La gestión eficiente de los procesos de cuentas por pagar es crucial para cualquier organización, ya que afecta el flujo de caja, las relaciones con los proveedores y el rendimiento financiero general. Un aspecto importante de las cuentas por pagar es el procesamiento de las facturas. Tradicionalmente, el procesamiento manual de facturas ha sido una tarea que requiere mucho tiempo y muchos recursos, lo que genera altos costos de procesamiento de facturas.
Sin embargo, con la llegada de las tecnologías de automatización, las empresas ahora tienen la oportunidad de agilizar y optimizar sus procesos de cuentas por pagar, reduciendo significativamente el costo de procesar una factura.
En esta publicación, exploraremos cómo la automatización puede mejorar el costo por factura de sus cuentas por pagar, permitiéndole mejorar la eficiencia, reducir errores e impulsar ahorros.
¿Cuánto cuesta procesar una factura?
El costo de procesar una factura abarca varios factores, que incluyen mano de obra, tecnología, infraestructura, conciliaciones y más.
El procesamiento manual de facturas implica múltiples puntos de contacto manuales, como la entrada de datos, la verificación, el enrutamiento de aprobación y el procesamiento de pagos. Estas tareas pueden llevar mucho tiempo y ser propensas a errores, lo que genera ineficiencias y mayores costos.
Según estudios de la industria, el costo promedio de procesar una factura manualmente puede oscilar entre $5 y $20 por factura, según el tamaño de la organización y la complejidad del proceso.
Los costos de procesar una factura se pueden clasificar en costos directos e indirectos. Los costos directos incluyen mano de obra, impresión y envío, y costos de almacenamiento de facturas físicas. Los costos indirectos abarcan los costos de oportunidad de los pagos retrasados, posibles recargos por pagos atrasados y el impacto en las relaciones con los proveedores.
Además, el procesamiento manual aumenta el riesgo de errores, lo que genera discrepancias en las facturas, disputas de pagos y procesos de conciliación que consumen mucho tiempo.
Es importante tener en cuenta que el costo promedio del procesamiento de facturas puede variar significativamente según las operaciones existentes de la organización, el volumen de facturas y el nivel de automatización implementado.
Al adoptar tecnologías de automatización, las empresas pueden reducir estos costos significativamente y lograr una función de cuentas por pagar más optimizada y rentable.
¿Cuánto tiempo toma en promedio el procesamiento de facturas?
El tiempo promedio que se tarda en procesar una factura manualmente puede variar según varios factores, incluida la complejidad de la factura, la cantidad de aprobaciones requeridas y la eficiencia del proceso existente.
El procesamiento manual de facturas a menudo implica pasos que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos, la verificación manual, el enrutamiento para aprobaciones y el archivo manual.
Los estudios han demostrado que el procesamiento manual de facturas puede llevar de unos días a varias semanas.
Los retrasos en el procesamiento de facturas pueden tener consecuencias negativas, que incluyen pagos atrasados, descuentos por pago anticipado perdidos, relaciones tensas con los proveedores y mayores costos operativos.
Además, cuanto más se tarde en procesar una factura, mayor será la probabilidad de errores y discrepancias, lo que prolongará aún más el proceso de conciliación.
En la siguiente sección, exploraremos en detalle los pasos involucrados en el procesamiento de facturas.
¿Qué incluye el procesamiento de facturas?
El procesamiento de facturas es un flujo de trabajo integral que implica varios pasos, desde que se recibe una factura hasta el pago final.
Comprender los diversos componentes del procesamiento de facturas es esencial para identificar áreas de mejora e implementar la automatización de manera efectiva.
Estas son las etapas críticas involucradas en el ciclo de procesamiento de facturas:
- Recepción de facturas: El proceso comienza con la recepción de una factura de un vendedor o proveedor. Esto puede estar en varios formatos, incluidas facturas en papel, PDF o archivos de intercambio electrónico de datos (EDI).
- Captura de facturas: El siguiente paso es capturar los datos de la factura con precisión. Esto implica extraer información relevante, como el número de factura, los detalles del proveedor, la fecha de la factura, los detalles de la partida y los montos correspondientes. La entrada manual de datos puede llevar mucho tiempo y ser propensa a errores, lo que genera demoras e imprecisiones.
- Verificación y validación: Una vez que se capturan los datos de la factura, se debe verificar su precisión y validarlos con órdenes de compra, contratos u otros documentos de respaldo. Este paso asegura que la factura se alinee con los términos y cantidades acordados.
- Aprobación de la factura: la factura generalmente pasa por un proceso de aprobación después de la verificación. Esto implica enrutar la factura al personal o departamento adecuado para su revisión y aprobación en función de flujos de trabajo y niveles de autorización predefinidos. Los procesos de aprobación manual a menudo implican papeleo físico o correos electrónicos, lo que genera demoras e ineficiencias.
- Manejo de excepciones: En algunos casos, las facturas pueden tener discrepancias o requerir acciones adicionales, como resolver disputas de precios, aclarar problemas de entrega o abordar las diferencias entre la factura y los documentos de respaldo. El manejo de excepciones implica identificar y abordar estos problemas para garantizar un procesamiento de facturas preciso.
- Reconciliación: Una vez que se aprueba la factura, debe conciliarse con los registros financieros y los saldos de cuenta correspondientes. Esto asegura que la factura coincida con los montos registrados en el sistema contable y que se identifiquen y resuelvan las discrepancias.
- Procesamiento de pagos: El último paso en el ciclo de procesamiento de facturas es el pago al vendedor o proveedor. Esto puede implicar la generación de archivos de pago, el inicio de transferencias electrónicas de fondos (EFT), la emisión de cheques o la utilización de otros métodos de pago.
Cada paso en el ciclo de procesamiento de facturas puede consumir mucho tiempo y recursos cuando se realiza manualmente. La implementación de la automatización en estas áreas puede mejorar significativamente la eficiencia, la precisión y el costo total por factura.
¿Qué afecta el costo promedio de procesar una factura?
Según estimaciones de IOFM, con un volumen de facturas bajo (<20,000 12.98), las organizaciones pueden tener un costo promedio de procesamiento de una factura de $15.97 con automatización y $XNUMX sin automatización.
Para un volumen de facturas moderado (20,000 100,000 – 4.24 6.10), el costo promedio para procesar una factura es de $100,000 con automatización y $3.18 sin automatización. Para un volumen alto de facturas (>3.62 XNUMX), el costo promedio para procesar una factura es de $XNUMX con automatización y $XNUMX sin ella.
Estas diferencias pueden representar flujos de caja significativos, por lo que es imperativo identificar oportunidades para ahorrar tiempo o costos. La automatización puede ayudar en este sentido.
¿Cómo reducir el coste medio de tramitación de una factura?
Varios factores influyen en el costo promedio de procesar una factura. Comprender estos factores es crucial para las organizaciones que buscan optimizar su procesamiento de facturación y reducir el costo del procesamiento de facturas. Los siguientes elementos son áreas potenciales de mejora:
- Volumen de factura: El número total de facturas procesadas dentro de un período específico afecta el costo total. Los mayores volúmenes de facturas generalmente conducen a menores costos promedio por factura debido a las economías de escala y una mayor eficiencia del proceso.
- Automatización : El nivel de automatización implementado en el flujo de trabajo de procesamiento de facturas tiene un impacto significativo en el costo. La automatización agiliza las tareas manuales, reduce los errores y acelera el tiempo de procesamiento general, lo que se traduce en menores costos por factura.
- Costes laborales: El costo de los recursos humanos involucrados en el procesamiento de facturas, incluidos los salarios, beneficios y capacitación del personal, contribuye al costo total por factura. Las organizaciones con costos laborales más altos tendrán costos promedio por factura más altos.
- Manejo de excepciones: Tratar con excepciones de facturas, como errores, discrepancias o falta de información, aumenta el costo de procesamiento. La resolución de excepciones requiere recursos, tiempo y esfuerzo adicionales, lo que puede aumentar el costo promedio por factura.
- Infraestructura de tecnología: La eficiencia y las capacidades de la infraestructura tecnológica, incluidos los sistemas de gestión de facturas, el escaneo de documentos, las soluciones de almacenamiento y las herramientas de extracción de datos, afectan el costo por factura. La implementación de tecnologías sólidas e integradas puede optimizar el flujo de trabajo de procesamiento y reducir los costos.
Al comprender y abordar estos factores, las organizaciones pueden identificar oportunidades para optimizar sus procesos de cuentas por pagar y lograr costos promedio más bajos para procesar una factura.
Esto mejora el rendimiento financiero y proporciona un flujo de efectivo adicional para invertir en iniciativas estratégicas, lo que lleva a mejores resultados comerciales generales. La siguiente sección examinará cómo la automatización puede ayudar con el procesamiento de facturas.
Cómo la automatización puede mejorar el procesamiento de facturas y reducir los costos
La automatización ha emergido como un cambio de juego en el procesamiento de facturas, ofreciendo beneficios significativos a las organizaciones que buscan optimizar sus operaciones de cuentas por pagar y reducir costos.
Aquí hay algunas formas clave en las que la automatización puede mejorar el procesamiento de facturas:
Procesamiento más rápido
El procesamiento manual de facturas puede llevar mucho tiempo y ser propenso a demoras. La automatización agiliza el flujo de trabajo de procesamiento de facturas al eliminar la entrada manual de datos y automatizar las tareas repetitivas.
Las facturas se pueden capturar, validar y enrutar digitalmente para su aprobación con una intervención humana mínima, lo que resulta en tiempos de procesamiento de gestión de volumen y mano de obra más rápidos. Esto ayuda a reducir el costo promedio de procesar una factura.
Precisión mejorada
La entrada manual de datos es susceptible de errores, lo que genera discrepancias en los pagos y posibles pérdidas financieras.
La automatización aprovecha la tecnología avanzada de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y los algoritmos inteligentes de extracción de datos para capturar datos de facturas de varios formatos con precisión.
Esto reduce las posibilidades de errores humanos y garantiza la precisión de los datos durante todo el ciclo de procesamiento, lo que reduce el tiempo y los recursos invertidos. Esto ayuda a reducir los costos de procesamiento de una factura.
Eficiencia mejorada
Con la automatización, el procesamiento de facturas se vuelve más eficiente y simplificado. Las herramientas inteligentes de automatización del flujo de trabajo pueden automatizar los procesos de enrutamiento y aprobación, asegurando que las facturas lleguen a las partes interesadas adecuadas de inmediato.
Las notificaciones y los recordatorios automatizados minimizan los cuellos de botella, reducen los tiempos del ciclo de procesamiento y mejoran la eficiencia general.
Reducción de costo
La importante ventaja acumulativa de la automatización es el potencial para reducir el costo del procesamiento de facturas.
Las organizaciones pueden lograr importantes ahorros de costos al eliminar la entrada manual de datos, reducir los errores y optimizar los flujos de trabajo.
La automatización reduce la necesidad de personal adicional, minimiza el uso de papel y mejora la eficiencia del proceso, lo que en última instancia conduce a un menor costo por factura.
Cumplimiento mejorado
La automatización del procesamiento de facturas puede exigir el cumplimiento de las políticas internas y los requisitos reglamentarios.
Las reglas de validación automatizadas pueden marcar las facturas que no cumplen, lo que garantiza el cumplimiento de los términos de pago, los términos del contrato y las pautas reglamentarias. Esto ayuda a mitigar los riesgos y proporciona un procesamiento preciso y compatible.
Visibilidad y análisis de datos
Las soluciones de automatización brindan visibilidad en tiempo real de las actividades de procesamiento de facturas. Las organizaciones pueden generar informes y análisis completos para obtener información sobre los volúmenes de facturas, los tiempos de procesamiento, los cuellos de botella y las métricas de rendimiento.
Estos conocimientos permiten la toma de decisiones informadas, la optimización de procesos, la mejora continua y la eficiencia empresarial.
Al aprovechar el poder de la automatización, las organizaciones pueden transformar sus operaciones de procesamiento de facturas. La automatización mejora la velocidad, la precisión, la eficiencia y la rentabilidad, mejorando significativamente la función general de cuentas por pagar.
Cómo Nanonets automatiza el procesamiento de facturas
Nanonets es un proveedor líder de soluciones de automatización avanzadas para revolucionar el procesamiento de facturas.
Con su tecnología de punta y capacidades inteligentes, Nanonets agiliza todo el flujo de trabajo de procesamiento de facturas, brindando una eficiencia y precisión inigualables. Así es como Nanonets automatiza el procesamiento de facturas.
Nanonets aprovecha la tecnología avanzada de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y los algoritmos de aprendizaje automático para extraer datos relevantes de las facturas con precisión.
Puede manejar varios formatos de factura, incluidos documentos escaneados, PDF y facturas digitales.
El sistema captura automáticamente los detalles esenciales, como el nombre del proveedor, el número de factura, la fecha, las partidas y los montos, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente.
Validación y verificación automatizadas
Las nanoredes pueden implementar reglas para garantizar la precisión e integridad de los datos.
Realiza comprobaciones de facturas duplicadas, información faltante y cumplimiento de reglas predefinidas. Cualquier discrepancia o anomalía se marca para su revisión, lo que reduce el riesgo de errores y actividades fraudulentas.
Optimice todo el proceso de flujo de trabajo
Nanonets enruta automáticamente las facturas a las partes interesadas correspondientes para su revisión y aprobación en función de reglas y flujos de trabajo predefinidos.
El sistema envía notificaciones y recordatorios, asegurando acciones oportunas y reduciendo los tiempos del ciclo de procesamiento.
Las partes interesadas pueden colaborar, comunicarse y realizar un seguimiento del estado de las facturas dentro del sistema, mejorando la transparencia, la velocidad y la responsabilidad.
Integrar con los sistemas existentes
Las nanoredes pueden integrar los sistemas existentes, como el software ERP (Enterprise Resource Planning), los sistemas de contabilidad y otras aplicaciones, lo que permite el intercambio y la sincronización de datos sin problemas.
Esta integración elimina la necesidad de transferencia manual de datos, lo que reduce los errores y mejora la eficiencia del proceso.
Nanonets también puede manejar de manera eficiente las excepciones o discrepancias en las facturas con su interfaz intuitiva.
El sistema marca las discrepancias, como discrepancias de precios o información incompleta, lo que permite a los usuarios abordarlas de inmediato. Este proceso simplificado de gestión de excepciones garantiza un procesamiento de facturas preciso y conforme.
Ofertas de nanoredes capacidades integrales de informes y análisis, proporcionando información valiosa sobre el rendimiento del procesamiento de facturas.
Los usuarios pueden generar informes personalizados, realizar un seguimiento de las métricas clave e identificar áreas de mejora. Estos conocimientos ayudan a las organizaciones a optimizar los flujos de trabajo de procesamiento de facturas, mejorar la productividad y tomar decisiones basadas en datos.
Nanonets empodera a las organizaciones con una plataforma robusta e inteligente para automatizar y optimizar su procesamiento de facturas, reducir el costo promedio de procesamiento de una factura.
Al aprovechar las tecnologías avanzadas, Nanonets reduce significativamente el esfuerzo manual, mejora la precisión, mejora la eficiencia y reduce el costo por factura.
Por lo tanto, las organizaciones pueden experimentar operaciones optimizadas, tiempos de procesamiento reducidos y una mayor productividad, lo que en última instancia impulsa una mejor gestión financiera y resultados comerciales.
Conclusión
El mercado de software de procesamiento de facturas se espera que crezca de $ 22 mil millones en 2022 a $ 25.3 mil millones para 2033, creciendo a una CAGR del 18%. Esto apunta claramente al papel cada vez mayor de la automatización en el procesamiento de facturas.
El procesamiento de facturas es crucial para que cualquier empresa administre su proceso de cuentas por pagar y los flujos de efectivo financieros. El procesamiento manual de facturas requiere mucho tiempo, mano de obra y costos.
Para reducir costos y seguir siendo competitivos, las empresas deben automatizar el procesamiento de facturas. Basado en IOFM 2021 reporte sobre el futuro de las cuentas por pagar, se ha encontrado que el 51% de las facturas se procesarán de manera puramente electrónica.
La automatización elimina las tediosas tareas manuales, como la entrada de datos y la conciliación de facturas, lo que permite a los equipos de finanzas concentrarse en actividades de mayor valor agregado.
Con la tecnología OCR avanzada de Nanonets, los algoritmos de aprendizaje automático y las capacidades de integración perfecta, las organizaciones tienen una herramienta poderosa para mejorar sus procesos de cuentas por pagar.
Al aprovechar las capacidades de automatización de Nanonets, las empresas pueden desbloquear nuevos niveles de eficiencia, precisión y ahorro de costos en el procesamiento de facturas.
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