Cómo gestionar los controles internos de cuentas por pagar

Todas las empresas deben gestionar de forma experta los pagos que deben a otras personas o entidades. Esta función, denominada cuentas por pagar, es fundamental para las operaciones comerciales, la gestión financiera y la construcción de relaciones a largo plazo en todas las industrias. 

Los equipos de cuentas por pagar deben encontrar el equilibrio entre velocidad y precisión para realizar los pagos correctos a los socios adecuados. a tiempo. La posibilidad de errores en los pagos requiere la implementación de varios controles de cuentas por pagar en todo el proceso de cuentas por pagar. 

Los controles internos de cuentas por pagar se han desarrollado cuidadosamente, implementado ampliamente y perfeccionado continuamente para proteger a las empresas de los riesgos de pago sin importar en qué parte del proceso de AP se originen. Examinaremos los diferentes tipos de controles de cuentas por pagar, las mejores prácticas de controles internos de cuentas por pagar y cómo gestionar los controles de cuentas por pagar en el panorama digital actual.

Comprensión de los controles internos de cuentas por pagar

Cuando se trata de desembolsar fondos, ya sea a un cliente que realiza una devolución, un proveedor que envía materias primas o una entidad gubernamental que recauda impuestos o tarifas, es importante que los errores de procesamiento no se interpongan en el camino. La empresa a la que se le debe dinero enviará una factura, esa factura será procesada por el equipo de AP y luego el equipo de AP enviará fondos al propietario de la factura. Una vez que se hayan liquidado los fondos, el proceso se completará y el negocio podrá continuar como de costumbre. 

Controles internos de cuentas por pagar son un conjunto de estándares y requisitos que hacen que los procesos de cuentas por pagar sean más eficientes, reducen los riesgos comerciales asociados con la función y optimizan la gestión de efectivo a largo plazo. En pocas palabras, un equipo AP eficiente y eficaz impactará positivamente en todas las funciones comerciales posteriores. 

Riesgos de cuentas por pagar

Cuentas por pagar los riesgos van mucho más allá de los pagos atrasados ​​y las relaciones comerciales dañadas; si es lo suficientemente grave, la viabilidad del negocio puede verse cuestionada debido a problemas con las cuentas por pagar. Algunos de los mayores riesgos dentro de esta función empresarial son:

• Fraude
• Pagos tardíos o incompletos
• Incumplimiento de los requisitos de auditoría
• Gestión inadecuada de facturas
• Sobrepagos

La función comercial de los controles de cuentas por pagar

Cuando se implementan correctamente, los controles internos de cuentas por pagar dividen roles y responsabilidades a lo largo del proceso, garantizan la precisión de las facturas y los pagos, mitigan el riesgo de pagos múltiples, mantienen un registro en papel que puede auditarse y reducen el error humano de principio a fin. 

Con los controles de AP adecuados, los líderes empresariales, los clientes y otros proveedores pueden dormir tranquilos sabiendo que el riesgo de fraude es mínimo, la transferencia de fondos será rápida y precisa y la administración financiera de su organización es confiable. Existen muchas mejores prácticas de controles internos de cuentas por pagar que toda empresa debería priorizar; entremos en ellos.

Tipos de controles internos para cuentas por pagar

Los controles internos de cuentas por pagar se dividen en tres subcategorías principales: controles de obligación de pago, controles de ingreso de datos y controles de ingreso de pagos. Cada categoría se alinea con los pasos principales del proceso de pago: validar las facturas entrantes, garantizar que los datos se registren correctamente internamente y desembolsar la cantidad correcta de fondos al destinatario del pago. 

Obligación de pagar controles

El primer tipo de controles internos para las cuentas por pagar se centra en la obligación de pago de una empresa. Cuando se envían facturas entrantes a una empresa, la empresa debe validar cada factura. Deben coincidir con los bienes o servicios recibidos y no deben ser duplicados de facturas que ya fueron procesadas. En esta parte del proceso, su equipo de AP debe realizar su debida diligencia utilizando los siguientes métodos:

1. Aprobación de la factura

Dependiendo de la estructura de su organización, el rol exacto a cargo de aprobaciones de facturas podría variar, pero generalmente hay una persona o un pequeño equipo de personas que revisa las facturas entrantes, verifica que el monto adeudado sea correcto y aprueba el pago de esa factura. 

Esto puede ser más difícil de hacer de lo que piensas. El aprobador necesita saber qué cantidad de un producto se está comprando, cuál es el precio de venta acordado y si ese producto se ha recibido. Con la factura, la orden de compra original y los recibos de envío, pueden verificar la información para garantizar su exactitud.

2. Aprobación de orden de compra

Cuando una empresa decide realizar una compra, el equipo de adquisiciones debe emitir y aprobar el orden de compra. Una vez que se aprueba la orden de compra, se le asigna un número de pedido y se comparte con el proveedor. Esto le brinda al aprobador de facturas una verificación simple antes de aprobar el pago de cada factura. Esta es una excelente manera de mitigar el gasto excesivo y gestionar las previsiones de gastos. 

3. Emparejamiento de tres vías

El proceso de comparar facturas con órdenes de compra y recibir información se llama combinación de tres vías. Esto garantiza que se hayan recibido los artículos pagados. El cotejo debe realizarse antes de autorizar el pago. 

4. Factura Duplicada o Auditoría de Pago

La última es verificar que el pago no se haya enviado ya a un proveedor para las partidas de la factura. Solía ​​ser manual, pero ahora la mayoría de las empresas dependen de una herramienta de software como Nanonets para revisar su sistema, buscar el número de factura asociado y el número de pedido, y marcar cualquier pago duplicado.  

Controles de entrada de datos

Controles de entrada de datos, especialmente con las soluciones digitales utilizadas en la mayoría funciones de contabilidad y FP&A – son controles internos clave para los equipos de cuentas por pagar en la actualidad. Después de determinar su obligación de pago, se implementan controles de ingreso de datos para ingresar los datos correctos en su software de cuentas por pagar. Ya sea que utilice un ERP, una plataforma de automatización o una combinación de herramientas, se debe priorizar la entrada de datos precisa. Hay dos formas de navegar estos controles internos para cuentas por pagar:

1. Registrar factura antes de la aprobación

Con este enfoque, una factura y su respectivo débito se registran tan pronto como el equipo de AP la recibe del remitente. Luego se envía a través del proceso de aprobación, lo que a menudo resulta en un procesamiento y desembolso de fondos más rápido.

2. Registrar factura después de la aprobación

Si le preocupan los pagos duplicados, opte por registrar la factura en su sistema después de que haya sido aprobada internamente por la autoridad competente. Si es demasiado cauteloso, este es el enfoque recomendado. 

3. Controles de entrada de pagos

El último tipo importante de controles internos para los procesos de cuentas por pagar son todos los controles de entrada de pagos. Estos se centran en enviar los pagos asociados con las facturas que han sido aprobadas y cargadas en su sistema. Los controles de cuentas por pagar en esta categoría son:

4. Segregación de deberes

No asigne a la misma persona la preparación y firma de cheques; manténgalos separados para crear una capa adicional de seguridad. Esto también garantiza que una segunda persona verifique todo antes de realizar el pago. Esto puede parecer simple, pero desempeña un papel importante en los controles internos generales de las cuentas por pagar. 

5. Firma manual de cheques

Manténgase alejado de los sellos de firma y exija la antigua firma manual de cheques para todos los pagos a proveedores. Los sellos podrían ser utilizados por personas no autorizadas, aumentar el riesgo de fraude y provocar pagos duplicados accidentales.

6. Almacenamiento seguro de cheques

Guarde los cheques en un área de almacenamiento cerrada con llave que esté separada de los sellos de firma que utilice su organización.

7. Números de cheques de seguimiento

Al vigilar de cerca todos los cheques que se han enviado mediante una ejecución de verificación, los equipos de AP pueden identificar si falta algún cheque y señalar el problema a través de los canales adecuados.

8. Doble firma

Los controles de cuentas por pagar no estarían completos sin una política de doble firma para cualquier pago que supere una determinada cantidad. Un gerente o un ejecutivo de nivel superior puede servir como salvaguardia eficaz cuando hay mucho dinero en juego.

Mejores prácticas de controles internos de cuentas por pagar

Todas las categorías de controles AP vienen con recomendaciones de mejores prácticas. Es importante mantenerse actualizado sobre cuáles son las mejores prácticas de controles internos de cuentas por pagar actuales, especialmente a medida que las nuevas tecnologías cambian el proceso de AP interna y externamente. 

Mejores prácticas: Obligación de pagar controles

Para obtener la mayor protección de los controles de obligación de pago, asegúrese de utilizar una solución de almacenamiento de documentos coherente. Si su empresa acepta facturas en papel, las guarda todas en diferentes lugares y no cuenta con un proceso estándar para determinar a dónde van, las cosas se perderán.

En lugar de ello, invierte en Software AP como Nanonets, que pueden guardar una copia digital de cada factura, rastrear el flujo de aprobación y hacer coincidir los datos de la factura con otros sistemas dentro de su organización. Las soluciones de software también pueden marcar duplicados o notificar a las personas cuando ya se ha enviado un pago. Incluso con una herramienta digital, asegúrese de evitar conflictos de intereses y mantenga a varias personas involucradas en los procesos de aprobación y pago para ayudar a segregar funciones y responsabilidades. 

Mejores prácticas: controles de entrada de datos

La entrada de datos es un gran candidato para el error humano. En lugar de depender de que uno de los miembros de su personal de AP ingrese la información de cada factura u orden de compra a mano, escanee los documentos en una herramienta de lectura de documentos que pueda extraer automáticamente la información y distribuirla a través de los sistemas comerciales que emplee. Flow by Nanonets está personalizado para eliminar la entrada de datos manual y se comunica perfectamente con todos mejores ERP, CRM y otras herramientas comerciales. 

Mejores prácticas: controles de entrada de pagos

En consonancia con los propios controles de entrada de pagos, asegúrese de mantener cierta segregación de funciones en el proceso. No desea que la misma persona que aprobó la factura sea la persona que escribe y firma el cheque; otro par de ojos debería revisar todo antes de realizar el pago. Aún mejor, considere cambiar a pagos ACH o transferencias bancarias en lugar de cheques impresos. Las cosas no se pueden perder, el rastro documental es indestructible y los pagos se reciben casi de inmediato. 

Los controles internos para cuentas por pagar protegen su negocio, proveedores y clientes

Si está ansioso por implementar nuevos controles AP pero no está seguro de por dónde empezar. Siéntate y audita el proceso de principio a fin. ¿Quien esta implicado? ¿Cuáles son los pasos exactos que se llevan a cabo desde que se recibe una factura hasta que se paga? ¿Cuáles son los puntos débiles del proceso actual? ¿Cómo influye la tecnología?

Una vez que tenga la respuesta a estas preguntas como punto de partida, podrá comenzar a identificar los aspectos más inmediatos y los cambios más complejos antes de comenzar. Necesitará personas que comprendan muy bien la función para ayudar a implementar nuevos controles o procesos actualizados. pero una vez completados, estos controles protegerán su empresa y a todas las personas u organizaciones involucradas en ella.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/