Cómo deberían pensar los fundadores sobre la gestión de efectivo

El efectivo es como el oxígeno para las empresas emergentes; los fundadores a veces lo dan por sentado, pero mantiene vivo su negocio. Incluso si tiene un gran producto, ingresos crecientes y una fuente constante de talento, si se queda sin efectivo, su empresa está muerta.

Dada la importancia del efectivo, la gestión del efectivo, que incluye la gestión de la pista y la obtención de capital de los inversores, es comprensiblemente un asunto del director ejecutivo y no algo que deba transferirse al director financiero o al equipo de finanzas, especialmente en tiempos de incertidumbre. Las decisiones de asignación de efectivo, como el gasto en contratación e infraestructura, también caen dentro del ámbito del CEO, al igual que, si su startup tiene deudas, asegurarse de que su empresa no tropiece con ningún convenio que estipule mantener un cierto saldo de efectivo. De lo contrario, un prestamista puede tomar sus activos como garantía.

Para administrar con éxito el efectivo, nuestro principio rector gira en torno a comprender el tiempo y tener un marco para recaudar efectivo, calcular el efectivo y determinar en qué gasta su efectivo. En esta guía, omitiremos la discusión aumento de la deuda y equidad, que están bien cubiertos y, en su lugar, se centran en 1) cómo determinar lo que realmente cuenta como "efectivo" para administrar su negocio, 2) cómo usar un marco para desarrollar un plan para su efectivo, 3) cómo construir un sistema adaptable y modelo operativo flexible (que trataremos con más profundidad en un artículo de seguimiento), y (4) cómo lidiar con una crisis de liquidez. Al administrar de cerca el efectivo y mantener meses de pista, los fundadores pueden evitar muchos errores costosos prevenibles (¡pero demasiado comunes!).

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El tiempo importa

Antes de profundizar en los detalles, queremos enfatizar que el principio fundamental de administrar su liquidez como una startup es que El tiempo y la madurez importan. Comprensión cuando necesitas qué cantidad de efectivo es fundamental para el funcionamiento de su empresa. Para hacer esto, debe tener una comprensión precisa de cuándo ingresa el efectivo, cuándo debe pagarse y cuándo debe bloquearse para otras necesidades, tanto a corto como a largo plazo. 

El mismo proceso de pensamiento debe extenderse a la forma en que invierte su efectivo en sus operaciones. Sus inversiones en productos y contratación deben coincidir cuando crea que puede reunir capital, ya sea deuda o capital. Solo después de tener una visión de las necesidades de efectivo de su negocio, puede pensar si desea invertir el efectivo y en qué tipos de instrumentos, entre otras cosas. 

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Cálculo de efectivo

Entonces, ¿qué es el efectivo? La cantidad de efectivo que tiene puede parecer obvia, debería ser la cantidad de dinero que tiene en su cuenta bancaria, pero a menudo hay confusión en torno a este tema. Esto se debe a que su efectivo se puede mantener en varias cuentas, incluidas cuentas de efectivo restringidas, facturas por pagar, cuentas por cobrar entrantes, ingresos obtenidos que aún no se han facturado o cobrado, deudas y más. La contabilidad de caja es clave. Como fundador, idealmente debería tener una vista diaria de efectivo liquido: Este es su efectivo en el banco, sin incluir efectivo restringido, inversiones ni nada que esté inmovilizado.

 En general, hay dos formas de realizar un seguimiento de sus registros contables: base de efectivo y base de acumulación. Si bien la contabilidad de acumulación es importante para reconocer los costos y los ingresos cuando se obtienen y es la base de la contabilidad y los informes GAAP, puede ser menos útil para realizar un seguimiento de su flujo de efectivo anticipado como fundador. La contabilidad de caja reconoce los pagos y cobros reales en efectivo, independientemente de cuándo se hayan ganado o incurrido. Para ayudarlo a pensar en sus fuentes y usos de efectivo, puede ser útil pensar en términos de flujo de efectivo operativo, financiero e inversor. 

Como startup, tiene fuentes de efectivo y usos de funcionamiento — ingresos de sus clientes, gastos salariales, gastos de marketing, etc. — dependiendo de la etapa. También hay financiamiento flujo de efectivo, que para una startup es efectivo que normalmente ha recibido de su deuda o aumentos de capital. (También existe el flujo de efectivo de la inversión, aunque esto suele ser menos relevante para las nuevas empresas de software que tienen menos inversiones). Las definiciones de contabilidad técnica son menos importantes aquí, pero el principio detrás de la distinción sí importa. Las necesidades de efectivo de su puesta en marcha deben ser financiadas por alguna combinación de efectivo generado por el negocio, si lo hay, y la cantidad de efectivo que haya recaudado. La gestión de este flujo de entrada y salida es la gestión de efectivo.

Un error común que cometen las empresas emergentes al calcular su posición de efectivo es contar todos los ingresos obtenidos contra sus gastos (es decir, alguna forma de contabilidad acumulada). Esto nos lleva de vuelta al punto de que el tiempo importa. El efectivo que no ha recibido no es efectivo. De manera realista, los clientes le pagarán tarde y algunos no le pagarán en absoluto. Debe tener esto en cuenta cuando piense en cuánto efectivo necesita. Las cuentas por cobrar (es decir, el dinero que sus clientes le deben) en realidad no son efectivo porque no ha recibido nada que pueda usar para pagar a sus empleados o hacer sus pagos de intereses. Hasta que no reciba el pago en efectivo, no es efectivo.

A veces, el efectivo también está inmovilizado y, por lo tanto, no es efectivo líquido. Esto incluye efectivo que está en una cuenta de depósito en garantía con su pasarela de pago, préstamos que ha otorgado o capital que ha comprometido como "primera pérdida" en sus instalaciones de almacenamiento. A menudo, debe tener una cantidad mínima de efectivo para no tropezar con un convenio en su contrato de crédito. Nada de esto es efectivo que puede usar para financiar sus operaciones comerciales. 

Y no olvide que la deuda también debe ser pagada. La visión más conservadora es no incluya la deuda en su número de efectivo ya que necesita pagarla.

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Construyendo un plan de efectivo

Ahora que sabe cómo calcular su posición de efectivo líquido, debe desarrollar un plan para administrar su pista y comprender cuántos meses su efectivo lo mantendrá a flote. El principio de efectivo clave basado en el tiempo aquí es comprender la diferencia entre efectivo operativo y efectivo estratégico. Todo lo que necesita para operar su negocio durante los próximos 12 meses es su efectivo operativo; esto incluye salarios, alquileres y pagos de intereses. El efectivo estratégico es dinero que no necesitará durante un período de tiempo más largo. Por lo tanto, tiene un poco más de flexibilidad con este efectivo.

Para ayudarlo a determinar el efectivo operativo frente al estratégico, así como su pista, debe pronosticar y establecer el presupuesto para sus gastos. Para la mayoría de las empresas emergentes, su gasto más importante serán sus empleados, por lo que conocer su plan de personal es esencial para comprender sus necesidades de efectivo. Incluso si es una empresa en etapa inicial que no genera ingresos, debe tener una idea clara de los hitos que debe alcanzar para aumentar su próxima ronda, ¡que también es una forma de administración de efectivo! A medida que avanza, sus costos se vuelven más repetibles y más fáciles de predecir, lo que simplifica la previsión. 

La clave para hacer pronósticos es tener una idea de sus necesidades de gastos mensuales y el consumo de efectivo, así como su trayectoria, y luego revisar estas estimaciones mensualmente, al menos, a medida que cambia la posición de su empresa emergente.

Su pronóstico le dará una idea de sus gastos, que puede ser una forma abreviada de consumo de efectivo, pero también debe tener una visión de los próximos pagos, algunos de los cuales pueden ser gastos incurridos en un período anterior. Una forma son las cuentas por pagar: todos los pagos, recurrentes o no recurrentes, que espera pagar. Esto incluye una amplia gama de cosas, incluidas, entre otras, las tarifas anuales de licencia de software, los pagos de bonificaciones contractuales, las ganancias asociadas con una adquisición, los gastos de construcción de oficinas y las indemnizaciones por despido por reducciones planificadas en vigor. Otra cosa a tener en cuenta son los pagos de deuda pendientes (tanto de interés como de capital). 

Al determinar sus necesidades de efectivo, las nuevas empresas también suelen olvidar que los pagos tardan en liquidarse. Los pagos ACH, que a menudo se utilizan para pagar a los proveedores de nómina o pagar a los proveedores, tardan unos días en liquidarse y, a veces, fallan debido a fondos insuficientes u otras razones. Los pagos que deben realizarse entre entidades de la empresa (por ejemplo, una OpCo y una PropCo para una empresa de bienes raíces, o subsidiarias internacionales, o incluso cuentas bancarias) a menudo tardan en liquidarse. ¡No puede confiar en un préstamo intercompañía como efectivo! Déjese un margen de tiempo y exceso de efectivo líquido para compensar los retrasos. Las empresas emergentes a menudo no tienen en cuenta este desajuste de tiempo y terminan con problemas a corto plazo, aunque solo sea por unos días, que aún pueden ser fatales. 

Una vez que tenga una idea de sus necesidades de efectivo pronosticadas, puede determinar dónde dejar el efectivo, de acuerdo con el tiempo de liquidez requerido. El efectivo operativo se puede depositar en una cuenta de depósito de la que puede retirar cuando lo necesite. Para el efectivo estratégico, dado que no lo necesita a corto plazo, puede considerar invertir en una cuenta rentable como un fondo del mercado monetario. Estas cuentas pueden ser menos líquidas. Distinguir entre estos dos tipos es crítico; si sabe que necesitará efectivo para hacer pagos a corto plazo, por ejemplo, no lo ate a algo a largo plazo. 

Afortunadamente, en el entorno de tipos actual, puede ganar cómodamente entre un 2 y un 3 % en una cuenta de barrido de bajo riesgo y gran liquidez o en una cuenta del mercado monetario. Si tiene suficiente flujo de efectivo para durar más de 12 a 18 meses, entonces también puede tener sentido, para sus gastos a corto plazo, explorar una cartera escalonada con instrumentos de duración ligeramente más larga (es decir, 6-12 meses). ), incluidos bonos del Tesoro de EE. UU., bonos o papel comercial. Como mejor práctica, debe redactar una política de inversión simple y hacer que la Junta la apruebe antes de seguir adelante con la implementación de una estrategia de inversión más amplia.

(Para mayor orientación, el equipo de criptografía a16z ha reunido a plantilla de política de inversión básica y guía de gestión de tesorería.  Si bien su redacción incluye alguna guía específica de criptografía y DAO, los principios generales que cubren son los mismos para una gestión de tesorería más amplia). 

Recuerde que cuando se trata de invertir su efectivo, su primer objetivo es el preservación del capital, y segundo a eso es liquidez. Debe asegurarse de poder cubrir todos sus gastos operativos a corto plazo, incluso en el peor de los casos, así como cualquier pago único antes de buscar rendimiento. Sea conservador y recuerde que la madurez importa!

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Algo de efectivo viene con ataduras

Ahora que tiene un pronóstico de las necesidades de efectivo de su negocio, ¿puede usar todo su efectivo de la misma manera? ¡No! Aquí es donde el flujo de efectivo de financiamiento, específicamente el efectivo resultante de la obtención de deuda frente al capital, debe tratarse de manera diferente al flujo de efectivo operativo generado por las operaciones comerciales. Para las nuevas empresas, la deuda se utiliza mejor para financiar predecible flujos de efectivo futuros y capital para lo impredecible. El capital, por supuesto, es la forma de efectivo más costosa (dada la propiedad permanente de los nuevos inversores, que es diluyente y tiene una tasa de retorno requerida más alta), pero tiene más flexibilidad en cuanto a su uso. Los inversionistas de capital también pueden tener cierto control sobre el gasto, especialmente en compras grandes, según los términos de su inversión.

En el contrato de crédito de forma más larga, el uso de los ingresos de la deuda se limitará a actividades específicas. La deuda a menudo se usa para financiar operaciones (p. ej., contratación, licencias de software, espacio de oficina), crecimiento (p. ej., ventas y marketing) una vez que la empresa tiene tracción repetible y fusiones y adquisiciones, así como para amortiguar el balance general o ampliar la pista. La deuda no debe usarse para financiar resultados impredecibles, como productos no probados. Si presta a los clientes, podría considerar la creación de deuda en una estructura de vehículo de propósito especial (SPV) fuera del balance general para financiar nuevas originaciones. Esto puede requerir cierta equidad dependiendo de los términos, en gran parte la tasa de anticipo. 

Si elige obtener una línea de crédito, el tipo que debe obtener también depende del vencimiento, ya que hemos escrito anteriormente sobre, y el tipo puede desbloquear diferentes cantidades de efectivo. Los productos financieros orientados al capital de trabajo (p. ej., adelantos en efectivo, tarjetas de crédito, factoraje y otras formas de financiamiento de cuentas por cobrar) generalmente tienen duraciones más cortas (menos de un año) y se rotan rápidamente. Por lo general, se financian mediante deuda de riesgo o instalaciones de almacenamiento. El efectivo se reciclará a un ritmo más rápido en comparación con los activos a más largo plazo, como los préstamos personales, que podrían tener un período de recuperación de tres años. Los activos de mayor duración inmovilizarán el capital durante un período de tiempo más largo y no se puede depender de ellos para las necesidades de capital de trabajo.

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Cómo manejar una crisis de liquidez

Si, por alguna razón, termina en una situación de crisis sin suficiente dinero en efectivo, no entre en pánico. Todavía tienes algunas opciones para desenterrarte. En primer lugar, lo que puede hacer depende de si su problema gira en torno a un problema a corto o largo plazo. Si sabe que se va a quedar sin efectivo para administrar el negocio con meses de anticipación (un problema a largo plazo propio de las nuevas empresas), puede recaudar más capital, vender su empresa, separar parte del negocio para vender, liquidar sus operaciones o encontrar una manera de reducir su consumo de efectivo y obtener rentabilidad. 

Sus opciones son más limitadas si tiene un problema repentino a corto plazo, que generalmente es lo que los fundadores no pueden responder. Es posible que deba tomar decisiones que afectarán el crecimiento a corto plazo, como detener abruptamente la concesión de préstamos a sus clientes o cerrar un producto, ¡y eso está bien! Hay algunos prestamistas a corto plazo que pueden proporcionar una nota de demanda o una solución rápida; sin embargo, estas opciones serán costosas y pueden tener tasas de interés y/o garantías más altas. 

También puede buscar el apoyo de sus accionistas existentes en la forma de una nota convertible o una estructura de deuda y garantías para cerrar la brecha durante las próximas semanas hasta que pueda asegurar financiamiento adicional. Esto sería un financiamiento puente a corto plazo o una nota a la vista que se convertiría en capital en algún momento en el futuro. Podría tomar más tiempo reunir capital dependiendo de las condiciones del mercado, por lo que siempre debe tener conversaciones lo antes posible. 

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Conclusión

La gestión del efectivo debe ser una prioridad máxima para los directores ejecutivos. Para mantenerse con vida, en este momento más que nunca, las empresas deben saber: 1) cuánto efectivo líquido tienen en un momento dado, y 2) de manera realista cuántos meses de carrera tienen. Con un fuerte dominio del momento de las necesidades de efectivo y una gestión activa de la pista, una empresa puede ahorrarse mucho tiempo y angustia en torno a una dolorosa crisis de efectivo o, peor aún, la muerte.

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