Para muchos líderes empresariales, el ciclo de cuentas por cobrar se considera únicamente cobros de efectivo, pero en realidad es más complejo que eso. Desempeñando un papel vital en la ciclo contable y funciones comerciales generales, el equipo de cuentas por cobrar es responsable de revisar Ordenes de compra, verificar el crédito de cada cliente, otorgar términos de crédito adecuados, enviar facturas, cobrar pagos y administrar métricas financieras clave, como la antigüedad de los AR y las deudas incobrables.
No importa qué producto o servicio venda su empresa, el ciclo completo de las cuentas por cobrar es fundamental para su éxito. Sin un cobro de efectivo adecuado, tendrá problemas de flujo de caja y liquidez; sin contratos bien pensados con los clientes, las relaciones con los clientes podrían verse afectadas; y sin vigilar de cerca las métricas de AR, su equipo de liderazgo no podrá tomar las decisiones comerciales correctas. El proceso de cuentas por cobrar consiste en agradecer cada centavo del flujo de caja entrante a su negocio.
En este artículo, le mostraremos el proceso de AR de ciclo completo, resaltaremos los beneficios de un ciclo de AR bien administrado y lo ayudaremos a comprender las formas en que la automatización y la tecnología pueden optimizar las tareas relacionadas con AR. Obtendrá respuestas a todas sus preguntas candentes.
¿Qué es el Proceso de Cuentas por Cobrar o Ciclo AR?
El procesamiento de AR es más que enviar recordatorios de pago a los clientes y perseguir pagos atrasados. Si ahí es donde comienza la estrategia de AR de su organización, perderá dinero y dedicará más tiempo a limpiar el desorden que a hacer negocios. El ciclo completo de AR en realidad comienza con la revisión adecuada de cada orden de compra su empresa recibe de un cliente que desea realizar una compra.
Es más fácil observar el ciclo visualmente, así que comencemos por ahí.
Como ilustra el diagrama de flujo, hay mucho más que hacer Gestión de RA de lo que parece. Sí, necesita que su equipo de AR se sienta cómodo teniendo conversaciones difíciles con clientes que tienen facturas impagas, pero también necesita que sean proactivos, gestionen el riesgo y realicen informes de AR detallados.
Para mostrar mejor la importancia de cada uno de los pasos anteriores, repasémoslos uno por uno.
Pasos del proceso de cuentas por cobrar: el flujo de trabajo completo del ciclo AR
Si la cuenta de cuentas por cobrar, que es un activo, no se materializa en efectivo, está dejando dinero sobre la mesa y poniendo en riesgo su negocio. Cuando se analiza el ciclo completo, la optimización de las cuentas por cobrar depende de todos y cada uno de los pasos. Uno no es más importante que otro, sino que cada paso del ciclo de AR afecta la capacidad de su organización para recaudar efectivo y aumentar los márgenes de ganancias.
Paso 1: el cliente realiza un pedido
Ya sea que trabaje en el espacio B2B o B2C, los clientes deben realizar pedidos para iniciar el ciclo de cuentas por cobrar. En el espacio B2B, cuando se recibe una orden de compra, uno de los primeros equipos que la verá es el equipo AR. Deben realizar la debida diligencia para garantizar que la orden de compra sea legítima, contenga la información correcta y no sea fraudulenta. En esta etapa, el equipo de ventas puede participar para avisar a AR sobre un pedido entrante.
Paso 2: Revisión y aprobación de crédito
Con una orden de compra legítima en mano, los expertos en cuentas por cobrar deben proteger aún más a su empresa del riesgo mediante la evaluación de la solvencia crediticia de cada cliente. Para nuevos clientes, se debe realizar un proceso exhaustivo de solicitud de crédito. nunca ser omitido. Con clientes existentes, consulte su historial de pagos con su organización. ¿Pagan a tiempo? ¿Alguna vez han dejado de realizar un pago? Mantener un registro detallado de los clientes es clave para reducir las deudas incobrables y mitigar el riesgo financiero.
Paso 3: AR envía una factura
Una vez que se determina la solvencia de un cliente y su equipo de AR se siente cómodo para continuar con el proceso de cumplimiento, un factura se envía al cliente. La factura debe incluir las condiciones de pago, el producto que se compra y la información de contacto de ambas empresas. Del mismo modo Automatización AP ayuda al equipo de AP a procesar y pagar automáticamente las facturas entrantes, la automatización de AR respalda el lado del remitente de esa transacción.
Paso 4: enviar recordatorios de pago y cobrar fondos
Después de enviar una factura, el cronómetro comienza. Los clientes solo tienen la ventana de pago especificada para enviar pagos. Si sus condiciones de pago son N30, lo que significa que están obligados contractualmente a pagar la factura dentro de los 30 días posteriores a su recepción, su equipo de AR debe enviar recordatorios de pago periódicamente hasta que se reciba el pago. Para facilitar aún más las cosas, automatice los recordatorios de pago y otras tareas repetitivas utilizando automatización contable software.
Paso 5: Actualizar la deuda incobrable/cancelar los fondos no cobrados
Aunque no es lo ideal, una realidad al hacer negocios es que siempre habrá uno o dos clientes que no paguen. Cuando esto sucede, puede suponer un gran golpe financiero, por lo que es imperativo realizar minuciosamente cada paso del ciclo de cuentas por cobrar. Si el cliente ignora todos los intentos de cobrar el pago, la deuda se cancelará como deuda incobrable. El cronograma para cancelar una deuda incobrable dependerá de su industria, las condiciones de pago del cliente y cualquier circunstancia especial involucrada con esa orden de compra específica.
Paso 6: Recibir y procesar pagos entrantes
Lo positivo es que la mayoría de los clientes pagarán sus facturas. Cuando se reciben los fondos, el equipo de AR debe cerrar la factura y actualizar los mecanismos de seguimiento de cuentas por cobrar que tiene en su organización. Facilite al máximo el pago para los clientes ofreciendo pagos automáticos, ACH, transferencias bancarias u otras formas de pago.
Paso 7: abordar las disputas
Esto no será parte de todos los procesos de AR, pero si un cliente está disputando una factura por algún motivo, este es el momento de manejar esa situación. Quizás no quedaron satisfechos con el producto que recibieron o afirman no haberlo recibido nunca. AR deberá hacer todo lo posible para resolver disputas y recaudar fondos. A veces, los clientes pagan una parte de la factura (un pago corto) y le corresponde a AR descubrir por qué sucedió eso y trazar un camino para cobrar el pago en su totalidad.
Paso 8: Administrar los informes AR
Hay muchas métricas que son críticas cuando se trata del proceso de cuentas por cobrar de ciclo completo. El Ratio de rotación de AR, Días de ventas pendientes (DSO) y el Índice de efectividad de cobros son algunas métricas comunes administradas por el equipo de AR. Durante el proceso de cierre de fin de mes, que es el último paso del ciclo contable general, el equipo de AR presentará los asientos de diario necesarios y se asegurará de que las cuentas de AR en el libro mayor general estén actualizadas adecuadamente.
Beneficios de automatizar el ciclo de cuentas por cobrar
De la misma manera que software de fabricación se puede utilizar para automatizar gran parte del proceso de fabricación, el software de automatización puede (¡y debe!) implementarse durante todo el ciclo de AR. El procesamiento de RA es tedioso, complejo y requiere mucho seguimiento detallado para "hacerlo bien". Puede resultar difícil incluso para los mejores equipos de AR mantenerse al día con los recordatorios de pagos, verificaciones de crédito, informes de fin de mes y muchas otras demandas que conllevan sus funciones.
Con las herramientas de automatización adecuadas y la implementación adecuada, su equipo de AR experimentará una mayor productividad, mejores informes y muchos otros beneficios.
Tiempo de procesamiento reducido
El procesamiento de AR requiere mucho tiempo. Cuantas más órdenes de compra reciba, lo cual es excelente para los negocios, más tensión experimentará su equipo de AR. Con la automatización, facturas electrónicas se pueden crear y enviar a los clientes automáticamente, los pagos se pueden recibir sin intervención humana e incluso las verificaciones de crédito se pueden iniciar mediante una computadora. Con todo el ahorro de tiempo que experimentará su equipo de AR, podrán centrar sus días en más actividades de valor agregado.
Escalabilidad empresarial
Si desea poder hacer crecer su negocio, la RA debe poder seguir el ritmo de ese crecimiento. El mismo equipo de, digamos, 3 personas, no puede pasar de administrar todo el procesamiento de AR para 30 clientes a administrar todo el procesamiento de AR para 3,000 clientes. Para alcanzar ese nivel de escala, las herramientas de automatización son esenciales.
Recordatorios y cobros automatizados
Perseguir los pagos iniciales puede ser un trabajo de tiempo completo en sí mismo. Con recordatorios automatizados, procesamiento de pagos automatizado y actualizaciones automáticas del sistema, los equipos de AR pueden centrarse en la debida diligencia inicial, las relaciones con los clientes y los KPI funcionales. Los recordatorios automáticos por sí solos pueden mejorar tu Ratio de rotación de AR, impulsar el flujo de caja y, en última instancia, impactar el resultado final.
Menos errores de datos
Cuando llega el momento del cierre de fin de mes, si algún dato a lo largo del mes se registró incorrectamente, puede llevar mucho tiempo desenredar el hilo y comprender dónde ocurrió el error. Pero, con la automatización, las computadoras copian datos sin problemas y muy rara vez cometen errores al ingresar datos como sus contrapartes humanas.
Ahorro en Costos
Más allá de mejorar el índice de efectividad de las cobranzas, existen ahorros de costos muy reales esperando realizarse al automatizar el ciclo de las cuentas por cobrar. Menos personas podrán procesar más transacciones, los niveles de flujo de efectivo de su organización serán más saludables y usted cancelará menos deudas incobrables que nunca.
Capacidades mejoradas de información y generación de informes
Los informes financieros y la información basada en datos ayudan a impulsar las decisiones comerciales. En el pasado, los equipos de AR no tenían el ancho de banda para generar informes de primer nivel porque dedicaban todo su tiempo a realizar llamadas de cobranza y realizar verificaciones de crédito. Ahora, con la automatización, ese tiempo se ha liberado, pero no termina ahí. Las mejores soluciones de software vienen con capacidades de panel integradas y funciones de generación de informes que brindan actualizaciones en tiempo real sobre las métricas más importantes en las que confía su equipo de liderazgo.
Deja de dejar dinero sobre la mesa
Es un hecho simple que cuanto más efectivo sea el proceso de AR de una organización, mejor será su desempeño. No puede continuar haciendo negocios sin suficiente flujo de efectivo para sostener sus operaciones y no tendrá ningún flujo de efectivo sin el proceso de cuentas por cobrar.
El proceso de cuentas por cobrar ha sido y siempre será una función empresarial clave, pero con la situación actual automatización de procesos robóticos capacidades, puede tener un impacto aún mayor en su negocio. Invertir en la automatización de AR costará dinero, pero no invertir en la automatización de AR terminará costando más a largo plazo. No dejes dinero sobre la mesa.
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- Fuente: https://nanonets.com/blog/accounts-receivable-cycle/
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