Los 6 principales KPI de cuentas por pagar para medir

¡Mejore la eficacia de su organización con la aplicación práctica de los indicadores clave de desempeño correctos! 

Peter Drucker dijo una vez: "Si no lo mides, no puedes mejorarlo". 

¡Seguir el desempeño del departamento de Cuentas por Pagar de su empresa requiere mucho más esfuerzo que simplemente rastrear la cantidad de facturas que han vencido su fecha de vencimiento! 

Un enfoque estratégico para manejar su equipo de cuentas por pagar puede exponer su negocio a un torbellino de oportunidades lucrativas y, al mismo tiempo, evitar problemas como: flujo de caja deficiente dentro de la empresa, relaciones controvertidas con los proveedores y cero fuentes de ingresos adicionales; Hoy le mostraremos cómo el empleo de ciertos KPI puede, en última instancia, ayudar a su equipo de AP a aumentar su eficiencia.

¿Qué son los KPI? 

KPI es un acrónimo del término indicador clave de rendimiento. Como sugiere el nombre, los KPI son un indicador cuantificable del desempeño de cualquier objetivo específico durante un período de tiempo. 

Los propietarios de empresas y los profesionales capacitados a menudo se confunden entre los términos: indicador clave de desempeño y métricas. Así es como se diferencian los dos: 

Los indicadores clave de rendimiento tienen un impacto positivo en los resultados generales de su negocio. Desempeñan un papel clave a la hora de respaldar su estrategia comercial general y señalan lo que es importante para ayudar a que el negocio crezca a largo plazo. Por ejemplo: tiempo promedio necesario para aprobar una factura y días por pagar pendientes. 

Las métricas, por otro lado, son una herramienta para medir las actividades diarias de su negocio que ayudan a respaldar los indicadores clave de desempeño. No son una medida crítica per se, pero aun así pueden tener un impacto menor en su negocio. Un ejemplo de métricas puede ser: porcentaje de facturas directas y retorno de la inversión en la automatización de facturas. 

Hay muchos tipos de indicadores clave de rendimiento que pueden resultar fructíferos para su negocio. Si bien a algunas empresas les gusta realizar un seguimiento de su progreso mensurable mensual, a otras les gusta tener una visión más a largo plazo. Estos son algunos de los tipos comunes de KPI que debe conocer: 

Operacional: Estos KPI ayudan a medir el desempeño de su negocio en un período de tiempo más corto y, al mismo tiempo, se centran principalmente en el proceso comercial. Ejemplo: Tasa de error en informes financieros, Informes producidos por empleado. 

Adelantándose y rezagándose: Los indicadores adelantados ayudan a realizar un seguimiento del crecimiento de su negocio y de los resultados comerciales futuros. Mientras que los KPI rezagados ayudan a realizar un seguimiento de sus decisiones comerciales pasadas. Una combinación de ambos puede dar origen a una excelente estrategia comercial. Ejemplo: ingresos medios por usuario. 

Funcional: Algunos de los indicadores clave de desempeño pueden estar asociados con funciones específicas como contabilidad, finanzas, etc. Ejemplo: costos contables, rotación de cuentas por pagar. 

Estratégico: Estos ayudan a monitorear sus objetivos comerciales a largo plazo. Ejemplo: participación de mercado y retorno de la inversión.

¿Por qué son importantes los KPI para los equipos de cuentas por pagar AP?

Los indicadores clave de rendimiento pueden ser una métrica crucial para medir si el progreso de su equipo de Cuentas por pagar se alinea con los objetivos comerciales generales de su empresa. Algunas de las razones fundamentales por las que los equipos de cuentas por pagar de todas las empresas utilizan cada vez más los KPI son: 

1. Reducir los factores de riesgo: Los KPI pueden desempeñar un papel crucial a la hora de indicar la salud de su organización. A largo plazo, pueden ayudar a reducir los factores de riesgo financiero y convertir su negocio en uno rentable. 
2. Alinee sus equipos: Asegúrese de que usted y sus equipos de cuentas por pagar estén siempre encaminados para el cierre contable de fin de mes y que usted, como gerente, pueda evaluar si necesita agregar recursos, ya sea personas o software para mejorar el rendimiento. 
3. Sigue el progreso: Los KPI garantizan que todos los empleados del equipo de AP se sientan responsables de su progreso. Esto también ayuda a los jefes de equipo a mover las cosas de una manera más sistemática. 
4. Ajuste sus estrategias: Con un registro claro de lo que funciona para el negocio y lo que no, puede dirigir sus estrategias comerciales en la dirección correcta y trabajar en consecuencia.

¿Cuáles son los puntos débiles que los KPI pueden resolver para el equipo de AP?

Si es administrador de cuentas por pagar, sabe lo difícil que puede resultar gestionar las relaciones con los proveedores, realizar un seguimiento de las facturas y gestionar la liquidez. La mayoría de las empresas ven un equipo de AP como una fuente de ingresos por excelencia. 

El departamento de Cuentas por pagar constituye un componente fundamental de cada ámbito empresarial. Incluso el más mínimo error en las funciones comerciales a cargo del departamento podría costarle a la empresa un revés importante. 

Los indicadores clave de rendimiento pueden proporcionar información más profunda sobre las operaciones comerciales y, por lo tanto, ayudar a llegar a soluciones integrales a los problemas. 

Por ejemplo, un KPI alto como "Tiempo promedio de pago" podría indicar que hay un retraso en los pagos a los proveedores comerciales porque no hay suficiente flujo de caja en la empresa. Por lo tanto, esto funcionaría como un indicador de que hay un problema con la generación de ingresos en el negocio. 

Otro ejemplo que te ayudaría a comprender la importancia de los KPI para los equipos de AP es la cantidad de facturas procesadas por la empresa. Si su empresa tiene una mayor cantidad de facturas en comparación con sus competidores, esto implica que está trabajando con demasiados proveedores. Por lo tanto, usted a su vez se está perdiendo increíbles descuentos al consolidar su negocio. 

De manera similar, muchos indicadores de pago podrían implicar que su empresa está incurriendo en prácticas AP maliciosas. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de cuánto le cuesta a su equipo procesar una sola factura, puede realizar un seguimiento del costo por factura. 

¿Sabía que un equipo de AP tarda casi 25 días en procesar facturas en papel? Ahora bien, si no quiere caer en este grupo de seguimiento, ¡puede realizar un seguimiento del tiempo de entrega!

¿Cuáles son los KPI importantes a seguir? 

¡Logre objetivos comerciales internos y compare con sus competidores comerciales utilizando indicadores clave de rendimiento! 

1. Costo por factura de cuentas por pagar 

Si está convencido de comparar el progreso de su equipo de cuentas por pagar con KPI, entonces el primer KPI que se le ocurrirá sería: Costo por factura de cuentas a pagar. 

Ahora bien, este es un indicador clave de rendimiento que puede variar según las empresas e industrias. Por lo tanto, vale la pena cada segundo de tu tiempo para medirlo. Como probablemente puedas ver por su nombre, el costo por factura se utiliza para calcular cuánto dinero le cuesta al departamento de cuentas por pagar procesar una sola factura. 

Se mide dividiendo el gasto total sostenido por el departamento entre el número de facturas procesadas en un período de tiempo determinado. Para obtener una cifra de KPI más precisa, es importante que considere tanto los costos directos como los indirectos durante sus cálculos. 

Costos que se incluirán durante los cálculos: costo de infraestructura de TI y soporte de software, costo de todos los empleados involucrados en el departamento de AP, tiempo del aprobador y cualquier costo adicional sostenido en forma de tarifa por pago atrasado, etc. 

Un costo por factura alto podría ser el resultado de ineficiencias dentro del propio departamento de cuentas por pagar (en gran parte debido a tareas manuales), desacuerdos frecuentes con el proveedor con respecto a las facturas o capacitación deficiente. 

Fórmula = Gastos totales del departamento AP/No. de facturas procesadas 

Los gastos totales deben incluir todos los costos de personal e infraestructura que probablemente pueda imaginar junto con los demás gastos generales. El no. El registro de facturas debe incluir todas las facturas programadas, procesadas y pagadas durante el período de tiempo estipulado. 

Referencia industrial: Procesar manualmente una sola factura le costará una promedio de $ 12- $ 30. Para algunas organizaciones, puede llegar hasta $40. 

2. Tiempo promedio de pago 

Si está midiendo el costo por factura, ¡dedique algo de tiempo para medir también el tiempo promedio de pago de su equipo de AP! 

Para medir este KPI, primero debe calcular el tiempo total dedicado por el equipo de AP al procesamiento de facturas. El tiempo para calcular esta métrica comienza a correr desde que el departamento recibe una factura hasta el momento en que el proveedor designado recibe su pago. 

Cuanto más tiempo le toma al equipo de AP procesar una factura, mayor será el KPI de costo por factura. 

En términos sencillos, cuanto más rápido trabaje su equipo de cuentas por pagar en el manejo de las facturas anteriores, menos retrasos tendrán cuando lleguen nuevas facturas. El tiempo medio de pago objetivo puede diferir entre empresas, principalmente en función de sus políticas con respecto a la retención de efectivo. Lo crucial aquí es comprender que esta métrica le brinda una idea del flujo de caja de su empresa. 

Fórmula = Tiempo total dedicado al procesamiento de facturas/Nº de facturas procesadas 

Referencia industrial: Es una métrica variable y puede promediar entre 3.7 y 12.2 días. 

3. Tiempo promedio por factura

Como sabe, su empresa podría empezar a perder dinero en lugar de ganarlo si procesa sus facturas lentamente. Algunas de las principales razones detrás de un alto tiempo promedio por factura procesada podrían ser: 

Flujos de trabajo demasiado exhaustivos: Un flujo de trabajo demasiado complicado no es sólo una molestia para el equipo de AP, sino también para todos los departamentos que trabajan en todos los ámbitos. 

Verificación de factura retrasada: Aunque las facturas llegan a los escritorios de negocios correctos en el momento adecuado, la mayoría de ellas permanecen sin ser aprobadas en el escritorio durante días enteros. 

Codificación que requiere mucho tiempo: El retraso en el procesamiento de facturas aumenta debido al uso de software heredado o a la doble verificación de cada referencia en la factura. 

El tiempo promedio por factura procesada también depende del tamaño de la empresa y su dominio industrial. Como ya habrás adivinado, si el tiempo promedio de procesamiento de una sola factura es alto, entonces tu equipo se queda atrapado en un círculo vicioso de tiempo promedio de pago y costo por factura elevados. 

Fórmula = Tiempo dedicado a la codificación + recodificación + revisiones de materiales + identificación de puntos de control de ruta + aprobaciones + envío + conciliación + actualizaciones de comunicación. 

Punto de referencia de la industria: Una pequeña o mediana empresa puede tardar unos 25 días en procesar manualmente una sola factura. 

4. Número de facturas procesadas por día por personal de AP 

Otro KPI crítico para medir su desempeño y el de sus equipos de AP es el número de facturas procesadas por día por empleado. Esto le ayudará a comprender las fortalezas de su equipo AP y también las áreas grises que deben mejorar. 

El tiempo que tarda un empleado del equipo de AP en procesar una factura también afecta significativamente a otros departamentos comerciales. Hasta que el empleado registre una factura en el sistema ERP, ningún otro departamento puede evaluar su evolución. 

Otros problemas importantes que pueden surgir de este retraso son: descuentos de proveedores perdidos, mala gestión del flujo de efectivo, relaciones interrumpidas entre empresas y proveedores, etc. 

En este caso, también deberá considerar la tarea de procesamiento que realiza cada miembro del personal de AP. 

Punto de referencia de la industria: Un empleado promedio de AP procesa aproximadamente 5 facturas cada hora. ¡Eso equivale a 42 facturas por día! 

5. Tasa de excepción de facturas 

Las discrepancias en los datos de la factura y las órdenes de compra o un cuello de botella en el proceso de aprobación de la factura pueden dar lugar a excepciones. Un ejemplo típico de excepción de factura es cuando hay errores de ruta en el procesamiento de facturas o hay una aprobación pendiente. Esto puede retrasar el proceso de pago de facturas e incluso dar lugar a prácticas AP maliciosas, como pagos duplicados. 

Fórmula = Tasa de excepción de facturas/Nº de facturas tramitadas * 100 

Punto de referencia de la industria: El promedio industrial de la tasa de excepción de facturas es de alrededor del 24.6%. 

6. % de facturas procesadas dentro de las condiciones de pago (optimización del flujo de caja) 

Esta métrica calcula el número de facturas de proveedores que la empresa ha pagado a tiempo. Realiza un seguimiento del número de facturas que se pagan en la fecha indicada dentro de los términos de la factura o antes de esa fecha. Un valor bajo para esta métrica podría indicar un procesamiento manual de facturas propenso a errores, pautas poco claras relacionadas con las facturas de los proveedores y una capacitación deficiente del personal de AP. 

Para ayudarle a controlar fácilmente los KPI mencionados anteriormente, hemos elaborado una lista de pautas. A continuación le mostramos cómo puede realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de su equipo de AP: 

Defina sus objetivos comerciales a corto y largo plazo para monitorear si los ingresos de su empresa están creciendo o están estancados. 

Para obtener información valiosa sobre el monitoreo de KPI, debe tener acceso completo a datos históricos y en tiempo real. 

Elija las visualizaciones correctas para cada métrica designada. Puede utilizar varios tipos de cuadros, gráficos y paneles para visualizar los datos de su empresa. Invertir en las innovaciones adecuadas para realizar un seguimiento de los KPI le ayudará a tomar decisiones comerciales lucrativas. 

Elija KPI coherentes para complementar las visualizaciones y establecer los puntos de referencia adecuados. Con los puntos de referencia de KPI elegidos, permita que las partes interesadas prueben los indicadores.

¿Cómo se realiza un seguimiento de los KPI? 

Para ayudarle a controlar fácilmente los KPI mencionados anteriormente, hemos elaborado una lista de pautas. A continuación le mostramos cómo puede realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de su equipo de AP: 

Defina sus objetivos comerciales a corto y largo plazo para monitorear si los ingresos de su empresa están creciendo o están estancados. 

Para obtener información valiosa sobre el monitoreo de KPI, debe tener acceso completo a datos históricos y en tiempo real. 

Elija las visualizaciones correctas para cada métrica designada. Puede utilizar varios tipos de cuadros, gráficos y paneles para visualizar los datos de su empresa. Invertir en las innovaciones adecuadas para realizar un seguimiento de los KPI le ayudará a tomar decisiones comerciales lucrativas. 

Elija KPI coherentes para complementar las visualizaciones y establecer los puntos de referencia adecuados. Con los puntos de referencia de KPI elegidos, permita que las partes interesadas prueben los indicadores.

¿Cómo mejora la automatización el KPI? 

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La contabilidad es una tarea desalentadora para varias empresas. Incluso después de rondas y rondas de procesamiento manual de datos, ¡de alguna manera siempre te quedan más datos de la empresa para clasificar! Por eso las empresas se dirigen hacia la era de la automatización. 

Con la llegada de la tecnología, hoy es posible ahorrar dinero y mejorar la eficiencia empresarial al mismo tiempo. No sólo puede aliviarlo de algunas tareas administrativas de la empresa, sino que también puede proporcionarle datos comerciales importantes en un formato más estructurado. 

¡Aquí hay seis razones convincentes por las que debes acelerar el ritmo de esta tendencia! 

Ahorre su tiempo Si es administrador de AP, entonces estará familiarizado con lo dolorosamente lento que puede afectar el procesamiento manual a sus KPI de AP. Automatizar su proceso de Cuentas por pagar ayuda a realizar tareas mundanas, como ingresar datos y verificar formularios de compra, con mayor precisión y en menos tiempo. 

Procesamiento de facturas sin errores: Los humanos somos propensos a cometer errores, mientras que la IA no. Los procesos de AP automatizados conducen a una repetición interminable de tareas de AP sin errores. 

Acceso a Documentos Digitalizados: Otra ventaja clave de utilizar un proceso AP automatizado es que no tiene que preocuparse por completar trámites importantes. A través de la automatización, puede crear inmediatamente documentos digitalizados desde el principio y despedirse de la molestia de seguir, escanear y enviar por correo electrónico las órdenes de compra.

Validación de datos: Los sistemas de seguimiento de KPI le brindan el poder de realizar los cambios comerciales necesarios mediante el monitoreo de gráficos y otras estadísticas. También puede trazar el progreso de su negocio mediante la validación de datos. 

Productividad mejorada: Una de las mayores ventajas de automatizar su proceso de AP es que puede ahorrarse tareas manuales tediosas y concentrarse en tareas comerciales más importantes. 

Accesibilidad mejorada: ¡A través de la digitalización, puede llevar sus procesos de AP a la nube y ya no preocuparse por archivar la documentación en los gabinetes correctos!

La automatización es fácil con software como Flow Nanonets, que puede manejar el proceso de cuentas por pagar de un extremo a otro y ayudarlo a multiplicar por 10 su eficiencia. Puede automatizar sus facturas, aprobación y proceso de pago. Sincronice datos en tiempo real con su ERP como Quickbooks para conciliar, monitorear y realizar análisis en su proceso de AP.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/top-6-ap-kpis/