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Los documentos financieros y contables juegan un papel fundamental en la conducción Procesos de negocios. Las empresas manejan y verifican varios aspectos financieros o contabilidad documentos como facturas, recibos u órdenes de compra como parte de sus flujos de trabajo diarios. Y a medida que las empresas crecen, tienen que manejar y procesar muchos de estos documentos financieros.
Las organizaciones tienden a tener equipos de contabilidad dedicados (o equipos AP subcontratados) para verificar los documentos financieros, ingresar los datos en el software de contabilidad, verificar los datos con la documentación de respaldo y, finalmente, procesar las transacciones si es necesario.
Por ejemplo, una organización puede necesitar verificar la factura de un proveedor con una orden de compra (PO) que haya realizado antes de aprobar/procesar la factura; esto implicaría un proceso de verificación que hace coincidir cada elemento de la factura con una entrada correspondiente en la orden de compra; en otras palabras, un proceso de extremo a extremo. proceso de AP.
¿Quiere extraer datos de documentos financieros? Echa un vistazo a Nanonets escáner de facturas, recibo OCR, automatización de finanzas & automatización de facturas soluciones para optimizar sus flujos de trabajo.
Tales intervenciones y verificaciones elaboradas son exigidas por requisitos normativos y éticos. ¡Y estos a menudo se llevan a cabo manualmente porque los diversos documentos contables y financieros no siempre son legibles por máquina!
A menudo compartidos como escaneos, archivos PDF o en papel, estos documentos requieren esfuerzos manuales sustanciales para ingresar a los flujos de trabajo digitales que impulsan a las empresas en la actualidad. Estas intervenciones manuales por parte del personal de finanzas y contabilidad tienden a consumir mucho tiempo y son propensas a errores (a escala), lo que consume recursos que podrían utilizarse mejor.
¡Y ahí es donde OCR, o reconocimiento óptico de caracteres, puede ayudar! (Que es OCR? ¿Y para qué sirve? Para obtener una explicación detallada sobre OCR y sus casos de uso, consulte este guía.)
OCR en finanzas y contabilidad
Finanzas OCR o contabilidad OCR se refiere a la aplicación de la tecnología OCR para automatizar la extracción de datos financieros/contables de los documentos.
OCR puede reconocer y extraer automáticamente texto, caracteres, campos o datos de documentos e imágenes escaneados. Y dado que los documentos en cuestión presentan principalmente datos estructurados en formatos estándar, las finanzas OCR automatizadas o la contabilidad OCR podrían reducir en gran medida los tiempos de procesamiento de cada documento.
Por ejemplo, un software de OCR podría extraer y presentar campos (o elementos de línea) de interés de órdenes de compra, facturas y recibos relacionados para que los equipos de contabilidad puedan realizar una evaluación rápida y eficiente. Partido de 3 vías. O el software OCR podría convertir estados de cuenta bancarios en PDF a Excel o CSV para facilitar el procesamiento posterior.
Esto evita todo el esfuerzo manual que de otro modo habría sido necesario para extraer datos relevantes de estos documentos financieros. Por lo tanto, el software de OCR automatizado puede conectar con contabilidad o ERP software para crear un completamente flujo de trabajo digital.
Finanzas OCR u OCR aplicaciones de automatización contable Permitir que los analistas financieros y contadores se concentren en tareas de mayor nivel, más técnicas o especializadas, que aporten más valor a sus organizaciones. OCR también introduce un mayor nivel de exactitud y precisión en las tareas rutinarias que, de otro modo, se habrían llevado a cabo manualmente.
Beneficios de las aplicaciones OCR Finance y OCR Accounting
Los analistas y contadores aprovechan cada vez más el OCR para cambiar su enfoque y tiempo de la entrada de datos a la revisión de datos; esto mejora la eficiencia y la productividad general de los empleados. Por lo tanto, la implementación de soluciones OCR trae su propia cuota de beneficios únicos:
- Reduzca costos: reduzca los costos operativos al eliminar los procesos ineficientes de entrada y verificación manual de datos. Elimine los costos de almacenamiento y procesamiento de documentos relacionados.
- Mejore la velocidad de procesamiento: OCR automatizado software de automatización de contabilidad puede extraer y verificar datos en minutos; una tarea que de otro modo habría requerido muchas horas-hombre. OCR puede ayudar a las organizaciones a reducir el tiempo dedicado al papeleo manual en más del 75 % o más.
- Optimice el procesamiento de pagos: software de finanzas OCR y contabilidad OCR (o software de automatización de puntos de acceso) puede ayudar a automatizar o simplificar cuentas por pagar (AP), cuentas por cobrar (AR) y procesamiento de cheques, entre otros procesos de pago internos.
- Procese documentos de manera inteligente: el software OCR basado en IA, como Nanonets, puede clasificar tipos de documentos específicos de un grupo mixto, independientemente del formato. Incluso si se presenta con un montón de documentos "desconocidos", el software de OCR automatizado puede clasificar documentos de manera inteligente por tipo (factura, recibo, factura, etc.) o fuente (proveedor, vendedor, interno, etc.) para su posterior procesamiento y extracción de datos.
- Mejore la precisión de los datos: el software OCR aprovecha los algoritmos de IA y las capacidades de ML para ofrecer un alto grado de precisión al extraer datos de los documentos. ¡Una mejor precisión conduce a una reducción de errores y reelaboraciones, lo que finalmente ahorra tiempo y dinero!
- Escale fácilmente: el software de finanzas OCR automatizado puede manejar volúmenes muy altos de documentos con bastante facilidad.
- Cuide el medio ambiente: las organizaciones pueden reducir el uso de documentos en papel o dejar de usar papel, ya que OCR puede manejar formatos de documentos digitales.
- Mantenga a los empleados motivados: los procesos manuales y el papeleo pueden ser extremadamente aburridos, especialmente para contadores y analistas financieros. Las organizaciones que adoptan casos de uso de OCR pueden orientar a su fuerza laboral hacia tareas más desafiantes o atractivas.
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Casos de uso de finanzas de OCR y contabilidad de OCR
Las finanzas y la contabilidad de OCR tienen muchos casos de uso interesantes con respecto a los flujos de trabajo de procesamiento de documentos. Dado que los documentos contables y financieros tratan principalmente con datos estructurados presentados en formatos estandarizados, OCR puede manejar prácticamente cualquier documento relacionado con estas disciplinas.
Los casos de uso de OCR más comunes para documentos financieros son factura OCR (también conocido como escaneo de facturas & procesamiento automatizado de facturas) Y recibo OCR. La extracción de campos de datos relevantes de facturas o recibos puede ayudar a las organizaciones a procesar transacciones más rápidamente, evitando retrasos y posibles multas. Aquí hay un caso de estudio sobre cómo la empresa de construcción más grande de Minnesota mejoró su productividad AP con finanzas OCR.
Los casos de uso bancario incluirían el procesamiento de varias aplicaciones (para préstamos, nuevas cuentas o solicitudes de cheques) o realizar verificaciones de KYC. El software OCR puede escanear formularios de solicitud, extraer campos relevantes y completarlos en el software bancario para un procesamiento más rápido. Tarjeta de identificación OCR or identidad OCR actualmente impulsa la mayoría de los procesos KYC basados en dispositivos móviles que ofrecen los bancos modernos. Estos casos de uso de OCR permiten a los bancos acelerar los procesos que podrían convertirse en posibles puntos débiles de los clientes. Aquí está otro caso de estudio sobre cómo una plataforma KYC aprovechó el OCR para procesar más de 50,000 licencias de conducir por mes.
De manera similar, las compañías de seguros pueden automatizar el procesamiento de reclamos con la ayuda de la tecnología OCR. OCR de seguros puede acelerar la verificación de reclamaciones y procesamiento de reclamaciones, beneficiando tanto a los consumidores como a las compañías de seguros. Además de procesar documentos relacionados con seguros, OCR también se puede utilizar para evaluar el daño físico relacionados con reclamaciones de seguros.
El OCR también se puede utilizar para simplificar los procesos relacionados con la contabilidad mediante la integración con el software de contabilidad. Aquí hay un interesante caso de estudio sobre cómo una empresa utilizó el software OCR para simplificar los procesos contables relacionados con QuickBooks.
Las empresas también utilizan OCR de contabilidad para mejorar las auditorías y los informes de gastos. Herramientas OCR compare y combine varios registros de documentos para ayudar a los contadores marcar cargos y gastos comerciales fraudulentos. Estos son algunos ejemplos de posibles cargos fraudulentos que las empresas pueden encontrar: recibos en blanco por transacciones no comerciales, recibos de gastos duplicados, facturas infladas o discrepancias en los montos.
Nanonetas API de OCR y OCR en línea tengo muchos interesantes casos de uso tEsto podría optimizar el desempeño de su negocio, ahorrar costos e impulsar el crecimiento. Descubra cómo los casos de uso de Nanonets pueden aplicarse a su producto.
Nanorred OCR
Nanonets es un software de OCR basado en inteligencia artificial que es fácil de configurar y usar, y ofrece modelos convenientes previamente entrenados para casos de uso de OCR financiero y contable populares. Extraiga datos financieros / contables en segundos o entrene un modelo de OCR personalizado para satisfacer sus necesidades específicas de extracción de datos.
Las ventajas de usar Nanonets sobre otros analizadores de software OCR (como Poder automatizar) van mucho más allá de una mejor automatización, precisión y capacidades de IA/ML. Estos son algunos de los beneficios únicos de Nanonets:
- Nanonets OCR no está basado en plantillas. ¡Además de ofrecer modelos pre-entrenados para casos de uso populares, su algoritmo inteligente de procesamiento de documentos también puede manejar tipos de documentos no vistos!
- Mangos de nanoredes datos no estructurados, restricciones de datos comunes, documentos de varias páginas, tablas y elementos de varias líneas con facilidad.
- Nanonets es un sin código plataforma de automatización inteligente que puede volver a entrenarse continuamente y aprender de conjuntos de datos personalizados. Los resultados casi no requieren procesamiento posterior.
- Cada aspecto de Procesamiento de documentos se puede personalizar con Nanonets. ¡Desde el reconocimiento de documentos y la extracción de datos hasta estilos y formatos de salida!
- Nanonets se creó para una integración sin problemas, incluso con sistemas heredados. También puede integrar fácilmente Nanonets con la mayoría de CRM, ERP o RPA software.
Documentación de nanorred
Si está buscando entrenar sus propios modelos financieros OCR o contables OCR, consulte el API de nanonetas. En la documentación, encontrará ejemplos de código listos para usar en Shell, Ruby, Golang, Java, C# y Python, así como especificaciones API detalladas para diferentes puntos finales.
Actualizar Junio 2021: esta publicación se publicó originalmente en Marzo 2020 y desde entonces ha sido actualizado.
Aquí hay una diapositiva resumiendo los hallazgos en este artículo. Aquí hay un versión alternativa de esta publicación
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