Extracción de datos OCR y PDF para Salesforce

Introducción

Salesforce es una reconocida empresa de software basada en la nube con sede en San Francisco, California. Es mejor conocido por su solución de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que permite a las empresas gestionar todas las interacciones con los clientes de manera más eficaz y eficiente. La plataforma de CRM es altamente personalizable y permite a los usuarios automatizar las ventas, el marketing, el servicio al cliente, el análisis y el desarrollo de aplicaciones.

Los servicios de Salesforce se dividen en varias categorías amplias: Sales Cloud para la automatización de la fuerza de ventas, Service Cloud para atención al cliente, Marketing Cloud para campañas de marketing digital, Commerce Cloud para compras en línea y más. Estas soluciones están interconectadas, lo que permite un flujo continuo de datos e información que impulsa el crecimiento empresarial.

La inteligencia artificial está integrada en la plataforma a través de Salesforce Einstein, que ofrece análisis impulsados ​​por IA para ventas, servicios y marketing. Salesforce también ofrece la plataforma Trailhead para capacitación de usuarios y desarrollo de habilidades, lo que enfatiza su compromiso con el éxito de los usuarios.

La necesidad de OCR y extracción de datos de documentos para Salesforce

En la era de la transformación digital, las empresas se ven inundadas con grandes cantidades de datos. Las interacciones con los clientes, las transacciones comerciales y los procedimientos administrativos generan volúmenes masivos de documentos que requieren una gestión cuidadosa. Salesforce, una plataforma líder de gestión de relaciones con los clientes (CRM), sirve como centro para estos datos, lo que facilita su análisis para impulsar decisiones comerciales estratégicas. Sin embargo, la eficacia de Salesforce mejora significativamente cuando se combina con las tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y extracción de datos de documentos.

OCR es una tecnología que convierte diferentes tipos de documentos, incluidos documentos en papel escaneados, archivos PDF o imágenes capturadas por una cámara digital, en datos que se pueden editar y buscar. La extracción de datos de documentos, por otro lado, es un proceso que recopila información específica de varios tipos de documentos, transformando datos no estructurados en un formato estructurado para su posterior procesamiento y análisis.

La entrada manual de datos no solo requiere mucha mano de obra, sino que también es propensa a errores, lo que puede comprometer la calidad de los datos dentro de Salesforce. La introducción de OCR y Document Data Extraction elimina este desafío. Estas tecnologías agilizan el proceso de ingreso de datos al capturar, clasificar e ingresar datos automáticamente en Salesforce. En consecuencia, aumentan la eficiencia, reducen el error humano y garantizan la disponibilidad de datos precisos y de alta calidad para la inteligencia comercial y la toma de decisiones.

Considere el ejemplo de una empresa que maneja numerosas facturas, contratos y formularios. La tecnología OCR podría digitalizar estos documentos, haciéndolos buscables y editables, mientras que la extracción de datos de documentos podría extraer información relevante como fechas, montos, términos del contrato o detalles del cliente. Luego, los datos extraídos se pueden ingresar automáticamente en Salesforce, lo que reduce la carga de trabajo administrativo y mejora la precisión general de los datos.

Las tecnologías de extracción de datos de documentos y OCR también pueden desempeñar un papel crucial en la mejora del servicio y soporte al cliente, un aspecto central de Salesforce. Al procesar rápidamente documentos y comunicaciones relacionados con los clientes, pueden acelerar los tiempos de respuesta y mejorar la calidad del servicio al cliente. La información de documentos físicos, correos electrónicos o formularios digitales puede ponerse rápidamente a disposición de los representantes de servicio al cliente, lo que les permite brindar un soporte más personalizado y oportuno.

Además de la eficiencia y la precisión, estas tecnologías también brindan un nivel de escalabilidad que los procesos manuales simplemente no pueden igualar. A medida que las empresas crecen y el volumen de sus datos aumenta, las tecnologías OCR y de extracción de datos de documentos pueden escalar en consecuencia, asegurando una calidad de datos constante y eficiencia de procesos.

El cumplimiento es otra área en la que el OCR y la extracción de datos de documentos ofrecen ventajas significativas. Muchas industrias están sujetas a regulaciones que exigen que se conserven ciertos datos, a menudo en formatos específicos. Al automatizar la extracción y clasificación de estos datos, las empresas pueden asegurarse de que cumplen con los requisitos reglamentarios y tienen acceso inmediato a los datos necesarios para auditorías o investigaciones.

En conclusión, la integración de OCR y Document Data Extraction con Salesforce es una poderosa sinergia. Estas tecnologías mejoran la capacidad de Salesforce como herramienta de CRM al mejorar la calidad de los datos, aumentar la eficiencia de los procesos, mejorar el servicio al cliente, permitir la escalabilidad y facilitar el cumplimiento normativo. A medida que las empresas continúan navegando por el panorama digital, la incorporación de estas tecnologías en sus estrategias de gestión de datos se convertirá cada vez más no solo en una ventaja competitiva, sino en una necesidad.

Ejemplos de flujos de trabajo de OCR con Salesforce

Procesamiento de factura: Las empresas reciben innumerables facturas de varios proveedores. Con Nanonets OCR, estas facturas se pueden digitalizar y se puede extraer la información pertinente, como el nombre del proveedor, el número de factura, la fecha, los detalles de la partida y el monto total. Estos datos extraídos se pueden completar automáticamente en los sistemas Salesforce Billing o FinancialForce. La solución OCR permite la reconciliación automática de órdenes de compra y facturas, lo que ayuda a los equipos financieros a administrar las cuentas por pagar de manera más eficiente.

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Gestión de pedidos de venta: Las empresas a menudo se ocupan de pedidos de venta físicos o digitales. Con Nanonets OCR, se pueden extraer datos esenciales como el nombre del cliente, el número de pedido, los detalles del producto y las cantidades de estos documentos. Luego, los datos se pueden importar a Sales Cloud de Salesforce para crear o actualizar automáticamente los pedidos de ventas y los registros de oportunidades asociados. Esto puede agilizar el proceso de ventas y garantizar la precisión de los datos del pedido.

Incorporación de clientes: Durante el proceso de incorporación del cliente, las empresas recopilan varios documentos, como pruebas de identidad, comprobantes de domicilio o documentos financieros. Nanonets OCR se puede usar para extraer datos importantes de estos documentos, como el nombre del cliente, la dirección, la fecha de nacimiento, etc. futuras interacciones.

Gestión de contratos: Las empresas a menudo se ocupan de múltiples tipos de contratos, como contratos de proveedores, contratos de arrendamiento o contratos de clientes. Nanonets OCR se puede utilizar para extraer datos clave de estos contratos, como el plazo del contrato, la fecha de renovación, las cláusulas o las partes involucradas. Esta información se puede ingresar en el sistema de administración de contratos de Salesforce, lo que permite a las empresas realizar un seguimiento de las obligaciones contractuales y automatizar los recordatorios de renovación, lo que reduce el riesgo de violaciones o vencimientos de contratos.

Procesamiento de reclamaciones de seguros: En la industria de seguros, el procesamiento de reclamaciones implica la revisión de varios tipos de documentos, como informes de accidentes, documentos médicos o recibos. Nanonets OCR puede extraer datos pertinentes como el número de reclamo, el número de póliza, el monto reclamado o la naturaleza del reclamo. Estos datos se pueden introducir en el sistema de gestión de reclamaciones de seguros de Salesforce para acelerar el tiempo de procesamiento de reclamaciones, mejorar la precisión y mejorar la satisfacción del cliente.

Cómo configurar OCR y extracción de documentos en Salesforce con Nanonets

Puede seguir los pasos a continuación para configurar OCR y extracción de documentos para Salesforce con Nanonets:

• Elija un modelo previamente entrenado en función de su tipo de documento o cree su propio extractor de documentos en cuestión de minutos.

• Una vez que haya creado el modelo, vaya a la sección Flujo de trabajo en el panel de navegación izquierdo.

• En la pantalla de flujo de trabajo, vaya a la pestaña de exportación y haga clic en "Exportar a Salesforce".

• Haga clic en Iniciar sesión en Salesforce.

• Ingrese sus credenciales de Salesforce.
• De vuelta en la tarjeta Nanonets Salesforce, asigne los campos de Nanonets a las columnas correspondientes en Salesforce.
  Por ejemplo: el número_de_factura capturado en Nanonets debe completarse en "Id. de factura" en Salesforce. Para vincular estas dos entidades, deben mapearse en el modo de exportación de Nanonets.
• Seleccione un activador de exportación:
  – El archivo se puede exportar tan pronto como se procese O
  – El archivo se puede exportar solo si está marcado como Aprobado
• Haga clic en Listo y listo.

Una vez que haya agregado la integración, Nanonets enviará los datos extraídos de los archivos entrantes a Salesforce según su configuración de exportación.

Nanonets para OCR y extracción de datos automatizada para Salesforce

A medida que nos adentramos en una era de aumento de datos digitales, las empresas enfrentan el desafío de administrar, interpretar e integrar de manera efectiva estos datos en sus sistemas de CRM. Salesforce, como plataforma CRM líder, facilita el manejo eficiente de esta información. Pero su poder puede amplificarse sustancialmente cuando se integra con tecnologías avanzadas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la extracción de datos automatizada. Nanonets es una de esas potentes herramientas que cumple este propósito y revoluciona la forma en que las empresas administran sus datos.

Nanonets es una solución de extracción de datos y OCR basada en aprendizaje automático que permite a las empresas transformar datos no estructurados de varios documentos en información estructurada y procesable. Funciona a la perfección con una miríada de tipos de documentos, como facturas, contratos, pedidos y formularios, extrayendo datos cruciales y preparándolos para su análisis y procesamiento.

El primer paso del proceso consiste en escanear y digitalizar los documentos. Nanonets OCR emplea algoritmos avanzados para reconocer con precisión el texto dentro de los documentos, independientemente de su formato o la calidad del escaneo. Esto significa que los datos de documentos escaneados en papel, archivos PDF o incluso imágenes se pueden convertir fácilmente a un formato editable y con capacidad de búsqueda.

A continuación, entra en juego la función de extracción de datos automatizada de Nanonets. Puede identificar y extraer puntos de datos específicos de los documentos digitalizados, como nombres, fechas, números o cualquier otro detalle pertinente. La capacidad de la solución para aprender y mejorar con el tiempo garantiza una alta precisión en la extracción de datos, lo que reduce las posibilidades de error humano que conlleva la entrada manual de datos.

La belleza de Nanonets radica en su perfecta integración con Salesforce. Los datos extraídos por Nanonets se pueden completar automáticamente en los campos apropiados en Salesforce. Por ejemplo, los datos de las facturas se pueden dirigir al sistema de facturación de Salesforce, los detalles de los pedidos de ventas pueden actualizar los pedidos de ventas y las oportunidades, y los datos de los clientes de los documentos de incorporación se pueden ingresar en Service Cloud.

En esencia, Nanonets sirve como puente que conecta datos no estructurados de varios documentos con el entorno estructurado de Salesforce. Esto no solo ahorra mucho tiempo y recursos involucrados en la entrada manual de datos, sino que también garantiza la confiabilidad de los datos dentro del sistema de Salesforce. En consecuencia, las empresas pueden aprovechar datos precisos y de alta calidad para impulsar decisiones estratégicas, mejorar el servicio al cliente y mejorar la eficiencia operativa general.

Además, la escalabilidad de Nanonets significa que puede manejar volúmenes crecientes de datos a medida que las empresas se expanden, lo que garantiza que la calidad de los datos y la eficiencia del proceso se mantengan constantes. El cumplimiento es otra área en la que Nanonets brinda beneficios significativos. Ayuda a extraer y clasificar los datos que deben conservarse para los requisitos reglamentarios, lo que ayuda a las empresas a cumplir y estar listas para auditorías o investigaciones.

En conclusión, Nanonets ofrece una potente solución automatizada para OCR y extracción de datos que, cuando se integra con Salesforce, puede mejorar significativamente la eficacia de la plataforma de CRM. Permite a las empresas capitalizar sus datos, convirtiéndolos en un activo estratégico que impulsa la participación del cliente, la eficiencia operativa y el crecimiento empresarial. A medida que avanzamos en la era digital, las soluciones como Nanonets se volverán indispensables para las empresas que buscan aprovechar al máximo sus datos. La sinergia de Nanonets y Salesforce ofrece una visión del futuro de la gestión de datos, un futuro en el que la extracción e interpretación de datos son perfectas, precisas e inherentemente inteligentes.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/salesforce-ocr-and-pdf-data-extraction/