Plantilla de conciliación de cuenta bancaria

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es el proceso mediante el cual una empresa verifica los asientos contables realizados a lo largo del tiempo.

Durante todo el año, la empresa registra sus asientos en el libro de caja y el banco los registra en su libreta. Al final del período, ambas entradas se comparan para garantizar que no haya diferencias entre el saldo de cierre de la cuenta. Todo este proceso se denomina conciliación de cuentas bancarias.

La conciliación de cuentas bancarias es un procedimiento estándar para las empresas; por lo tanto, debe realizarse periódicamente para mantener los libros actualizados. Hay diferentes formas de llevar a cabo la conciliación de cuentas bancarias: una plantilla de conciliación bancaria preparada.

Profundicemos en cómo hacer la conciliación de cuentas bancarias y usemos la plantilla de conciliación bancaria de Nanonets. Obtenga su plantilla ahora.

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¿Cuáles son los diferentes pasos involucrados en una conciliación bancaria?

Cada transacción que tiene lugar en la contabilidad normalmente contiene al menos dos entradas. Cuando vende algo, registra la transacción y el comprador agrega el artículo a sus activos o inventarios. Deberá examinar los documentos de ambos lados para completar el procedimiento de conciliación bancaria.

Estos son los pasos en el proceso de conciliación bancaria:

• Obtenga su libro de caja y extracto bancario.
• Asegúrese de que el saldo de apertura mensual sea el mismo para ambos documentos.
• Compare todas las entradas de ambos documentos. Cruce las entradas que coincidan y marque las entradas que no coincidan.
• Averigüe la razón por la cual las entradas no coinciden. Realice las correcciones necesarias.
• Mencione las correcciones con los detalles del artículo adecuado para futuras auditorías.
• Una vez que se hayan realizado todas las correcciones, el saldo de cierre mensual debería coincidir.
• Informe a las partes involucradas sobre las modificaciones que ha realizado.
• Planifique un cronograma regular de conciliación para llenar los vacíos.

Para facilitar la conciliación bancaria, puede utilizar Conversor de extractos bancarios Nanonets herramienta para convertir entradas escaneadas de extractos bancarios en un CSV.

Simplifique la conciliación bancaria con una plantilla de conciliación bancaria ahora.

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¿Por qué necesita la conciliación de la cuenta bancaria?

Como contador o tenedor de libros, puede utilizar la conciliación de cuentas bancarias por varias razones:

• Para comprobar la exactitud de sus registros contables
• Para encontrar errores en sus registros contables (u otros documentos relacionados con el negocio)
• Para identificar fraudes o robos dentro de su empresa
• Para identificar problemas con su software de contabilidad
• Para asegurarse de que su empresa está cumpliendo con sus obligaciones financieras

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¿Cómo hacer la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria consiste en verificar, ajustar y conciliar cuentas con un banco, compañía de tarjeta de crédito o institución financiera. La conciliación de cuentas bancarias tiene como objetivo garantizar que todos los débitos y créditos se hayan registrado correctamente dentro del sistema contable. Algunos de los pasos involucrados en la conciliación de cuentas bancarias son:

Verifique todas las transacciones en el extracto bancario.

Uno de los primeros pasos en la conciliación de cuentas bancarias es verificar todas las transacciones en su extracto bancario con las de sus libros. Si encuentra alguna diferencia, busque el motivo. Podría ser que:

• No se registró una transacción en sus libros porque aún no vence o no se paga (por ejemplo, un cheque).
• Se cometió un error al registrar la transacción; por ejemplo, si anotó $10 y luego se dio cuenta de que debería haber sido $100. Esto puede suceder cuando trabajas rápido o te distraes con otras cosas.
• Ingresaste un monto en una cuenta, pero registraste otro monto en esa misma cuenta más tarde (o viceversa).

Accede a los registros de tu cuenta.

El segundo paso para conciliar su extracto bancario es consultar sus registros. Utilice la información que tiene a mano para compararla con el extracto bancario, identificando cualquier transacción faltante o duplicada. Esto se puede hacer manualmente o con un programa de computadora que automatice el proceso.

Encuentre transacciones que no están registradas en el extracto bancario.

Ahora que ha registrado todas sus transacciones correctamente, es hora de verificar si hay transacciones faltantes o incorrectas. Hay varias formas de encontrarlos:

• Verifique el extracto bancario para ver si faltan depósitos y retiros. Si un artículo no está en el extracto bancario, deberá averiguar adónde fue (o si nunca se depositó). Si un artículo es un depósito pero no se registra como tal, entonces algo debe haber salido mal con su proceso de registro; es posible que haya olvidado registrar el depósito o haya cometido un error al ingresarlo en los libros. La forma más fácil de verificar este error es mirar cada transacción individualmente y comparar su descripción con lo que está en el extracto bancario. Por ejemplo: "Depósito en efectivo" frente a "No. de cheque".
• Busque en su lista de transacciones cualquier pago único realizado con cheque o efectivo que no se haya registrado en los libros. Si es posible, estos deben ingresarse inmediatamente después de que ocurran; de lo contrario, deben ingresarse en algún momento antes de que se alejen demasiado de su fecha original para que aún puedan conciliarse adecuadamente (aunque no hay una fecha límite establecida).

Asegúrese de que todas las transacciones se registren en los libros de su empresa.

Uno de los pasos más críticos en la conciliación de cuentas bancarias es asegurarse de que todas las transacciones se registren en los libros de su empresa. Debe registrar transacciones y hacer adiciones o correcciones si las transacciones no están registradas en los libros de su empresa.

Esto se puede hacer a través de un sistema de contabilidad computarizado o manualmente. Si lo hace manualmente, asegúrese de que todas las transacciones se registren en su diario.

Localizar y conciliar diferencias entre cuentas.

El próximo paso en el proceso de conciliación es localizar y conciliar las diferencias entre las cuentas. Localice cualquier transacción que falte en sus libros o cualquier transacción registrada en los libros de la otra compañía pero que aún no esté registrada en los suyos. Busque transacciones ingresadas en la cuenta incorrecta y verifique si se registraron correctamente en el momento adecuado. Si encuentra un error, corríjalo inmediatamente haciendo los ajustes necesarios y publicando las correcciones cuando sea necesario.

El proceso de conciliación bancaria puede ser complejo y lento, pero es una parte integral del mantenimiento de la integridad de cualquier negocio. Al seguir estos pasos, tendrá un registro más preciso de su salud financiera y se asegurará de estar encaminado hacia el éxito en su industria.

Utilice nuestra plantilla de conciliación bancaria para simplificar su proceso de conciliación bancaria.

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¿Qué causa las discrepancias de conciliación?

La conciliación bancaria es un proceso que compara sus registros contables con su estado bancario. Todo el proceso está automatizado, pero aún puede tomar tiempo revisar todas las transacciones y asegurarse de que coincidan. Los errores de conciliación pueden ocurrir por varias razones:

Diferencias de tiempo

La entrada de datos inexacta puede dar lugar a discrepancias de conciliación. Por ejemplo, es posible que las transacciones se ingresen demasiado temprano o demasiado tarde para incluirlas en la conciliación.

• Es posible que las transacciones se ingresen demasiado pronto. Por ejemplo, suponga que está conciliando una cuenta que usa un cierre de año fiscal que no coincide con el cierre de año fiscal de su empresa. En ese caso, deberá considerar esto al ingresar transacciones durante el mes actual de su empresa. En otras palabras, si una de sus cuentas finaliza el año fiscal el 30 de junio y actualmente está ingresando transacciones del 1 de julio al 31 de diciembre (el año fiscal de su empresa), esos números deberán ajustarse sumando o restando días según sus respectivas fechas de ingreso.
• Es posible que las transacciones se ingresen demasiado tarde. Si está trabajando con una cuenta que requiere un procesamiento especial debido a su naturaleza o propósito comercial, por ejemplo, gastos pagados por adelantado, como primas de seguro, querrá asegurarse de que se ingresen a tiempo para que puedan contribuir a los saldos de cierre en el final de cada período (o trimestre).

errores

Pueden ocurrir errores, pero no siempre son culpa tuya. Es importante identificar las causas de las discrepancias de conciliación para que sepa cómo evitarlas en el futuro. Entonces, repasemos algunos errores comunes y lo que puede hacer al respecto:

• Información de transacción faltante o inexacta: si no tiene todas sus transacciones configuradas correctamente en los libros, habrá una discrepancia entre los estados de cuenta bancarios y los saldos de cuentas por cobrar (ARB) al conciliar. ¿La solución? Vuelva a verificar todas las transacciones entrantes antes de importarlas a los libros y vuelva a verificar después de importarlas.
• Configuración incorrecta: ¿Ha configurado todo perfectamente? ¡Excelente! Pero solo asegúrese de que cada cuenta se muestre en ambos lados del balance general y en un estado de pérdidas y ganancias (P&L), incluidas las cuentas de capital del propietario, como el capital del propietario y las ganancias retenidas. Con estos componentes críticos en su lugar, debería ser más fácil para usted asegurarse de que todo se equilibre correctamente durante las conciliaciones periódicas a lo largo del año.

Transacciones faltantes

Las transacciones faltantes pueden deberse a muchas razones. Algunas transacciones nunca se ingresaron en primer lugar, por lo que no aparecerán en la conciliación. Es posible que se hayan ingresado incorrectamente otras transacciones, lo que resultó en un saldo inexacto. Incluso si su sistema está configurado para conciliar todas las cuentas automáticamente, también es posible que haya eliminado una transacción por error. Es importante revisar estos casos cuidadosamente, ya que pueden indicar errores dentro de su sistema o procesos.

Fraude

Los dueños de negocios están aterrorizados por esto. Pero desafortunadamente, los estafadores son más creativos que los dueños de las empresas en sus métodos para hacerlo. Aquí están algunos ejemplos:

• Los pagos en efectivo de los clientes registrados en los libros como recibidos terminaron en el bolsillo de alguien.
• Las técnicas de kite incluyen retrasar un depósito de efectivo y cheques hasta que los ingresos de un depósito posterior puedan cubrir el dinero o los cheques robados.
• Los cheques falsos se envían al proveedor ficticio pero que parece real.
• Los fondos se desvían a cuentas bancarias imposibles de rastrear.
• Robo de acciones u otros recursos de la empresa.
• Registros bancarios falsos.

Dado que los estafadores expertos son buenos para ocultar sus rastros, puede ser difícil detectar el fraude a primera vista en un extracto bancario o en cualquier conciliación de cuenta bancaria. Incluso se sabe que los auditores los pasan por alto. Pero si algo parece extraño, vale la pena investigarlo.

La prevención es la línea de defensa más sólida contra el fraude. En la medida de lo posible, la segregación de trabajos con vacaciones requeridas debe ser lo primero que implemente cualquier organización. La mayoría de los estafadores pueden desanimarse solo sabiendo que alguien está examinando cuidadosamente los registros y conciliaciones de los bancos y las tarjetas de crédito y está manteniendo un estricto control sobre los activos corporativos.

Más información:

¿Cómo conciliar los pagos?