¿Qué es Cuentas por Pagar?

Las cuentas por pagar es un término contable que se refiere al dinero que una empresa le debe a un vendedor o proveedor por haber hecho uso de sus productos o servicios.

Cuando una empresa compra productos/servicios de un vendedor/proveedor con un acuerdo de pago posterior, el monto se denomina cuentas por pagar, hasta que se realiza el pago.  es una forma de credito ofrecido por el vendedor/proveedor.

La cuenta por pagar se registra cuando se aprueba el pago de una factura. Se registra en el Libro mayor general (o Libro mayor auxiliar de cuentas por pagar) como un pago pendiente o un pasivo hasta que se pague el monto. Las cuentas por pagar pueden ser Cuentas por pagar comerciales (compra de bienes físicos que se registran en un Inventario) o Cuentas por pagar de gastos (compra de bienes y servicios que se facturan, por ejemplo, publicidad, entretenimiento, viajes, suministros de oficina y servicios públicos).

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Un ejemplo de cuentas por pagar

La panadería ABC ordena 50 libras de azúcar al minorista mayorista, XYZ Traders a una tasa de 50 centavos por libra. XYZ Traders ofrece un período de crédito de 30 días después de la entrega en la panadería, dentro del cual ABC debe pagar la factura de $ 25. Hasta que la panadería pague a los comerciantes de XYZ, la cantidad de $ 25 se denominará cuentas por pagar y se muestra como pasivo frente a los acreedores en el balance de la panadería.

Los $ 25 se registran como un activo en el balance general de los comerciantes de XYZ hasta que se recibe el pago.

Las cuentas por pagar incluyen, más allá de la compra de bienes, lo siguiente:

• Transporte y Logística
• Potencia / Energía / Combustible
• Arrendamiento
• Licencias
• Servicios (Montaje / Subcontratación)

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La importancia de las cuentas por pagar

AP es importante por las siguientes razones:

Garantiza el pago puntual de las facturas, lo que a su vez mejora la calificación crediticia de la empresa y las relaciones a largo plazo con los proveedores.

• El pago oportuno de las facturas garantiza un flujo ininterrumpido de suministros y servicios, lo que conduce a un flujo fluido de las operaciones comerciales.
• El pago oportuno evita pagos atrasados, multas y otros cargos por mora.
• El AP organizado permite el seguimiento sistemático de facturas y pagos.
• AP facilita el flujo de efectivo al realizar los pagos solo cuando se vencen y al utilizar las facilidades de crédito que ofrece el proveedor.
• El AP estricto evita fraude de proveedor y robo.

AP no está exento de inconvenientes. A menudo se considera una carga financiera para los proveedores que deben esperar el pago después de la entrega de los productos y servicios. Por parte de la empresa, un balance con cuentas por pagar prolongadas indica una posición de caja precaria. Estos inconvenientes se pueden superar a través de medidas éticas, legales y lógicas. Procesos AP.

Componentes del proceso de cuentas por pagar

La cuenta por pagar es un proceso de varios pasos y comprende algunos pasos esenciales:

• AP comienza con la decisión de la empresa de adquirir bienes / servicios en un sistema de crédito.
• Elegir proveedores que ofrezcan facilidades crediticias.
• Comparar las políticas de crédito de los proveedores en términos de días de crédito permitidos, cargos por demora, descuento por pronto pago, etc. y elegir el proveedor con los términos que mejor se adapten a la empresa.
• Tras el proceso de adquisición - solicitud de compra, orden de compra, factura, recibo – del negocio.
• Contabilizar las facturas / recibos en los libros como cuentas por pagar una vez recibida la mercancía.
• La contabilidad ayuda con las auditorías internas y externas en la empresa y en el análisis de los patrones de gasto, lo que, a su vez, ayuda en la planificación financiera y en el cumplimiento de los estándares y regulaciones.
• Seguimiento de las fechas en las facturas para garantizar el pago antes de la fecha de vencimiento.
• Realizar el pago antes de la fecha de vencimiento
• Comunicar al proveedor que se ha realizado el pago.

Aprovechar al máximo la duración del crédito ayudará a administrar el flujo de caja de manera eficiente. Sin embargo, debe recordarse que el uso más eficiente de los términos de crédito es saber cuándo pagar las facturas.

El departamento de cuentas por pagar convencional

Un equipo responsable de los procesos manuales de cuentas por pagar es responsable de registrar y procesar las transacciones financieras relacionadas con las compras y los proveedores.

Para ello se contrata a una serie de profesionales:

• El analista de entrada de datos ingresa las facturas en el sistema digital una vez que se reciben.
• El analista de procesamiento de pagos está a cargo de pagar las facturas en la fecha de vencimiento.
• El analista de excepciones aborda las discrepancias en las facturas y maneja los problemas de incumplimiento de pago.
• El gestión de proveedores el personal crea y administra la base de datos de proveedores y la correlaciona con varias operaciones de adquisición.
• El gerente de Cuentas por pagar se coordina con el equipo para una gestión de facturas sin errores y sin problemas.

Todos los miembros del equipo trabajan para crear y mantener relaciones sólidas con los proveedores. El equipo también debe vigilar de cerca los gastos de AP y mantener controles internos para proteger la salida de efectivo.  

Un eficiente y bien administrado flujo de trabajo de cuentas por pagar puede ahorrar a las empresas cantidades considerables de tiempo y dinero con respecto al proceso de AP. Las organizaciones, en raras ocasiones, también podrían subcontratar AP funciones a organismos externos.

Desafíos para el proceso manual de cuentas por pagar

Los procesos manuales de cuentas por pagar tienen los siguientes problemas:

• Problemas asociados con la entrada manual de datos: La entrada manual de facturas en el sistema puede llevar mucho tiempo, ser ineficiente y propensa a errores. Todo esto puede afectar el funcionamiento y los resultados de la empresa.
• Retrasos en el pago: La supervisión manual y los errores pueden resultar en pagos atrasados ​​y proveedores insatisfechos. También puede afectar la calificación crediticia y la credibilidad de la empresa como cliente para el proveedor.
• Empleados insatisfechos: la naturaleza mundana y repetitiva de muchas de las tareas involucradas en el proceso de AP puede generar insatisfacción laboral y problemas relacionados, incluida la rotación de empleados.
• Información difícil de manejar: a medida que una empresa crece en tamaño y hay más facturas que manejar, la cantidad de información sobre proveedores, productos, servicios, costos, entrega y fechas de vencimiento puede volverse abrumadora. También se vuelve difícil localizar documentos y la contabilidad puede convertirse en una pesadilla.
• Opacidad de los datos: el seguimiento de las facturas en papel y los documentos físicos de cuentas por pagar puede volverse difícil, si no imposible, cuando el departamento de cuentas por pagar crece en tamaño para abordar una gran cantidad de procesos de adquisición.
• Propensión al fraude: la falta de visibilidad en los sistemas manuales de cuentas por pagar puede exponer a su empresa a vulnerabilidades de seguridad y fraude.

Beneficios de automatizar el proceso de cuentas por pagar

La automatización del proceso de cuentas por pagar genera los siguientes beneficios:

• Ahorro de tiempo: Se dice que 25% de una semana laboral se dedica a tareas mundanas de gestión manual de facturas, tiempo que puede emplearse mejor en actividades más productivas.
• Ahorro de costos: se ha determinado que el procesamiento manual de una sola factura cuesta entre $12 y $15. La automatización puede eliminar gran parte de este costo. Además, las soluciones automatizadas realizan un seguimiento de las fechas de vencimiento de las facturas y ayudan a pagar la factura en un momento óptimo, mejorando así el flujo de efectivo, evitando cargos por pagos atrasados ​​y manteniendo mejores relaciones con los proveedores.
• Generación de ingresos: los pagos oportunos habilitados por la automatización no solo pueden evitar los cargos por pagos atrasados, sino también mejorar la calificación crediticia de la empresa y abrirla a descuentos y reembolsos de los proveedores.
• Reducción de errores: La gestión manual de facturas está asociada a errores por descuido humano. La automatización puede eliminar gran parte de los errores asociados con los procesos manuales de cuentas por pagar.
• Flexibilidad de pago: la automatización puede permitir la toma de decisiones sobre cuándo y cómo pagar las facturas (por ejemplo, cheque en papel, ACH o mediante tarjetas virtuales en las que obtiene reembolsos en efectivo).
• Mejor mantenimiento de los datos: la revisión manual del papeleo puede ser tortuosa y propensa a errores. El mantenimiento de una base de datos digital permite un mejor acceso y recuperación de datos, lo que agiliza el ciclo de la compra al pago. Dicha gestión también permite análisis para informar y rastrear las compras y el flujo de caja de la empresa.
• Seguridad: la solución de automatización de cuentas por pagar puede almacenar datos en un servidor centralizado o en la nube, lo que brinda seguridad

Qué buscar en un software de cuentas por pagar

Es importante elegir un software de automatización de puntos de acceso que proporciona el máximo retorno de la inversión. Un software de automatización de cuentas por pagar debe incluir captura de datos, procesamiento de facturas, aprobaciones y pagos automatizados. Las características básicas que se deben buscar al buscar un software de automatización de AP incluyen:

• Captura precisa de datos de facturas: la conversión de datos de facturas a un formato digital común es el aspecto más importante para generar eficiencia en la automatización de AP. La entrada manual de datos es cara, propensa a errores y requiere mucho tiempo. Una buena herramienta de OCR permite la captura inteligente de datos relevantes sin intervención humana, ahorrando así tiempo, dinero y errores humanos.

• Aprobaciones de facturas fáciles: las personas que aprueban facturas suelen ser gerentes y ejecutivos ocupados y la aprobación de facturas automatizada debe ser fácil, intuitiva y conveniente para dicho personal. La persona que aprueba debe poder ver y aprobar una factura con un solo clic, independientemente del dispositivo desde el que acceda a la factura.
• Capacidad para rastrear facturas AP en tiempo real: las herramientas de flujo de trabajo también deben permitir que cualquier parte interesada rastree fácilmente la factura. Esto evitará retrasos, mala comunicación y mala gestión en el proceso de procesamiento de cuentas.
• Integración con el sistema de contabilidad existente: la empresa puede usar otras plataformas digitales y software, y la herramienta AP debe poder integrarse con ellos para evitar la falta de coincidencia en los datos y las operaciones.
• Automatización de pagos: El paso final en el proceso de AP es el pago. Una vez registradas todas las aprobaciones, el software debe ser capaz de iniciar y procesar el pago al proveedor para completar y cerrar el proceso de cuentas por pagar para esa adquisición en particular.
• Almacenamiento de datos: según las necesidades de la empresa, todos los datos de AP se pueden almacenar en un servidor centralizado o en la nube. La empresa deberá decidir el tipo de almacenamiento antes de lanzarse a la automatización AP.

Conclusión

La automatización de las operaciones de procesamiento de cuentas puede eliminar los problemas asociados con los procesos manuales, como demoras, errores y desperdicio de esfuerzo humano.  

El software AP eficiente, como Nanonets, puede permitir mejores procesos desde la compra hasta el pago, garantizar el cumplimiento fiscal, automatizar Emparejamiento de 3 vías, optimizar Días AP o DPO, prevenga el fraude, optimice los flujos de efectivo, mantenga las relaciones con los proveedores y almacene datos para la posteridad. La automatización genera eficiencia y puede orquestar el proceso de compra a pago para obtener valor a largo plazo. Habilitar digitalmente el proceso de cuentas por pagar impulsaría las estrategias comerciales al convertir las relaciones proveedor-cliente en una ventaja competitiva.