Η αόρατη ραχοκοκαλιά της τραπεζικής: Μια βαθιά κατάδυση στην αντιστοίχιση και τη συμφιλίωση

Πέρυσι γιόρτασα δύο δεκαετίες εμβάπτισης στην πληροφορική, ειδικά στον τομέα των Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου υπήρξα μάρτυρας αξιοσημείωτων μετασχηματισμών στον τραπεζικό και τεχνολογικό τομέα. Η εμφάνιση εταιρειών Fintech και η πελατοκεντρική προσέγγισή τους, μαζί με σημαντικές προόδους στη μηχανική λογισμικού, όπως οι μεθοδολογίες Agile, οι μικροϋπηρεσίες και το cloud computing, έχουν αναδιαμορφώσει το τοπίο. Ωστόσο, περιέργως, οι λειτουργίες back-office πολλών εταιρειών χρηματοοικονομικών υπηρεσιών παρέμειναν σχετικά στατικές όλα αυτά τα χρόνια, εξακολουθώντας να αντιμετωπίζουν μη αυτόματη κωδικοποίηση, επαναλαμβανόμενες εργασίες και μεγάλη εξάρτηση από το Excel.

Μια ιδιαίτερα χειροκίνητη και ωστόσο αυτοματοποιήσιμη διαδικασία στον τομέα των Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών είναι αντιστοίχιση και συμφιλίωση. Αυτή η διαδικασία προκύπτει με διάφορες μορφές, π.χ. από τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση διαφορών (που συνήθως εμφανίζονται λόγω ζητημάτων ή κενών με τις ενσωματώσεις) στις ενσωματώσεις master-slave έως τη διόρθωση ή την αφαίρεση διπλότυπων και ημιαυτόματων ενημερώσεων λειτουργικών συστημάτων με δεδομένα από εξωτερικές πηγές.

Παρά τη διαθεσιμότητα του εξελιγμένο λογισμικό (π.χ. FIS IntelliMatch, Calypso Confirmation Matching, Misys CMS, Temenos T24 Confirmation Matching… Οι περισσότερες εργασίες αντιστοίχισης βασίζονται συχνά σε προσαρμοσμένες ή μη αυτόματες λύσεις, συμπεριλαμβανομένου του Excel ή ακόμη και μεθόδων που βασίζονται σε χαρτί. Πολύ συχνά η αυτοματοποίηση δεν είναι επίσης κατάλληλη, καθώς η αντιστοίχιση συχνά εμπλέκεται σε εφάπαξ ενέργειες όπως εκστρατείες μάρκετινγκ, εκκαθάριση δεδομένων, ευθυγράμμιση με συνεργάτες…​

Η κατανόηση της καλύτερης συμφιλίωσης απαιτεί τεμαχίζοντας τα συστατικά του, δηλαδή

• Αρχίζει με συλλογή και μετατροπή των διαφορετικών συνόλων δεδομένων για συγκρισιμότητα. Αυτό αποτελείται από την ανάκτηση 2 συνόλων δεδομένων, τα οποία μπορούν να παραδοθούν σε διαφορετικές μορφές, διαφορετικές δομές, διαφορετικά πεδία και με διαφορετικά ονόματα ή απαριθμήσεις. Τα δεδομένα πρέπει να μετασχηματιστούν για να γίνουν συγκρίσιμα και να φορτωθούν στο ίδιο εργαλείο (π.χ. μια βάση δεδομένων ή το Excel), ώστε να μπορούν να συγκριθούν εύκολα.

• Το επόμενο βήμα είναι ο ορισμός του α ακριβής αλγόριθμος αντιστοίχισης. Αυτό μπορεί να είναι ένα απλό μοναδικό κλειδί, αλλά μπορεί επίσης ένας συνδυασμός πολλαπλών χαρακτηριστικών (σύνθετο κλειδί), ένας ιεραρχικός κανόνας (π.χ. να ταιριάζει πρώτα στο κλειδί 1, εάν δεν ταιριάζει, δοκιμάστε το κλειδί 2…​) ή έναν ασαφή κανόνα (εάν κλειδί του συνόλου δεδομένων 1 μοιάζει με το κλειδί του συνόλου δεδομένων 2 είναι ταίριασμα). Ο καθορισμός αυτού του αλγορίθμου αντιστοίχισης μπορεί να είναι πολύ περίπλοκος, αλλά είναι ζωτικής σημασίας για την ικανότητα αυτοματοποίησης της αντιστοίχισης και επίτευξης καλής ποιότητας εξόδου.

• Αφού οριστεί ο αλγόριθμος αντιστοίχισης, εισάγουμε το φάση σύγκρισης. Για μικρά σύνολα δεδομένων, αυτό μπορεί να γίνει πολύ απλά, αλλά για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, μπορεί να απαιτηθούν όλα τα είδη βελτιστοποιήσεων απόδοσης (όπως δείκτες, τμηματοποίηση, παραλληλισμός…​) προκειμένου να εκτελεστεί η σύγκριση σε εύλογο χρόνο.

• Τέλος, Οι διαπιστωθείσες αποκλίσεις πρέπει να μεταφραστούν σε αποτελέσματα που μπορούν να εφαρμοστούν, όπως αναφορές, επικοινωνίες με συναδέλφους ή τρίτα μέρη ή διορθωτικές ενέργειες (π.χ. δημιουργία αρχείων, μηνυμάτων ή δηλώσεων SQL για τη διόρθωση των διαφορών).

Οι περιπλοκές της αντιστοίχισης στις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες είναι ποικίλες. Ας εξερευνήσουμε μερικές τυπικές περιπτώσεις χρήσης στο τοπίο των χρηματοοικονομικών υπηρεσιών:

• Οι περισσότερες τράπεζες έχουν α Κύριο αρχείο αξιών, που περιγράφει όλους τους τίτλους που βρίσκονται σε θέση ή μπορούν να διαπραγματεύονται στην τράπεζα. Αυτό το αρχείο πρέπει να ενσωματωθεί με πολλές εφαρμογές, αλλά πρέπει επίσης να τροφοδοτείται από πολλές πηγές δεδομένων, όπως Telekurs, Reuters, Bloomberg, Moody's…​ Αυτό σημαίνει ότι μια ασφάλεια πρέπει να αντιστοιχίζεται μοναδικά. Δυστυχώς, δεν υπάρχει 1 μοναδικό αναγνωριστικό που να περιγράφει όλους τους τίτλους. Τα μέσα που διαπραγματεύονται στο δημόσιο έχουν έναν κοινά αποδεκτό κωδικό ISIN, αλλά τα ιδιωτικά και εξωχρηματιστηριακά προϊόντα, όπως π.χ. τα περισσότερα παράγωγα, συνήθως δεν έχουν. Ως εκ τούτου, οι τράπεζες έχουν εφεύρει εσωτερικά αναγνωριστικά, χρησιμοποιούν ψεύτικους κωδικούς ISIN (που συνήθως ξεκινούν με "Χ") ή χρησιμοποιούν σύνθετα κλειδιά για να προσδιορίζουν μοναδικά το μέσο (π.χ. για ένα παράγωγο αυτό μπορεί να είναι συνδυασμός υποκείμενου τίτλου, τιμής εξάσκησης, τύπος επιλογής και ημερομηνία λήξης).

• Στη λιανική τραπεζική είναι προφανώς απαραίτητο να αναγνωρίζουν και ταιριάζουν με μοναδικό τρόπο ένα συγκεκριμένο φυσικό πρόσωπο. Ωστόσο, ακόμη και σε μια ανεπτυγμένη χώρα όπως το Βέλγιο, αυτό είναι πιο εύκολο να το λες παρά να το κάνεις. Κάθε άτομο στο Βέλγιο έχει έναν Εθνικό Αριθμό Μητρώου, επομένως αυτό φαίνεται η προφανής επιλογή για ένα κλειδί που ταιριάζει. Δυστυχώς, οι βελγικοί νόμοι περιορίζουν τη χρήση αυτού του αριθμού σε συγκεκριμένες περιπτώσεις χρήσης. Επιπλέον, αυτό το αναγνωριστικό δεν υπάρχει για αλλοδαπούς και μπορεί να αλλάξει με την πάροδο του χρόνου (π.χ. κάτοικοι αλλοδαπών λαμβάνουν πρώτα έναν προσωρινό αριθμό Εθνικού Μητρώου που μπορεί να αλλάξει σε οριστικό, άλλος αργότερα ή σε περίπτωση αλλαγής φύλου θα αλλάξει και ο Εθνικός Αριθμός Μητρώου). Μια άλλη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε τον αριθμό της ταυτότητας, αλλά αυτός είναι επίσης διαφορετικός για τους αλλοδαπούς και θα αλλάζει κάθε 10 χρόνια. Ως εκ τούτου, πολλές τράπεζες χρησιμοποιούν πιο περίπλοκους κανόνες, όπως αντιστοίχιση με βάση το όνομα, το επώνυμο και την ημερομηνία γέννησης, αλλά προφανώς αυτό συνοδεύεται επίσης από κάθε είδους ζητήματα, όπως διπλότυπα, ορθογραφικές διαφορές και λάθη στα ονόματα, χρήση ειδικών χαρακτήρων στο ονόματα…

• Ένα πολύ παρόμοιο πρόβλημα είναι ταιριάζουν με εταιρεία ή πιο συγκεκριμένα κατάστημα. Στο Βέλγιο, κάθε εταιρεία έχει έναν αριθμό εταιρείας, ο οποίος είναι παρόμοιος με τον αριθμό ΦΠΑ (χωρίς το πρόθεμα «BE»), αλλά αυτός είναι και πάλι πολύ εθνικός και 1 ΑΦΜ μπορεί να έχει πολλαπλές τοποθεσίες (π.χ. πολλά καταστήματα). Υπάρχει η έννοια του «αριθμού υποκαταστήματος» («vestigingsnummer» στα ολλανδικά), αλλά αυτή η έννοια δεν είναι πολύ γνωστή και χρησιμοποιείται σπάνια. Παρόμοιος υπάρχει και ο κωδικός LEI (Legal Entity Identifier) ​​που είναι ένας κωδικός συνδυασμού 20 γραμμάτων και κωδικών, που προσδιορίζει μοναδικά μια εταιρεία παγκοσμίως. Δυστυχώς, μόνο μεγάλες εταιρείες έχουν ζητήσει κωδικό LEI, επομένως για μικρότερες εταιρείες αυτό δεν είναι πραγματικά μια επιλογή.
  Και πάλι συχνά γίνονται πιο σύνθετες αντιστοιχίσεις, όπως ένας συνδυασμός ΑΦΜ, ταχυδρομικού κώδικα και αριθμού κατοικίας, αλλά προφανώς αυτό απέχει πολύ από το να είναι ιδανικό. Κατά την αναζήτηση ενός μοναδικού και κοινώς γνωστού αναγνωριστικού, το Google ID χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο, αλλά η εξάρτηση από μια εμπορική εταιρεία μπορεί επίσης να εγκυμονεί μεγάλο λειτουργικό κίνδυνο.

• Μια άλλη ενδιαφέρουσα περίπτωση είναι η αντιστοίχιση μιας εξουσιοδότησης και του μηνύματος εκκαθάρισης σε μια πληρωμή με κάρτα VISA. Κανονικά, ένα μοναδικό αναγνωριστικό θα πρέπει να ταιριάζει και με τα δύο μηνύματα, αλλά λόγω όλων των ειδών περιπτώσεων εξαίρεσης (π.χ. εξουσιοδοτήσεις εκτός σύνδεσης ή αυξητικές εξουσιοδοτήσεις), αυτό δεν θα είναι πάντα σωστό. Επομένως, απαιτείται ένας πιο περίπλοκος κανόνας, εξετάζοντας πολλά αναγνωριστικά, αλλά και άλλα κριτήρια αντιστοίχισης, όπως αναγνωριστικό αγοραστή, αναγνωριστικό εμπόρου, αναγνωριστικό τερματικού, PAN (αριθμός κάρτας), χρονική σήμανση ή/και ποσό.
  Αυτό το είδος αντιστοίχισης ισχύει και για άλλες περιπτώσεις χρήσης πληρωμής, όπως π.χ. αντιστοίχιση ολοκλήρωσης προέγκρισης με την προηγούμενη προέγκρισή της ή επιστροφή χρημάτων με προηγούμενη αγορά.

• Μια υπόθεση οικονομικής χρήσης που αφορά σχεδόν κάθε επιχείρηση είναι αντιστοίχιση τιμολογίου και πληρωμής. Όταν μια εταιρεία εκδίδει ένα τιμολόγιο, πρέπει να μπορεί να δει πότε το τιμολόγιο μπορεί να θεωρηθεί ως πληρωμένο. Αυτό είναι σημαντικό για τη λογιστική, αλλά και για να δούμε αν πρέπει να αποστέλλονται υπενθυμίσεις για απλήρωτα τιμολόγια.
  Για να αντιστοιχίσετε μοναδικά την πληρωμή με το τιμολόγιο, στο Βέλγιο χρησιμοποιείται συνήθως ένα δομημένο σχόλιο στην οδηγία πληρωμής. Αυτός ο μοναδικός κωδικός με ψηφίο ελέγχου παρέχει μια μοναδική αναφορά αντιστοίχισης. Δυστυχώς, οι πελάτες συχνά ξεχνούν να βάλουν το δομημένο σχόλιο ή χρησιμοποιούν λάθος (π.χ. αντιγραφή/επικόλληση προηγούμενου τιμολογίου). Αυτό σημαίνει ότι μια εταιρεία πρέπει να έχει έναν εναλλακτικό κανόνα αντιστοίχισης σε περίπτωση που το μη δομημένο σχόλιο λείπει ή είναι λάθος. Συνήθως ένας συνδυασμός ποσού πληρωμής, ημερομηνίας πληρωμής, IBAN του αντισυμβαλλομένου ή/και ονόματος αντισυμβαλλομένου μπορεί να δώσει έναν εναλλακτικό τρόπο αντιστοίχισης αυτών των τιμολογίων.

Όπως μπορείτε να δείτε, η αντιστοίχιση δεν είναι καθόλου εύκολη, αλλά η κατανόηση των βασικών βημάτων μπορεί να βοηθήσει σε καλύτερες αντιστοιχίσεις. Στο μεταξύ, παρά τους περιορισμούς του, το Excel παραμένει ένα ισχυρό εργαλείο για (μη αυτόματη) αντιστοίχιση. Επομένως α γρήγορη υπενθύμιση για όλους όσους θέλουν να κάνουν αντιστοίχιση στο Excel:

• Χρήση VLOOKUP για εκτέλεση αντιστοίχισης. Ωστόσο, το VLOOKUP έχει ορισμένους περιορισμούς, όπως το γεγονός ότι δίνει ένα σφάλμα εάν δεν υπάρχει αντιστοίχιση και ότι μπορείτε να κάνετε αναζήτηση μόνο στην πρώτη στήλη. Μια ισχυρή εναλλακτική είναι η χρήση XLOOKUP, το οποίο δεν έχει αυτούς τους περιορισμούς.

• Εάν χρειάζεστε ένα σύνθετο κλειδί αναζήτησης, προσθέστε μια στήλη στο σύνολο δεδομένων αναζήτησής σας, με το σύνθετο κλειδί αναζήτησης (δηλαδή συνδυάστε τα διαφορετικά χαρακτηριστικά, π.χ. "#" ως διαχωριστικό) και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το VLOOKUP/XLOOKUP για αναζήτηση σε αυτήν τη νέα στήλη.

• Μερικοί σημεία προσοχής όταν χρησιμοποιείτε το VLOOKUP:

  • Μην ξεχάσετε να προσθέσετε το "false" ως το τελευταίο όρισμα της συνάρτησης VLOOKUP για να διασφαλίσετε την ακριβή αντιστοίχιση.

  • Βεβαιωθείτε ότι οι μορφές δεδομένων είναι οι ίδιες. Π.χ. ένας αριθμός "123" και το κείμενο "123" δεν ταιριάζουν, επομένως είναι σημαντικό να τα μετατρέψετε στην ίδια μορφή πρώτα. Idem για αναγνωριστικά που ξεκινούν με 0 στην αρχή. Συχνά το Excel μετατρέπει αυτούς τους αριθμούς σε αριθμούς, αφαιρώντας έτσι τα 0 που προηγούνται και δεν οδηγεί σε αντιστοίχιση.

  • Μην χρησιμοποιείτε σύνολα δεδομένων με περισσότερες από 100.000 σειρές στο Excel. Τα μεγαλύτερα σύνολα δεδομένων είναι προβληματικά για την απόδοση και τη σταθερότητα του Excel.
    Μπορεί επίσης να είναι ενδιαφέρον να θέσετε τη λειτουργία υπολογισμού σε "Μη αυτόματη" εάν εργάζεστε με το VLOOKUP σε μεγάλα σύνολα δεδομένων, διαφορετικά το Excel θα υπολογίζει εκ νέου όλα τα VLOOKUP κάθε φορά που κάνετε μια μικρή αλλαγή στα δεδομένα.

  • Το VLOOKUP έχει τον αριθμό της στήλης που θα επιστρέψει ως τρίτο όρισμα. Αυτός ο αριθμός δεν προσαρμόζεται δυναμικά κατά την προσθήκη ή την αφαίρεση στηλών, επομένως θυμηθείτε να προσαρμόζεστε κατά την προσθήκη ή την αφαίρεση στηλών.

  • Εάν θέλετε απλώς ένα ταίριασμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο "=IF(ISERROR(VLOOKUP( , ,1,false),”NO MACH”,”MATCH”)”

Αυτά τα κόλπα μπορούν να βοηθήσουν επιταχύνετε τις μη αυτόματες αντιστοιχίσεις σας, αλλά προφανώς ο πραγματικός αυτοματισμός είναι πάντα καλύτερος.

Η αντιστοίχιση στις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες είναι α πολύπλευρη πρόκληση, αλλά η κατανόηση των θεμελιωδών βημάτων του είναι το κλειδί για τη βελτίωση των αποτελεσμάτων. Ενώ εργαλεία όπως το Excel προσφέρουν προσωρινές λύσεις, το μέλλον βρίσκεται στον έξυπνο αυτοματισμό, ο οποίος μπορεί να εξορθολογίσει σημαντικά αυτές τις διαδικασίες. Για όσους επιθυμούν να εμβαθύνουν σε αντίστοιχες πολυπλοκότητες ή αυτοματισμούς, η αξιοποίηση προηγμένων εργαλείων και πλατφορμών, συμπεριλαμβανομένων λύσεων που βασίζονται σε τεχνητή νοημοσύνη, όπως το ChatGPT, μπορεί να προσφέρει τόσο πληροφορίες όσο και πρακτικές λύσεις.

Δείτε όλα τα ιστολόγιά μου https://bankloch.blogspot.com/

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoHealth. Ευφυΐα βιοτεχνολογίας και κλινικών δοκιμών. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://www.finextra.com/blogposting/25297/the-unseen-backbone-of-banking-a-deep-dive-into-matching-and-reconciliation?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs