Πώς να οργανώσετε τους λογαριασμούς; – 3 τρόποι για να παρακολουθείτε εύκολα τους λογαριασμούς

Οι λογαριασμοί είναι αναπόφευκτο μέρος της ζωής. Είτε είστε επιχείρηση, ελεύθερος επαγγελματίας ή μισθωτός, σίγουρα θα έχετε λογαριασμούς. Με υπερφόρτωση λογαριασμών, σίγουρα θα χάσετε και θα ξεχάσετε μερικούς.

Αποτελεσματικός διαχείριση λογαριασμών ξεκινά με καλύτερη οργάνωση, ώστε να μην χάσετε ποτέ έναν σημαντικό λογαριασμό. Αλλά πώς να οργανώσετε τους λογαριασμούς αποτελεσματικά; Πως να ξεκινήσεις? Και ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για την εύκολη παρακολούθηση των λογαριασμών;

Θα συζητήσουμε τρεις τρόπους οργάνωσης των λογαριασμών σας έτσι ώστε να τους έχετε πάντα πρόχειρο όταν τους χρειάζεστε.

---

Γιατί χρειάζεται να οργανώσετε τους λογαριασμούς;

Όταν έχετε ένα άτομο που χειρίζεται λιγότερους λογαριασμούς, είναι εύκολο να το διαχειριστείτε. Όμως, καθώς οι λογαριασμοί αυξάνονται, είναι βέβαιο ότι θα συμβούν λάθη. Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους πρέπει να λάβετε σοβαρά υπόψη τη διαχείριση λογαριασμών:

Απώλεια καταγραφής ημερομηνιών λήξης και ποσών: Η παρακολούθηση πολλών λογαριασμών, των ημερομηνιών και των ποσών τους είναι μια κουραστική εργασία. Και αν χάσετε τις πληρωμές, ίσως χρειαστεί να πληρώσετε ένα επιπλέον ποσό.

Επιζήμια πιστωτικά αποτελέσματα: Οι έγκαιρες πληρωμές λογαριασμών συνδέονται με το πιστωτικό σας σκορ. Ένα βαθούλωμα εδώ μπορεί να σας κοστίσει πολύ στη γραμμή.

Τήρηση αρχείων πληρωμών: Για μια επιχείρηση, είναι ζωτικής σημασίας να τηρεί οικονομικά αρχεία πληρωμών, τιμολογίων, λογαριασμών και άλλων για να παραμείνει συμβατή. Κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, πρέπει να παρουσιάσετε ακριβή και αξιόπιστα δεδομένα. Οι λογαριασμοί που λείπουν μπορεί να στείλουν λάθος μήνυμα και να οδηγήσουν σε περαιτέρω έντονους ελέγχους.

Αναποτελεσματικός προϋπολογισμός: Οι λογαριασμοί δίνουν μια ιδέα για τις τάσεις των εξόδων και σας βοηθούν να παρακολουθείτε τον προϋπολογισμό σας σε σχέση με τις δαπάνες σας. Η αποτυχία διαχείρισης λογαριασμών μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια παρακολούθησης του προϋπολογισμού.  

Εκτός από αυτά, η οργάνωση λογαριασμών μπορεί να σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε την κλοπή ταυτότητας, να διαχειριστείτε οικονομικά αρχεία και να διασφαλίσετε την έγκαιρη πληρωμή λογαριασμών.

---

3 τρόποι για να οργανώσετε τους λογαριασμούς σαν επαγγελματίας!

Αυτό το ιστολόγιο θα συζητήσει αυτούς τους τρεις τρόπους οργάνωσης των λογαριασμών σας. Αυτές οι μέθοδοι τοποθετούνται με αυξανόμενη σειρά ακρίβειας, αποτελεσματικότητας και αξιοπιστίας.

• Οργανώστε τους λογαριασμούς με μη αυτόματο τρόπο
• Ψηφιοποίηση λογαριασμών και ταξινόμηση τους στην επιφάνεια εργασίας
• Αυτοματοποίηση οργάνωσης λογαριασμών με αυτοματοποιημένες ροές εργασίας

---

Οργανώστε τους λογαριασμούς με μη αυτόματο τρόπο

Η μη αυτόματη οργάνωση λογαριασμών περιλαμβάνει τη χρήση χάρτινων φακέλων και ντουλαπιών για την κατηγοριοποίηση των εξόδων. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν φάκελο με την ένδειξη "Έξοδα ψυχαγωγίας" για να αποθηκεύσετε όλους τους λογαριασμούς που σχετίζονται με την ψυχαγωγία, όπως δείπνα, ομαδικές εξόδους και άλλα.

Μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα για να οργανώσετε τους λογαριασμούς με μη αυτόματο τρόπο:

• Ταξινομήστε τους λογαριασμούς σας με βάση την ημερομηνία λήξης τους και κατηγοριοποιήστε τους εισερχόμενους λογαριασμούς ανά κατηγορία δαπανών.
• Δημιουργήστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης για τους λογαριασμούς σας. Χρησιμοποιήστε φακέλους ή ντουλάπια για κάθε τύπο κατηγορίας.
• Για να παρακολουθείτε τις πληρωμές και τις ημερομηνίες λήξης, χρησιμοποιήστε ένα υπολογιστικό φύλλο χαρτιού ή excel και σημειώστε το ποσό του λογαριασμού, την ημερομηνία λήξης, την κατάσταση πληρωμής και την κατηγορία.
• Ρυθμίστε υπενθυμίσεις στην κινητή συσκευή σας, ώστε να μην ξεχνάτε τις πληρωμές λογαριασμών.
• Πραγματοποιήστε πληρωμές καθώς λήγουν και ενημερώστε την κατάσταση πληρωμής για κάθε λογαριασμό.
• Αποθηκεύστε τους πληρωμένους λογαριασμούς σε ξεχωριστό αρχείο ή αρχειοθέτηση για να διατηρήσετε το ενεργό φύλλο παρακολούθησης λογαριασμών σας διαχειρίσιμο.
• Επαναλάβετε αυτή τη μηνιαία διαδικασία για να διατηρήσετε τους λογαριασμούς σας οργανωμένους και υπό έλεγχο.

Πλεονεκτήματα:

• Είναι μια απλή μέθοδος.
• Οποιοσδήποτε μπορεί να ακολουθήσει αυτά τα βήματα για να διατηρήσει τους λογαριασμούς σε ένα μέρος.

Μειονεκτήματα:

• Απαιτείται πολλή χειρωνακτική προσπάθεια.
• Είναι δύσκολο να εντοπιστούν οι τάσεις των δαπανών.
• Οι αποδείξεις μπορούν να χαθούν ή να καταστραφούν εύκολα.

---

Ψηφιοποίηση λογαριασμών και ψηφιακή διαλογή τους

Η ψηφιοποίηση λογαριασμών μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του κινδύνου καταστροφής ή απώλειας λογαριασμών. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να οργανώσετε τους λογαριασμούς ψηφιακά:

• Το πρώτο βήμα είναι η ψηφιοποίηση των λογαριασμών. Μπορείτε να τραβήξετε φωτογραφίες των λογαριασμών σας χρησιμοποιώντας το τηλέφωνό σας.
• Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή σαρωτή λογαριασμών για εξαγωγή δεδομένων από το λογαριασμό και ψηφιοποίηση λογαριασμών αποτελεσματικά.
• Ανεβάστε τις σαρωμένες εικόνες στην επιφάνεια εργασίας σας.
• Δημιουργήστε φακέλους με βάση την κατηγορία δαπανών και μεταφορτώστε τους λογαριασμούς σε καθορισμένους φακέλους.
• Χρησιμοποιήστε μια σύμβαση ονομασίας αρχείων για να προσδιορίσετε γρήγορα κάθε λογαριασμό, όπως τον τύπο και την ημερομηνία λογαριασμού.
• Οργανώστε τους ψηφιακούς λογαριασμούς σε υποφακέλους με βάση κατηγορίες ή ημερομηνίες λήξης.
• Μπορείτε να το κάνετε αυτό στον υπολογιστή σας ή σε ένα διαδικτυακό σύστημα όπως το Google Drive, το Sharepoint ή άλλα.
• Τώρα, χρησιμοποιήστε ένα υπολογιστικό φύλλο ή εργαλεία οικονομικής διαχείρισης για να παρακολουθείτε τις ημερομηνίες λήξης των λογαριασμών, την κατάσταση πληρωμής και τα ποσά.
• Ρυθμίστε αυτόματες υπενθυμίσεις για να διασφαλίσετε την έγκαιρη πληρωμή των λογαριασμών.
• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των ψηφιακών λογαριασμών σας σε μια ασφαλή υπηρεσία cloud για προστασία από απώλεια δεδομένων.

Πλεονεκτήματα:

• Πιο εύκολο να κατηγοριοποιήσετε και να παρακολουθήσετε πληρωμές και να εκτελέσετε οικονομική ανάλυση.
• Η ψηφιακή αποθήκευση λογαριασμών εξαλείφει τον κίνδυνο απώλειας ή βλάβης των λογαριασμών.

Μειονεκτήματα:

• Η ψηφιακή αποθήκευση οικονομικών πληροφοριών μπορεί να εγείρει ανησυχίες σχετικά με την ασφάλεια των δεδομένων.
• Πρέπει να εκτελέσετε ολόκληρη την άσκηση για κάθε νέο λογαριασμό που έρχεται.
• Πρέπει να δημιουργήσετε πολλά αντίγραφα ασφαλείας για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χάσετε τα δεδομένα.  

---

Αυτοματοποίηση οργάνωσης λογαριασμών με αυτοματοποιημένες ροές εργασίας

Οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την εξάλειψη των μη αυτόματων εργασιών κατά την οργάνωση λογαριασμών. Οι περισσότερες εργασίες οργάνωσης λογαριασμών βασίζονται σε κανόνες, που σημαίνει ότι μπορούν να κωδικοποιηθούν εύκολα.

Πλατφόρμες όπως Νανοδίκτυα μπορεί να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε την οργάνωση λογαριασμών χρησιμοποιώντας ροές εργασίας χωρίς κώδικα, ταξινομητές εγγράφωνκαι ασφαλή αποθήκευση cloud. Δείτε πώς φαίνεται μια αυτοματοποιημένη ροή εργασίας διαχείρισης λογαριασμών στα Nanonets:

• Ένας εισερχόμενος λογαριασμός θα μεταφορτωθεί αυτόματα στα Nanonets χρησιμοποιώντας τις επιλογές μεταφόρτωσης εγγράφων.

• Στη συνέχεια, ο λογαριασμός δρομολογείται στο μοντέλο OCR, όπου εξάγονται σχετικά δεδομένα, όπως ποσό λογαριασμού, ημερομηνία λήξης, διεύθυνση πληρωμής, όροι πληρωμής και άλλα.

• Τώρα πολλά πράγματα συμβαίνουν στα επόμενα στάδια:

1. Τα δεδομένα λογαριασμού μορφοποιούνται σωστά εάν έχουν σφάλματα. Π.χ. μορφή ημερομηνίας, χρήση κεφαλαίων ή αφαίρεση ειδικών χαρακτήρων.
2. Μετονομάστε το λογαριασμό με βάση το ποσό του λογαριασμού, την κατηγορία δαπανών και πολλά άλλα.
3. Με βάση τα στοιχεία του λογαριασμού, ο λογαριασμός κατηγοριοποιείται στις κατάλληλες κατηγορίες δαπανών.
4. Σε περίπτωση οποιουδήποτε σφάλματος ενεργοποιείται μια ροή εργασιών έγκρισης, η οποία σας στέλνει τους λογαριασμούς για μη αυτόματο έλεγχο.
5. Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε τα δεδομένα λογαριασμών με το αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού σας λογαριασμού για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χρεωθούν επιπλέον χρεώσεις.

Πλεονεκτήματα:

• Χωρίς σφάλματα και αξιόπιστη διαδικασία
• Δημιουργεί ίχνη ελέγχου αυτόματα.
• Δεν υπάρχει κίνδυνος να χάσετε, να καταστρέψετε ή να ξεχάσετε έναν λογαριασμό για να πληρώσετε εγκαίρως.
• Ο αυτοματισμός εξοικονομεί πολύ χρόνο, προσπάθεια και χρήματα.

Μειονεκτήματα:

• Θα πρέπει να κάνετε μια προσπάθεια εφάπαξ για να ρυθμίσετε ροές εργασίας. [Η ομάδα ειδικών μας μπορεί να σας βοηθήσει να ρυθμίσετε ροές εργασίας.]

---

Γιατί να χρησιμοποιήσετε τα Nanonets για την οργάνωση λογαριασμών;

[Ενσωματωμένο περιεχόμενο]

Το Nanonets είναι ένα λογισμικό OCR που βασίζεται σε AI με προηγμένο χωρίς κώδικα αυτοματοποίηση ροής εργασίας και παγκόσμια πλατφόρμα πληρωμών. Με τα Nanonets, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε οποιαδήποτε μη αυτόματη διαδικασία με ροές εργασίας που βασίζονται σε κανόνες.

Nanonets Λογισμικό OCR είναι ένα από τα καλύτερα της αγοράς. Μπορεί να εξαγάγει δεδομένα από οποιοδήποτε έγγραφο. PDF, εικόνες, χειρόγραφα έγγραφα, excel, word κ.λπ. με ακρίβεια 95%+ και 10 φορές ταχύτερη από τη μη αυτόματη μέθοδο.

Εκτός από αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Nanonets για εξαγωγή δεδομένων από έγγραφα, ταξινόμηση εγγράφων, χρήση βάσης δεδομένων επαληθεύστε έγγραφα, εκτελέστε εμπλουτισμός δεδομένων εργασίες και εξαγωγή δεδομένων σε διαφορετικές μορφές και βάσεις δεδομένων.

Οι δυνατότητες είναι ατελείωτες.

Ακολουθούν μερικοί λόγοι για να εξετάσετε τα Nanonets:

• Αυτόματη μεταφόρτωση εγγράφων από πολλές πηγές όπως Gmail, Drive, SharePoint, επιτραπέζιος υπολογιστής και άλλα.
• Ταξινόμηση των εισερχόμενων εγγράφων με έναν ταξινομητή εγγράφων.
• Εξαιρετική αντιστοίχιση εγγράφων για εύκολη επαλήθευση εγγράφου.
• Εξαγωγή δεδομένων από οποιοδήποτε έγγραφο σε <15 λεπτά
• Ρυθμίστε προσαρμοσμένες ροές εργασίας για να κάνετε βελτίωση δεδομένων, αυτοματοποίηση έγκρισης, Και πολλά άλλα.
• Ασφαλής αποθήκευση εγγράφων και αρχειοθέτηση εγγράφων.
• Απρόσκοπτες ενσωματώσεις για συγχρονισμό δεδομένων με 5000+ λογισμικό.
• Πλήρως προσαρμόσιμη διεπαφή χωρίς κώδικα.
• Δωρεάν μεταναστευτική βοήθεια.
• Δοκιμή 7 ημερών δωρεάν
• Αφοσιωμένος διευθυντής επιτυχίας πελατών.
• Έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλου
• Υποστήριξη 24 × 7

Ακολουθεί μια γεύση από το τι μπορούν να κάνουν τα Nanonets και πολλά άλλα:

Πάνω από 30,000 χρήστες χρησιμοποιούν Nanonets για να αυτοματοποιήσουν περισσότερες από 30 εκατομμύρια διαδικασίες εγγράφων. Τα Nanonets είναι η τέλεια επιλογή για επιχειρήσεις που θέλουν να βελτιστοποιήσουν τις διαδικασίες εγγράφων τους με μια ισχυρή, ασφαλή και χωρίς κώδικα πλατφόρμα.

Έχετε υπόψη σας κάποια συγκεκριμένη περίπτωση χρήσης; Απευθυνθείτε στην ομάδα μας ώστε να μπορούμε να σας βοηθήσουμε με την περίπτωση χρήσης σας.

---

Διαβάστε περισσότερα:

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/