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La facturación oportuna es una parte esencial del negocio, especialmente cuando la empresa es pequeña o usted es un trabajador independiente cuyo flujo de efectivo es limitado y depende de los pagos oportunos.
La idea de la facturación es generar un recibo por los productos o servicios que proporcionaste a tus clientes para que puedan devolverte el dinero más tarde. Sin embargo, lo que lo dificulta es el tiempo que transcurre entre la generación de una factura y la espera del pago.
Aquí entra en juego el término Facturas Abiertas. Lea el artículo para obtener un análisis en profundidad de las facturas abiertas. ¿Qué son? ¿Cómo funciona Factura Abierta?
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¿Qué es una factura abierta?
Aunque las facturas abiertas juegan un papel integral en la continuidad del efectivo para cualquier negocio, no son difíciles de entender. Las facturas abiertas son documentos factura que los vendedores o proveedores emiten a sus clientes por el producto o servicio que han prestado pero que aún no han sido pagados.
Cuando su empresa ofrece un producto o servicio a los clientes, les emite una factura de pago que muestra el monto adeudado y los detalles relacionados con el servicio prestado. Esta factura brinda todos los detalles sobre la fecha de vencimiento del pago y el método de pago preferido.
Este es el punto del proceso de pago donde se dice que la factura está abierta porque ha sido enviada al cliente, pero aún no ha sido pagada. Una factura abierta demuestra el compromiso del cliente de pagarle por sus servicios.
Comprender las facturas abiertas
Afortunadamente, comprender las facturas abiertas no es nada difícil. Son una parte común del ciclo contable para las empresas que realizan transacciones basadas en crédito.
Si bien esto puede sonar preocupante para el proveedor cuyos pagos vencen, las facturas abiertas actúan como prueba tanto para el cliente como para el proveedor de que vence un determinado pago y tienen que pagarlo en un plazo limitado.
No existe una regla estricta y rápida cuando se trata de generar facturas abiertas. Por lo general, una factura abierta consta de la siguiente información:
- Número de factura único y número de orden de compra
- Nombre y dirección de la empresa y del cliente
- Detalles de los bienes o servicios proporcionados
- Fecha del suministro y creación de la factura
- Costo de cada artículo y monto total adeudado
- Fecha de vencimiento y forma de pago
Se dice que todas las facturas están abiertas porque aún no han sido pagadas. Al hacer facturas, es crucial agregar todos los detalles correctamente para que coincidan con los detalles de compra del cliente. Si no se ingresan correctamente, los pagos pueden retrasarse.
Algunas empresas envían facturas abiertas al cliente junto con los datos bancarios para realizar el pago, mientras que otras pueden enviar un enlace para redirigirte a diferentes opciones de métodos de pago.
¿Cómo funciona una factura abierta?
Técnicamente, el funcionamiento de una factura abierta no es tan complicado como podría parecer. Una vez que el cliente haya comprado bienes o servicios de su negocio, el departamento de pago de su negocio enviará una factura abierta al cliente que le debe dinero.
Ahora que el cliente ha recibido la factura abierta, su departamento de contabilidad se asegurará de que la factura sea legítima y precisa mediante un proceso de comparación de facturas.
Si la factura abierta muestra alguna diferencia, el departamento de contabilidad del cliente la devuelve al proveedor para su revisión. Sin embargo, si no hay inconsistencia en la factura abierta, debe pagarse en el plazo proporcionado por el proveedor.
En caso de que la factura no se pague en el plazo acordado, el vendedor podrá o no cobrar una tarifa adicional al cliente como penalización por el retraso en el pago.
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¿Qué es el proceso de conciliación de facturas?
Es un proceso en el que el departamento financiero del cliente compara los detalles de la factura abierta con los detalles originales de la compra del cliente.
El proceso automatizado de conciliación de facturas garantiza que no haya incoherencias entre la orden de compra (PO) y la factura abierta. Incluye piezas coincidentes de información como:
- Nombre del proveedor
- Código de proveedor
- Cantidad
- Orden de compra
- Monto de la compra
- etc.
Tipos comunes de facturas abiertas
Existe una gama de diferentes tipos de facturas abiertas. Algunos pueden ser comunes, mientras que otros pueden necesitar ser manejados más de cerca que otros. Algunos tipos comunes de facturas abiertas son:
Pagos pendientes en línea
Los pagos en línea generalmente se generan a través de un procesador de pagos. Si el pago no se realiza a través de la cuenta bancaria del comprador, pasa a la categoría de pagos en línea pendientes y se confirma una vez que el cliente paga.
Estas facturas se generan a través de la automatización de facturas y no requieren la generación manual de facturas. Discutiremos la automatización de facturas y sus beneficios más adelante en el artículo.
Pagos pendientes manuales y fuera de línea
Como sugiere el nombre, los pagos pendientes manuales fuera de línea pueden ser efectivo, cheques o transferencias bancarias atascadas en la fase pendiente.
A diferencia de los pagos en línea, los pagos fuera de línea requieren que actualice manualmente el estado de pago de las transacciones realizadas por el cliente.
Billetes
Las facturas son facturas abiertas que han pasado la fecha de vencimiento. Un procesador de pagos marcará automáticamente el pago como "retirado" después de la fecha de vencimiento. La factura permanece en el sistema como una factura abierta hasta que el cliente la paga.
Además, los pagos atrasados muestran cómo los clientes manejan los pagos y pueden tener problemas con el envío de pagos. El vendedor puede cobrar un extra como penalización al cliente.
Pagos fallidos
También conocidos como pagos incompletos, los pagos fallidos son pagos que ocurren por responsabilidad del cliente.
Los pagos fallidos pueden ocurrir debido a varias razones diferentes, incluidos los datos bancarios incorrectos del cliente o la falta de fondos suficientes en la cuenta del cliente.
Descuentos y tarifas
Aunque muchos proveedores pueden cobrar una multa por pagos atrasados, algunos también ofrecen descuentos a sus clientes leales por pagos oportunos y su cooperación.
Las multas por pagos atrasados generalmente oscilan entre $ 20 y $ 55, y algunos proveedores también pueden brindar un período de gracia a sus clientes para realizar los pagos. Se aconseja a los acreedores que no cobren un interés del 10% anual como sanción por pagos atrasados.
El descuento anticipado antes de recibir el pago puede ayudar a motivar al cliente a realizar los pagos lo antes posible. Los proveedores que tienen problemas de flujo de efectivo pueden beneficiarse de los pagos a tiempo al ofrecer ofertas atractivas y descuentos al cliente.
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Ejemplo de factura abierta
Tomemos un ejemplo de una plataforma de almacenamiento de facturas, Quickbooks. Es una solución de contabilidad basada en la web utilizada a nivel mundial. Quickbooks proporciona una forma integral de ver cuáles de sus facturas están abiertas (aún no pagadas). Ayuda a las empresas a mantener sus datos organizados.
Veamos cómo puede obtener un informe de facturas abiertas en Quickbooks.
- Abra el "menú de informe" de la barra de menú. Una vez que aparezca el menú desplegable, haga clic en "clientes y cuentas por cobrar". Luego haga clic en "facturas abiertas"
- También puede ordenar la forma en que desea ver el informe. Filtre los datos en el campo de fecha, o puede elegir entre diferentes opciones en el menú "ordenar". Si no desea ordenar el informe, mantenga el campo en la configuración "predeterminada".
- Puede ver facturas específicas. Además, puede guardar la configuración de clasificación de una factura específica en caso de que quiera volver a verla más tarde.
- También puede imprimir el informe. Haga clic en "imprimir" para enviarlo a la impresora, o expórtelo si desea verlo en su hoja de Excel.
Estas son algunas de las opciones que puede hacer en Quickbooks para ver sus informes de facturas abiertas.
El desafío de las facturas abiertas
Uno de los mayores desafíos de las facturas abiertas es tener demasiadas facturas abiertas al mismo tiempo. Significa que su negocio consiste en tantas facturas que aún no se pagan. Tener demasiadas facturas abiertas puede crear problemas de flujo de efectivo para su negocio.
Además, no puede pagar sus propios pagos, lo que provoca el cese de los procesos comerciales. Aunque este problema se puede resolver recurriendo a los servicios de descuento de facturas, es posible que no resulte tan efectivo a largo plazo.
El tercero es responsable de manejar las facturas abiertas. Requieren un porcentaje de la ganancia obtenida para que usted se deshaga de la deuda incobrable. Esta no es una solución beneficiosa y a largo plazo, ya que consume un cierto porcentaje de sus márgenes de beneficio.
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De factura abierta a factura cerrada
Se dice que una factura abierta es una factura cerrada una vez que el cliente ha realizado el pago al proveedor. Ambas partes registrarán la transacción completada, convirtiéndola en una factura cerrada.
Para el cliente, el pago se registra como un abono a la cuenta de cuentas por pagar. Además, los detalles del pago realizado generalmente consisten en los números de factura y la información de los proveedores.
Además, esto permite que las empresas estén preparadas para las auditorías y registren todo si hay algún problema en los procesos de pago. Por parte del vendedor, la factura cerrada se registra como una nota de los pagos realizados por los clientes.
Ambas partes ahora tienen un registro claro de los pagos realizados. Ahora la factura abierta pasa a ser una factura cerrada y permanecerá como un registro en el sistema tanto para el proveedor como para el cliente.
¿Qué sucede cuando se paga una factura abierta?
Como se mencionó anteriormente, una vez que haya recibido el pago de la factura abierta, puede cerrar la factura. Cuando la factura no se pagaba, se decía que era una factura abierta. Ahora que se ha realizado el pago y el proveedor lo ha recibido, la factura abierta se convierte en una factura cerrada.
¿Cómo funciona el software de factura abierta?
El software de facturación es una herramienta para la automatización de facturas. Genera y envía una factura abierta a los clientes por los servicios y productos prestados. Esta herramienta crea automáticamente facturas que incluyen detalles de productos y servicios junto con los detalles del costo y las envía al comprador.
En pocas palabras, el software de facturación está diseñado para la precisión y la automatización. Si tiene una empresa que necesita enviar facturas regularmente, la automatización de facturas puede ayudarlo a manejar tareas repetitivas y garantizar que se realice de manera precisa y efectiva.
Si trabaja con facturas y recibos o le preocupa la verificación de identidad, consulte Nanonets reconocimiento óptico de caracteres en línea or Extractor de texto PDF para extraer texto de documentos PDF gratis. Haga clic a continuación para obtener más información sobre Solución de automatización empresarial Nanonets.
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¿Cuáles son las características del software de facturación?
El software de facturación tiene varias características diferentes para automatizar las facturas. Sus características incluyen,
Creación de factura abierta
Le permite crear facturas abiertas limpias y profesionales. También puede personalizar estas facturas para que coincidan con su marca.
Creación de registros de clientes
La creación de registros es una parte esencial al generar facturas abiertas. Las herramientas de facturación le permiten realizar registros relacionados con las compras y pagos de los clientes. Puede almacenar estos registros en una base de datos equipada.
Procesamiento de tarjeta de crédito
Este sistema le ahorra tiempo al facturar las tarjetas de crédito con prontitud.
Plantillas predefinidas incorporadas
Muchas herramientas tienen plantillas integradas para facilitarle la creación de facturas abiertas. Solo tienes que seleccionar la plantilla que desees y entrar en los campos.
Múltiples configuraciones de moneda
La configuración de múltiples monedas ayuda a administrar recibos, aceptar pagos y administrar impuestos. Beneficia a las empresas con operaciones globales.
Recibir/enviar información
Puede enviar y recibir información inmediatamente gracias a la disponibilidad de una base de datos fácilmente centralizada.
Informes de facturas y pagos
Un buen software de facturación minimiza la necesidad de utilizar sistemas externos para la declaración de impuestos. Puede realizar facturas, pagos y declaraciones de impuestos dentro del sistema.
¿Qué hace el software de facturación?
Un software de facturación le permite realizar los siguientes procesos clave.
Crear y personalizar facturas
El software de facturación le permite crear y personalizar facturas abiertas. A diferencia de la facturación tradicional, la facturación automatizada le permite utilizar plantillas integradas para generar una factura.
Facilitar la facturación y el pago.
Las herramientas de facturación tienen la capacidad de procesar convenientemente la facturación y los pagos. Le permite crear un portal en línea donde los clientes pueden realizar pagos directamente y puede procesarlos tan pronto como los reciba.
Además, el software de facturación admite varios idiomas y monedas, lo que le permite aceptar monedas extranjeras.
Generar informes
Las herramientas de facturación le facilitan la generación de informes y le ayudan a rastrear y monitorear informes de facturas abiertas.
¿Quiere automatizar tareas manuales repetitivas? ¡Ahorre tiempo, esfuerzo y dinero mientras mejora la eficiencia!
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Beneficios de la automatización de facturas
Minimice los pagos perdidos o atrasados
Tener la solución de software adecuada puede ayudarlo a minimizar los pagos perdidos o atrasados al realizar un seguimiento de todas las facturas. Supervisa de manera precisa y activa sus compromisos de facturación para que nunca se pierdan los pagos.
Mantener una imagen profesional
Una solución de facturación buena y profesional puede ayudarlo a mejorar su reputación. La mayoría del software de facturación también le permite personalizar sus logotipos y mejorar otros diseños para documentos de pago y facturas abiertas. Le permitirá tener un enfoque profesional entre otros proveedores y su cliente.
Minimice el fraude y mejore la seguridad
El software de facturación también tiene características de seguridad para garantizar la facturación segura de los procesos de pago y protegerlo de fraudes y piratería. Esta es una forma más segura de hacer facturas que el proceso manual.
Cree facturas de forma más rápida y precisa
A diferencia de la generación manual de facturas, la automatización de facturas le permite crear facturas de manera más rápida y precisa donde solo tiene que ingresar los elementos variables.
Genera facturas en cualquier lugar
La mayoría del software de facturación en línea está conectado a través de la computación en la nube y la tecnología basada en la web que le permite generar facturas desde cualquier ubicación con conexión a Internet.
Mantenga contentos a los vendedores y proveedores
Es fundamental hacer buenas relaciones con los vendedores, proveedores y otros contratistas como un buen sentido de las relaciones comerciales. La automatización de facturas le permite procesar facturas más rápido, lo que resulta en pagos rápidos, mejorando así la relación general entre proveedores y clientes.
Flujo de efectivo preciso
Con la automatización de facturas, puede ver números precisos de flujo de efectivo. Le permite ver dónde está su dinero, cuánto dinero está almacenado en las cuentas y cuánto queda. No hay necesidad de tener documentación manual del flujo de caja.
Libera empleados
Cuando haya un software de facturación para generar facturas abiertas, esto definitivamente disminuirá la carga sobre los empleados que se debe a la generación manual y tradicional de facturas. No es necesario pasar horas generando y comparando detalles en facturas abiertas. Esto permitirá a los empleados dedicar tiempo a otra cosa y mejorar la productividad.
Las facturas abiertas son útiles en términos comerciales, ya que nos permiten tener un registro de los montos a pagar. Familiarizarse con las facturas abiertas lo ayudará a escanear rápidamente sus procesos de cuentas por pagar. Ahora sabe qué son las facturas abiertas, cómo funcionan y qué papel juega el software de facturación en la generación de facturas abiertas.
Es hora de que inviertas en un software de facturación para generar facturas abiertas sin errores y sin problemas. Aproveche la automatización de las cuentas por pagar.
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- A través de esta formación, el personal docente y administrativo de escuelas y universidades estará preparado para manejar los recursos disponibles que derivan de la diversidad cultural de sus estudiantes. Además, un mejor y mayor entendimiento sobre estas diferencias y similitudes culturales permitirá alcanzar los objetivos de inclusión previstos.
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