Una factura sirve como documento para detallar los bienes entregados o los servicios prestados por un proveedor a un comprador. Sin embargo, más allá de un simple registro, una factura contiene una gran cantidad de información que incluye condiciones de pago, acuerdos legales y más. Las facturas son una pieza de documentación clave para cualquier negocio y ayudan a proteger contra dificultades legales y de auditoría. Al mismo tiempo, cuando se recopila como parte de una estrategia holística de gestión de datos, una facturación eficaz y bien desarrollada respalda el análisis de datos que contribuye a la toma de decisiones estratégicas.
¿Qué es una factura?
Una factura es como el recibo que recibe después de comprar alimentos o cambiar el aceite, pero en un orden diferente y mucho más complejo. Mientras que recibe un recibo de compra después del pago, enviará o recibirá una factura antes de pagarla o recibir el pago. Al igual que los recibos, las facturas también registran una transacción financiera entre un comprador y un vendedor.
Entonces, ¿qué es una factura y en qué se diferencia de un recibo? Una factura hace todo lo anterior pero también ofrece:
- Estricta protección legal cuando se hace correctamente.
- Puntos de datos útiles para ayudar a informar una estrategia de análisis más amplia.
- Una forma de hacer que su negocio esté a prueba de auditorías.
- Facilitación de la presentación de impuestos.
- Términos y condiciones que detallan la metodología de pago.
- Mucho más, dependiendo de las circunstancias de su negocio.
En pocas palabras: una factura es un registro de transacciones oficial, con respaldo legal, entre un comprador y un vendedor, con detalles exhaustivos que garantizan un entendimiento común entre ambas partes, capacidad legal en caso de una disputa y sirve como documentación para respaldar los esfuerzos analíticos, proteger contra malos resultados de auditoría y tiempo máximo de impuestos más simple.
¿Cuáles son los tipos de facturas?
Cuando gestiona, envía o recibe facturas, normalmente serán de cuatro tipos:
- Factura de venta: El tipo más común, una factura de venta, suele ser en lo que piensas cuando escuchas el término. A diferencia de un recibo de venta, una factura de venta incluye información detallada sobre ambas partes, información de precios, información de pago y más. Además, una vez que el dinero cambia de manos y se firma la factura, el documento sirve como herramienta legal en caso de disputa.
- Factura de proforma: Una factura pro forma es esencialmente como una factura de venta preliminar: ofrece al comprador una fecha de entrega estimada y una cotización de costos antes de continuar con el trabajo o enviar el artículo. Una factura pro forma permite al comprador hacer preguntas y comprender los costos antes de comprometerse.
- Factura recurrente: Si tiene una relación constante de comprador/vendedor con bienes entregados o servicios prestados de forma periódica pero continua, generar y aprobar manualmente una factura cada vez es un desperdicio. En su lugar, probablemente utilices una factura recurrente. Este tipo de factura se envía antes de los entregables del siguiente ciclo (es decir, mensual, trimestral o anual) y debe pagarse antes de que se ejecute la transacción. Esto es algo así como una suscripción de transmisión de video: si recibe una factura por correo de Netflix el 31 de diciembrest para tu 15 de eneroth renovación mensual pero no pagas, pierdes el acceso.
- Factura de parte de horas: Si trabaja con una empresa de servicios, como consultores o servicios de contabilidad subcontratados, su proveedor registrará el tiempo de sus empleados durante cada período y consolidará el total en una factura de hoja de tiempo. Esta factura incluirá la tarifa por hora por empleado, el total de horas trabajadas, en qué trabajaron los empleados (normalmente basta con una breve nota de referencia) y las tarifas administrativas que haya acordado en el contrato.
Otros tipos de facturas en contabilidad incluyen:
- Factura vencida
- factura consolidada
- Facturas de anticipo y provisionales
- Notas de crédito y débito
- Factura comercial (utilizada en transacciones transfronterizas para aduanas)
¿Cómo es una factura?
Hay muchas plantillas de facturas disponibles y todas se pueden personalizar según sus necesidades específicas. Este es un ejemplo de cómo suelen verse las facturas: detalla la fecha, las partes de la transacción, los bienes/servicios prestados, la información de pago y cualquier detalle adicional requerido.
¿Cuál es el propósito de una factura?
En esencia, una factura cumple todas las funciones estándar de un recibo, pero ofrece beneficios adicionales tanto a compradores como a vendedores.
Gestión de documentos y registros.
Cuando realiza transacciones como empresa, está obligado por ley a mantener una contabilidad estricta de todas las compras y ventas. La facturación eficaz significa que está protegido frente a auditorías o acciones legales, y la gestión de registros de calidad hace que la presentación de impuestos sea mucho más sencilla cada año.
La facturación no sólo es parte de Requisitos gestión de registros, pero mantener el control de su documentación es una señal de la salud general del negocio. Si no puede hacer bien las pequeñas cosas, nunca hará correctamente las grandes, y la facturación es una de esas pequeñas cosas que representan la eficacia general de su organización.
Seguimiento de pagos y análisis de datos
Una función central de reconciliación de la cuenta incluye gestión de facturas: sin facturación, no podrá hacer coincidir las transacciones entre las órdenes de compra y la confirmación de la recepción de mercancías de manera efectiva. La factura es también la tercera pata del cotejo triple y una función central de prácticas contables como conciliación de facturas.
Al mismo tiempo, si está haciendo malabarismos con muchos vendedores y proveedores, deberá controlar la salida de efectivo y cuánto le debe a quién. Una facturación bien organizada ayuda a mantener el equilibrio en todo su panorama de pagos, lo que garantiza que mantenga una relación de calidad entre su empresa y sus proveedores.
Si ha desarrollado suficiente profundidad en la facturación de facturas, la documentación también puede servir como fuente de información eficaz para el análisis de datos, especialmente si está del lado del proveedor. La facturación ayuda a determinar las tendencias de compra, los ciclos comerciales y más para ayudar a informar su estrategia de marketing. Desde el punto de vista de las adquisiciones, un análisis eficaz de las facturas también ayuda a reducir costos e identificar desperdicios o ineficiencias.
Protección legal
Si bien las facturas efectivas ayudan a protegerse contra problemas de auditoría o impuestos, también son una herramienta en su arsenal legal. Dado que las facturas firmadas son parte de los acuerdos y procedimientos contractuales, puede utilizar la facturación para asegurarse de que está pagando el precio acordado por los bienes o servicios o que le pagan adecuadamente como proveedor. Esto puede ayudar a proteger contra demandas frívolas o servir como prueba si se ve obligado a acudir al sistema judicial para exigir el pago.
¿Qué detalles contiene una factura?
Si bien la forma puede variar según los sectores y empresas, la función no. Por lo general, incluirá la mayoría, si no todos, de estos detalles principales:
- Número de factura para archivar y realizar un seguimiento eficaz de facturas y pagos en toda su empresa.
- Fecha en que se prestaron los servicios o se entregaron los bienes (o proyecciones en el caso de una factura pro forma), así como la fecha en que se preparó y envió la factura.
- Información de contacto del comprador y del vendedor.
- Cualquier término y condición aplicable, es decir, pago en términos netos 30, cláusulas de disputa, etc.
- Información detallada de cada bien entregado o servicio prestado junto con el precio de ese artículo de línea específico, ya sea como precio unitario o cobrado colectivamente.
- Cualquier impuesto aplicable.
- Información total adeudada y moneda si es un transacción internacional.
- Cualquier memorando, nota o mensaje personalizado adicional para el destinatario.
¿Cuándo debería enviar facturas?
No existe un “mejor momento” para enviar una factura, pero una buena regla general es temprano y con frecuencia. La comunicación es clave en todos los aspectos de la vida, pero particularmente cuando se trata de servicios B2B o B2C que tienen importantes ramificaciones legales.
Si bien las necesidades específicas de su negocio impulsan el tiempo, es una buena práctica enviar una factura pro forma después de analizar los requisitos del cliente para asegurarse de estar en la misma página y enviar la factura de venta rápidamente al confirmar la recepción o cuando los servicios se hayan prestado por completo. La facturación a posteriori se denomina facturación en el momento de la entrega.
Si está trabajando con un cliente nuevo o el contrato es particularmente grande, es posible que también desee enviar una factura preliminar antes de comenzar a trabajar para asegurar un pago inicial. Se llama facturación avanzada. Del mismo modo, si el contrato es largo, una factura a mitad de período o una factura según hitos establecidos y predeterminados puede ayudar a garantizar que ambos estén al día con respecto al tiempo facturado y al presupuesto.
Facturas y controles internos
Las facturas son una parte fundamental de la concordancia tripartita y, por lo tanto, son fundamentales para una gestión efectiva. controles internos de cuentas por pagar. El seguimiento del flujo de facturas a lo largo de su recorrido ayuda a garantizar que los productos se soliciten de manera oportuna de acuerdo con el costo acordado, al mismo tiempo que lo protege contra el fraude de los empleados o los gastos inconformistas.
En un radio de cuentas por pagar o por cobrar, dependiendo de su función como comprador o proveedor, la factura también ayuda a administrar su cuenta de crédito, ya que se recibe antes del pago. Desde una perspectiva de ventas, la facturación también le ayuda a controlar sus niveles de inventario o sus necesidades de personal si tiene una empresa basada en servicios.
Conclusión
La facturación no es compleja en sí misma pero, dependiendo del tamaño y alcance de su empresa, puede sentirse abrumado rápidamente al hacer malabarismos con muchas facturas y garantizar que el pago se envíe (o reciba) de manera oportuna y correcta.
Hoy en día, la facturación está experimentando cambios rápidos a medida que la digitalización y las transacciones transfronterizas se convierten en la norma. Una multitud de AP automatizado y software de facturación ayuda a los usuarios a automatizar su proceso de facturación, incluidas plantillas personalizadas para entregar rápidamente facturas a los compradores y optimizar las cuentas por pagar y flujos de trabajo de aprobación de facturas al ejecutar la conciliación de cuentas o procesos de adquisición.
Dado que las plataformas de facturación de próxima generación son totalmente digitales, también ahorrará dinero al reducir los requisitos de personal y permitir que los empleados se concentren en mejorar el posicionamiento de su negocio en lugar de tener que trabajar con una gran cantidad de datos manuales. Si envía o recibe facturas físicas, muchas plataformas también ofrecen reconocimiento óptico de caracteres (OCR), una tecnología que completa automáticamente texto digital e información escaneada de documentos físicos.
Recuerde, hacer las pequeñas cosas correctamente es la base de una gestión eficaz, y mantener un control estricto de su proceso de facturación es uno de esos triunfos fáciles que preparan a su organización para el éxito.
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