρόσθετων εγκρίσεων για την εκκαθάριση πληρωμών.
• Διενέργεια επισκόπησης των προμηθευτών μέσω εξωτερικού ελέγχου/πηγής ή υπαλλήλου εκτός του τμήματος πωλητών για αμερόληπτη αξιολόγηση.
• Επαλήθευση ότι η διεύθυνση ενός πωλητή ή άλλες πληροφορίες δεν ταιριάζουν με τις πληροφορίες οποιουδήποτε υπαλλήλου ή είναι παρόμοιες με έναν υπάρχοντα προμηθευτή.
• Ελέγχετε περιοδικά τα κύρια αρχεία του προμηθευτή για να διασφαλίσετε ότι ο όγκος χρέωσης είναι ρεαλιστικός και ότι δεν υπάρχουν ασυνέπειες.

Μέτρα εργαζομένων

Αν και αποκαλείται απάτη πωλητή, συχνά ενορχηστρώνονται οι περισσότερες απάτες μέσω της βοήθειας ενός εμπιστευτικού προσώπου. Μερικά βασικά μέτρα για τον έλεγχο της εμπλοκής των εργαζομένων σε τέτοια απάτη είναι:

• Διεξαγωγή ενδελεχών ελέγχων ιστορικού κατά την πρόσληψη νέων υπαλλήλων ή πρακτορείων (όταν εξωτερική ανάθεση πληρωτέων λογαριασμών)
• Διατήρηση οικονομικών πληροφοριών απόρρητες και περιορισμένες σε εργαζομένους σε υψηλότερα επίπεδα
• Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί μπορούν να διαχωρίσουν τα καθήκοντα των εργαζομένων σε διαφορετικά επίπεδα για καλύτερο εσωτερικό έλεγχο. Ως εκ τούτου,
• Ένα άτομο που είναι υπεύθυνο για την εισαγωγή δεδομένων προμηθευτή θα πρέπει να είναι διαφορετικό από εκείνους που εγκρίνουν τους προμηθευτές, καθώς αυτό μπορεί να εξαλείψει τη δημιουργία ψεύτικων προμηθευτών
• Διαφορετικό προσωπικό θα πρέπει να χειρίζεται τη λήψη αγαθών ή υπηρεσιών, την επεξεργασία πληρωμών τιμολογίων και την έγκριση εγκρίσεων πληρωμών
• Οι μικρότερες εταιρείες μπορούν να εναλλάσσουν τα καθήκοντα των εργαζομένων στον προμηθευτή/AP/τμήμα αγορών ή σχοινί στους διευθυντές για την παρακολούθηση σημαντικών εργασιών που μπορούν να εξαλείψουν τις πιθανότητες σχεδιασμού μιας απάτης.

Χρήση μεθόδων αντιστοίχισης τιμολογίων

Αντιστοίχιση τιμολογίων είναι ένας από τους αποτελεσματικούς τρόπους που μπορούν να χρησιμοποιηθούν από μικρούς έως μεγάλους οργανισμούς για την πρόληψη της συχνής εμφάνισης απάτης πωλητών.

Αντιστοίχιση τιμολογίων είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται από εταιρείες για τον έλεγχο των τιμολογίων των πωλητών σε σχέση με άλλα σχετικά έγγραφα όπως π.χ ΕΝΤΟΛΕΣ ΑΓΟΡΑΣ (PO), αποδείξεις εμπορευμάτων, δελτία ελέγχου, ακόμη και έναντι συμβολαίων.

Αυτοί οι υποχρεωτικοί έλεγχοι μπορούν να βοηθήσουν στην επαλήθευση της γνησιότητας των τιμολογίων προμηθευτών προτού εγκριθούν για πληρωμή. Αντιστοίχιση τιμολογίου/PO μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους.

• Αμφίδρομη αντιστοίχιση – Πραγματοποιείται με αντιστοίχιση του τιμολογίου με την αρχική εντολή αγοράς (PO). Αυτή η διαδικασία επαληθεύει ότι τα αγαθά ή οι υπηρεσίες που αναφέρονται στο τιμολόγιο ταιριάζουν με αυτά που έχουν παραγγελθεί από τον οργανισμό.
• Ταίριασμα τριών κατευθύνσεων – Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει διπλούς ελέγχους στο τιμολόγιο. Το τιμολόγιο αντιστοιχίζεται πρώτα με το εντολή αγοράς και στη συνέχεια στην παραλαβή των εμπορευμάτων. Βοηθά στην επαλήθευση ότι τα αγαθά/υπηρεσίες που αναφέρονται στο τιμολόγιο ταιριάζουν με την ΟΠ και έχουν επίσης παραδοθεί σωστά.
• Ταίριασμα τεσσάρων κατευθύνσεων – Η πιο περίπλοκη διαδικασία αντιστοίχισης απαιτεί τον έλεγχο του τιμολογίου σε σχέση με 3 άλλα έγγραφα, συγκεκριμένα, την ΟΠ, την απόδειξη εμπορευμάτων και ένα δελτίο ελέγχου. Αυτή η διαδικασία διασφαλίζει ότι τα αγαθά/υπηρεσίες που αναφέρονται στο τιμολόγιο παραλαμβάνονται σύμφωνα με την ΟΠ και επίσης έχουν ελεγχθεί για να επαληθευτεί ότι είναι ακριβή.
• Αντιστοίχιση μη PO ή συμβολαίου – Σε περιπτώσεις όπου οι επιχειρήσεις δεν χρησιμοποιούν πολλά έγγραφα, το τιμολόγιο του πωλητή αντιστοιχίζεται με τη σύμβαση για να επαληθευτεί ότι η τιμή και οι αναφερόμενες υπηρεσίες δεν αποκλίνουν από την ίδια τη σύμβαση.

Εφαρμογή Τεχνικών Εξόρυξης Δεδομένων

Η εξόρυξη δεδομένων είναι μια σύγχρονη τεχνική για την ανάλυση τεράστιων ποσοτήτων δεδομένων και την ανακάλυψη μοτίβων που βοηθούν στην επιχειρηματική ανάλυση και λήψη αποφάσεων. Αυτή η τεχνική είναι εξαιρετικά ακριβής στον εντοπισμό απάτης και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον μετριασμό των υποθέσεων απάτης από προμηθευτές.

Χρησιμοποιώντας την ανάλυση τάσεων, η εξόρυξη δεδομένων μπορεί να εντοπίσει ανωμαλίες που μπορεί να υποδηλώνουν δόλια δραστηριότητα. Οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν τεχνικές εξόρυξης δεδομένων για να ελέγξουν για συγκεκριμένα μοτίβα που περιλαμβάνουν:

• Πληρωμές που αποκλίνουν από την κανονική διαδικασία, χαμηλές ασυνέπειες σε δολάρια και ποσά που μεγιστοποιούνται στο όριο έγκρισης
• Διπλότυπες πληρωμές την ίδια ημερομηνία στον ίδιο προμηθευτή ή συνολικός αριθμός πληρωμών που υπερβαίνουν τη σύμβαση
• Πληρωμές που γίνονται κατά τις μη εργάσιμες ώρες
• Αποκλίσεις στις πληροφορίες του προμηθευτή, όπως διακυμάνσεις στις διευθύνσεις παράδοσης και πληρωμής, χρήση της ίδιας παραγγελίας αγοράς στα τιμολόγια, μη διαδοχικοί αριθμοί τιμολογίων κ.λπ.

Άλλα Οργανωτικά Μέτρα

Εκτός από σημαντικά μέτρα, οι εταιρείες μπορούν να εφαρμόσουν και άλλα κατάλληλα μέτρα για να κρατήσουν υπό έλεγχο την απάτη των πωλητών. Μερικά από τα βιώσιμα είναι:

• Δημιουργία τηλεφωνικής γραμμής για απάτη – Μια ανώνυμη ρύθμιση γραμμής βοήθειας μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους να αναφέρουν παρατυπίες χωρίς να ανησυχούν για τις συνέπειες. Δημιουργεί μια ατμόσφαιρα επαγρύπνησης και μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό να εφαρμόσει γρήγορα διορθωτικά μέτρα.
• Ενίσχυση των εσωτερικών ελέγχων – Ένας οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει ότι υπάρχουν διαδικασίες ελέγχου και ότι όλοι, από τη διοίκηση έως το αρχικό επίπεδο, τις γνωρίζουν. Η εκπαίδευση και η ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με την απάτη από προμηθευτές μπορεί να τους βοηθήσει να έχουν μεγαλύτερη επίγνωση των κινδύνων και των συνεπειών. Η διενέργεια περιοδικών αξιολογήσεων κινδύνου μπορεί να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τα κενά που πρέπει να διορθωθούν για να μετριαστεί η απάτη των προμηθευτών.
• Εγκρίσεις δύο επιπέδων – Τόσο οι εγκρίσεις προμηθευτών όσο και οι εγκρίσεις πληρωμών θα πρέπει να εκτελούνται μέσω μιας διαδικασίας έγκρισης πολλαπλών επιπέδων. Αυτό μπορεί να διασφαλίσει ότι η εταιρεία αποκτά νόμιμους προμηθευτές και ότι οι πληρωμές υπόκεινται σε καλύτερο έλεγχο με περισσότερους από έναν υπαλλήλους να επιβλέπουν τη διαδικασία.

Συμπέρασμα

Η απάτη από προμηθευτές μπορεί να έχει βαρύ τίμημα σε έναν οργανισμό και να το κοστίσει ακριβά. Η πρόληψη της απάτης από τους προμηθευτές απαιτεί κατάλληλο σχεδιασμό, επανεξέταση και ενημέρωση των πολιτικών της εταιρείας σε τακτά χρονικά διαστήματα. Θα πρέπει να εφαρμόζονται προληπτικά μέτρα σε πολυεπίπεδη προσέγγιση για τον μετριασμό της απάτης και την προστασία των οργανισμών από σοβαρές απώλειες στο μέλλον.