Comprender las cuentas por pagar: ¿es un débito o un crédito?

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Las cuentas por pagar (AP) son obligaciones a corto plazo que una empresa debe a sus acreedores o proveedores, pero la empresa aún no las ha pagado. En el balance de una empresa, las cuentas por pagar se registran como un pasivo corriente.

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Comprender las cuentas por pagar: ¿es un débito o un crédito?

Para comprender mejor AP, primero debemos conocer el concepto básico de débitos y créditos.

¿Qué son los débitos y créditos?

El débito y el crédito son los dos términos contables esenciales que debe conocer para comprender el sistema de contabilidad de partida doble. Un sistema de contabilidad de doble entrada registra cada transacción como un débito y un crédito. Esto asegura que los libros estén siempre equilibrados.

Si una empresa tiene un saldo deudor en su cuenta de activos, el saldo normal de las cuentas por pagar, le debe dinero a alguien. Por el contrario, si una empresa tiene un saldo acreedor en su cuenta de activos, tiene más activos que pasivos y otros le deben dinero.

¿Qué es la cuenta por pagar?

El mismo principio se aplica a las cuentas por pagar. Un saldo deudor en una cuenta por pagar significa que la empresa debe dinero, mientras que un saldo acreedor indica que se le debe dinero a la empresa. Por lo tanto, el saldo normal de las cuentas por pagar es negativo.

Las cuentas por pagar de una empresa incluyen las facturas pendientes que deben pagarse en breve. El acreedor es otro término para el dinero adeudado por una empresa.

Las empresas que compran crédito de proveedores a menudo acumulan saldos de cuentas por pagar. Sus cuentas por pagar se muestran en su balance después de cada año fiscal.

Las cuentas por pagar son un pasivo ya que son una deuda. El pasivo de una empresa es la cantidad que debe por una deuda en la que incurrió en el pasado pero que aún no ha pagado. Una empresa puede incurrir en estas deudas por una variedad de razones. Sin embargo, los saldos de cuentas por pagar solo incluyen deudas contraídas debido a actividades comerciales normales e interacciones con vendedores y proveedores externos.

Los siguientes son ejemplos de aspectos comunes de las cuentas por pagar:

• Cuando un pago se paga a tiempo, el prestatario a menudo está exento de pagar intereses sobre el préstamo.
• A las cuentas por pagar se les asigna una fecha en la que deben pagarse, más allá de la cual el vendedor puede comenzar a aplicar multas por mora. En la mayoría de los casos, se espera el pago dentro de los 30 a 60 días posteriores a la emisión de la factura.
• Son un ejemplo de un pasivo considerado en el extremo más corto del espectro de tiempo.
• Son deudas no garantizadas, lo que significa que ninguna seguridad las respalda.

Un acuerdo entre la empresa y el vendedor puede tomar la forma de un contrato o un acuerdo, y es este documento especifica las condiciones de crédito que se aplicarán.

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¿Las cuentas por pagar son débito o crédito?

Para responder a la pregunta, las cuentas por pagar se consideran un tipo de cuenta de pasivo. Esto significa que cuando se le debe dinero a alguien, se considera que es crédito. Por otro lado, cuando alguien te debe dinero, se considera que es un débito. En este caso, las cuentas por pagar se clasificarían como débito.

Dependiendo de la naturaleza de la transacción, las cuentas por pagar pueden registrarse como débito o crédito. Las cuentas por pagar son un pasivo; por lo tanto, cualquier crecimiento en ese número generalmente se acredita. Las cuentas por pagar a menudo se acreditan cuando una entidad recibe el pago, pero se cargan cuando la empresa se libera de su obligación legal de pagar la deuda.

Las cuentas por pagar son un tipo de pasivo, lo que significa que son una deuda que debe su empresa. Los pasivos generalmente se registran como un crédito en su balance general. Sin embargo, las cuentas por pagar también pueden considerarse un débito, dependiendo de cómo estructure su plan de cuentas.

Las compras a crédito son la fuente de crédito más frecuente en AP. Cuando una empresa usa crédito para comprar suministros, la transacción se registra en cuentas por pagar.

Por el contrario, un débito en cuentas por pagar a menudo resulta del reembolso de efectivo a los proveedores, lo que reduce los pasivos. Los débitos en cuentas por pagar también pueden resultar de descuentos o devoluciones de productos.

Las cuentas por pagar se consideran un pasivo, lo que significa que generalmente se registran como un débito en el balance de una empresa. Sin embargo, la cuenta puede registrarse como un crédito si una empresa realiza pagos anticipados o paga más de lo que debe.

Entradas de diario

Los asientos de diario se crean en los sistemas contables para registrar las transacciones financieras. Los débitos y créditos deben registrarse en un orden determinado en un asiento de diario contable. Los débitos y créditos en un diario de contabilidad siempre aparecerán en columnas una al lado de la otra. Como de costumbre, los débitos se mostrarán a la izquierda y los créditos a la derecha. Al registrar una transacción, siempre es importante colocar los datos en la columna adecuada.

Se debitarán las compras de la empresa o cuenta de Acciones, y se acreditará Efectivo o Bancario cada vez que se realice un pago a un proveedor. Sin embargo, si decide realizar estas compras a crédito, deberá aumentar sus pasivos. Aquí está la entrada doble para comprar cualquier cosa a crédito:

El Dr.	Compras/Inventario	XX
Cr.	Cuenta por pagar	XX

Las empresas a menudo se refieren al nombre del proveedor a quien le han hecho compras en lugar de la cuenta de "Cuenta por pagar" cuando registran las transacciones financieras. En lugar de mantener todos los saldos en una sola cuenta, les permite administrar sus saldos de cuentas por pagar de manera más eficiente.

Una vez que la empresa ha liquidado su deuda con el proveedor, debe reducir la responsabilidad relacionada con la deuda. El efectivo o las transferencias bancarias son los dos métodos más comunes que utilizan las empresas para realizar un débito en las cuentas por pagar. En consecuencia, la partida doble para el reembolso de las cuentas por pagar debería verse así.

El Dr.	Cuenta por pagar	XX
Cr.	Efectivo/Banco	XX

La empresa debe reducir su saldo de cuentas por pagar si vende los artículos que ha adquirido y luego los devuelve antes de pagar la deuda. Esto se debe a que los artículos que se devuelven al proveedor reducen la responsabilidad relacionada con dichos artículos, en el supuesto de que el proveedor acepte devoluciones.

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¿Qué se entiende por un "índice de rotación" para las cuentas por pagar?

La liquidez a corto plazo de una empresa puede evaluarse mediante el cálculo de una relación conocida como rotación de cuentas por pagar. Esta relación representa el ritmo promedio al que una empresa paga a sus proveedores. El índice de rotación de cuentas por pagar es una estadística que las empresas utilizan para medir qué tan bien están liquidando su deuda a corto plazo.

La siguiente es la fórmula que se debe utilizar para calcular el índice de rotación de cuentas por pagar:

Razón de Rotación por Pagar = Compras Netas a Crédito/Promedio de Cuentas por Pagar

En ciertos cálculos, el numerador no incluirá compras netas a crédito; más bien, utilizará el costo de los bienes vendidos. El total de las cuentas por pagar al comienzo de un período contable y las cuentas por pagar después del período se suman y luego se dividen por 2.

Los acreedores pueden medir la liquidez a corto plazo de la empresa y, por extensión, su solvencia en función del índice de rotación de cuentas por pagar. Si el porcentaje es alto, los compradores pagan a sus proveedores de tarjetas de crédito a tiempo. Los proveedores pueden estar presionando por pagos más rápidos, o la empresa puede estar tratando de aprovechar los incentivos de pago anticipado o aumentar su solvencia si la cifra es alta.

Un porcentaje bajo sugiere un patrón de pago atrasado o falta de pago a los proveedores por transacciones de crédito. Esto podría deberse a las buenas condiciones crediticias o una indicación de problemas de flujo de efectivo y una situación financiera en deterioro. Aunque una proporción decreciente podría sugerir problemas financieros, no siempre es así. La empresa puede haber negociado condiciones de pago más favorables que le permitirán retrasar los pagos sin incurrir en cargos adicionales.

Los términos de crédito de los proveedores a menudo determinan el índice de rotación de cuentas por pagar de una empresa. Las empresas que pueden negociar acuerdos de préstamo más favorables a menudo reportan una proporción más baja. Los índices de rotación de cuentas por pagar de las grandes empresas serían más bajos porque están mejor posicionadas para negociar condiciones crediticias favorables (fuente).

Las empresas deben utilizar los términos de crédito otorgados por los proveedores en su beneficio para recibir descuentos en las compras, a pesar de que un alto índice de rotación de cuentas por pagar es generalmente deseable para los acreedores como señal de solvencia.

Al analizar el índice de rotación de una empresa, es importante hacerlo en el contexto de sus pares en la misma industria. Si, por ejemplo, la mayoría de los rivales de una empresa tienen un índice de rotación de cuentas por pagar de al menos cuatro, la cifra de dos cifras para la empresa hipotética se vuelve más preocupante.

Aprovechamiento de reembolsos para pagos puntuales

Con respecto al uso de los descuentos por pago anticipado ofrecidos por los proveedores, las cuentas por pagar también tienen un papel que desempeñar en el proceso.

Por ejemplo, un proveedor puede proporcionar términos como "3/15 neto 30 días". Esto indica que el cliente obtendrá una reducción del 3% sobre el valor total de la factura si la paga dentro de los 15 días en lugar de los 30 días acordados, y este descuento se aplicará sobre el monto indicado en la factura.

Un descuento de este tipo podría ser particularmente atractivo para las empresas que realizan compras de productos y servicios. El comprador puede decidir proporcionar a sus proveedores pagos anticipados como parte de una solución de descuento dinámico para aprovechar las reducciones de manera sistemática y organizada. Debido a esto, los vendedores pueden aceptar el pago anticipado de facturas seleccionadas de manera flexible, es decir, cuanto antes se realice el pago, mayor será el descuento.

De esta manera, los proveedores pueden satisfacer sus necesidades de flujo de efectivo, mientras que la empresa compradora puede invertir sus propios fondos para generar un retorno de su inversión sin riesgos.

Los esquemas de pago anticipado, que pueden incorporar descuentos dinámicos y financiamiento de la cadena de suministro, pueden brindarle acceso a liquidez a un precio razonable cuando y donde lo desee. Por último, aunque importante, los sistemas de facturación electrónica pueden proporcionar a los proveedores la capacidad de automatizar la transmisión de sus facturas directamente al sistema ERP utilizado por sus clientes.

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Registro de cuentas por pagar: ejemplos

Los siguientes ejemplos deberían aclarar cómo se deben hacer las entradas en el diario para la Cuenta por pagar.

Ejemplo 1:

Una empresa, XYZ Company, compra a otra empresa, LMN Co., por un total de $3000 en productos. Además, compra de un proveedor diferente, QPR Co., por un total de $8,000 en artículos. Estas dos compras se están haciendo a crédito por un mes. Las siguientes son las entradas dobles que deben completarse para la compra que se realizó a LMN Company:

El Dr.	Compras/Stock	$3,000
Cr.	Cuenta por pagar (L M N)	$3,000

De manera similar, la entrada doble para la compra que se hizo de QPR Company se ve así:

El Dr.	Compras/Stock	$8,000
Cr.	Cuenta por pagar (QPR)	$8,000

Después de que haya pasado un mes, la Compañía XYZ realiza un reembolso a las Compañías LMN y QPR por la compra realizada anteriormente. El banco o la fuente de efectivo de la empresa XYZ se utiliza para realizar un débito a las cuentas por pagar. El siguiente es el asiento contable compuesto que se debe realizar en ambos libros de cuentas por pagar.

El Dr.	Cuentas por pagar (L M N)	$3,000
El Dr.	Cuentas por pagar (QPR)	$8,000
Cr.	Efectivo/Banco	$11,000

Esta entrada anula el saldo en los libros de proveedores, es decir, Cuentas por Pagar (LMN) y Cuentas por Pagar (QPR). El saldo de cierre al final del ejercicio será cero por estas dos transacciones.

Cuando paga su alquiler, debita su cuenta con el dinero que debe. Por lo tanto, al realizar un seguimiento de las transacciones en un sistema de contabilidad de doble entrada, piense en los débitos como dinero que sale de una cuenta y los créditos como dinero que entra en una cuenta. Esto puede parecer confuso inicialmente, pero quedará claro una vez que comience a trabajar con ejemplos. Echemos un vistazo más de cerca a lo que significan estos términos y cómo funcionan juntos en el sistema contable.

Ejemplo 2:

La empresa XYZ ha trasladado sus actividades comerciales diarias a un lugar alquilado a la empresa UVW a un costo de $2,500 por mes por el espacio. La empresa XYZ paga el alquiler a la empresa UVW.

En función del devengo, el pago de la cantidad atrasada se produce una vez finalizado el servicio de alquiler. Esto implica que primero se disfruta del servicio y luego se realiza el pago del mismo después de haberlo prestado durante un mes.

A continuación se muestra como aparece la partida doble del servicio de alquiler para la empresa que se compró a UVW:

El Dr.	Gastos de alquiler	$2,500
Cr.	Renta Cuenta por Pagar (UVW)	$2,500

Después de un mes, UVW recibirá la suma atrasada de $2,500 en pago. La presentación debe hacerse en el siguiente formato:

El Dr.	Renta Cuenta por Pagar (UVW)	$2,500
Cr.	Banca	$2,500

Registro de créditos y débitos para cuentas de capital del propietario

En el balance, los pasivos incluyen cualquier partida que represente deudas de la empresa con terceros, como instituciones financieras o proveedores. Pueden ser pasivos corrientes, como cuentas por pagar y devengos, o pasivos a largo plazo, como bonos por pagar o hipotecas por pagar.

En el lado derecho del balance general están las cuentas que representan el patrimonio del propietario. Estas cuentas incluyen ganancias retenidas y acciones comunes. Al hacer asientos de diario, se manejan de la misma manera que las cuentas de pasivo.

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Diferencias entre documentos por pagar y cuentas por pagar

Las obligaciones que la empresa debe cumplir en forma de documentos por pagar pueden ser a corto o largo plazo. Las cuentas por pagar generalmente se consideran obligaciones a corto plazo que deben pagarse dentro de un año a partir de la fecha de la factura.

No es una práctica común convertir documentos por pagar en cuentas por pagar; sin embargo, es posible convertir las cuentas por pagar en documentos por pagar siempre que todas las partes involucradas hayan llegado a un acuerdo y tengan un conocimiento compartido de los términos involucrados.

Los documentos por pagar son acuerdos escritos que en su mayoría se elaboran y emiten para acuerdos de deuda. Estos acuerdos escritos son pagaderos a las empresas de crédito y las instituciones financieras. Las empresas que se incluyen en la categoría de "cuentas vencidas" suelen ser aquellas que brindan servicios e inventarios.

En la mayoría de los casos, no se requiere conservar una nota o documento escrito para definir los términos y condiciones de las cuentas por pagar. Sin embargo, una factura generada por el vendedor y relacionada con cada pedido se puede encontrar a continuación: Las notas por pagar, por otro lado, van acompañadas de un conjunto de términos y condiciones relevantes para el pago de la deuda. Estos términos y condiciones pueden contener información sobre tasas de interés, la fecha de vencimiento del pagaré, información sobre garantías y otros detalles relevantes.

Una cuenta de documentos por pagar se usa para registrar las transacciones entrantes y salientes de las instituciones financieras, mientras que una cuenta de cuentas por pagar se usa para realizar un seguimiento de la compra de bienes y servicios.

Cuando se trata de cuentas por pagar, la mayoría de las veces es un acuerdo verbal entre ambas partes y no hay costos financieros asociados, aunque puede haber descuentos comerciales accesibles. Los documentos por pagar sí incluyen un pago de intereses, lo que indica un componente de financiamiento involucrado; sin embargo, el cargo de interés a menudo se considera distinto de la cantidad prestada.

Las cuentas por pagar siempre se utilizan en la gestión del capital de trabajo y su presencia afecta el ciclo de conversión de efectivo de una empresa. Por otro lado, los documentos por pagar pueden o no ser contabilizados como parte de la gestión del flujo de caja de una empresa.

Los documentos por pagar y las cuentas por pagar son ejemplos de obligaciones corrientes; sin embargo, existen varias distinciones clave entre los dos tipos de cuentas. Ambas obligaciones tienen cierto grado de influencia en la liquidez total de una organización; por lo tanto, deben manejarse de manera responsable y efectiva.

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Automatización del proceso de cuentas por pagar

La automatización del proceso de cuentas por pagar puede ser una excelente manera de ahorrar tiempo y reducir errores. Al automatizar el proceso, las empresas pueden evitar ingresar datos manualmente y garantizar que todas las facturas se paguen a tiempo. Además, la automatización de Cuentas por pagar puede ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de los gastos, ya que todas las transacciones se registrarán en un solo lugar.

Automatizar el proceso de Cuentas por pagar puede ser una excelente manera de mejorar la eficiencia y los resultados de su organización. La automatización del proceso puede eliminar muchas tareas manuales asociadas con Cuentas por pagar, como la entrada de datos, el cheque para procesar y la aprobación de facturas. Además, la automatización de Cuentas por pagar puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo de su organización al acelerar el ciclo de pago.

Varias formas de automatizar las cuentas por pagar incluyen el uso de software o la subcontratación del proceso a un proveedor externo. Al considerar la automatización de cuentas por pagar, es importante sopesar los pros y los contras de cada opción para determinar cuál es la mejor para su organización.

Como dueño de un negocio, usted sabe que una de las tareas más importantes y que más tiempo consume es pagar sus facturas a tiempo. Pero, ¿y si hubiera una manera de automatizar este proceso?

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Además, Nanonets está respaldado por el aprendizaje automático, por lo que se vuelve más inteligente con cada factura que procesa. Esto significa que con el tiempo, Nanonets podrá manejar más y más tareas de sus cuentas por pagar, liberando aún más de su tiempo.

La cuenta por pagar es una cuenta de pasivo que se utiliza para rastrear la cantidad de dinero que una empresa debe a sus proveedores u otras partes externas. Los proveedores son personas independientes dispuestas a dar crédito a la empresa para la compra de las materias primas. Cualquier crecimiento en la cuenta por pagar se registraría como crédito en la cuenta por pagar. Por el contrario, cualquier caída en la cuenta por pagar se reflejaría como un débito en la cuenta por pagar.

Si hay una reducción en el monto adeudado a los proveedores y la cuenta por pagar de la empresa, la empresa ha pagado sus deudas pendientes con los proveedores. De manera similar, un aumento en la cuenta por pagar indicaría un aumento tanto en la cantidad de dinero adeudada al proveedor como en la cantidad de dinero adeudada por la empresa.

Es importante señalar, además, que los términos “cuenta por pagar” y “acreedor comercial” se utilizan en forma conjunta; sin embargo, el manejo de cada uno puede variar dependiendo de las circunstancias.

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