Las empresas de todo el mundo utilizan cada vez más el software de cuentas por pagar. El software de cuentas por pagar automatizadas puede administrar de manera eficiente grandes volúmenes de transacciones financieras entre una empresa y sus proveedores.
Hay una variedad de AP software disponible en la actualidad, con diferentes niveles de funcionalidades y características. Automatización AP El software que está disponible hoy en día son productos independientes o parte de los ERP de contabilidad de pila completa.
Dada la cantidad de software de cuentas por pagar disponibles en el mercado, puede ser difícil para las empresas elegir uno. La elección del software de automatización AP de una empresa depende de sus características y las necesidades específicas de la empresa.
En este artículo, analizamos el software de cuentas por pagar más popular y sus características.
¿Qué es el software de cuentas por pagar?
Cuentas por Pagar (AP), comúnmente denominados por los contadores como "cuentas por pagar", son las deudas pendientes de la empresa. deuda y pasivos a corto plazo adeudados a vendedores, proveedores o acreedores.
Originalmente considerado una función de back-office transaccional, el proceso de AP ahora se considera un centro para el procesamiento de datos financieros críticos.
La proceso de AP comienza con la recepción de la factura, pasa por varios niveles de categorización, codificación, coincidencia de datos, y aprobaciones, y finaliza con el pago de la factura.
Según la Amenazamanual procesos de cuentas por pagar puede tomar de 30 a 90 días. Esta larga escala de tiempo surge de la interoperabilidad entre los pasos y los retrasos de tiempo en las transiciones de ida y vuelta.
El uso de software de cuentas por pagar da como resultado un tiempo de procesamiento un 73 % más rápido. De acuerdo a Goldman Sachs, el uso de software de automatización de cuentas por pagar también da como resultado una reducción del 33 % en los costos de procesamiento.
Otro impulsor convincente de la automatización de AP es la eliminación de errores. cada persona en el mundo, en promedio, es responsable de 139 facturas defectuosas cada año, que se puede evitar con el uso de software AP.
No es sorprendente que las empresas adopten cada vez más herramientas de software para sus procesos de AP. Ideas inteligentes informa que el mercado global de automatización de cuentas por pagar crecerá a $ 7.5 mil millones para 2030.
La mayoría de las herramientas automatizan el proceso de AP de principio a fin y las mejores se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de la empresa. Tales personalizaciones dependerían de factores tales como:
- el número de vendedores o proveedores
- el volumen (y el monto) de los pagos que se espera realizar en un corto período de tiempo
- los tipos de documentación necesarios para validar cada compra/transacción
Las soluciones integrales de software de cuentas por pagar automatizan los procesos de pago comercial de principio a fin de acuerdo con las instrucciones personalizadas. La codificación de GL automatizada adecuada se habilita mediante filtros, y partido de múltiples vías los procesos se tienen en cuenta antes de las aprobaciones.
Muchos programas de AP, por muy completos que sean, requieren que los datos estén disponibles en formatos digitales reconocibles. Esto es crucial para los procesos de codificación, coincidencia y aprobación automatizados posteriores.
Habilitado para IA software de cuentas por pagar como Nanonets, pueden extraer datos de cuentas por pagar de varias fuentes y convertirlos en información digital estructurada que puede procesarse o introducirse en ERP o bases de datos.
No existe una estructura o función estándar para el software de cuentas por pagar. Algunas características comunes del software AP incluyen:
- personalizable flujos de trabajo AP
- categorización de facturas y procesamiento por lotes de facturas
- procesos de aprobación
- Coincidencia de 2, 3 o 4 vías
- reclamos de gastos sin problemas
- permisos de usuario personalizados
- proporcionar métricas AP tales como Días AP, tiempo promedio de procesamiento de facturas, etc.
- almacenamiento de documentos con capacidad de búsqueda
- exportación de datos a ERP
Las soluciones avanzadas de cuentas por pagar automatizadas pueden admitir funcionalidades adicionales como:
- incorporación de proveedores,
- flujos de trabajo de cumplimiento de impuestos y auditorías,
- revisiones de seguridad,
- optimización de descuentos de pago,
- coincidencia de documentos digitales,
- soporte de transacciones en múltiples monedas,
- conciliación de pagos, y
- gestión de efectivo.
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Los 17 mejores programas de AP
Encuentre a continuación, una lista de las 17 principales plataformas de software de cuentas por pagar que están disponibles hoy en día y sus características especializadas.
Flujo
Competencia básica: gestión automatizada de AP de extremo a extremo: importe, apruebe y pague facturas en la misma plataforma
Caracteristicas:
- Tablero fácil de usar para facturas, aprobaciones y pagos
- Aprobaciones con 1 clic en dispositivos móviles, correo electrónico y Slack
- Pagos ACH, transferencias electrónicas y multidivisas disponibles
- Funciones de seguridad habilitadas para IA: detección de duplicados, prevención de fraudes, seguimiento de pagos
- Políticas de aprobación totalmente personalizables
- Almacenamiento de facturas en la nube
- Integraciones con Quickbooks, Xero, Sage, NetSuite y SAP
- Precios fijos por única vez: escalabilidad sin costos con los usuarios
- Usuarios objetivo: Pequeñas y medianas empresas, empresas de contabilidad, empresas multinacionales
Rango de precios: $
bill.com
Competencia básica: crea y paga facturas, envía facturas y recibe pagos
Caracteristicas:
- Tablero unificado
- Aplicación movil
- Tecnología inteligente de Asistente Virtual para detectar facturas duplicadas.
- Integración con otro software disponible para versiones de mayor precio
- Almacenamiento de datos: en las instalaciones
- Usuarios objetivo: autónomos, profesionales autónomos, pequeñas empresas, contadores independientes
Rango de precios: $
Base Aerea
Competencia básica: Pago de Facturas, Tarjetas Corporativas, Reembolso de Gastos
Caracteristicas:
- Tablero unificado
- Flujos de trabajo de aprobación
- Automatización contable
- Informes en tiempo real
- Soporte multidivisa para Xero.
- Reembolso de millas multidestino.
- Identificador único de transacción.
- Filtros de facturas para pagos con tarjeta virtual.
- Período de recordatorio de recibo.
- Integración con múltiples software de Contabilidad
- Almacenamiento de datos: en las instalaciones
- Usuarios objetivo: autónomos, profesionales autónomos, pequeñas empresas, contadores independientes
Rango de precios: $-$$
Automatización de puntos de acceso de nanoredes
Competencia básica: automatice la captura de datos, cree flujos de trabajo y agilice los procesos de AP existentes de principio a fin
Caracteristicas:
- Entrada de datos automatizada
- Facturas por correo electrónico obtenidas
- Extraiga datos de elementos de línea, haga coincidir y concilie facturas/recibos/OC
- Configurar reglas para validaciones y aprobaciones
- Flujo de trabajo de gastos
- Integre a la perfección con ERP (Salesforce, Quickbooks, Netsuite, Yardi, Entrata, Dynamics, etc.), servicios de almacenamiento en la nube (Drive, Dropbox, correo electrónico, etc.) y bases de datos (MySQL, PostGres, MSSQL, etc.)
- Conector Zapier para automatizar flujos de trabajo de principio a fin
- Usuarios objetivo: Pequeñas y medianas empresas, grandes empresas con ERP heredados, firmas de contabilidad, empresas multinacionales
Rango de precios: $-$$
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FreshBooks
Competencia básica: contabilidad automatizada
Caracteristicas:
- Tablero unificado
- Fácil personalización del plan de cuentas
- Contabilidad de doble entrada
- Almacenamiento de documentos electrónicos en la nube
- Métricas contables
- Informes de contabilidad
- Almacenamiento de datos: Nube
- Usuarios objetivo: autónomos, profesionales autónomos, pequeñas empresas, contadores independientes
Rango de precios: $-$$
QuickBooks y QuickBooks en línea
Competencia central: pagos comerciales, gestión y pago de facturas y funciones de nómina
Caracteristicas:
- Intuit Merchant Services para el procesamiento de pagos
- Capacidades de acceso remoto, asistencia de nómina remota y subcontratación
- conciliaciones bancarias
- Preautorización de fondos
- Integraciones perfectas con complementos de terceros para la automatización de cuentas por pagar a través de la tienda de aplicaciones de QuickBooks.
- Almacenamiento de datos: local para QuickBooks y en la nube para QuickBooks Online
- Usuario objetivo: Pequeñas y medianas empresas
Rango de precios: $-$
Sello
Competencia central: comunicación AP, documentación y pagos
Caracteristicas:
- Captura en tiempo real de datos de facturas con soporte de IA
- Detección de duplicados
- Cálculos incorporados
- Enrutamiento de aprobación
- Emparejamiento de 2 y 3 vías
- Almacenamiento de datos: Locales
- Usuario objetivo: Pequeñas y medianas empresas
Rango de precios: $-$$
Tipaltí
Competencia central: software de automatización de cuentas por pagar, adquisiciones y pagos globales para empresas impulsado por IA.
Características:
- Arquitectura de entrada múltiple
- Controles financieros
- API de pago
- Emparejamiento de 2 y 3 vías
- Manejo de moneda
- Conciliación de pagos
- Detección de fraude
- Almacenamiento de datos: Nube
- Usuario objetivo: Pequeñas y medianas empresas
Rango de precio: $$
Microsoft Dynamics 365
Competencia central: Solución de cuentas por pagar con ERP
Caracteristicas:
- Aplicaciones preconstruidas modulares
- Conectividad con Microsoft 365, Azure, LinkedIn y otras fuentes
- Perspectivas de clientes habilitadas para IA
- Reúna datos financieros, de comportamiento y demográficos
- IA adaptativa que monitorea continuamente los patrones de fraude en evolución.
- Automatización de tareas con Robotic Process Automation (RPA)
- Almacenamiento de datos: Nube
- Usuario objetivo: pequeñas empresas a grandes corporaciones que usan productos de Microsoft
Rango de precios: $-$$$
AvidXcambio
Competencia básica: automatización de facturas, software de órdenes de compra y software de pago de facturas
Caracteristicas:
- se integra con más de 220 programas de contabilidad diferentes
- almacenamiento de 7 años
- OCR
- Habilitado para IA
- Funciones de informes
- Enrutamiento y aprobación de facturas
- Almacenamiento de datos: Nube
Rango de precios,
Documentos
Competencia básica: automatización de facturas
Caracteristicas:
- se integra con más de 500 programas de contabilidad diferentes
- rutinas automatizadas de importación e indexación para la captura de datos
- Reconocimiento de códigos de barras
- Enriquecimiento de datos a través de metadatos
- Habilitado para IA
- Funciones de informes
- Almacenamiento de datos: Nube
Rango de precios: $-$$
Zoho
Competencia básica: Contabilidad central, seguimiento de existencias, conciliación bancaria, automatización de flujos de trabajo,
Caracteristicas:
- Contabilidad de principio a fin
- Cumplimiento de GST
- Plataforma integrada
- Aplicación movil
- Almacenamiento de datos: Nube
Rango de precios: $-$$$
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Automatización de punto de acceso ECM de Epicor
Competencia básica: Captura de texto de facturas escaneadas o fotografiadas y encuentra coincidencias automáticamente en Kinetic (nuevo nombre para Epicor ERP) o Prophet 21.
Caracteristicas:
- Fácil personalización
- Captura inteligente de datos
- Flujo de trabajo avanzado con interfaz gráfica
- Registro de auditoría
- Alertas de correo electrónico
- Integración y funcionalidad de módulos clave como Epicor CPQ, Quick Ship, Epicor ECM, Advanced MES y Epicor ECC.
- Almacenamiento de datos: en las instalaciones y en la nube
- Usuarios objetivo: fabricantes, distribuidores y minoristas a gran escala, con cadena de suministro y fabricación
Rango de precios: $$-$$$
Lightyear
Competencia central: Contabilidad automatizada multiplataforma y capacidades de sincronización de inventario.
Características
- Extracción de Datos
- contabilidad automatizada
- creación de orden de compra
- Coincidencia de 3 vías automatizada
- Aprobación de varios niveles
- Integración con software de contabilidad, ERP e Inventario
- Exportar API/CSV
- Conciliación de estados de cuenta
- Almacenamiento de datos: Nube
- Usuarios objetivo: empresas grandes y con varios equipos con múltiples ubicaciones y/o productos
Rango de precios: $$-$$$
Sage Intacct
Competencia central: Sistema de software de contabilidad ERP respaldado por AICPA
Caracteristicas:
- Diseñado para empresas sin ánimo de lucro
- Fácil personalización
- Flujo de trabajo de cuentas por pagar automatizado
- Seguimiento en tiempo real de pagos, aprobaciones e informes
- Integración con aplicaciones AP de terceros
- Almacenamiento de datos: Nube
- Usuario objetivo: ONG, organizaciones benéficas, escuelas y organizaciones religiosas
Rango de precios: $$-$$$
NetSuite
Competencia central: una suite de gestión empresarial unificada que abarca ERP/Finanzas, CRM y comercio electrónico.
Características:
- Fácil personalización
- Visibilidad en tiempo real del proceso de factura a pago
- Informes de contabilidad
- Analítica contable
- Intercambio de información entre diferentes departamentos.
- Integración perfecta con otro software AP
- Almacenamiento de datos: Nube
- Usuario objetivo: Startups previas a los ingresos para pequeñas y medianas empresas
Rango de precio: $$$
Nube de EPM de Oracle
Competencia central: Planificación, presupuestación y previsión de recursos.
Caracteristicas:
- Fácil personalización
- Tablero inclusivo y transparente
- Paquete completo de EPM para alinear las finanzas con las operaciones comerciales
- Software avanzado impulsado por IA y ML
- Integración con el software EnterpriseOne para consolidar las finanzas o optimizar los informes.
- Almacenamiento de datos: Nube
- Usuario objetivo: medianas y grandes empresas con necesidades contables intensivas
Rango de precio: $$$
Aparte de lo anterior, SAP es otro sistema ERP de gama alta que almacena datos en la nube. Se dirige a empresas medianas y grandes y tiene un rango de precios comparable al de Oracle. Software de cuentas por pagar como Xero son similares a Quickbooks en línea y son adecuados para pequeñas empresas. Frijoles es otra aplicación de automatización de cuentas por pagar basada en la nube diseñada para empresas de todos los tamaños y trata con herramientas de gestión de flujo de caja, gestión de aprobaciones y gestión de facturas en tiempo real Vasos automatiza todo el proceso de facturación junto con flujos de trabajo y correspondencia automatizados. Automatización Papersave AP, Mejor y Fastpay son otros populares Automatización AP herramientas que se utilizan en la industria hoy en día.
¿Cansado de ingresar datos manualmente en ERP o software de contabilidad? Permítanos mostrarle cómo puede automatizar todo su flujo de trabajo de datos AP en segundos.
La solución automatizada de cuentas por pagar que se utilizará en una empresa debe coincidir con su estilo de trabajo y sus requisitos.
Idealmente, debe incluir captura de datos, procesamiento de facturas, aprobaciones y pagos automatizados.
Las características básicas que se deben buscar al buscar un software de automatización de AP incluyen:
Coincidir con el flujo de trabajo AP de la empresa
Una herramienta AP ideal debe encajar en los procesos AP existentes de una empresa. Debe optimizar la configuración existente sin requerir cambios drásticos en los flujos de trabajo existentes.
Captura precisa de datos
Una empresa puede facturar facturas en varios formatos: papel, pdf, xml, etc. Las facturas y otros documentos financieros se pueden recibir por correo postal, correo electrónico o mediante formularios en línea. La entrada manual de datos es costosa, propensa a errores y requiere mucho tiempo, dadas estas variabilidades.
Fácil aprobación de facturas
Las personas que aprueban las facturas suelen ser gerentes y ejecutivos ocupados. El flujo de trabajo automatizado de aprobación de facturas debe ser fácil, intuitivo y conveniente para dicho personal. Idealmente, el aprobador debe poder ver y aprobar una factura con un solo clic.
Supervisión/seguimiento en tiempo real de las facturas de AP
Las herramientas de flujo de trabajo también deben permitir que cualquier parte interesada rastree fácilmente la factura. Esto evitará demoras, mala comunicación y mala gestión en el proceso de cuentas por pagar.
Integración con el sistema de contabilidad existente
La empresa puede utilizar otras plataformas comerciales y software para administrar procesos. Las herramientas de AP deben poder integrarse con ellas para evitar la falta de coincidencia en los datos y las operaciones.
Automatización de pagos
El paso final en el proceso de AP es el pago. Después de que se hayan registrado todas las aprobaciones, el software debe ser capaz de iniciar y procesar el pago a los proveedores.
Almacenamiento y gestión centralizados de la información
Según las necesidades de la empresa, todos los datos de AP se pueden almacenar en un servidor centralizado o en la nube. El tipo de almacenamiento deberá ser decidido previamente por la empresa.
Integración con la gestión fiscal
Toda la contabilidad está relacionada en última instancia con los impuestos. Es preferible contar con un software que tenga en cuenta las prácticas fiscales de la empresa.
Algunos otros factores específicos de la empresa que deben tenerse en cuenta son:
- Requisitos de hardware: ¿la empresa cuenta con la infraestructura tecnológica adecuada para ejecutar el software de manera eficiente?
- Necesidad de hardware auxiliar como tabletas de firma, escáneres, etc.
- Costo del software y su mantenimiento.
- Disponibilidad y costo del soporte técnico.
- Almacenamiento de datos y opciones de copia de seguridad.
- Necesidad de capacitación del personal para el uso del sistema.
- Nivel de integración con los productos de software existentes utilizados por la empresa
Nanonets para sus necesidades de automatización AP
La conversión de datos en una plataforma digital unificada es la tarea fundamental del proceso de automatización de AP. Nanonetas es un software OCR habilitado para IA que es ideal para la extracción automatizada de datos financieros de una variedad de fuentes, para ser utilizado en un proceso AP automatizado.
Con una gama de herramientas que incluyen flujos de trabajo automatizados, verificación de documentos, Emparejamiento de 3 víasy API de OCR junto con opciones de servicio como capacitación personalizada, anotadores, soporte 24 × 7 junto con un prueba gratuita., Nanonets es una opción perfecta como software de automatización de contabilidad para pequeñas empresas en 2022.
Nanonets también puede ayudar a automatizar el proceso de cuentas por pagar al:
- Importación y consolidación de datos de múltiples fuentes: correo electrónico, documentos escaneados, archivos/imágenes digitales, almacenamiento en la nube, ERP, API, etc.
- Capturar y extraer datos de forma inteligente de facturas, recibos, facturas y otros documentos financieros.
- Categorización y codificación de transacciones basadas en reglas de negocio.
- Configuración de flujos de trabajo de aprobación automatizados para obtener aprobaciones internas y administrar excepciones.
- Conciliación de todas las transacciones.
- Se integra a la perfección con ERP o software de contabilidad como Quickbooks, Sage, Xero, Netsuite y más.
Lo que aprendiste
El uso del software de cuentas por pagar viene con beneficios atractivos, como ahorros de tiempo y costos, proceso de cuentas por pagar simplificado y, en última instancia, mejores resultados.
Las soluciones de cuentas por pagar automatizadas permitirán que los empleados humanos se concentren en tareas de mayor valor, como el desarrollo comercial que contribuye al valor empresarial.
La elección de una herramienta de automatización de facturas a pagos depende del nivel de automatización que requiera la empresa y de la capacidad del software para combinarse con las prácticas y políticas de la empresa.
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- te
- ¡Prepárate!
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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