El departamento de Cuentas por Pagar (AP) de una empresa tiene la importante responsabilidad de rastrear lo que la empresa debe a proveedores y vendedores y verificar que los pagos se aprueben y se realicen a estas contrapartes. Sin un departamento de cuentas por pagar, una empresa tendría dificultades para rastrear todas las facturas que recibe de sus proveedores y garantizar que se cumplan estas obligaciones. Estos pasivos a corto plazo que tiene la empresa son las cuentas por pagar y son una obligación importante que la empresa debe atender.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Una cuenta por pagar es simplemente una deuda actual que una empresa tiene con un vendedor o proveedor. En términos generales, el departamento de AP debe pagar las cuentas por pagar en aproximadamente 30 días. El monto total de las cuentas por pagar aparece en el balance de la empresa en la sección de pasivos corrientes.
Una cuenta por pagar representa una cantidad adeuda; no es una transacción que ya haya sido pagada en efectivo. Es dinero adeudado por una compra que la empresa ha realizado a crédito.
Una cuenta por pagar no es una factura. La factura es un documento en papel o digital que cobra al negocio por la compra de bienes o servicios que ha realizado. Las cuentas por pagar es el monto adeudado. Una cuenta por pagar tampoco es una cuenta por cobrar, que es una cantidad que se le debe a una empresa por sus bienes o servicios que ha vendido a otras empresas en condiciones de crédito.
¿Qué es un departamento de cuentas por pagar?
Debido a que las cuentas por pagar son tan importantes para el éxito y la salud de una empresa, la mayoría de las empresas tendrán un departamento de cuentas por pagar dedicado. La tarea principal del equipo de cuentas por pagar es garantizar que todas las deudas contraídas por la empresa se registren y paguen adecuadamente.
Si el departamento de AP no cumple esta función de cuentas por pagar, no se pagará a los proveedores y vendedores. En esta situación, se producirán malas relaciones. entre la empresa y sus proveedores, lo que podría afectar la capacidad de la empresa para adquirir los bienes y servicios necesarios en el futuro.
Además de asegurarse de que todos reciban su pago a tiempo, los departamentos de AP también tienen la tarea de garantizar que no se cometan errores contables. Debe estar atento a los fraudes, intentar evitar errores y conciliar las discrepancias encontradas.
Otra función de cuentas por pagar que tienen los departamentos de AP es obtener descuentos por pronto pago de facturas. Muchos proveedores ofrecen este tipo de descuentos cuando los pagos se realizan antes de la fecha de vencimiento de una factura, por lo que el departamento de cuentas por pagar puede ayudar a reducir los gastos generales de una empresa, lo que, por supuesto, es una preocupación constante para cualquier empresa.
Funciones dentro de un departamento AP
Hay muchas responsabilidades del departamento de cuentas por pagar, y estas tareas se dividen entre varios empleados dentro del departamento de pagos. Una pequeña empresa sólo puede tener un empleado de cuentas por pagar. Una operación más grande puede tener los siguientes trabajadores dentro de su departamento de cuentas por pagar:
- Coordinador de cuentas por pagar
- Gerente de Factura a Pago
- Gerente de Cuentas por Pagar
- Especialista en cuentas por pagar
- Asistente de Contabilidad
Una empresa muy grande también podría tener un Oficial de Cuentas por Pagar que esté a cargo de todo el departamento de AP. Las tareas exactas asignadas a cada función dentro de un departamento de cuentas por pagar variarán según la empresa y el tamaño de la operación.
Flujo de trabajo en departamentos AP
En cada departamento de AP, existe un flujo de trabajo que describe el proceso de principio a fin de adquirir servicios y bienes y luego procesar las facturas asociadas con dichas compras y asegurarse de que todos reciban el pago a tiempo. Este procedimiento paso a paso podría ser digital o manual, siendo el formato digital el método más sencillo y que requiere menos tiempo. En cualquier caso, el flujo de trabajo de un equipo de cuentas por pagar generalmente seguirá el siguiente esquema:
#1) Capture la factura. La factura, ya sea físico o electrónico, debe ingresarse en el programa de software de planificación de recursos empresariales (ERP). Como ya se mencionó, esto podría hacerlo un trabajador humano o digital.
#2) Aprobación. Una vez catalogada correctamente la factura, se debe aprobar. Nuevamente, este paso podría ser manual o automatizado.
#3) Permiso de pago. En este punto deberá autorizarse el pago de la factura. Es responsabilidad del departamento de cuentas por pagar obtener este permiso de la parte correspondiente dentro de la empresa.
#4) Transmisión. Una vez autorizado el pago, es necesario enviarlo y verificarlo. Aunque en algunos casos todavía se podrían utilizar métodos de pago físicos como cheque o efectivo, los pagos digitales están ganando popularidad, especialmente aquellos que pueden integrarse con Software AP.
Es importante que el departamento de pagos supervise de cerca el proceso de flujo de trabajo de un extremo a otro. Si esta función de cuentas por pagar no se realiza correctamente, pueden surgir errores que ejercerán más presión sobre el equipo de AP.
Funciones de los departamentos AP
Hay varias responsabilidades importantes del departamento de cuentas por pagar en las que los equipos de AP deben ser diligentes en ejecutar. En términos generales, tienden a caer en una de las siguientes categorías:
#1) Conciliar los estados financieros. Los departamentos de AP deben evitar cargos falsos y corregir cualquier disparidad que aparezca en los extractos bancarios u otros documentos financieros.
#2) Resolver problemas con los datos de la factura. El equipo de cuentas por pagar debe identificar cualquier inconsistencia en los datos que aparecen en una factura y corregir rápidamente la información.
#3) Procesar facturas. Las facturas que recibe una empresa de sus proveedores. debe ser procesado por el departamento de cuentas por pagar para que puedan pagarse oportunamente.
#4) Pagos de facturas. Una función importante de las cuentas por pagar es realizar el pago de una factura.
#5) Pagos internos. Además de pagar las facturas, un departamento de pagos también debe gestionar los pagos internos de cosas como suministros de oficina y gastos de envío.
#6) Almacene las facturas y combínelas. Las facturas deben coincidir con sus órdenes de compra. También deben almacenarse física o electrónicamente; este último método ofrece el método más eficiente para la investigación y recuperación.
#7) Preservar buenas relaciones con los proveedores. Mantener la relación entre proveedores y empresas es una tarea importante de los departamentos de AP. Cuando las facturas se pagan a tiempo y la información se aclara y almacena rápidamente, es más probable que las transacciones futuras se realicen sin problemas.
Organización del equipo de cuentas por pagar
Cuanto mejor organizado esté un departamento de pagos, más valioso será para la empresa. Con una organización adecuada, el flujo de trabajo también será más eficiente. A continuación se ofrecen algunos consejos para estructurar un departamento de AP de la manera más ingeniosa:
# 1) Documentar todo. Asegúrese de que cada compra de la empresa tenga una orden de compra (PO) para que se pueda crear un registro. También se debe mantener un registro de los números de identificación fiscal.
#2) Almacene registros para recuperarlos fácilmente. Los documentos con sellos de fecha deben guardarse en un lugar de fácil acceso.
#3) Verifique dos veces. Haga que los diferentes miembros del equipo AP se verifiquen entre sí para evitar fraudes y errores.
#4) Concilie las cuentas con regularidad. Preferiblemente diariamente, verifique que las facturas coincidan con las órdenes de compra. Llevar un registro de las discrepancias y sus resoluciones.
#5) Utilice pagos digitales. Las formas de pago electrónicas actuales, incluida la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), son eficientes y sencillas. A menudo, no cuestan más que los pagos en papel y es más fácil realizar un seguimiento de ellos.
# 6) Automatiza el equipo AP. Además de los pagos, se pueden digitalizar muchas funciones de cuentas por pagar. Hacerlo tiene muchas ventajas, incluida la evitación de errores en el ingreso de datos.
Cómo la automatización puede beneficiar a los departamentos de AP
Los equipos de cuentas por pagar que actualicen al software más reciente obtendrán innumerables beneficios. La forma más antigua, manual y basada en papel, de realizar funciones de cuentas por pagar requiere mucho tiempo y trabajo. Los departamentos de cuentas por pagar que pasen a la automatización total con software avanzado podrán procesar facturas más rápido y con menos errores e imprecisiones. Y porqué Los mejores programas AP de la actualidad vienen con Inteligencia Artificial (IA), se necesita poca aportación humana para muchas tareas.
Por ejemplo, el software AP avanzado actual puede leer correos electrónicos, escanear facturas y capturar automáticamente detalles importantes de estos documentos. Se pueden enviar notificaciones en tiempo real a los miembros del equipo AP cuando se necesita más atención. Debido a que este sistema funciona en piloto automático, se requiere menos esfuerzo humano por parte de los empleados.
Software AP También puede incorporar reglas para el flujo de trabajo. Por ejemplo, un programa puede enviar una factura al departamento correcto para su aprobación. Se pueden incorporar controles de pago para pagar facturas y estos controles se pueden editar según varios factores, como el monto del pago. Un pago se puede debitar automáticamente de la cuenta bancaria de la empresa. La IA realiza estas tareas por sí sola. Y con el aprendizaje automático, la IA puede aprender de la experiencia.
Todo lo que hace el programa se registra en un libro de contabilidad y este registro se puede inspeccionar a voluntad. Una vez más, debido a que este registro de auditoría se crea automáticamente mediante un programa de software, se requiere menos trabajo humano.
El software diseñado para los departamentos de AP también puede integrarse con otras herramientas de contabilidad digital, creando un sistema de contabilidad holístico totalmente electrónico que facilita las funciones de cuentas por pagar y requiere menos tiempo para los empleados.
Resumen
Cualquier empresa que quiera tener éxito necesita un departamento de cuentas por pagar productivo con el equipo adecuado. Los departamentos de cuentas por pagar que dependen de tecnología obsoleta basada en papel corren el riesgo de quedarse atrás frente a sus competidores. Las sofisticadas herramientas digitales actuales brindan muchos beneficios a los departamentos de pagos, uno de los cuales es menos esfuerzo humano y tiempos de procesamiento más rápidos.
- Distribución de relaciones públicas y contenido potenciado por SEO. Consiga amplificado hoy.
- PlatoData.Network Vertical Generativo Ai. Empodérate. Accede Aquí.
- PlatoAiStream. Inteligencia Web3. Conocimiento amplificado. Accede Aquí.
- PlatoESG. Carbón, tecnología limpia, Energía, Ambiente, Solar, Gestión de residuos. Accede Aquí.
- PlatoSalud. Inteligencia en Biotecnología y Ensayos Clínicos. Accede Aquí.
- Fuente: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :posee
- :es
- :no
- $ UP
- 30
- a
- capacidad
- Poder
- Nuestra Empresa
- accesible
- Mi Cuenta
- Contabilidad
- Cuentas
- cuentas por pagar
- ay
- avanzado
- ventajas
- afectar
- Después
- de nuevo
- AI
- Todos
- ya haya utilizado
- también
- Aunque
- entre
- cantidad
- an
- y
- cualquier
- aparece
- adecuado
- aprobación
- aprobado
- somos
- artificial
- inteligencia artificial
- AS
- asigna
- asociado
- At
- asistir
- auditoría
- autorizado
- Confirmación de Viaje
- automáticamente
- Automatización
- evitar
- Malo
- Balance
- Balance
- Banca
- cuenta bancaria
- base
- BE
- porque
- esto
- antes
- detrás de
- es el beneficio
- beneficios
- además de
- MEJOR
- mejores
- negocios
- by
- PUEDEN
- capturar
- case
- cases
- efectivo
- categoría
- CHARGE
- cargos
- comprobar
- aclarado
- proceso de Compensación.
- de cerca
- cómo
- Empresas
- compañía
- De la empresa
- competidores
- Protocolo de Tratamiento
- controles
- correcta
- correctamente
- Cost
- Precio
- podría
- contrapartes
- Curso
- creado
- Creamos
- crédito
- Current
- todos los días
- datos
- Fecha
- Días
- Deuda
- a dedicados
- entregar
- Departamento
- departamentos
- describe
- diseñado
- detalles
- una experiencia diferente
- difícil
- digital
- Pagos digitales
- digitalizado
- descuentos
- dividido
- documento
- documentos
- sí
- "Hacer"
- hecho
- doble
- DE INSCRIPCIÓN
- dos
- cada una
- Temprano en la
- más fácil
- pasan fácilmente
- de forma sencilla
- eficiente
- esfuerzo
- ya sea
- Electronic
- electrónicamente
- correo
- surgir
- personas
- de extremo a extremo
- garantizar
- asegurando que
- entrado
- Empresa
- Todo
- equipo
- ERP
- Errores
- especialmente
- Cada
- todos
- ejemplo
- ejecución
- experience
- ojos
- factores importantes
- Otoño
- Moda
- más rápida
- menos
- financiero
- siguiendo
- formato
- Formularios
- encontrado
- fraude
- Desde
- ser completados
- función
- funciones
- futuras
- ganando
- en general
- conseguir
- va
- candidato
- bienes
- Tienen
- Salud
- ayuda
- esta página
- holístico
- Hogar
- HTTPS
- humana
- ID
- Identifique
- if
- importante
- in
- Incluye
- inconsistencias
- incorporar
- Incorporado
- incurrido
- información
- Las opciones de entrada
- ejemplo
- integrar
- Intelligence
- interno
- dentro
- factura
- facturas
- IT
- SUS
- sí mismo
- Guardar
- mantenido
- mano de obra
- large
- mayores
- más reciente
- APRENDE:
- aprendizaje
- menos
- Libro mayor
- izquierda
- menos
- pasivo
- como
- que otros
- pequeño
- Ubicación
- log
- máquina
- máquina de aprendizaje
- hecho
- para lograr
- HACE
- Realizar
- gestionan
- manual
- muchos
- Match
- emparejado
- Puede..
- Miembros
- mencionado
- las etiquetas
- Método
- métodos
- errores
- dinero
- Monitorear
- más,
- más eficiente
- MEJOR DE TU
- múltiples
- debe
- miríada
- necesario
- no
- notificaciones
- números
- obligación
- bonos
- obtener
- of
- LANZAMIENTO
- que ofrece
- Oficina
- Oficial
- a menudo
- mayor
- on
- una vez
- ONE
- en marcha
- , solamente
- Inteligente
- or
- solicite
- en pedidos de venta.
- organización
- Organizado
- Otro
- salir
- contorno
- dinero
- Papel
- en papel
- fiesta
- Pagar
- pago
- pago
- Métodos de pago
- pagos
- realizado
- realizar
- realiza
- permiso
- los libros físicos
- Físicamente
- planificar
- Platón
- Inteligencia de datos de Platón
- PlatónDatos
- PO
- punto
- popularidad
- PoS
- evitar
- primario
- problemas
- procedimientos
- Procesado
- tratamiento
- proporciona
- productivo
- Programa
- Programas
- apropiado
- correctamente
- proporcionar
- comprar
- orden de compra
- compras
- poner
- con rapidez
- Leer
- en tiempo real
- recoger
- resumen
- cuenta por cobrar
- recibe
- grabar
- grabado
- archivos
- reducir
- registrarte
- regularmente
- relaciones
- relación
- confiar
- representa
- Requisitos
- la investigación
- Recurso
- ingenioso
- responsabilidades
- responsabilidad
- recuperación
- Derecho
- Riesgo
- Función
- reglas
- Ejecutar
- escanear
- Sección
- expedido
- Servicios
- Varios
- hoja
- a corto plazo
- tienes
- Mostrar
- simplemente
- situación
- Tamaño
- chica
- pequeñas empresas
- So
- Software
- vendido
- RESOLVER
- algo
- sofisticado
- hablar
- declaraciones
- paso
- Sin embargo
- tienda
- almacenados
- estructura
- tener éxito
- comercial
- tal
- proveedor
- proveedores
- suministros
- seguro
- Switch
- te
- Tarea
- tareas
- deuda
- equipo
- Miembros del equipo
- equipos
- Tecnología
- tender
- términos
- que
- esa
- La
- El futuro de las
- la información
- su
- Les
- luego
- Ahí.
- Estas
- ellos
- cosas
- así
- aquellos
- equipo
- prolongado
- oportuno
- veces
- recomendaciones
- a
- de hoy
- demasiado
- Total
- Rastreo
- seguir
- Seguimiento
- camino
- transaccional
- Transacciones
- try
- comprensión
- Unsplash
- actualizar
- utilizan el
- usado
- Valioso
- diversos
- variará
- vendedor
- vendedores
- verificadas
- verificar
- verificando
- muy
- quiere
- Camino..
- WELL
- ¿
- cuando
- que
- QUIENES
- seguirá
- dentro de
- sin
- obrero
- los trabajadores.
- flujo de trabajo
- se
- zephyrnet