Los gastos son inevitables. Sin embargo, se pueden evitar la hoja de cálculo torpe, las horas de ingreso manual de datos y los recibos en papel. Cuando se trata de hacer informes de gastos y aprobarlos, a nadie le gusta.
Ya sea el empleado, el equipo de finanzas, el director financiero o el contador, nadie quiere molestarse.
Hacer informes de gastos puede parecer un proceso bastante sencillo, pero es cualquier cosa menos simple. Y, si aún confía en los procesos manuales, es un dolor de cabeza para todos los involucrados. No solo está causando el desperdicio de horas de trabajo para los empleados, sino también para que el negocio cometa más errores, duplicidades y pérdida de productividad.
Es hora de que también piense en automatizar su gestión de gastos para que ayude a su empresa a liberarse de las preocupaciones de las solicitudes y aprobaciones manuales de gastos.
¿Qué es la automatización de la gestión de gastos?
La automatización de la gestión de gastos es la automatización de los procesos manuales de gestión de gastos. Elimina la necesidad de archivar manualmente los gastos y los aspectos dolorosos del procesamiento de informes de gastos.
Hacer informes de gastos manualmente puede ser desalentador para muchas personas. Si los has hecho, sabes lo terrible que es gestionar y procesar esos informes a final de mes, lo que llamamos “cierre de mes”, que en realidad son días de dolorosa entrada de datos y errores.
Las empresas que se benefician de la gestión de gastos automatizada utilizan software y herramientas automatizados para gestionar el proceso de seguimiento, registro y pago de los gastos incurridos por los empleados debido a los requisitos comerciales.
El uso de herramientas automatizadas también puede ayudar a las organizaciones a tomar decisiones de gasto de manera inteligente. Además, puede ayudarlos a mantener la responsabilidad al permitirles manejar los gastos con precisión.
¿Por qué automatizar la gestión de gastos?
Hoy en día, las empresas utilizan las últimas herramientas y tecnologías para aprovechar al máximo su trabajo. Sin embargo, a veces pasan por alto la necesidad de automatizar la gestión de gastos. Una encuesta mostró que “43% de empresas utiliza procesos manuales para administrar los informes de gastos y el 46 % no realiza un seguimiento de los costos asociados con ese trabajo”.
Los procesos manuales de gestión de gastos implican mucho papel y hojas de cálculo. Esto también conduce a procesos ineficientes, más lentos y propensos a errores. Los procesos manuales de gestión de gastos pueden entorpecer su trabajo.
La necesidad de una gestión de gastos automatizada no es el costo en sí. Muchas organizaciones que gastan o planean invertir en tecnología desean simplificar el proceso de informes de gastos para empleados y gerentes. Para hacerlos felices y mejorar su productividad.
Es fundamental que las empresas automaticen su proceso de gestión de gastos para que también puedan beneficiarse de las últimas tendencias y tecnologías. Además, la gestión de gastos automatizada puede conducir a procesos eficientes, que consuman menos tiempo y estén libres de errores.
Con la automatización de la gestión de gastos, puede:
- Ahorre grandes cantidades de tiempo.
- Almacene los recibos de forma digital e inmediata.
- No es necesario que guarde los recibos hasta fin de mes.
Proceso tradicional de gestión de gastos
La gestión de gastos tradicional consta de varios procesos que consumen mucho tiempo. Los pasos para administrar los gastos manualmente se detallan a continuación.
Presentar solicitudes de gastos individualmente
A medida que los empleados acumulan gastos, obtienen recibos de pago como prueba de esos pagos. Trimestral o mensualmente, envían solicitudes individuales a su jefe de equipo.
Haga un seguimiento de los recibos y registre los gastos
El empleado debe realizar un seguimiento de los recibos de pago, facturas, extractos de tarjetas de crédito y otros documentos para presentar solicitudes de gastos.
Enviar solicitudes de reembolso
Los empleados tienen que llenar cada detalle de los gastos en una hoja de cálculo junto con notas y recibos. Después de eso, el empleado debe enviar la solicitud de reembolso al gerente para que se apruebe el pago.
Algunas empresas requieren que los empleados llenen los informes de gastos semanalmente, mientras que otras requieren informes trimestrales o mensuales.
Aprobación del gerente
Aquí viene la parte que puede ser terrible para muchos gerentes. Una vez que el empleado ha presentado la solicitud de gastos con memorandos y recibos auténticos, el gerente debe tomarse un tiempo para revisar esas solicitudes de gastos en detalle.
El gerente debe asegurarse de que las solicitudes de gastos enviadas sean auténticas y precisas. Esto lleva mucho tiempo. Si se aceptan las solicitudes, se envían para el procesamiento y pago de gastos. Sin embargo, las solicitudes de gastos no aprobadas se devuelven al empleado para su revisión y revisión.
Procesamiento de gastos
En el caso de que se acepten las solicitudes de gastos, se remiten al equipo de contabilidad para fines de pago y auditoría.
Pago
Una vez que los gastos y reclamaciones son aprobados por el gerente y las cuentas, se realiza el pago al empleado. El pago del reembolso puede tardar días en procesarse. Cuando llega, es recibido por el empleado en forma de cheque, domiciliación en cuentas o reembolsos en efectivo.
Contabilidad y Auditoría
Una vez que se aprueban los gastos y se realizan los pagos de reembolso, los gastos se registran en el sistema contable de la empresa para fines contables y de auditoría.
La gestión de gastos tradicional suele ser un proceso lento y puede tener varios impactos negativos. Algunos de ellos son los siguientes.
Relaciones empresa-empleado comprometidas
Los procesos de pago de reembolso lentos también comprometen las relaciones de los empleados con la empresa. Cuando los empleados se enfrentan a problemas o retrasos en los reembolsos de gastos, es más probable que cambien a aquellas organizaciones que tienen mejores procesos de gestión de gastos.
Según una encuesta de PwC, 76% de los empleados estresados probablemente se sientan atraídos por empresas que se preocupan más por su bienestar financiero.
Desmorona las finanzas personales de los empleados
Los pagos de reembolso lentos hacen que los empleados sientan que su organización no se preocupa por sus finanzas personales. No solo se ve comprometida la relación empresa-empleado, sino que también los empleados se enfrentan a problemas de flujo de caja debido a la lentitud en el reembolso de los gastos.
De acuerdo con el reporte: "2 de cada 5 empleados han experimentado problemas de flujo de efectivo debido a la lentitud en el reembolso de gastos."
Por ejemplo, un empleado utiliza su dinero para cubrir los gastos de un viaje de negocios. Ahora tienen que esperar mucho tiempo para el pago del reembolso. Mientras tanto, sus finanzas personales se ven perturbadas, ya que es posible que tengan que pagar el alquiler u otras facturas con ese pago.
Empleados menos productivos
Los empleados que enfrentan problemas financieros son menos productivos en el trabajo. El reembolso lento puede generar estrés financiero entre los empleados, lo que a su vez puede dañar su productividad.
De acuerdo con la Asociación Global de Viajes de Negocios, se necesita 20 minutos para completar un solo informe de gastos.
Esto puede restar tiempo a las responsabilidades principales de los empleados y provocar una menor productividad en toda la organización.
Para evitar estos impactos negativos en toda la organización, su organización debe tener un proceso de gestión de gastos automatizado. Los procesos tradicionales de gestión de gastos se han vuelto obsoletos ahora.
Es hora de que se salte esos procesos de reembolso típicos y lentos y tenga la automatización de la gestión de gastos en su organización.
Medios tradicionales frente a automatizados para la gestión de gastos
La gente dice que el oro es viejo. Pero a veces, no es cierto en muchos casos. Si hablamos de gestión de gastos automatizada, tiene varias características y beneficios sobre la gestión de gastos tradicional.
Gestión de gastos tradicional |
Gestión de gastos automatizada |
Los empleados tienen que hacer trámites o hacer hojas de cálculo para enviar solicitudes de gastos. |
No es necesario hacer trámites ni hacer hojas de cálculo para enviar solicitudes de gastos. |
Reúna y coleccione recibos y facturas hasta el final del mes como comprobante de gastos. |
Los recibos y las facturas se pueden registrar en el sistema en el momento en que se realizan como prueba de gastos. |
Espere un período de tiempo más largo para que el gerente apruebe o rechace las solicitudes de gastos. |
Las solicitudes pueden ser aprobadas o rechazadas en el momento en que se envían al sistema con prueba. |
Proceso que requiere mucho tiempo tanto para los empleados como para los gerentes. |
Requiere mucho menos tiempo y esfuerzo. |
Puede tener un peaje en el presupuesto de la empresa. |
La verificación de gastos en tiempo real permite a las empresas administrar el presupuesto y los gastos |
La productividad está comprometida |
Aumento de la productividad entre los empleados y gerentes. |
Beneficios de la gestión de gastos automatizada
Hay una serie de beneficios cuando se trata de la automatización de la gestión de gastos. Algunos de los beneficios se dan a continuación.
Menos errores
Cuando los informes de gastos se ingresan manualmente, hay posibilidades de muchos errores. De acuerdo con la Asociación Global de Viajes de Negocios, existe una 19% posibilidad de informes de gastos con errores.
Con el uso de sistemas automatizados de administración de gastos, no es necesario ingresar datos manualmente. Esto se traduce en menos errores y también en un importante ahorro de costes.
Empleados felices
El reembolso a tiempo puede resultar en empleados felices. Puede ser terrible para los empleados cuando tienen que ingresar los informes de gastos manualmente y luego esperar días, a veces semanas, para que se les reembolsen sus gastos.
Las aprobaciones a tiempo les hacen darse cuenta de que la organización se preocupa por sus necesidades financieras.
Productividad mejorada
Empleados más felices significan una mayor productividad en la organización. Nadie pierde el tiempo cuando existen procesos de administración de gastos fáciles de usar. Se minimiza la necesidad de gastar valiosas horas de trabajo en registros dolorosos y el proceso de informes de gastos, lo que aumenta la productividad en el trabajo.
La gestión de gastos automatizada aumenta la productividad tanto para el empleado como para los directores financieros.
Visibilidad en tiempo real sobre el gasto
La gestión de gastos automatizada le permite realizar un seguimiento de las compras en la organización en tiempo real. Puede controlar los gastos de toda la organización o de un empleado individual.
Esto no solo lo ayuda a administrar el flujo de efectivo, sino que también toma decisiones informadas y oportunas basadas en su presupuesto restante.
Solicitudes y aprobaciones de gastos más rápidas
El administrador puede recibir y mejorar las solicitudes de gastos al instante con la automatización de la gestión de gastos. Además, no se pierde tiempo en papeleo ni en la creación de hojas de cálculo.
Características de las soluciones automatizadas de gestión de gastos
El proceso de gestión de gastos automatizada es sencillo si cuenta con las herramientas y soluciones adecuadas. Algunas de las características clave de las soluciones automatizadas de gestión de gastos se detallan a continuación.
Facil de usar
Las soluciones de gestión de gastos automatizadas deben ser fáciles de usar y configurar. Hay muchas soluciones disponibles, pero tienen interfaces complejas y debe asignar un miembro del equipo a tiempo completo para usarlas.
Algunas soluciones pueden tardar meses en configurarse. Sin embargo, las mejores soluciones siempre son fáciles de usar y no requieren mucho esfuerzo.
Escalable
Ya sea que se trate de soluciones de gestión de casos o gestión de gastos automatizada, tienen las características para crecer a medida que crece su negocio. Además, es fácil agregar y eliminar usuarios con una solución escalable de administración de gastos automatizada.
Para simplificar el proceso de archivo, las soluciones automatizadas facilitan a las organizaciones la extracción automática de datos, como costos, propinas, impuestos, otra información, etc.
Diferentes niveles de permisos
Habrá un propietario de la cuenta en un software de administración de gastos automatizado, sin embargo, los gerentes de equipo podrán aprobar o rechazar solicitudes de gastos para los gastos de su equipo. Además, los empleados podrán presentar solicitudes de gastos.
Tablero incorporado para solicitudes y aprobaciones
Estas soluciones tienen un tablero incorporado para que los usuarios puedan realizar solicitudes y aprobaciones en función de su designación. Además, los administradores y gerentes de finanzas pueden ver y aprobar fácilmente las solicitudes en cualquier momento.
Mejores integraciones contables
Las soluciones de gestión de gastos automatizadas le permiten realizar integraciones directas con otros sistemas financieros o contables centrales de la empresa. No es necesario copiar/pegar con la automatización de la gestión de gastos.
prueba de gastos
El software automatizado contiene comprobantes de gastos documentados para cualquier venta y compra realizada en caso de una auditoría.
Informes de datos
Los informes de datos y las perspectivas están presentes en estas soluciones para que las empresas realicen un seguimiento de sus gastos y presupuesto.
Elegir el software de gestión de gastos automatizado adecuado
Elegir el software de gestión de gastos automatizado adecuado no es nada fácil. Con tantas opciones disponibles, no sabrá qué software elegir para su empresa. Diferentes organizaciones tienen diferentes requisitos y flujos de trabajo en lo que respecta a la gestión de gastos.
Debes elegir la solución de acuerdo a tus requerimientos y al tamaño de tu empresa. Hay algunos factores a considerar al buscar un software de gestión de gastos automatizado.
Factores a considerar antes de optar por la gestión automatizada de gastos
Flexibilidad
Al elegir una solución automatizada, busque una herramienta que tenga flexibilidad. Debe ser adaptable y personalizable de acuerdo a las exigencias y requerimientos de su empresa. Algunas soluciones le permiten diseñar y personalizar sus propias tarjetas y establecer límites.
Seguridad
Cuando realiza gastos en tantos niveles diferentes, la seguridad del dinero de la empresa puede volverse crítica. Es fundamental optar por una solución de gestión de gastos automatizada que ofrezca seguridad completa en tiempo real para sus procesos de gestión de gastos.
fácil integración
Otro factor a tener en cuenta a la hora de elegir una solución automatizada es su integración. El software que elija debe integrarse con el sistema existente para una transición sin problemas.
Revisión en tiempo real
Los controles en tiempo real del sistema de gestión de gastos permiten a la empresa realizar un seguimiento de los gastos de acuerdo con su presupuesto y también de las reclamaciones fraudulentas.
Estos fueron algunos de los muchos factores que debe considerar al buscar un software de gestión de gastos automatizado. Además, aprenderá que no todas las soluciones son adecuadas para su empresa y que no todas son iguales.
Busque una solución que ofrezca flexibilidad y seguridad, elimine el papel y realice un seguimiento y registre los gastos. También querrá una solución que ofrezca funcionalidad de acuerdo con sus requisitos y que sea personalizable.
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