Cuentas por pagar electrónicas: una guía de implementación

Cambiar a papel sin papel cuentas por pagar es intimidante. A menudo significa digitalizar años de datos, capacitar a su personal y cambiar sus flujos de trabajo. Sin embargo, este cambio puede generar importantes recompensas.

Considera esto: Investigación de Levvel descubrió que el 50% de las empresas se enfrentan a pagos atrasados ​​y a descuentos perdidos debido a ciclos de aprobación prolongados. Sorprendentemente, el 79% de las pymes y el 68% de las medianas empresas citan el ingreso manual de datos y los procedimientos ineficientes como su principal problema. Para las grandes empresas, el principal problema es que la mayoría de las facturas llegan en papel, y el 60% experimenta esta dificultad.

Estas cifras subrayan la necesidad de encontrar una forma más eficiente y simplificada de gestionar facturas , Ordenes de compray pagos. ¿Podría ser la solución adoptar un proceso de cuentas por pagar sin papel? En este artículo, profundizaremos en por qué podría ser así. También lo guiaremos sobre la transición a un sistema sin papel y compartiremos valiosos consejos para un cambio sin problemas.

¿Qué son las cuentas por pagar electrónicas?

El término cuentas por pagar sin papel se refiere a un proceso de AP completamente digital, que elimina la necesidad de facturas en papel. Implica el Departamento de AP aprovechando la tecnología para digitalizar facturas y documentos relacionados, automatizando el proceso de aprobación y realizando pagos a través de medios electrónicos.

Puede crear una pila tecnológica de herramientas especializadas o un software integral de cuentas por pagar sin papel para gestionar todos los aspectos en un solo lugar. De cualquier manera, el objetivo es eliminar los pasos manuales, reducir la posibilidad de error y aumentar la velocidad y la eficiencia.

Todas las empresas quieren poder pagar a sus proveedores a tiempo y obtener descuentos por pagos anticipados. Pero el papeleo y la burocracia a menudo se interponen en el camino. Agregue Excel y el correo electrónico a la mezcla y será fácil perder facturas, no realizar pagos o retrasar informes.

Aquí es donde dejar de usar papel cambia las reglas del juego. Ayuda a las empresas a gestionar más facturas sin añadir personal ni ampliar el horario laboral. ¿La guinda del pastel? Un estandarizado flujo de trabajo AP que puede modificar para lograr una eficiencia aún mayor con el tiempo.

¿Por qué es necesario dejar de utilizar papel en las cuentas por pagar?

Procesar una factura podría costarle entre $15 y $40. Pero aquí está el lado positivo: una informe AIIM revela que las facturas automatizadas pueden reducir los costos en un 29.2%. Digamos que procesas 10,000 facturas mensuales a 10 dólares cada una. Eso supone un ahorro aproximado de 300,000 dólares al año.

Ahora considere esto: aproximadamente un tercio de las empresas encuestadas pudieron reducir aún más los costos de procesamiento de facturas: un enorme 50%. Eso significa un ahorro anual de 600,000 dólares. Impresionante, ¿verdad? Sin embargo, los beneficios de dejar de utilizar papel van más allá del simple ahorro de dinero.

Pasar a la tecnología sin papel le permite a su equipo priorizar tareas estratégicas. Minimiza el error humano y refuerza el cumplimiento. Facilita las relaciones con los proveedores mediante pagos puntuales. Y ni hablar del impacto medioambiental. Al dejar de usar papel, puede reducir significativamente la huella de carbono de su empresa.

¿Cómo funciona un sistema de cuentas por pagar sin papel?

Pregunte a los empleados de AP cuál es la tarea que menos les gusta y probablemente le dirán: la entrada manual de datos. Está en todas partes. Desde ingresar datos de facturas hasta rastrear pagos y conciliar cuentas, la lista continúa. Con un sistema de cuentas por pagar sin papel, gran parte de esta lucha se elimina.

Pero eso no es todo. Veamos cómo funciona un sistema de cuentas por pagar sin papel y cómo puede optimizar diferentes aspectos de su flujo de trabajo de cuentas por pagar.

1. Capturar información y digitalizar documentos

Es posible que reciba órdenes de compra, recibos y facturas de varios canales: correo electrónico, Dropbox, Google Drive, correo postal o incluso fax. Por lo general, deberá ingresar estos datos manualmente o escanear los documentos en papel en su sistema. Este proceso lleva mucho tiempo, es propenso a errores y retrasa los pagos a los proveedores.

Los sistemas de cuentas por pagar sin papel, como las Nanonets, tienen características como AI-OCR (reconocimiento óptico de caracteres), reglas preestablecidas y flujos de trabajo automatizados. Podrás capturar datos de documentos desde cualquier canal sin esfuerzo. El sistema escanea, extrae y valida los datos tan pronto como llegan y luego los digitaliza.

Estructurados o no estructurados, diferentes monedas, regulaciones fiscales e idiomas, no importa. El sistema puede manejarlo todo. Su equipo no estará mirando hojas de Excel ni cotejando números manualmente. En cambio, los datos estarían fácilmente disponibles, serían precisos y fáciles de buscar.

2. Automatizar los flujos de trabajo de aprobación y coincidencia

El siguiente paso es conseguir la aprobación de los documentos. Esto a menudo implica enviarlos físicamente o por correo electrónico a las partes responsables para su aprobación en configuraciones tradicionales. Los empleados de AP a menudo tendrían que hacer un seguimiento repetido para garantizar aprobaciones oportunas.

Además, las facturas deben cotejar con las correspondientes órdenes de compra y entradas de mercancías para evitar duplicaciones de facturas, fraudes y errores. A menudo implica extraer manualmente cada documento, imprimirlo y compararlo línea por línea. No es el trabajo más divertido del mundo y ciertamente tampoco el más eficiente.

Cuando cambia a un sistema de cuentas por pagar sin papel, todo este proceso se automatiza. El sistema envía documentos a las personas adecuadas según reglas predefinidas para su aprobación. Con Nanonets, puede configurar recordatorios automáticos y alertas para los aprobadores, asegurándose de que firmen a tiempo. Las actualizaciones de estado automatizadas facilitan un proceso de comunicación más transparente y eficiente para todas las partes involucradas en el proceso de aprobación. Estas actualizaciones permiten un fácil seguimiento del progreso y garantizan que todos estén al tanto del estado actual de los documentos.

El sistema también coteja automáticamente las facturas con las órdenes de compra y las entradas de mercancías. En caso de discrepancia o discrepancia, genera una alerta, lo que le permite detectar errores con antelación y evitar retrasos en los pagos o disputas. Esta automatización reduce el trabajo manual y disminuye significativamente la posibilidad de error, actividad fraudulenta y posibles pérdidas financieras.

3. Procesar pagos electrónicamente

Procesar pagos normalmente implica muchos papeles y papeleo. Cheques, giros postales, giros bancarios, lo que sea. Estos métodos tradicionales requieren recursos, aumentan el tiempo de procesamiento y retrasan los pagos a los proveedores.

Sus empleados de AP deben registrar manualmente cada pago, asegurándose de que se envíe el monto correcto al proveedor correcto. Tendrían que realizar un seguimiento de estos pagos, cotejarlos con los extractos bancarios y resolver las discrepancias cuando surjan. Finalmente, tendrían que conciliar minuciosamente estos pagos con las facturas originales y el libro mayor. Este proceso requiere mucho tiempo y es propenso a errores.

Pero con un sistema de cuentas por pagar sin papel, el flujo de datos fluido y los flujos de trabajo automatizados garantizan que estos desafíos se mitiguen de manera efectiva. Puede integrarse con su banco o procesador de pagos existente para facilitar pagos seguros y sin problemas. Puede elegir el método de pago que más le convenga: ACH, tarjeta de crédito, transferencia bancaria o incluso tarjetas virtuales.

Por ejemplo, Nanonets se integra con Stripe y QuickBooks, lo que facilita pagos simplificados y mantiene sus registros financieros actualizados. Puede programar pagos de acuerdo con su flujo de caja y los términos del proveedor.

Los sistemas sin papel también pueden registrar automáticamente cada pago y su correspondiente factura y detalles del proveedor. Esto significa que no habrá más registros manuales ni cotejos con los extractos bancarios. El sistema marca las discrepancias, si las hay, en tiempo real, lo que permite a su equipo resolverlas de forma rápida y eficiente. El sistema también garantiza que todos los pagos se concilien con precisión con las facturas originales y el libro mayor.

4. Automatizar los informes y las pistas de auditoría

Con los sistemas basados ​​en papel, estas tareas suelen requerir más tiempo y esfuerzo. Tendría que examinar pilas de facturas, recibos y otros documentos, ingresando y comparando datos manualmente para generar informes. Mantener un seguimiento de auditoría claro también es un desafío, ya que es fácil perder el rastro de los documentos en papel.

Con un sistema sin papel, sus datos se almacenan y administran automáticamente en un repositorio central. Esto facilita la recuperación de datos y la generación de informes. Ya sea cierre de mes, auditoría o pronóstico financiero, puede acceder instantáneamente a los datos que necesita.

Los informes automatizados en tiempo real reducen el tiempo dedicado a la consolidación manual de datos. También proporciona información valiosa sobre sus operaciones financieras, ayudándole a identificar tendencias, detectar anomalías y tomar decisiones basadas en datos.

En cuanto a los registros de auditoría, el sistema registra todas las actividades, desde la recepción de la factura hasta el pago, incluidas todas las aprobaciones y cambios realizados. Este nivel de transparencia garantiza la rendición de cuentas, simplifica el cumplimiento y facilita la investigación de posibles problemas o disputas. Además, las integraciones con su ERP o software de contabilidad garantizan que todos los datos financieros estén sincronizados y actualizados, lo que reduce el riesgo de imprecisiones y duplicaciones.

5. Mantenga actualizados a los proveedores y mantenga la transparencia.

En las configuraciones tradicionales, la gestión de las relaciones con los proveedores puede resultar bastante desafiante. Los pagos atrasados, la pérdida de facturas y la falta de comunicación pueden afectar su relación con los proveedores. Además, realizar un seguimiento de los términos y preferencias de cada proveedor puede resultar abrumador.

Sin embargo, un sistema de cuentas por pagar sin papel simplifica este proceso. Un procesamiento y aprobación más rápidos de las facturas significa que los pagos se realizan a tiempo, lo que aumenta la satisfacción del proveedor. El sistema también almacena toda la información de sus proveedores de forma centralizada, lo que facilita el acceso y la gestión.

Los portales de proveedores automatizados les permiten enviar sus facturas, realizar un seguimiento del estado de los pagos y comunicarse en tiempo real, lo que reduce la necesidad de intercambios de correos electrónicos o llamadas telefónicas. Se envían notificaciones, alertas y recordatorios automáticos a ambas partes en caso de retrasos o discrepancias, lo que garantiza la transparencia y reduce los malentendidos.

Además, el sistema puede adaptarse a diferentes condiciones de pago, descuentos u otras preferencias para cada proveedor, gestionando estas variables sin problemas. Esto garantiza el cumplimiento de los requisitos de su proveedor y le permite aprovechar descuentos por pago anticipado u otros incentivos, optimizando su flujo de caja y fortaleciendo sus relaciones con los proveedores.

Al fin y al cabo, la transición a un sistema de cuentas por pagar sin papel no se trata sólo de ahorrar costes y tiempo. Se trata de transformar su proceso de cuentas por pagar en una función comercial estratégica que impulse la eficiencia, la transparencia y el control.

¿Cómo se implementa un sistema de cuentas por pagar sin papel?

Bien, entonces está convencido de los beneficios de un sistema de cuentas por pagar sin papel. Puede ver cómo puede transformar sus operaciones financieras, agilizar los procesos y mejorar el control. Pero, ¿cómo se hace para implementarlo?

Aquí hay una guía de implementación paso a paso para brindarle un camino claro hacia su transición:

Paso 1: Evalúe su proceso actual

Identifique las áreas que necesitan mejorar y los desafíos que enfrenta. ¿Hay pagos atrasados? ¿Le resulta difícil la reconciliación? ¿Hay errores frecuentes y dónde ocurren con mayor frecuencia?

Habla con tu equipo y recopila sus opiniones. ¿Cuáles son sus principales puntos débiles? ¿A qué dedican la mayor parte de su tiempo? ¿Qué partes del proceso les resultan más desafiantes o frustrantes? Estos comentarios pueden ayudarle a comprender lo que necesita de un sistema de cuentas por pagar sin papel.

Paso 2: Defina sus necesidades y objetivos

Una vez que comprenda su situación actual y sus desafíos, identifique lo que desea lograr con su nuevo sistema. ¿Quiere acelerar el procesamiento de facturas? ¿Mejorar la precisión? ¿Aumentar la transparencia? ¿Reducir costos?

Establecer objetivos claros y medibles. Por ejemplo, es posible que desee reducir el tiempo de procesamiento de facturas en un 50 % o lograr una precisión del 100 % en la conciliación de pagos. Luego, identifique sus requisitos funcionales. ¿Necesita un flujo de trabajo de aprobación? ¿Qué tal la integración con su ERP o software de contabilidad existente? ¿Quiere informes y análisis en tiempo real? ¿Un portal de proveedores?

Considere también las necesidades futuras. A medida que su negocio crece, es posible que necesite incorporar más proveedores, manejar mayores volúmenes de facturas o cumplir con regulaciones adicionales. Asegúrese de que el sistema que elija pueda escalar y adaptarse a estos cambios.

Paso 3: Investigar y evaluar posibles soluciones

Comience a investigar los sistemas de cuentas por pagar sin papel disponibles. Mire descripciones de productos, publicaciones de blogs, reseñas de clientes, estudios de casos y videos de demostración. Asista a seminarios web o demostraciones de productos si es posible.

Existen numerosos sistemas de cuentas por pagar sin papel disponibles en el mercado. Algunos son sistemas independientes, mientras que otros pueden integrarse con su ERP o software de contabilidad. Considere varios factores, como las características del sistema, la facilidad de uso, la escalabilidad, la seguridad, la atención al cliente y el costo.

Busque funciones que aborden específicamente sus necesidades. Por ejemplo, elija un sistema con recordatorios automáticos y flujos de trabajo de aprobación si tiene problemas con los pagos atrasados. Si los errores de entrada de datos son un problema, opte por un sistema con tecnología OCR avanzada para una extracción de datos precisa y automatizada.

Paso 4: Planificar y ejecutar el proceso de implementación

La implementación real del sistema de cuentas por pagar elegido es un paso crítico. Implica instalar o configurar el software, migrar sus datos existentes, configurar flujos de trabajo y capacitar a su personal.

Aquí hay una lista de verificación de cosas a considerar durante el proceso de implementación:

• Migración de datos: Asegúrese de que todos sus datos existentes se transfieran de forma precisa y segura al nuevo sistema. Esto incluye información del proveedor, datos de facturas, historial de pagos y otros datos relevantes.
• Configuración del flujo de trabajo: Configure el sistema para reflejar los flujos de trabajo y los procesos de aprobación que desee. Asegúrese de que el sistema esté configurado para manejar sus necesidades y requisitos específicos.
• Integración: Si su nuevo sistema necesita integrarse con otro software (como su ERP o sistema de contabilidad), asegúrese de que estas integraciones estén configuradas correctamente y probadas exhaustivamente.
• Capacitación: Proporcione a su equipo una formación integral para garantizar que comprendan cómo utilizar el nuevo sistema de forma eficaz. Esto puede incluir sesiones individuales, talleres grupales o incluso tutoriales en línea a su propio ritmo.
• Pruebas: Antes de ponerlo en funcionamiento, pruebe minuciosamente el sistema para identificar y solucionar cualquier problema potencial. Esto incluye verificar la precisión de la migración de datos, probar los flujos de trabajo, verificar las integraciones y garantizar que el sistema sea funcional y fácil de usar.
• Soporte: Asegúrese de contar con un sistema de soporte confiable. Puede ser del equipo de atención al cliente del proveedor o de un equipo de TI interno. Lo mejor sería contar con alguien que pueda resolver rápidamente cualquier problema durante el período de implementación o posterior a la implementación.

Paso 5: monitorear y optimizar el rendimiento

Una vez que su sistema de cuentas por pagar electrónicas esté en funcionamiento, es esencial monitorear continuamente su desempeño e identificar áreas de mejora u optimización.

Aquí hay una lista de KPI de los que quizás desee realizar un seguimiento:

Tiempo de procesamiento de facturas: Mide el tiempo que transcurre desde la recepción de una factura hasta su pago. Un tiempo de procesamiento más corto puede indicar un proceso más eficiente.

Costo por Factura: Esto calcula el costo total de procesar una factura. Los costos más bajos indican un sistema más eficiente y rentable.

Tasa de precisión de la factura: Este KPI mide el porcentaje de facturas procesadas sin errores. Tasas de precisión más altas significan una reducción de errores costosos.

Tasa de excepción de factura: Esto rastrea el porcentaje de facturas que requieren intervención manual debido a discrepancias o errores. Una tasa de excepción más baja puede indicar un proceso más ágil y automatizado.

Tiempo del ciclo de aprobación: Esto mide el tiempo que transcurre desde que se recibe una factura hasta que se aprueba. Reducir este tiempo puede acelerar todo el proceso de cuentas por pagar.

Además, realice revisiones periódicas del sistema y su impacto en su negocio. ¿Descubre si tu equipo está cumpliendo sus objetivos? ¿Hay algún problema o obstáculo? ¿Se requiere capacitación adicional para su equipo? ¿Ha ayudado el sistema a mejorar sus relaciones con los proveedores gracias a los pagos oportunos y a una mejor comunicación?

Mejores prácticas del sistema de cuentas por pagar sin papel

Eliminar el papel requiere disciplina y coherencia para que sea realmente eficaz. Es posible que ya haya establecido prácticas estándar para manejar las cuentas por pagar en papel: enviar las facturas por encima de un cierto umbral para la aprobación gerencial, todas las facturas almacenadas en un archivador específico, etc.

De manera similar, al hacer la transición a un sistema sin papel, debe establecer ciertas mejores prácticas para maximizar su nuevo sistema digital.

1. Automatizar la importación de datos

Sería complicado si su equipo cargara manualmente todas las facturas en su sistema electrónico. Actualizar constantemente la bandeja de entrada de su correo electrónico y escanear los archivos adjuntos no es nada eficiente.

En cambio, tener una función de importación automática de datos le ahorrará tiempo y reducirá las posibilidades de error. También garantizará un flujo fluido de facturas en el sistema sin cuellos de botella ni retrasos.

Nanonets ofrece una gran cantidad de opciones de importación automática, incluido el correo electrónico, la integración de API, OneDrive, Google Drive, Dropbox y Zapier. No importa dónde se originen sus facturas, puede importarlas fácilmente al sistema de forma automática.

2. Emplear captura y extracción de datos inteligentes

Es posible que reciba facturas en varios formatos, estilos, monedas e idiomas a medida que su negocio crezca. No puede confiar en el simple OCR y la entrada manual de datos para manejar las complejidades.

El departamento de AP necesita un sistema inteligente de captura y extracción de datos para comprender las complejidades y adaptarse en consecuencia. De esta manera, podrá procesar varias facturas de forma rápida y precisa.

Nanonets combina inteligencia artificial y el mejor OCR de su clase para extraer la información necesaria de las facturas con precisión, independientemente del formato o idioma. Datos estructurados, semiestructurados o no estructurados: las nanoredes pueden manejarlo todo. Esto garantiza que pueda trabajar con diversos proveedores sin lagunas ni imprecisiones en los datos.

3. Implementar flujos de trabajo de aprobación automatizados

Las órdenes de compra, facturas y otros documentos financieros a menudo necesitan aprobaciones múltiples antes de procesarse. Los flujos de trabajo de aprobación manual pueden ser lentos, opacos, vulnerables al fraude y pueden provocar el incumplimiento de los plazos de pago.

Automatizar sus flujos de trabajo de aprobación puede acelerar este proceso y al mismo tiempo aumentar la transparencia. Puede configurar secuencias de aprobación personalizadas según el monto de la factura, el departamento, el proyecto o cualquier otro criterio.

Con Nanonets, puede personalizar su flujo de trabajo de aprobación según las necesidades de su negocio. Puede configurar reglas para jerarquías de aprobación y enrutamiento automático para garantizar que las facturas correctas lleguen a los aprobadores correctos en el momento adecuado. Con actualizaciones de estado en vivo, alertas automáticas y recordatorios, puede realizar un seguimiento claro del progreso de cada factura, mantener la transparencia y evitar retrasos o pagos atrasados.

4. Configure integraciones para eliminar silos de datos

Imagine pasar horas transfiriendo datos manualmente desde su sistema AP a su sistema de pago, sistema de contabilidad o ERP. No sólo lleva mucho tiempo sino que también es propenso a errores. ¿Qué pasa si se agrega un cero adicional al monto de una factura o se omite un punto decimal?

La integración entre varios sistemas es vital para garantizar una transferencia de datos perfecta y evitar errores. No solo ayuda a ahorrar tiempo, sino que, con la conciliación y comparación tripartita automatizada, también mejora la precisión y confiabilidad de los datos.

Nanonets está diseñado para funcionar bien con otros sistemas. Admite la integración con sistemas populares de contabilidad, ERP y pagos, incluidos QuickBooks, SAP, Oracle, etc. Los datos de Nanonets se pueden sincronizar fácilmente con estos sistemas en tiempo real, eliminando silos de datos y garantizando una transferencia de datos fluida y sin errores. De esta manera, podrá centrarse más en la estrategia y menos en la entrada manual de datos.

5. Audite y optimice periódicamente su sistema

Para garantizar que su sistema sin papel funcione de manera óptima, es necesario auditar y revisar periódicamente el rendimiento del sistema. Sería útil realizar un seguimiento de métricas clave como la precisión, el tiempo de procesamiento y las tasas de error y también prestar atención a los comentarios de los usuarios.

Las auditorías periódicas no sólo le ayudarán a identificar problemas y cuellos de botella, sino también a descubrir oportunidades de mejora. La optimización de su sistema en función de estos conocimientos garantizará que continúe satisfaciendo sus necesidades a medida que su negocio evoluciona y crece.

Nanonets proporciona capacidades sólidas de análisis e informes en tiempo real para monitorear sus procesos AP. Con información útil, puede mejorar continuamente el rendimiento de su sistema, reduciendo errores, mejorando la velocidad y aumentando la eficiencia general.

5. Priorizar la seguridad y el cumplimiento

Mantener la seguridad de sus datos financieros es un requisito no negociable. Asimismo, garantizar el cumplimiento de diversas leyes y regulaciones es crucial para evitar sanciones y problemas legales.

Su sistema AP sin papel debe tener medidas sólidas de seguridad de datos como cifrado, almacenamiento seguro de datos y autenticación de usuario. También debería ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios en los requisitos reglamentarios.

Nanonets ofrece seguridad de alto nivel para mantener seguros sus datos confidenciales. Cumple con los estándares de privacidad globales, incluidos GDPR y CCPA. Utiliza medidas de seguridad avanzadas como cifrado de datos y almacenamiento seguro en la nube. Los registros de auditoría de Nanonets también mantienen un registro claro de cada acción, lo que le ayuda a garantizar la responsabilidad y el cumplimiento normativo.

Reflexiones finales

La transición a un proceso AP sin papel no es una tarea fácil. Implica una cuidadosa planificación, elaboración de estrategias e implementación. Sin embargo, los beneficios superan los desafíos con las herramientas adecuadas y una estrategia eficaz. Desde una mayor eficiencia y transparencia hasta ahorros de costos y seguridad mejorada, las ventajas de un sistema AP sin papel son indiscutibles.

Al aprovechar el poder de las nanoredes, las empresas pueden optimizar sus procesos de AP, alcanzar sus objetivos operativos y prepararse para el crecimiento futuro. Reduce el trabajo manual y los errores asociados, acelera el proceso de aprobación de facturas, mejora la precisión de los datos y facilita integraciones perfectas del sistema. Con su fuerte enfoque en la seguridad y el cumplimiento, Nanonets ofrece una solución confiable para que las empresas realicen una transición con confianza a un entorno sin papel.

El camino hacia AP sin papel puede ser complejo, pero con las Nanonets, vale la pena emprender. Las oportunidades que tenemos por delante (mejora de la eficiencia, reducción de costos, transparencia y seguridad de los datos) hacen que este viaje sea esencial para las empresas que buscan seguir siendo competitivas en un mundo en el que lo digital es prioritario.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/paperless-accounts-payable/