Las oficinas de todo el mundo se están volviendo sin papel. Los sistemas de gestión de documentos han reemplazado salas llenas de documentos comerciales. Además de eso, viene con beneficios como automatización inteligente, menos errores, ahorros adicionales, seguridad mejorada y más.
Y está creciendo rápido.
El mercado de software de gestión de documentos actualmente asciende a USD 5.5 millones en 2022 y se espera que crezca a USD 16.4 millones para 2029 con un 16.8% TACC
Veamos cómo puede sumarse a la tendencia de optimizar sus procesos comerciales con una gestión documental eficiente. Este artículo analizará los 5 mejores programas de gestión de documentos del mercado. Las organizaciones líderes utilizan las herramientas DMS que se mencionan a continuación para automatizar sus procesos en papel y mejorar la seguridad, la indexación y el procesamiento general de los documentos.
En caso de que tenga poco tiempo, estas son las 5 mejores recomendaciones de software de administración de documentos en 2022 y cómo se comparan entre sí:
¿Qué es la gestión de documentos?
La gestión de documentos es un proceso de agilización de la captura, el seguimiento, la extracción, la verificación, las aprobaciones y el almacenamiento de documentos como imágenes, correos electrónicos, documentos de Word, PDF y otros formatos de documentos relacionados con la empresa.
La gestión de documentos abarca todo el ciclo de vida de los documentos, desde la generación hasta la eliminación.
¿Qué es un software de gestión documental?
El software de gestión de documentos (DMS) es un software de automatización inteligente que automatiza todos los aspectos del ciclo de vida de los documentos con la automatización del flujo de trabajo, como la creación, captura, extracción de datos, clasificación, verificación, aprobaciones, modificación, sincronización de bases de datos, almacenamiento y seguridad.
El sistema de administración de documentos hace que sea más fácil encontrar y trabajar con sus archivos con funciones como etiquetado de documentos, búsqueda de texto completo (esto le permite buscar archivos buscando palabras clave) e instalaciones de almacenamiento de acceso basadas en funciones.
Sin embargo, es más que un simple almacenamiento de documentos; organiza su base de datos, automatiza tareas manuales como la entrada de datos, mejora la productividad de los empleados y mantiene registros de actividad para auditorías.
Características a tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de documentos
Esté atento a estas características mientras busca un sistema de gestión de documentos:
- Entrada de documentos: ¿puede capturar automáticamente documentos de múltiples fuentes?
- Indexación de documentos: ¿puede ordenar automáticamente los documentos?
- Búsqueda de documentos: ¿puede buscar documentos utilizando palabras clave?
- Procesamiento de documentos: ¿puede extraer datos de documentos mediante OCR?
- Automatización del flujo de trabajo: ¿puede usar flujos de trabajo para automatizar el procesamiento de documentos?
- Seguridad de los documentos: ¿los documentos están alojados en un almacenamiento seguro? ¿Tiene acceso basado en roles?
- Personalización: ¿puede personalizar los flujos de trabajo y los procesos?
- Integraciones: ¿Se integra con las herramientas comerciales que utiliza?
- Alojamiento flexible: ¿puede optar por opciones de almacenamiento local o en la nube?
Los 5 mejores software de gestión de documentos en 2022
#1. nanoredes
Nanonets es un software de gestión de documentos basado en IA con potente OCR incorporado, flujos de trabajo sin código y almacenamiento seguro. Nanonets puede automatizar todos los procesos de documentos, como la captura de documentos, la extracción de datos, la verificación de documentos, la búsqueda de documentos, el archivo de documentos y más. Puede controlar sus documentos con acceso basado en funciones y opciones de alojamiento flexibles.
Nanonets simplifica la gestión de documentos con flujos de trabajo de documentos personalizados sin código, más de 5000 integraciones y software OCR avanzado.
Clasificación: 4.9 en Capterra
Por Necesidad Procesamiento de documentos y automatización del flujo de trabajo
Para Agencias y Operadores
- Capture fácilmente documentos de fuentes de datos como Gmail, Drive, Outlook y más.
- Flujos de trabajo automatizados para capturar, digitalizar, verificar y almacenar documentos
- Flujos de trabajo de aprobación para obtener la aprobación de todos los documentos marcados
- Fácil integración con más de 5000 aplicaciones a través de API y Zapier
- Modelos API de OCR preentrenados para extraer información de documentos
- Extraiga datos de registros con >95 % de precisión
- Interfaz fácil de usar: aprenda a usarla en 30 minutos o menos
- Plantillas y opciones de personalización fáciles
- Control de acceso basado en roles
- Soporte 24 × 7
Desventajas
- Sin opciones de generación de documentos
- No se puede utilizar para documentos de firma electrónica
#2. Grupo
Huddle ofrece un sistema de administración de documentos en línea para que las organizaciones creen un centro en línea para administrar la colaboración, la revisión, las aprobaciones y las discusiones de documentos en una plataforma segura.
Al igual que el almacenamiento en línea de Google Drive, puede compartir sin problemas, proporcionar acceso limitado o proteger sus archivos para mejorar la seguridad. Huddle también ofrece planes pagos que brindan espacio de almacenamiento adicional, complementos como aplicaciones móviles, capacidades de videoconferencia, etc.
Clasificación: 4.4 en Capterra
Por Necesidad Gestión de archivos
Para Agencias y Operadores
- Fácil de usar y aprender
- Versiones de documentos
- Almacenamiento seguro de documentos en la nube
- Opciones fáciles de compartir archivos para usuarios externos
- Fácil proceso de incorporación
- Integraciones sencillas con Microsoft Office Suite
Desventajas
- Las funciones de colaboración podrían mejorarse
- Faltan funciones de alta seguridad como la autenticación de dos factores.
#3. al aire libre uno
El software de gestión de documentos Alfresco One fue diseñado para director de contenido Empresarial. Puede usarse como un servicio basado en la nube o instalarse en las instalaciones. El software permite una gestión eficiente del contenido empresarial con búsqueda de documentos empresariales, almacenamiento seguro, procesamiento de documentos OCR y análisis inteligente de documentos.
Clasificación: 3.0 en Capterra
Por Necesidad Gestión de archivos y control de versiones de documentos
Para Agencias y Operadores
- Excelentes funciones de almacenamiento y uso compartido de documentos
- Muchas opciones de personalización
- Casos de uso complejos y de amplio alcance.
Desventajas
- La interfaz de usuario no es muy intuitiva.
- Difícil de configurar
- Los flujos de trabajo son complejos de entender.
#4. OpenKM
OpenKM es un sistema de gestión de documentos todo en uno que combina todos los aspectos de la gestión, colaboración, distribución y almacenamiento de documentos en una sola plataforma. El software de administración de documentos empresariales permite un control completo sobre el contenido empresarial, mejora la seguridad con registros de actividad detallados y mantiene el flujo de documentos con automatización.
Clasificación: 4.7 en Capterra
Por Necesidad Archivo y búsqueda de documentos
Para Agencias y Operadores
- Plataforma DMS rica en funciones
- Bueno para personas no tecnológicas
- Integraciones fáciles
- Excelente tiempo de actividad
- Escanea en busca de virus en todos los documentos actualizados
Desventajas
- La interfaz de usuario está fechada
- OCR no siempre es preciso
gabinete de archivos electrónicos
eFileCabinet es un software de gestión de documentos basado en la nube de nivel empresarial para pequeñas y medianas empresas. eFileCabinet le permite administrar todos sus documentos en papel, correos electrónicos, facturas, contratos y otra información importante en un solo lugar.
Clasificación: 4.3 en Capterra
Por Necesidad Gestión documental para pequeñas empresas
Para Agencias y Operadores
- Plantillas para la estructura de carpetas
- Generador de flujo de trabajo de arrastrar y soltar
- Almacenamiento seguro de archivos
Desventajas
- Largo proceso de incorporación
- No admite cambios masivos.
- Retrasos a veces
Aquí hay algunos sistemas de gestión de documentos más que necesitan una mención especial:
Documentos de Google
Google Docs es un software de administración de documentos gratuito al que se puede acceder desde cualquier lugar, lo que lo convierte en una opción ideal para autónomos y pequeñas empresas que trabajan de forma remota con clientes en otras partes del mundo. Como bono, OCR de Google Docs puede convertir imágenes en texto editable.
Microsoft SharePoint
SharePoint ayuda a las organizaciones a compartir documentos, conectar personas y optimizar los procesos de documentos. SharePoint es similar a Google Drive, donde los empleados pueden colaborar y mantener una lista interna de documentos para facilitar el acceso. Puede combinar Microsoft Sharepoint con Automatización de energía de Microsoft y use flujos de trabajo automatizados de documentos.
Equipo de punto de vista
Viewpoint Team es un poderoso sistema de gestión de documentos para profesionales de la construcción. Es la única solución que proporciona las herramientas que necesita para gestión de casos de principio a fin, incluidos flujos de trabajo colaborativos con clientes, revisión y aprobación seguras procesos para documentosy control de derechos de acceso.
Odoo
Odoo es un software ERP y CRM de código abierto con un módulo de sistema de gestión de documentos gratuito para profesionales de las finanzas. Odoo permite a las organizaciones tener un departamento de contabilidad sin papel mediante la digitalización de documentos, la automatización de procesos de documentos y la integración perfecta con otras aplicaciones de Odoo.
dokmee
Dokmee es un software de administración de documentos que le permite almacenar, organizar y compartir sus documentos, correos electrónicos y otros archivos importantes.
¿Cuál es el mejor sistema de gestión documental para su empresa en 2023?
Hemos mapeado las características significativas de los cinco mejores software de gestión de documentos mencionados en el artículo anterior para facilitar su selección del mejor software de gestión de documentos para su negocio y requisitos. Eche un vistazo a la instantánea, pruebe la versión de prueba gratuita, determine sus requisitos y seleccione la mejor herramienta.
Según la instantánea, Nanonets es el mejor software de gestión de documentos. Si bien Nanonets no tiene capacidades de generación de documentos, puede usar integraciones fáciles con la suite de Google para generar documentos rápidamente. Nanonets también ofrece una prueba gratuita y configuración de cuenta gratuita con asistencia de migración.
Seguido por Nanonets, OpenKM es el siguiente mejor sistema de gestión de documentos. Es un software ERM de código abierto. El caso de uso para la gestión de documentos está limitado a profesionales financieros y ofrece una prueba gratuita durante 15 días.
Nanonets como tu Sistema de Gestión Documental
Nanonets es un software fácil de usar que no requiere una capacitación o configuración intensa para comenzar a usarlo. Aquí, enumeramos por qué debería considerar Nanonets como su software de gestión de documentos.
De Operación Captura de Datos:
Las empresas tienen muchos documentos como formularios, facturas , recibos, pedidos, etc. Las nanoredes ayudan a las empresas a digitalizar y extraer información relevante de estos documentos utilizando API inteligente de OCR.
Flujos de trabajo automatizados:
Acelere el ritmo de los procesos comerciales mediante la automatización de todos los pasos manuales, como la recopilación de documentos, verificación de documentos, Emparejamiento de 3 vías, aprobaciones y más.
Tableros en tiempo real:
Use paneles de gastos para controlar sus gastos, etiquetar los gastos y comprender las tendencias en tiempo real. Supervise KPI relevantes como %facturas STP, %facturas pagadas, etc. con datos de Nanonets.
Opciones de alojamiento en la nube y en las instalaciones:
Elija la opción de alojamiento que se adapte a sus necesidades.
Integraciones:
La fácil integración es imprescindible. No puede cambiar su pila de tecnología para acomodar un software. Nanonets se integra con todo su software con facilidad Integraciones de Zapier y API. Las nanoredes se integran con Xero, Quickbooks, SAP, etc.
Plantillas y modelos personalizados:
Con Nanonets, puede usar flujos de trabajo predefinidos como facturas, conocimientos de embarque, órdenes de compra o cuentas por pagar o crear su propio modo de IA personalizado.
Precios transparentes:
Nanonets tiene una política de precios transparente de $499/mes y $0.1/escaneo de documentos. Sin cargos ocultos para ningún cliente.
Conclusión
Con la transformación digital en aumento, ya es hora de que invierta en un sistema de gestión de documentos para su empresa. Hace más que digitalizar archivos. Un sistema de gestión de documentos agiliza el flujo de documentos dentro de la organización y proporciona una capa adicional de seguridad a los documentos comerciales. Los beneficios de la gestión de documentos permiten a las organizaciones mantenerse competitivas y productivas.
De todos modos, elegir la el mejor software de gestión de documentos para su negocio requiere una comprensión profunda de lo que su empresa necesita y qué tipo de DMS le conviene. Así que asegúrese de explorar sus opciones y pruébelas usted mismo.
sección de preguntas frecuentes
¿Qué es el sistema de gestión de documentos?
El software de administración de documentos o DMS, es un tipo de software que almacena, administra y recupera toda la documentación que su empresa usa todos los días. Maneja todos sus archivos electrónicos e incluso documentos en papel a lo largo de su ciclo de vida, desde la creación hasta la implementación. Lo que es más importante, automatiza el proceso para que pueda dedicar menos tiempo a organizar y recuperar todos sus archivos y tener más tiempo trabajando en otras tareas importantes.
El funcionamiento del sistema de gestión de documentos depende del software en el que invierta. Pero, en general, ayuda a su negocio al digitalizar todos sus archivos y almacenarlos en una única base de datos para una fácil recuperación y acceso. Algunos tienen funciones de escaneo y captura de imágenes para convertir documentos en papel en archivos digitales. Otros incluso aprovechan la inteligencia artificial y la tecnología de aprendizaje automático para capturar datos de documentos al instante. También puede usar el software de administración de documentos para verificar la autenticidad de los documentos, crear flujos de trabajo de aprobación dentro de su organización y automatizar las copias de seguridad y la recuperación de datos.
Hay muchas más características que ofrece el software de gestión de documentos. Y es por sus beneficios que la demanda mundial de software de gestión de documentos alcanzó los $ 5.55 mil millones en 2022 y se prevé que alcance los 16.42 millones de dólares para 2029.
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