¡Bienvenido a la Política de Gastos 101! Ya sea que sea el capitán de un barco emergente o que dirija una empresa más establecida, lidiar con los gastos es tan inevitable como esos incómodos ejercicios de formación de equipos. Esta guía busca desmitificar el enigma de crear e implementar una política de gastos comerciales que no solo quede bien en un manual de la empresa, sino que realmente funcione. Comencemos y descubramos cómo mantener optimizados los gastos de su empresa, garantizar el cumplimiento del equipo y tal vez incluso obtener algunos ahorros en el camino.
¿Qué es una póliza de gastos?
Una política de gastos es un libro de reglas en el juego del gasto empresarial. Viene con pautas claras y concisas que le indican a su equipo cómo gastar el efectivo de la empresa sin provocar una crisis en el equipo financiero. Sirve como marco que describe qué es reembolsable, qué no y cómo llevar a cabo todo el proceso de “Gasté esto, ahora devuélveme mi dinero”.
Pero es más que sólo reglas y regulaciones. Una política de gastos bien diseñada es como una guía confiable para sus empleados, que les ayuda a tomar decisiones de gastos. Responde a las preguntas grandes y pequeñas, desde los límites de la cena de un cliente hasta si pueden gastar ese Wi-Fi en pleno vuelo. ¿La meta? Equilibrar las cuentas sin sofocar el espíritu innovador y las necesidades operativas de su equipo. En esencia, se trata de crear una cultura de gasto responsable en la que todos conozcan el juego y la empresa siga logrando objetivos financieros.
Importancia de una política de gastos
Una política de gastos salvaguarda la salud financiera de una empresa, fomenta una cultura de confianza e impulsa la eficiencia operativa. Es como el entrenador que guía a su equipo sobre cómo jugar correctamente el juego de gastar. Aquí está el desglose:
- Directrices sobre gastos reembolsables y no reembolsables: Describe claramente qué gastos corren por cuenta de la empresa y cuáles no. Esta claridad evita la incómoda danza de las conjeturas y garantiza que todos estén al mismo ritmo.
- Control de Costos: Es el portero que salva a su empresa del gasto excesivo. Al establecer límites claros, garantiza que los gastos no se excedan y mantiene su salud financiera bajo control.
- Flujo de trabajo optimizado: Imagínese un equipo bien coordinado donde todos conocen su posición y juegan. Una política de gastos lo logra definiendo un proceso y un flujo de trabajo claros, haciendo que el proceso de gestión de gastos sea menos un laberinto y más una línea recta.
- Promueve una cultura de confianza y transparencia: Es la base de una relación transparente entre los empleados y la dirección. Cuando las reglas son claras, es más fácil jugar limpio y fomentar una cultura donde la confianza sea mutua.
- Prevención de fraude y uso indebido: Al igual que una buena estrategia de defensa, ayuda a prevenir el fraude al establecer límites y exigir pruebas de gastos, lo que dificulta los actos delictivos.
- Satisfacción de los empleados mejorada: Cuando los empleados entienden qué y cómo se les reembolsará, habrá menos disputas y un lugar de trabajo más feliz. Además, acelera el proceso de reembolso, manteniendo alta la billetera y la moral de todos.
- Cumplimiento y optimización tributaria: Garantiza que solo se reclamen gastos comerciales legítimos, lo que puede ser crucial durante la temporada de impuestos para evitar multas y maximizar las deducciones.
- Generación de datos e información: Al recopilar y analizar datos de gastos, ofrece información valiosa sobre los patrones de gastos, lo que ayuda a elaborar estrategias para una mejor planificación financiera y presupuestación.
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Una política de gastos clara y bien implementada puede reducir significativamente el riesgo de gasto excesivo y fraude, dos de los problemas financieros más comunes para las empresas.
¿Cómo crear una política de gastos?
Una política de gastos bien elaborada sirve como carta de navegación, guiando a los empleados a través de las aguas, a menudo turbias, del gasto empresarial, al tiempo que garantiza que el barco financiero de la empresa mantenga su rumbo.
Veamos cómo crear uno.
El papel de una política de gastos va más allá de las meras reglas; se trata de marcar la pauta sobre cómo una empresa maneja sus finanzas. Una buena política logra un delicado equilibrio entre flexibilidad y control. Debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las diversas necesidades de un entorno empresarial dinámico, pero lo suficientemente estricto para proteger a la empresa contra gastos innecesarios y posibles fraudes.
Elementos clave de una política eficaz
Toda política de gastos eficaz debe tener ciertos elementos no negociables:
- Definiciones claras: ¿Qué constituye un “gasto”? Esto puede parecer elemental, pero la ambigüedad lleva a la confusión. Defina claramente lo que los empleados pueden y no pueden reclamar como gastos comerciales.
- Límites de gasto: Establezca límites claros. Esto podría variar según la función, el departamento o el tipo de gasto. Se trata de crear límites dentro de los cuales los empleados puedan operar de forma autónoma.
- Procesos de aprobación: Establecer quién autoriza los gastos y el flujo de trabajo para su aprobación. Esto ayuda a mantener un sistema de controles y contrapesos.
- Requisitos de recibo y documentación: Especificar la documentación necesaria para acreditar los gastos.
BUENAS PRÁCTICAS
Personalización según las necesidades empresariales:
Adapte su política de gastos para que se ajuste a los requisitos únicos de su organización. Una pequeña startup puede priorizar las suscripciones de software, mientras que una empresa más grande podría centrarse en los viajes y el entretenimiento de los clientes. Adaptar la política garantiza que se alinee con la cultura y las necesidades operativas de su empresa.
Transparencia y Accesibilidad:
Asegúrese de que su política de gastos sea fácilmente accesible para todos los empleados. Publíquelo en la intranet de su empresa, inclúyalo en paquetes de incorporación o intégrelo en su sistema de gestión de gastos para asegurarse de que esté disponible.
Actualizaciones y evolución de políticas:
Las necesidades y los entornos empresariales cambian, lo que requiere actualizaciones periódicas de su política de gastos. Esto podría implicar adaptarse a la nueva legislación fiscal, acomodar los gastos del trabajo remoto o actualizar la política para incluir nuevas tecnologías.
Promoción de la cultura de cumplimiento:
Cultivar una cultura empresarial que valore el cumplimiento de la política de gastos. El liderazgo debe modelar el cumplimiento, y las discusiones periódicas sobre la gestión de gastos pueden reforzar su importancia. Reconocer los esfuerzos de cumplimiento también puede fomentar la adherencia.
Mecanismos de seguimiento y retroalimentación:
Utilice la tecnología para monitorear el cumplimiento y recopilar comentarios sobre la política de gastos. Las alertas y los análisis en tiempo real pueden ayudar a identificar incumplimientos o áreas que necesitan mejoras. Fomentar la retroalimentación de los empleados para perfeccionar y mejorar la política.
Manejar el incumplimiento de manera constructiva:
Cuando se identifique un incumplimiento, abordarlo como una oportunidad de aprendizaje en lugar de una acción punitiva. Comprender el motivo del incumplimiento puede ayudar a mejorar la política y su aplicación, fortaleciendo el marco general de cumplimiento.
Ejemplo de política de gastos
Consideremos una empresa hipotética, "TechWave Solutions", una empresa tecnológica de tamaño mediano especializada en servicios basados en la nube, con alrededor de 300 empleados. TechWave está experimentando un rápido crecimiento y necesita renovar su política de gastos para mantenerse al día con sus necesidades cambiantes. Veamos cómo podrían elaborar y ejercer su política de gastos.
1. Definiciones claras:
- Definición de gastos: Los gastos en TechWave incluyen cualquier costo incurrido con fines comerciales. Esto incluye
- viajes
- entretenimiento del cliente
- suscripciones de software
- material de oficina
- Artículos que no son gastos: Gastos personales, multas por infracciones de tránsito durante viajes de negocios o cualquier costo que no esté directamente relacionado con las operaciones comerciales.
2. Límites de gasto:
- Recorrido: Limitado a $200 por día para alojamiento, $50 para comidas y $300 para boletos de avión (clase económica).
- Entretenimiento para el cliente: Máximo de $100 por persona por evento.
- Suscripciones de software: Hasta $500 anuales por empleado para suscripciones relacionadas con el desarrollo profesional.
- Suministros de oficina: No exceder $50 por mes por empleado.
3. Procesos de Aprobación:
- Gastos hasta $100: Aprobación directa del gerente.
- Gastos entre $100-$500: Aprobación del jefe de departamento.
- Gastos superiores a $500: Requieren la aprobación del Director Financiero.
- El flujo de trabajo de aprobación está integrado en el software de gestión de gastos de la empresa para realizar seguimiento y mantenimiento de registros.
4. Requisitos de Recibo y Documentación:
- Todos los gastos deben ir acompañados de un recibo.
- Para las suscripciones en línea, se requieren recibos electrónicos o copias de facturas.
- Los gastos de viaje requieren un itinerario detallado.
5. Personalización según las necesidades comerciales:
- Dado el enfoque de TechWave en la tecnología, se asigna un presupuesto más alto para software y herramientas en línea.
- Los límites moderados reflejan la necesidad de cierta participación del cliente pero también de control presupuestario.
6. Transparencia y Accesibilidad:
- La política de gastos se publica en la intranet de la empresa, se incluye en los materiales de incorporación y se integra en el panel del software de gestión de gastos de TechWave.
7. Actualización y evolución de políticas:
- Revisiones semestrales para ajustar límites y categorías según las tasas del mercado y el crecimiento de la empresa.
- Con el cambio hacia el trabajo remoto, muchos empleados han comenzado a trabajar desde diferentes ubicaciones, lo que ha provocado un aumento en las solicitudes de instalación de oficinas en casa. El departamento de RR.HH. informa de un aumento del 30% en trabajadores remotos. Los empleados han solicitado soporte para configuraciones de oficina en casa, incluidas sillas ergonómicas y planes de Internet mejorados, que anteriormente no estaban cubiertos. Esto lleva a la adición de una nueva categoría de gastos:
- Asignación de hasta $500 por empleado para una instalación única de oficina en casa. Esto incluye muebles ergonómicos y las actualizaciones tecnológicas necesarias.
- $30 adicionales por mes para planes de Internet mejorados para trabajadores remotos.
- La política actualizada se comunica a través de una reunión general, boletines informativos por correo electrónico y se actualiza en la intranet y el software de gestión de gastos.
- El equipo de finanzas monitorea el impacto de estos cambios en el presupuesto general de gastos e informa en la próxima revisión bianual.
8. Promoción de una cultura de cumplimiento:
- Pocas discusiones en reuniones sobre gestión de gastos y cumplimiento.
- Reconocer y recompensar el cumplimiento a través de boletines y reuniones internas.
9. Seguimiento y retroalimentación:
- TechWave Solutions había estado utilizando un sistema básico de gestión de gastos. Sin embargo, a medida que la empresa crecía, el director financiero, Alex Morgan, notó varios problemas:
- Reclamaciones duplicadas: En ocasiones, los empleados presentaron el mismo gasto dos veces debido a la falta de un seguimiento adecuado.
- Fraude potencial: Se señalaron algunos casos de gastos sospechosos, pero no pudieron verificarse de inmediato.
- Multas por pagos atrasados: Algunos gastos se informaban demasiado tarde, lo que provocaba la pérdida de descuentos por pago anticipado y multas por pago atrasado.
- Para abordar estos problemas, TechWave Solutions integró una nueva función en su software de gestión de gastos que proporcionaba alertas y análisis en tiempo real. Así es como transformó su proceso:
- Prevención de reclamaciones duplicadas: El software ahora marca automáticamente las entradas duplicadas. Por ejemplo, si un empleado intenta enviar una factura de hotel que coincide con la fecha y el monto de una entrada anterior, el sistema le alerta a él y al equipo de finanzas.
- Detección de fraude: Los patrones de gasto inusuales activan alertas. Por ejemplo, si un empleado que viaja raramente presenta de repente gastos de viaje elevados, el sistema lo marca para su revisión.
- Informes de gastos oportunos: El software envía recordatorios de los plazos de presentación de gastos. Esto ayudó a reducir significativamente las multas por pagos atrasados. Por ejemplo, se envía un recordatorio dos días antes de fin de mes para presentar todos los gastos, lo que garantiza el procesamiento y el pago oportunos.
- Encuestas trimestrales a empleados para retroalimentar el proceso de gestión de gastos.
- Los empleados informaron que el proceso de presentación de recibos era engorroso. En respuesta, TechWave actualizó su sistema de gestión de empleados para permitir la carga sencilla de fotografías de recibos a través de una aplicación móvil, lo que aceleró enormemente el proceso y mejoró el cumplimiento.
- El equipo de Finanzas informó ineficiencias y errores en el proceso de ingreso manual de datos al leer recibos e introducir datos en el software de gastos. Se agregó una integración de OCR al software de gestión de gastos, lo que resultó en una reducción del 90 % en el trabajo manual correspondiente junto con una precisión de extracción de datos superior al 99 %.
10. Abordar el incumplimiento:
Seis meses después de implementar la nueva política de gastos, TechWave Solutions observa un patrón de incumplimiento en materia de gastos de viaje. Varios empleados han superado el límite establecido de 200 dólares por día para alojamiento durante viajes de negocios. El equipo financiero informa esta tendencia a la dirección.
- El director financiero inicia una revisión de los viajes de negocios recientes. El equipo descubre que, en varios casos, los únicos hoteles disponibles en los distritos comerciales tenían precios superiores al límite establecido por la empresa, lo que provocó infracciones de las políticas.
- La dirección mantiene conversaciones con los empleados que excedieron los límites. Los empleados explican que para asistir a reuniones en áreas comerciales centrales es necesario permanecer cerca, pero el costo de ese tipo de alojamiento a menudo excede el límite de la empresa.
- El equipo directivo, reconociendo el desafío práctico, decide ajustar la política. El nuevo límite de alojamiento se establece en 300 dólares por día en ciudades con costos de vida más altos, mientras que se mantiene el límite de 200 dólares para otras ubicaciones.
- Este cambio se comunica a todos los empleados, enfatizando la importancia de elegir opciones rentables dentro de los nuevos límites. Se brindan consejos para reservar con anticipación, elegir hoteles económicos y comprender los nuevos límites de alojamiento escalonado.
- El software de gestión de gastos se actualiza para reflejar los nuevos límites y solicitar a los empleados una justificación cuando exceden estos límites en ciudades específicas.
Por lo tanto, la nueva política de gastos en evolución de TechWave Solutions, adaptada a sus necesidades y cultura comerciales específicas, proporciona un marco estructurado y claro para gestionar los gastos. Este enfoque no sólo garantiza el control financiero sino que también fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia dentro de la organización. Las actualizaciones periódicas y los mecanismos de retroalimentación garantizan que la política siga siendo relevante y eficaz, adaptándose al entorno empresarial dinámico.
Plantilla de política de gastos
Basándonos en el ejemplo anterior, hemos creado una política de gastos para TechWave Solutions. Puede utilizar esto como referencia al elaborar su política de gastos.
Cómo implementar su política de gastos
Implementar una política de gastos de manera efectiva es fundamental para garantizar que las pautas que ha elaborado cuidadosamente se sigan, comprendan e integren en las operaciones diarias de su empresa. Exploremos dos enfoques diferentes para implementar su política de gastos.
Flujo de trabajo manual
La implementación manual de una política de gastos implica una serie de pasos realizados por los empleados, los gerentes y el equipo financiero sin la ayuda de un software dedicado. Este proceso, si bien es más tradicional, puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores humanos, pero todavía se utiliza, especialmente en organizaciones más pequeñas con menos transacciones.
- Presentación de gastos: Los empleados incurren en gastos y guardan recibos físicos. Luego completan un formulario de informe de gastos, a menudo una hoja de cálculo o un formulario en papel, que detalla cada gasto, el monto y el propósito comercial.
- Revisión del gerente: El empleado envía su informe de gastos completo y los recibos adjuntos a su gerente para su revisión. El gerente verifica cada gasto con la política de la empresa para garantizar su cumplimiento.
- Verificación financiera: Una vez aprobado por el gerente, el informe de gastos se envía al departamento de finanzas. El equipo de finanzas realiza una revisión final para verificar la exactitud del informe y el cumplimiento de la política, verificando recibos y cálculos manualmente.
- Reembolso: Si se aprueba el informe de gastos, el equipo de finanzas procesa el reembolso, lo que puede implicar emitir un cheque o procesar una transferencia bancaria al empleado. Este paso puede tardar varios días o semanas, según el ciclo de pago.
- Mantenimiento de registros: Finanzas almacena los informes de gastos y recibos con fines de auditoría. A menudo, esto implica archivar copias en papel en archivadores o escanearlas en un sistema de almacenamiento digital básico.
Flujo de trabajo automatizado
Un flujo de trabajo automatizado aprovecha la tecnología para optimizar y mejorar la eficiencia de la implementación de su política de gastos. Este enfoque reduce los errores manuales, acelera el proceso de reembolso y proporciona visibilidad en tiempo real de los patrones de gasto.
Veamos cómo se transforma y automatiza el flujo de trabajo manual utilizando el software de gestión de gastos Nanonets.
- Presentación de gastos digitales: Los empleados utilizan una aplicación o plataforma web para presentar los gastos. Pueden tomar fotografías de recibos con sus teléfonos inteligentes y el software extrae automáticamente detalles relevantes utilizando la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Los gastos se clasifican mediante IA y los empleados también pueden agregar las notas necesarias sobre el propósito comercial directamente en la aplicación.
- Verificaciones automatizadas de cumplimiento de políticas: El software de gestión de gastos verifica automáticamente cada envío con la política de gastos de la empresa. Señala cualquier infracción en tiempo real y solicita al empleado que corrija el problema o agregue una nota en circunstancias excepcionales.
- La aprobación del administrador: Los gerentes reciben notificaciones de informes de gastos pendientes a través de la plataforma. Pueden revisar, aprobar o rechazar gastos con un clic y también pueden ver cualquier infracción de la política marcada por el sistema.
- Supervisión financiera y procesamiento de reembolsos: Los gastos aprobados se envían automáticamente al equipo de finanzas. El software se integra con los sistemas de contabilidad, permitiendo el procesamiento directo de reembolsos a través de nómina o transferencias bancarias. Finanzas mantiene la supervisión y puede auditar los gastos en tiempo real o mediante informes periódicos.
- Mantenimiento y análisis de registros digitales: El sistema almacena todos los datos de gastos de forma digital, eliminando la necesidad de almacenamiento físico. Los equipos de finanzas pueden acceder a informes y análisis detallados, lo que permite una mejor elaboración de presupuestos, pronósticos e identificación de tendencias de gasto o áreas de incumplimiento.
En conclusión, el salto de la implementación de una política de gastos manual a una automatizada es una serie de pasos prácticos hacia la eficiencia, la claridad y, en última instancia, una mayor rentabilidad.
A continuación se muestran algunos estudios de casos de empresas que han implementado con éxito políticas de gastos utilizando software de automatización de gastos:
- SaltPay utiliza nanoredes para integrarse con SAP para gestionar facturas de proveedores.
- In2 Project Management ayuda a Water Supply Corporation a ahorrar 700,000 AUD con Nanonets AI.
- Cómo Happy Jewelers, una PYME, se benefició de NanoNets.
- Nanonets AI ayuda a ACM Services a automatizar la extracción de documentos de gastos, ahorrando un 90 % de tiempo al equipo de Cuentas por pagar.
- Tapi automatiza las facturas de mantenimiento de propiedades mediante Nanonets.
- Puma automatiza su proceso de gestión de gastos con Zoho Expense.
- SWISS mejoró la eficiencia del procesamiento de gastos en un 80 % con Rydoo.
- Suncommon gestiona los gastos de su empresa y le ahorra tiempo aprovechando la tarjeta Expensify.
Conclusión
Ahí lo tiene: los pormenores de la elaboración de una política de gastos que no sólo mantenga el barco financiero navegando sin problemas sino que también fomente una cultura de responsabilidad y transparencia dentro de su organización. Desde definir directrices claras hasta adoptar la implementación mediante la automatización, la gestión de gastos no tiene por qué ser una tarea que provoque dolores de cabeza.
Recuerde, no se trata sólo de las reglas; se trata de capacitar a su equipo para que tome decisiones de gasto informadas y al mismo tiempo salvaguarde la salud financiera de su empresa. Por lo tanto, ya sea que sea una nueva empresa que zarpa o una empresa experimentada que navega por nuevas aguas, que su política de gastos sea su estrella guía hacia mares más tranquilos y costas financieras más soleadas. ¡Viento en popa!
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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