Mantener registros de los empleados es un mandato federal en los EE. UU., pero también puede utilizarse como un recurso valioso para su empresa. Al administrar una empresa, mantener registros precisos y actualizados de sus empleados es crucial para el éxito de su empresa.
¿Qué son los registros de empleados?
Los registros de los empleados son documentos protegidos donde se anotan datos sobre los empleados. Los registros de los empleados ayudan a los propietarios de empresas a realizar un seguimiento de muchas cosas diferentes, incluidos salarios, evaluaciones de desempeño, información de contacto y más. Se recomienda almacenar los documentos comerciales y de los empleados en un área segura con acceso restringido para proteger la privacidad de todos.
Registros requeridos a nivel federal
Algunos tipos de registros de empleados Todos los propietarios de empresas deben conservarlos según la ley federal. La razón por la que son obligatorios a nivel federal es para su protección y la de sus empleados. Si hay una disputa legal, una investigación criminal o incluso algo tan pequeño como un despido, el gobierno quiere tener acceso a información precisa.
Estos son los registros de empleados requeridos por el gobierno federal que se espera que usted mantenga como propietario de una empresa y lo que implican.
Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC)
La Ley EEOC fue aprobada en 1965 y protege los derechos de los trabajadores a ser elegibles para ser contratados independientemente de su raza, sexo o religión. Esta ley protege a los empleados de la discriminación antes, durante y después del empleo. Además, esta ley establece el requisito de que los empleadores mantengan todos los registros de los empleados durante al menos un año, además de un año después del despido.
Ley de discriminación por edad en el empleo (ADEA)
La ADEA, aprobada en 1967, impide que los empleadores discriminen a un empleado actual o potencial por motivos de edad. También garantiza que los empleadores proporcionen iguales beneficios y salarios a todos los trabajadores, independientemente de su edad. Esta ley también exige que conserve los registros de nómina y los documentos del programa de beneficios durante al menos tres años.
Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y Ley de Igualdad Salarial (EPA)
La FLSA y la EPA se implementan para prevenir la discriminación por motivos de género en lo que respecta a la nómina de los empleados. Estas leyes exigen que usted documente cualquier motivo de las variaciones salariales entre empleados de diferentes géneros y que mantenga esos registros durante dos años y que documente adecuadamente el pago de los empleados.
Otros tipos de registros de empleados
Hay varios otros tipos de registros de empleados que es útil tener a mano si es posible. Documentar aspectos como el comportamiento, los salarios y el desempeño de los empleados también puede prevenir disputas en el lugar de trabajo. Después de todo, no hay necesidad de discutir sobre algo si ya está escrito.
A continuación se muestran algunos otros ejemplos de registros de empleados que sería conveniente tener disponibles:
- Información de contacto (correo electrónico, teléfono, etc.)
- Notas de comportamiento/escritos
- Asistencia escolar
- PTO
- Beneficios
- Experiencia de entrenamiento
- Adaptaciones en el lugar de trabajo
1. Útil para evaluaciones de desempeño
Evaluaciones de desempeño son una parte normal del empleo, aunque a veces pueden resultar desalentadores. Una forma de facilitar este proceso es crear registros de las revisiones de desempeño que realiza. De esta manera, la próxima vez que se siente con un empleado, las notas de la reunión anterior estarán frescas en su memoria.
Siempre es una buena idea documentar también el comportamiento de los empleados, incluso si no está necesariamente interesado en comprometerse a realizar un informe completo. Por ejemplo, si notas que un empleado llega tarde al trabajo de vez en cuando o tiene una discusión con otro compañero de trabajo, debes anotarlo. Esto evita que RR.HH. tenga un dolor de cabeza si alguna vez necesita investigar el comportamiento pasado de un empleado.
2. Crea un perfil de empleado
Los registros de empleados le permiten organizar información sobre cada uno de sus empleados que de otro modo probablemente no recordaría. Por ejemplo, si un empleado se desempeña mejor durante los turnos nocturnos, puede anotarlo y consultarlo al crear un horario. Crear un perfil de empleado le permite ver el panorama más amplio que rodea a cada uno de sus trabajadores.
Esto también puede ayudarle a identificar problemas recurrentes que pueda tener con algunos empleados o, alternativamente, sus áreas repetidas de éxito. Si un empleado le impresiona en un área pero tiene dificultades en otra, podría ser necesario recibir asesoramiento. Su perfil de empleado es donde puede encontrar esa información para asegurarse de que todos sus empleados estén haciendo lo mejor que puedan.
3. Protege contra demandas
En caso de que un empleado actual o anterior lo demande, siempre puede confiar en documentos y registros que respalden la verdad. Estos documentos pueden protegerlo de acusaciones falsas y problemas legales posteriores. Nadie planea nunca ser demandado, pero es mejor prevenir que lamentar.
Escríbelo
Mantener registros de los empleados puede protegerlo a usted, a su empresa y a sus empleados de disputas legales o personales innecesarias. Mantenerse organizado y preparado es la mejor manera de hacer negocios y puede evitar que usted y sus trabajadores se metan en problemas a largo plazo. Asegúrese de documentar todo lo que pueda sobre su lugar de trabajo y sus empleados para evitar malentendidos en el futuro.
Uno de los objetivos que quizás desee tener para su negocio es tener un ambiente de trabajo seguro, saludable y productivo lleno de empleados felices y comprometidos.Mantener registros de los empleados puede ayudarle a lograrlo protegiéndolo a usted y a sus empleados.
Redactor del equipo: Ari es escritor, bloguero y propietario de una pequeña empresa que vive en el estado de Washington.
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La importancia de mantener los registros de los empleados republicados desde la fuente https://startupmindset.com/the-importance-of-keeping-employee-records/ a través de https://feeds.feedburner.com/startupmindset
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