¿Qué es la gestión de adquisiciones? – Una guía completa

Imagínese un restaurante concurrido que necesita ingredientes frescos; La obtención es lo que garantiza que los tomates de la ensalada estén crujientes y que la carne de las hamburguesas sea de primera calidad. No se trata sólo de comprar cosas; se trata de conseguir el producto adecuado, al precio adecuado y en el momento adecuado. Para cualquier empresa, ya sea un hospital, una constructora o un gigante tecnológico, las adquisiciones significan la diferencia entre operaciones fluidas e interrupciones costosas.

Los retrasos en las adquisiciones significan un estancamiento de la producción, lo que a su vez se traduce en pérdidas financieras. Es así de sencillo. Las adquisiciones no son glamorosas; son negociaciones valientes, planificación meticulosa y presupuestos estrictos. Pero cuando se hace bien, es la columna vertebral de la rentabilidad. 

Este artículo analiza los aspectos prácticos de la gestión de adquisiciones, desglosa el proceso, destaca los beneficios y defiende la automatización. Ya sea propietario de una pequeña empresa o un profesional de adquisiciones, comprender estos fundamentos puede ser la clave para una operación más eficiente y rentable.

¿Qué es la gestión de adquisiciones?

La gestión de adquisiciones implica supervisar los procesos de adquisición necesarios para las operaciones de una empresa. Desde la evaluación de proveedores hasta la creación de órdenes de compra y la aprobación de facturas, estas tareas son fundamentales. En las empresas más pequeñas, una sola persona puede encargarse de las adquisiciones, mientras que las organizaciones más grandes cuentan con departamentos dedicados. El proceso gira en torno a personas, procesos y trámites. Una gestión de adquisiciones eficiente garantiza gastos controlados y una mayor eficiencia operativa para cualquier empresa.

La gestión de adquisiciones es esencial para las empresas, ya que garantiza la eficiencia y el cumplimiento en el panorama actual. La gestión eficaz de las adquisiciones es esencial para varias funciones vitales dentro de una empresa.

• El proceso de solicitud de compra exige una atención meticulosa, asegurando que cada detalle se registre con precisión y que se cumplan las políticas. Este paso sienta las bases para una adquisición eficiente al guiar a los usuarios a través del proceso de solicitud y sugerir proveedores adecuados. 
• Las órdenes de compra, cuando se gestionan meticulosamente, sirven como modelo para las adquisiciones, detallando las especificaciones y términos del producto. Las órdenes de compra claras y bien documentadas fomentan una comunicación fluida con los proveedores, minimizando malentendidos y retrasos. 
• La aprobación de facturas, un paso crítico en el ciclo de adquisiciones, requiere un escrutinio cuidadoso para validar la precisión y el cumplimiento de los términos acordados. El procesamiento adecuado de facturas evita discrepancias financieras y fortalece las relaciones con los proveedores. 
• La gestión eficaz de proveedores implica evaluaciones periódicas, que garanticen que los proveedores cumplan con los estándares de calidad y confiabilidad. Este enfoque proactivo establece asociaciones fructíferas a largo plazo. 
• La aprobación y gestión de contratos exigen precisión, donde los contratos se examinan para verificar su cumplimiento, protegiendo el negocio de riesgos legales y financieros.

Desde la solicitud hasta el pago, un sistema sólido guía el proceso meticulosamente. Por lo tanto, los gerentes de adquisiciones desempeñan un papel crucial al obtener materiales de alta calidad a precios óptimos de proveedores confiables, fomentando relaciones a largo plazo con proveedores preferidos. Supervisan todo el proceso de adquisiciones, coordinan las actividades de los agentes de compras y garantizan el cumplimiento departamental de las políticas. Los títulos de trabajo bajo su competencia incluyen analista de adquisiciones, comprador, especialista, agente de compras, gerente y gerente de abastecimiento.

Pasos del proceso de adquisición

El proceso de gestión de adquisiciones forma un ciclo continuo, que comienza con la selección de recursos y culmina con la recepción y pago de esos recursos. A lo largo de este ciclo, la documentación completa es esencial, lo que garantiza una coordinación perfecta entre los miembros del equipo. Los aspectos clave de la gestión de adquisiciones abarcan:

1. Especificación y planificación:

• Estableciendo necesidades: Determinar los productos o servicios requeridos para las operaciones comerciales, considerando datos existentes y proyecciones futuras.
• Especificaciones de configuración: Defina claramente las especificaciones de los productos, garantizando que los proveedores comprendan los requisitos exactos.
• Previsión estratégica: Planificar los procesos de pedidos y reordenes, alineándose con las previsiones de demanda y los cronogramas operativos.

En esta fase, una planificación meticulosa actúa como piedra angular, asegurando una hoja de ruta clara para las actividades de adquisición y la asignación de recursos.

2. Identificación y Selección de Proveedores:

• Investigación y Evaluación: Realice una investigación exhaustiva para identificar proveedores potenciales en función de criterios como calidad, confiabilidad y rentabilidad.
• Selección del vendedor: Elija proveedores a través de licitaciones competitivas o relaciones establecidas, garantizando diversas opciones para una cadena de suministro resiliente.
• Proceso de RFx: Iniciar el proceso de Solicitud de Información/Propuesta/Cotización para evaluar las capacidades y ofertas de los proveedores.

Este paso implica la toma de decisiones críticas, asegurando la selección de proveedores capaces de satisfacer las necesidades de la organización de manera eficiente.

3. Negociación y Contratación:

• Negociación de precios y condiciones: Participar en negociaciones para asegurar el mejor precio y condiciones contractuales, equilibrando calidad y rentabilidad.
• Comunicación clara: Comunique los requisitos de forma transparente, garantizando que ambas partes tengan una comprensión compartida de las expectativas.
• Finalización de contratos: Documente todos los términos y condiciones acordados, finalizando el contrato para formalizar la asociación.

La negociación efectiva establece las bases para una asociación exitosa, aclarando roles y responsabilidades para ambas partes involucradas.

4. Realización de la Orden de Compra:

•  Detalles definitorios: Especifique los detalles, el precio y los términos del producto en la orden de compra (PO), garantizando claridad tanto para el proveedor como para el comprador.
•  Fuente de la verdad: La OP actúa como punto de referencia, validando los productos y servicios a adquirir, guiando todos los pasos posteriores.

La orden de compra sirve como un acuerdo formal, que agiliza el proceso de adquisiciones y mantiene la coherencia en las transacciones.

5. Acelerar:

• Entrega oportuna: Asegúrese de que los productos se entreguen con prontitud, abordando cualquier circunstancia imprevista, como la obsolescencia del producto o cambios de programación.
•  Resolución de problemas: Abordar retrasos o discrepancias, manteniendo claridad en las fechas de pago, cronogramas de entrega y finalización del trabajo.

La agilización garantiza la entrega oportuna, resuelve posibles interrupciones y mantiene la eficiencia del proceso de adquisición.

6. Recepción e Inspección de Compra:

•  Revisión de calidad: Evaluar los productos recibidos según las especificaciones y estándares de calidad establecidos, asegurándose de que cumplan con los criterios definidos.
•  Partido a tres bandas: Verifique la alineación entre la orden de compra, la factura y el albarán/documento de recepción, resaltando las discrepancias, si las hubiera.

Este paso garantiza que los productos recibidos coincidan con la calidad y las especificaciones esperadas, manteniendo la integridad del proceso de adquisición.

7. Compensación y pago de facturas:

• Verificación de documentos: Verifique de forma cruzada la orden de compra, la factura y los documentos de recepción, asegurándose de que todos los detalles coincidan con precisión.
• Procesando pago: Alinear compras y cuentas por pagar, completando el proceso de pago después de confirmar la alineación de los documentos.

La compensación y el pago de facturas concluyen el ciclo de adquisiciones, lo que garantiza transacciones financieras precisas y una compensación a los proveedores.

8. Mantenimiento de registros y relaciones:

• Mantenimiento de registros: Mantenga registros meticulosos para auditorías, fines fiscales, validación de garantías y referencias de futuros pedidos.
• Comentarios del proveedor: Proporcionar datos y retroalimentación a los proveedores en base a indicadores clave de desempeño, fomentando la mejora continua y relaciones de beneficio mutuo.

Un mantenimiento de registros eficaz garantiza la rendición de cuentas y la transparencia, mientras que la retroalimentación de los proveedores facilita la colaboración y las mejoras, mejorando los esfuerzos futuros de adquisiciones.

A través de políticas estandarizadas de gestión de adquisiciones, los equipos internos se vuelven más confiables y consistentes al compartir responsabilidades de compras, fomentando la confianza y la confiabilidad. Un enfoque simplificado no solo refuerza la productividad dentro de los equipos, permitiendo un enfoque más preciso en las tareas individuales, sino que también fomenta relaciones comerciales más sólidas. Al establecer expectativas claras con los proveedores, la gestión de adquisiciones no solo refina los procesos internos sino que también fomenta asociaciones mutuamente beneficiosas, lo que en última instancia eleva la eficiencia y eficacia generales de la organización.

 

Beneficios de la gestión de adquisiciones

La gestión de adquisiciones ofrece ventajas tangibles. Este proceso garantiza un flujo constante de recursos, evitando costosas adquisiciones de última hora. La transparencia en las operaciones mejora la eficiencia, facilitando mejoras y escala. Las adquisiciones efectivas mitigan los riesgos de los proveedores y fortalecen las cadenas de suministro, preparando a las empresas para desafíos imprevistos. Además, fomenta la innovación al liberar recursos que antes estaban vinculados a preocupaciones de corto plazo, lo que permite un enfoque estratégico y un crecimiento a largo plazo. Algunos beneficios específicos incluyen:

Reducción de costo:

• Planificación estratégica: Una planificación de adquisiciones bien pensada implica analizar las tendencias del mercado, las fluctuaciones de la demanda y el comportamiento de los proveedores. Al programar estratégicamente las compras, las empresas pueden negociar acuerdos favorables al por mayor, reduciendo efectivamente los costos generales.
• Poder de negociación: Los equipos de adquisiciones, armados con una planificación detallada y el tiempo adecuado, poseen una mayor influencia en la negociación. Esta ventaja estratégica les permite conseguir contratos con condiciones más favorables, lo que garantiza importantes ahorros de costes.
• Gestión de relaciones con proveedores: Mantener relaciones positivas con los proveedores, especialmente aquellos con contratos a largo plazo, puede generar precios preferenciales y descuentos, lo que reduce aún más los gastos de adquisición.

Continuidad de recursos mejorada:

• Planificación a largo plazo: La gestión eficaz de las adquisiciones implica pronosticar las necesidades de recursos a largo plazo. Al anticipar las necesidades con mucha antelación, las empresas pueden establecer cadenas de suministro confiables, evitando interrupciones y garantizando operaciones consistentes.
• Diversificación de proveedores: Depender de un grupo diverso de proveedores mitiga los riesgos asociados con la dependencia de proveedores específicos. En caso de escasez o interrupciones, pueden intervenir proveedores alternativos, manteniendo el flujo de recursos sin interrupciones significativas.

Operaciones optimizadas y transparencia:

• Colaboración de las partes interesadas: Los procesos de adquisiciones transparentes fomentan la comunicación abierta entre las partes interesadas, fomentando la colaboración y la resolución eficiente de problemas. Los canales de comunicación claros garantizan que todas las partes involucradas estén bien informadas, minimizando malentendidos y retrasos.
• Toma de decisiones basada en datos: Al aprovechar el software de adquisiciones y análisis de datos, las empresas pueden obtener información sobre sus procesos de adquisiciones. El análisis de estos datos permite tomar decisiones informadas, lo que permite optimizar los procesos, identificar cuellos de botella y mejorar la eficiencia general.

Marco de mitigación de riesgos:

• Evaluación Integral de Riesgos: Una gestión sólida de las adquisiciones implica la realización de evaluaciones de riesgos exhaustivas que abarquen aspectos financieros, operativos, legales y estratégicos. La identificación de riesgos potenciales permite tomar medidas proactivas, minimizando su impacto en las actividades de adquisiciones.
• Planificación de contingencias: El desarrollo de planes de contingencia para los riesgos identificados garantiza respuestas rápidas en caso de interrupciones. Tener estrategias predefinidas para diversos escenarios permite a las empresas afrontar los desafíos de manera efectiva, manteniendo las relaciones con los proveedores y la continuidad operativa.

Resiliencia de la cadena de suministro:

• Enfoque proactivo: Pasar de un enfoque reactivo de “justo a tiempo” a una mentalidad proactiva de “por si acaso” implica acumular recursos críticos para abordar rápidamente interrupciones imprevistas. Este enfoque garantiza una reserva que permite a las empresas continuar sus operaciones sin problemas durante las emergencias.
• Flexibilidad y adaptabilidad: Una cadena de suministro resiliente requiere flexibilidad. Las empresas deben estar preparadas para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado, la dinámica de la cadena de suministro y los desafíos emergentes. Al mantenerse ágiles, las organizaciones pueden ajustar sus estrategias de adquisiciones rápidamente, asegurando un flujo continuo de recursos.

Enfoque de innovación empoderado:

• Inversión a largo plazo: Una gestión de adquisiciones eficiente libera recursos, tanto financieros como humanos, lo que permite a las empresas invertir en investigación y desarrollo. Las inversiones a largo plazo en innovación generan un crecimiento sostenible, lo que permite a las empresas explorar nuevos mercados, productos y tecnologías.
• Asociaciones estratégicas: La asignación de recursos a asociaciones y colaboraciones estratégicas fomenta la innovación. Al colaborar con proveedores innovadores, las empresas pueden acceder a productos y servicios de vanguardia, mejorando su ventaja competitiva en el mercado.

Automatización de adquisiciones 

Dada la importancia de la gestión de adquisiciones en las operaciones de cualquier negocio, la automatización no es una opción, es un imperativo estratégico. A reporte de Verified Market Research pronostica que el mercado global de software de adquisiciones alcanzará un valor de $ 9.5 mil millones en todo el mundo para 2028. Estos son los aspectos esenciales que los equipos de adquisiciones pueden digitalizar para transformar sus actividades de gestión de adquisiciones, mejorando la eficiencia, el control y la colaboración en todos los ámbitos.

• Procesos automatizados y aprobaciones sin papel: la utilización de sistemas de compras avanzados automatiza las actividades de adquisiciones existentes, permitiendo aprobaciones sin papel y autorizaciones digitales. La comunicación en tiempo real con los proveedores dentro de estos sistemas resuelve los problemas rápidamente, garantizando un flujo de procesos fluido.
• Gestión de proveedores mejorada: las soluciones de adquisiciones digitales centralizan las interacciones con los proveedores, simplificando la selección, la incorporación, el monitoreo del desempeño y la resolución de problemas. Todo lo relacionado con los proveedores se gestiona en una plataforma digital unificada, fomentando la colaboración eficiente y reduciendo las complejidades. 
• Control e informes financieros: diga adiós a las engorrosas hojas de cálculo. Los sistemas de gestión de adquisiciones en línea ofrecen un control presupuestario preciso. Los usuarios pueden monitorear gastos, establecer límites y acceder a informes completos para obtener información estratégica. Los catálogos en línea mantienen la precisión, lo que reduce la carga de trabajo de los empleados y garantiza la coherencia. 
• Sólido cumplimiento y confianza: el software de adquisiciones recopila datos vitales en paneles intuitivos, proporcionando una vista de 360 ​​grados del desempeño de las compras. Esto incluye el cumplimiento de plazos, estándares de calidad y cumplimiento de políticas, regulaciones y requisitos legales. Los informes transparentes reducen los riesgos de compras fuera de contrato y actividades fraudulentas, infundiendo confianza en los procesos de abastecimiento.
• Informes y evaluaciones detallados: el software de gestión de adquisiciones ofrece un análisis de datos en profundidad, lo que permite a las empresas evaluar el desempeño de los proveedores, identificar riesgos e identificar áreas de mejora. Potencia la toma de decisiones informadas y mejora la planificación estratégica.

Seleccionar el software de adquisiciones adecuado es crucial. Busque funciones como gestión sofisticada de proveedores, flujos de trabajo personalizables y automatización sin papel. Las sólidas capacidades de generación de informes garantizan un análisis integral, lo que permite el cumplimiento del cumplimiento y el control presupuestario estratégico.

La contratación digital no se trata simplemente de automatización; se trata de eficiencia, cumplimiento y empoderamiento estratégico. Al adoptar soluciones de adquisiciones modernas, las empresas reducen el tiempo de procesamiento, minimizan los errores y mejoran el enfoque de los empleados en actividades impulsadas por el valor. Mejore sus procesos de adquisiciones con tecnología que no solo agiliza las operaciones sino que también posiciona a su organización para el éxito futuro.

Conclusión

 Las empresas líderes de hoy reconocen el papel fundamental de las adquisiciones en la mejora de procesos, la reducción de costos y una mayor satisfacción del cliente. Al invertir en estrategias eficientes de gestión de adquisiciones y adoptar la automatización, las empresas no sólo reducen los costos y mejoran las relaciones con los proveedores, sino que también allanan el camino para el crecimiento sostenible y la competitividad. Las adquisiciones ya no son sólo una necesidad; es una piedra angular del éxito empresarial estratégico, que permite a las empresas navegar por cadenas de suministro complejas, optimizar el flujo de caja y garantizar la entrega de valor sostenible a la empresa y sus partes interesadas.

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