Παραγγελία πωλήσεων έναντι τιμολογίου: Βασικές διαφορές, ρόλος και τύποι

Η παρακολούθηση μιας πώλησης από την αρχή μέχρι το τέλος βοηθά τις επιχειρήσεις να διατηρούν τα σωστά επίπεδα αποθέματος, να εφαρμόζουν τις καλύτερες τακτικές ταμειακών ροών και να διασφαλίζουν ότι οι πελάτες λαμβάνουν τα σωστά προϊόντα. Δεδομένου ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις παρακολουθούν πολλαπλές πωλήσεις ταυτόχρονα, η τήρηση ακριβούς αρχείου για κάθε βήμα στην πορεία είναι ζωτικής σημασίας.

Ανεξάρτητα από τον τύπο της επιχείρησης, τον κλάδο λειτουργίας ή ακόμα και την περιοχή, οι επιχειρήσεις βασίζονται σε εντολές και τιμολόγια πωλήσεων για να διασφαλίσουν ότι κάθε πώληση εκτελείται σωστά, λαμβάνεται η πληρωμή και υπάρχει χάρτινη διαδρομή. Ωστόσο, οι εντολές πωλήσεων και τα τιμολόγια δεν είναι το ίδιο πράγμα. Στην πραγματικότητα, χρησιμοποιούνται για εντελώς διαφορετικούς σκοπούς. Και τα δύο είναι εξίσου σημαντικά, αλλά η κατανόηση της διαφοράς μεταξύ μιας παραγγελίας πώλησης και ενός τιμολογίου θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας επωφελείται και από τα δύο. 

Σε υψηλό επίπεδο, μια παραγγελία πώλησης έρχεται πρώτη. Είναι το έγγραφο που δημιουργείται όταν ένας πελάτης εκφράζει την επιθυμία να αγοράσει κάτι και συνεργάζεται με την ομάδα πωλήσεών σας για να συμφωνήσει σε ένα χρονοδιάγραμμα παράδοσης για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που περιλαμβάνονται στην παραγγελία πώλησης. Μόλις αποσταλεί η παραγγελία, η ομάδα εισπρακτέων λογαριασμών σας θα στείλει στον πελάτη ένα τιμολόγιο για να εισπράξει τα χρήματα που οφείλονται για την παραγγελία.

Ανεξάρτητα από το πώς φαίνεται η διαδικασία πωλήσεών σας, το πιθανότερο είναι ότι ξεκινά με μια παραγγελία και ολοκληρώνεται με τιμολόγιο πληρωμής.

Τι είναι μια εντολή πώλησης;

Εάν είστε πωλητής ή πωλητής, τότε η ομάδα σας θα δημιουργήσει μια παραγγελία πώλησης μόλις ο πελάτης εκφράσει ενδιαφέρον να πραγματοποιήσει μια αγορά. Συνήθως, ένας πελάτης εκδηλώνει ενδιαφέρον μέσω α εντολή αγοράς. Η παραγγελία πωλήσεων επιβεβαιώνει την παραλαβή της παραγγελίας, οριστικοποιεί τις λεπτομέρειες και χρησιμεύει ως έγγραφο πηγής για εσωτερικές ομάδες πωλήσεων και συστήματα παρακολούθησης πωλήσεων κατά την ολοκλήρωση κάθε πώλησης.

Μια παραγγελία πώλησης απαιτεί λεπτομερείς πληροφορίες, επομένως, εάν δεν έχετε ήδη όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες πελάτη, η ομάδα σας μπορεί να χρειαστεί στοιχεία από τον πελάτη που παραγγέλνει για να συμπληρώσει την παραγγελία πώλησης. Οι πληροφορίες που περιλαμβάνονται σε μια παραγγελία πώλησης είναι: 

• Το όνομα της εταιρείας σας
• Στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας σας
• Στοιχεία πελάτη (όνομα, στοιχεία χρέωσης, διεύθυνση)
• Περιγραφή του προϊόντος ή της υπηρεσίας που πωλείται
• Ποσότητα αγαθών ή υπηρεσιών που περιλαμβάνονται στην πώληση
• Τιμή αγαθών ή υπηρεσιών
• Κόστος παράδοσης, αποστολής και φόρου
• Συνολικό κόστος παραγγελίας

Υπάρχουν πολλοί τύποι εντολών πωλήσεων που μπορεί να χρησιμοποιήσει η επιχείρησή σας. Ανάλογα με την κατάσταση ή το τοπίο των πωλήσεων, πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν και τα 4 από τα παρακάτω σε τακτική βάση:

Εντολή πωλήσεων σε μετρητά

Όταν ένας πελάτης κάνει μια παραγγελία, παραλαμβάνει το προϊόν και πληρώνει με μετρητά, χρησιμοποιείται μια παραγγελία πώλησης με μετρητά. Επειδή ο πελάτης πληρώνει με μετρητά, δεν υπάρχει εισπρακτέων λογαριασμών εγγραφή που σχετίζεται με τη συναλλαγή. Η αγορά του πελάτη επηρεάζει άμεσα τους λογαριασμούς μετρητών σας και η παράδοση γίνεται αμέσως.

Βιασύνη Παραγγελία Πωλήσεων

Εάν ένας πελάτης ζητήσει ένα ασυνήθιστα γρήγορο χρονοδιάγραμμα παράδοσης, θα χρησιμοποιηθεί εσωτερικά μια παραγγελία εσπευσμένων πωλήσεων. Η ομάδα πωλήσεών σας μπορεί να επισημάνει αυτούς τους τύπους παραγγελιών πωλήσεων ως υψηλής προτεραιότητας για να διασφαλίσει ότι θα ολοκληρωθούν έγκαιρα. Ο πελάτης μπορεί να παραλάβει τα αγαθά ή να πληρώσει επιπλέον για να παραδοθούν γρήγορα, ανάλογα με τις περιστάσεις. Μετά την παράδοση του προϊόντος, η ομάδα AR σας θα στείλει ένα τιμολόγιο στον πελάτη για να εισπράξει την πληρωμή.

Σύμβαση Προγραμματισμού

Σε μια κατάσταση όπου ένας πελάτης ζητά μια συγκεκριμένη ποσότητα προϊόντων που παραδίδονται σε διάφορες ημερομηνίες, μια συμφωνία προγραμματισμού μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να διατηρείται κάθε ξεχωριστή παράδοση απευθείας. Εάν ένας πελάτης θέλει 10 γραφικά στοιχεία σε μια εβδομάδα, 5 σε δύο εβδομάδες και 7 σε τρεις εβδομάδες, όλες αυτές οι συναλλαγές μπορούν να πραγματοποιηθούν σε μία συμφωνία προγραμματισμού που στη συνέχεια ενημερώνεται μετά την παράδοση. 

Εντολή πωλήσεων από τρίτους

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ειδικά για μικρές επιχειρήσεις, χρησιμοποιείται μια παραγγελία πώλησης τρίτου μέρους όταν η επιχείρησή σας δεν παραδίδει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες απευθείας στους πελάτες. Αντίθετα, τα στέλνετε σε τρίτο μέρος πάροχος υπηρεσιών που στη συνέχεια ολοκληρώνει το τελικό σκέλος της παράδοσης στον πελάτη.

Τι είναι το τιμολόγιο;

Όταν οι πωλητές ή οι πωλητές ολοκληρώσουν μια παραγγελία πώλησης και παραδώσουν το συμφωνημένο προϊόν, τότε θα δημιουργήσουν ένα τιμολόγιο και στείλτε το στον πελάτη για να εισπράξει την πληρωμή για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που παραδόθηκαν. Ένα από τα τελευταία βήματα στη διαδικασία πώλησης, η αποστολή τιμολογίου ξεκινά την πληρωμή από τον πελάτη και τη συλλογή μετρητών, δύο ζωτικής σημασίας στοιχεία για να διατηρήσετε την επιχείρησή σας υγιή. Σήμερα, τα τιμολόγια αποστέλλονται συνήθως ηλεκτρονικά και καλούνται ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Το τιμολόγιο θα έχει τις περισσότερες από τις ίδιες πληροφορίες που έχει η παραγγελία πώλησης, αλλά θα περιλαμβάνει επίσης τα εξής: 

· Οροι πληρωμής
·  Εκπτώσεις πρώιμης πληρωμής
·  Αριθμός ταχυδρομικής αποστολής
· Αριθμός τιμολογίου
·  Τέλη καθυστερημένης πληρωμής
·  Πληροφορίες πληρωμής για ACH, καλώδια ή Πληρωμές EDI

Με τον ίδιο τρόπο που χρησιμοποιούνται πολλαπλές εντολές πώλησης σε διαφορετικές καταστάσεις, διαφορετικοί τύποι τιμολογίων χρησιμοποιούνται συχνά στις επιχειρηματικές συναλλαγές.

Προτιμολόγιο

Συνήθως, τα τιμολόγια θεωρούνται ως συμβατικά αιτήματα πληρωμής, αλλά α προτιμολόγιο δεν έχει την ίδια χρήση. Χρησιμοποιείται όταν ένα εμπορικό τιμολόγιο δεν είναι διαθέσιμο και μπορεί να θεωρηθεί ως "προτιμολόγιο". Εξακολουθεί να περιέχει μια ανάλυση κόστους, αλλά είναι περισσότερο μια εκτίμηση που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο πελάτης ως αναφορά.

Κατά την εξαγωγή εμπορευμάτων στις Ηνωμένες Πολιτείες, τα τελωνεία των ΗΠΑ απαιτούν να επισυνάπτεται στην παραγγελία ένα προφορικό τιμολόγιο, ώστε να είναι σαφές τι αποστέλλεται σε όλες τις γραμμές της χώρας. 

Ενδιάμεσο τιμολόγιο

Εάν υπάρχει ένα μεγάλο έργο ή μια παραγγελία πολλών μερών που πρέπει να αναλυθεί σε πολλαπλές πληρωμές ή στάδια, ένα ενδιάμεσο τιμολόγιο είναι χρήσιμο. Αντί να περιμένετε μέχρι το τέλος του έργου για να στείλετε ένα μεγάλο τιμολόγιο, μπορούν να χρησιμοποιηθούν ενδιάμεσα τιμολόγια για τη συλλογή πρόσθετων πληρωμών στην πορεία. Από την πλευρά του πωλητή, τα ενδιάμεσα τιμολόγια συμβάλλουν στην άμβλυνση των προκλήσεων των ταμειακών ροών και από την πλευρά του αγοραστή, διαχωρίζουν τις πληρωμές σε πιο διαχειρίσιμα ποσά. Αυτό είναι το αντίθετο του δικτύωμα πολλαπλά τιμολόγια σε μία πληρωμή.

Τελικό τιμολόγιο

Ο πιο συνηθισμένος τύπος τιμολογίου που χρησιμοποιείται είναι το τελικό τιμολόγιο. Αυτό τείνει να είναι ένας από τους απλούστερους τύπους τιμολογίων εκκαθάριση τιμολογίων, καθιστώντας το πρότυπο για τις περισσότερες επιχειρήσεις. Αποστέλλονται στους πελάτες μόλις παραδοθούν τα αγαθά ή οι υπηρεσίες.

Εντολή πωλήσεων έναντι τιμολογίου: Οι διαφορές

Για να διασφαλίσουμε ότι η διαφορά μεταξύ "παραγγελίας πωλήσεων" και "τιμολογίου" είναι ξεκάθαρη, έχουμε συντάξει μια λίστα με μερικές από τις πιο σημαντικές διαφορές μεταξύ των δύο. Οι επιχειρήσεις βασίζονται και στα δύο αυτά έγγραφα για τη διεξαγωγή τακτικών συναλλαγών πωλήσεων, αλλά ο σκοπός που εξυπηρετούν ποικίλλει.

Η παραγγελία πωλήσεων έναντι του τιμολογίου είναι εύκολο να διαφοροποιηθεί αν λάβετε υπόψη τους παρακάτω παράγοντες:

Χρόνος Δημιουργίας

Μια παραγγελία πώλησης ξεκινά τη διαδικασία πώλησης. είναι αυτό που ενημερώνει την ομάδα εκπλήρωσής σας για να αρχίσει να προετοιμάζει προϊόντα ή υπηρεσίες για παράδοση. Στη συνέχεια, στο τέλος της διαδικασίας πώλησης, μόλις ολοκληρωθεί η παράδοση, θα σταλεί τιμολόγιο στον πελάτη.

Σκοπός του Εγγράφου

Όταν εξετάζετε ένα τιμολόγιο έναντι παραγγελίας πωλήσεων, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τον σκοπό κάθε παραστατικού. Μια παραγγελία πώλησης είναι πιο εσωτερική, ενημερώνοντας τις ομάδες σας ότι έχει ξεκινήσει μια παραγγελία και απαιτείται ενέργεια. Ένα τιμολόγιο, από την άλλη πλευρά, είναι εξωτερικά. Αποστέλλεται στον πελάτη ως επίσημη απαίτηση πληρωμής. Εάν δεν τηρηθεί η ημερομηνία λήξης του τιμολογίου, ενδέχεται να επιβληθούν στον πελάτη χρεώσεις καθυστέρησης ή άλλες κυρώσεις.

Πληροφορίες που αναφέρονται

Ενώ η διαφορά μεταξύ μιας παραγγελίας πώλησης και ενός τιμολογίου αφορά περισσότερο το πότε και τον τρόπο χρήσης κάθε παραστατικού, υπάρχει μια μικρή απόκλιση όσον αφορά τις πληροφορίες που περιέχει το καθένα. Θα περιέχουν και οι δύο πληροφορίες όπως το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη, η ποσότητα και η τιμή των προϊόντων που αγοράζονται και τα στοιχεία του πωλητή, αλλά ένα τιμολόγιο θα περιλαμβάνει πρόσθετες λεπτομέρειες. Αυτές οι λεπτομέρειες μπορεί να είναι καθυστερημένες χρεώσεις, ημερομηνίες λήξης πληρωμής και άλλα. Ανατρέξτε στις παραπάνω λίστες μας για μια ακριβή ανάλυση του τι υπάρχει σε καθεμία. 

Λογιστικές Επιπτώσεις

Συνήθως, η λογιστική σας ομάδα δεν βλέπει ή αγγίζει μια παραγγελία πώλησης. Αν δεν θέλουν να αντιστοιχίσουν μια παραγγελία πώλησης με ένα συγκεκριμένο τιμολόγιο, δεν θα βασίζονται σε παραγγελίες πωλήσεων. Τα τιμολόγια, από την άλλη πλευρά, είναι κρίσιμα κομμάτια λογιστικής τεκμηρίωσης. Απαιτούνται για την παροχή ακριβών ιχνών ελέγχου και για τη διασφάλιση της ορθότητας των εγγραφών.

Συμπέρασμα

Θα μπορούσε να είναι εύκολο να κοιτάξετε ένα άρθρο που καλύπτει τη διαφορά μεταξύ παραγγελίας πώλησης και τιμολογίου και να σκεφτείτε ότι η επίδρασή του είναι αμελητέα. Όμως, αντίθετα, η κατανόηση του θεμελιακού σκοπού των μεγάλων επιχειρηματικών εγγράφων θα βοηθήσει την επιχείρησή σας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά, θα μετριάσει πιθανά σφάλματα εκπλήρωσης και λογιστικής και θα δημιουργήσει εσωτερικές διαδικασίες με τους σωστούς ελέγχους και ισορροπίες για την προστασία της επιχείρησής σας από κινδύνους.

Στο τέλος της ημέρας, οι ομάδες σας θα χρειαστούν παραγγελίες πωλήσεων και τιμολόγια, αλλά ο τρόπος με τον οποίο διαφορετικές ομάδες θα χρησιμοποιούν το καθένα θα ποικίλλει. Η ομάδα πωλήσεών σας χρειάζεται παραγγελίες πωλήσεων για να διασφαλίσει ότι οι παραδόσεις ολοκληρώνονται όπως είχε υποσχεθεί, αλλά οι ειδικοί σε θέματα εισπρακτέων λογαριασμών θα ζουν και θα αναπνέουν τιμολόγια κάθε μέρα. Χρειάζεται αυτές οι ομάδες να εργάζονται από κοινού και να έχουν τους κατάλληλους πόρους που απαιτούνται για να κάνουν τη δουλειά τους, ώστε η επιχείρησή σας να φτάσει στο απόλυτο δυναμικό της. 

Η κατανόηση της παραγγελίας πωλήσεων έναντι του τιμολογίου μπορεί να μην φαίνεται σαν στρατηγική προτεραιότητα ηγεσίας, αλλά για πολλά άτομα στον οργανισμό σας, δεν υπάρχει τίποτα πιο σημαντικό. Εάν είστε έτοιμοι να αναλάβετε τη διαχείριση των παραγγελιών πωλήσεών σας και επεξεργασία τιμολογίων στο επόμενο επίπεδο, επενδύοντας στο σωστό αυτοματοποιημένο λογισμικό επεξεργασίας τιμολογίων - αρέσει Νανοδίκτυα – μπορεί να κάνει έναν κόσμο διαφορά.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/