¿Qué es el proceso de registro a informe (proceso R2R) en finanzas?

Record-to-Report (R2R) es un proceso de gestión financiera fundamental en las finanzas corporativas, que se centra en recopilar, procesar y entregar datos financieros precisos.

Este proceso encapsula todo, desde el registro de transacciones financieras hasta la preparación y presentación de informes de estados financieros e informes de desempeño que las partes interesadas utilizan para tomar decisiones clave.

Para las empresas, R2R no es simplemente una formalidad regulatoria o contable, sino que sirve como columna vertebral de la planificación y el análisis financieros estratégicos. Ofrece un espejo de la salud financiera de la organización, permitiendo decisiones informadas que impulsan el crecimiento, la sostenibilidad y el cumplimiento de los estándares regulatorios.

Por lo tanto, comprender R2R en su totalidad no es sólo para contadores o analistas financieros, sino que es crucial para todos dentro de una organización.

El concepto de registro a informe

El ciclo Record-to-Report (R2R) es el corazón financiero de una organización. Es un marco integral que transforma datos financieros sin procesar en conocimientos significativos y procesables.

El ciclo R2R incluye estos componentes clave:

1. Recopilación de datos: La base de R2R, donde todas las transacciones financieras se registran con precisión.
2. Procesamiento de datos: Las transacciones se clasifican, clasifican y registran en las cuentas correspondientes.
3. Consolidación: Los datos de diversas fuentes y subsidiarias se combinan para presentar un estado financiero unificado.
4. Reconciliación: Garantizar que todos los datos financieros sean precisos y coherentes en todos los informes.
5. Presentación de informes: La creación de estados financieros e informes que reflejen la salud financiera de la empresa.
6. Análisis: Interpretar datos para proporcionar información para la toma de decisiones estratégicas.
7. Clausura: Finalizar informes y cerrar los libros del periodo.

La necesidad del registro para informar

El R2R juega un papel fundamental en la gestión de las finanzas dentro de una empresa. Tiene varios propósitos:

1. Capacidad mejorada para tomar decisiones

El proceso R2R es fundamental para crear estados financieros precisos, que sirven como base para la toma de decisiones estratégicas en varios niveles de la organización.

• Para partes interesadas internas:
  • Evaluación del desempeño: Permite a los líderes evaluar la salud financiera y la eficiencia operativa en comparación con objetivos y puntos de referencia predefinidos.
  • Planificación estratégica: Facilita la formulación de estrategias viables para abordar brechas, optimizar el desempeño y capitalizar oportunidades.
• Para partes interesadas externas:
  • Decisiones de inversión: Proporciona a inversores y partes externas datos esenciales para evaluar la viabilidad financiera y el potencial de crecimiento de la organización.
  • Transparencia y Confianza: Mejora la confianza de las partes interesadas a través de informes financieros claros y confiables.

2. Cumplimiento y Precisión Normativa

El cumplimiento de las regulaciones financieras no es negociable y el proceso R2R garantiza que las organizaciones sigan cumpliendo y manteniendo la precisión de sus informes financieros.

• Marco de informes estandarizado: Ofrece un método consistente para capturar y validar datos financieros, crucial para cumplir con diversos requisitos regulatorios.
• Mitigación de riesgos:
  • Riesgo de cumplimiento: Reduce la probabilidad de incumplimiento de los estándares de información financiera geográfica y de la industria.
  • Riesgo financiero: Minimiza los errores en los informes financieros, evitando así posibles multas, consecuencias legales y daños a la reputación.

3. Informes y estrategia fiscales

El proceso R2R es fundamental para proporcionar la información financiera detallada y organizada necesaria para una gestión fiscal eficaz.

• Evaluación de responsabilidad tributaria: Permite el cálculo preciso de las obligaciones tributarias, asegurando el cumplimiento de las leyes y regulaciones tributarias.
• Planificación Fiscal Estratégica: Identifica oportunidades de optimización y ahorro fiscal, mejorando la eficiencia fiscal.

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En conclusión, el proceso R2R no es sólo una necesidad procesal sino una herramienta estratégica que respalda áreas críticas de la gestión empresarial, desde la toma de decisiones informadas y la garantía del cumplimiento hasta la optimización de las estrategias fiscales.

El proceso de registro a informe

Profundicemos en el proceso de registro a informe (R2R) y recorramos sus pasos secuenciales, explorando su aplicación pragmática en el contexto empresarial.

Proceso R2R manual

Algunos autónomos, nuevas empresas y pequeñas empresas navegan por el proceso de registro a informe (R2R) sin la infraestructura sofisticada de ERP o software de contabilidad dedicado, especialmente en sus primeras etapas. Este enfoque suele estar impulsado por consideraciones de costos, simplicidad y el menor volumen inicial de transacciones.

• Recopilación de datos: Entrada manual en hojas de cálculo o herramientas contables sencillas como Excel. Las transacciones se registran en un formato de libro mayor que indica la fecha, el monto y el método de pago, con hojas separadas para ventas, gastos, activos y otros eventos financieros.
• Procesamiento de datos: La categorización y el registro de las transacciones se gestionan manualmente en el momento de la recopilación de datos. El propietario del negocio o un empleado designado revisa cada transacción, determina su naturaleza (por ejemplo, ingresos, gastos, compra de activos) y la registra en consecuencia en el libro mayor correspondiente.
• Consolidación: En empresas muy pequeñas o nuevas, es posible que la consolidación no sea necesaria si la empresa opera desde una única ubicación y no tiene subsidiarias. Sin embargo, si es necesario, la consolidación se realiza manualmente, a menudo preparando una hoja de cálculo maestra que agrega datos financieros de diversas fuentes.
• Reconciliación: La conciliación implica comparar manualmente los registros con los extractos bancarios y los recibos. Esto puede llevar mucho tiempo, pero es crucial para garantizar la precisión de los informes financieros.
• Presentación de informes: Los informes financieros se compilan manualmente, ya sea contratando a un consultor independiente al final de cada trimestre o utilizando plantillas en Excel o Word. Este paso requiere una buena comprensión de los principios financieros para garantizar que informes como estados de resultados, balances y estados de flujo de efectivo se preparen con precisión.
• Análisis: El análisis puede estar menos formalizado en operaciones más pequeñas sin software dedicado. Los propietarios o gerentes de empresas pueden revisar los informes financieros para identificar tendencias, rentabilidad y áreas de ahorro de costos, confiando en su intuición y experiencia en lugar de en herramientas analíticas sofisticadas.
• Clausura: El proceso de cierre es manual, con una lista de verificación para garantizar que todas las actividades financieras del período hayan sido registradas y conciliadas. Esto podría incluir confirmar que se hayan emitido y pagado todas las facturas, que se hayan registrado los gastos y se hayan realizado las acumulaciones necesarias.

Operar sin un ERP o un software de contabilidad dedicado requiere un mantenimiento de registros meticuloso y una sólida comprensión de los fundamentos contables. Si bien es factible para empresas con un volumen muy pequeño de transacciones, a medida que una empresa se convierte en una PYME (pequeñas y medianas empresas), las limitaciones de los procesos manuales se vuelven cada vez más evidentes, lo que a menudo requiere una transición a soluciones contables más sofisticadas y automatización para garantizar eficiencia, precisión y cumplimiento.

Proceso R2R utilizando software de contabilidad / ERP

Para las empresas que han ido más allá de las hojas de cálculo, el uso de software de contabilidad/ERP independiente representa un importante paso adelante en la gestión del proceso de registro a informe (R2R). Este escenario suele implicar una gestión financiera más sofisticada que la que permiten los métodos manuales.

Recolectar Datos

El cambio a software de contabilidad o sistemas ERP automatiza parcialmente el ingreso de transacciones.

• Estas plataformas pueden integrarse directamente con cuentas bancarias, sistemas de puntos de venta y otras fuentes de datos financieros, registrando automáticamente las transacciones en tiempo real.
• Las facturas y otras transacciones recibidas por correo electrónico o recibos en papel requieren entrada manual en el sistema.
• Las transacciones financieras personalizadas o irregulares que no se ajustan a plantillas o categorías estándar pueden necesitar intervención manual para garantizar un registro preciso.

Procesamiento de datos

Con un software de contabilidad o un sistema ERP, la categorización y el registro de transacciones se implementan mediante un plan de cuentas y una codificación GL adecuada para cada transacción financiera, que se realiza manualmente. El software identifica la naturaleza de cada transacción en función del código GL ingresado (asignado manualmente) y lo asigna al libro mayor correcto (gastos, activos, ingresos, etc.), lo que reduce significativamente la carga de trabajo manual y la posibilidad de errores. La codificación de proveedores puede ayudar aún más a facilitar la categorización.

Todo lo que necesita saber sobre los códigos GL

Los códigos GL son códigos que se utilizan para categorizar transacciones financieras. Aprenda a configurarlos y asignarlos, y explore la automatización del código GL con Nanonets.

Consolidación

Para empresas con múltiples departamentos o subsidiarias, el software de contabilidad y los sistemas ERP facilitan el proceso de consolidación.

Estos sistemas pueden manejar datos de diversas fuentes, consolidándolos automáticamente en un conjunto preestablecido unificado de estados financieros precisos, listos para análisis e informes.

Reconciliación

Algunas funciones del software de contabilidad y los sistemas ERP ayudan en el proceso, aunque requieren algo de esfuerzo manual.

• Necesidad de completar datos de transacciones bancarias en el software ERP/contabilidad mediante entrada manual.
• La comparación de las transacciones registradas en el software con los extractos bancarios puede revelar elementos no coincidentes debido a diferencias temporales o errores, lo que requiere una investigación y resolución manual.

Informes

Generar informes financieros se vuelve sencillo con software de contabilidad o sistemas ERP.

Pueden compilar automáticamente estados financieros basados ​​en las transacciones registradas, respetando las normas de información financiera aplicables.

Los usuarios a menudo pueden personalizar las plantillas de informes para cumplir con requisitos específicos sin un gran esfuerzo manual.

ECONOMÉTRICOS

La disponibilidad de datos en tiempo real junto con informes y análisis completos mejora la capacidad para tomar decisiones informadas.

Cierre

El proceso de cierre se beneficia del enfoque estructurado que brindan los sistemas ERP, que ofrecen listas de verificación y flujos de trabajo.

Sin embargo, con frecuencia son necesarias intervenciones manuales para ajustar los asientos del diario, revisar y aprobar conciliaciones y garantizar que todas las actividades financieras se capturen con precisión.

Las transacciones complejas o inusuales al final del período sobre el que se informa, en particular, pueden requerir una revisión manual detallada para garantizar un registro y clasificación adecuados.

Proceso R2R automatizado mediante nanoredes y software de contabilidad

La integración de software de contabilidad o sistemas ERP con software de automatización contable como Nanonets revoluciona el proceso de registro a informe (R2R), ofreciendo eficiencia, precisión e información procesable incomparables para la gestión financiera.

Recolectar Datos

A través de la integración con plataformas de automatización de AP como Nanonets, la recopilación y el ingreso de datos financieros se automatizan completamente, aprovechando las tecnologías OCR e IA.

Cada pieza de información financiera se recopila automáticamente desde su origen (facturas, recibos, correos electrónicos, sistemas POS, extractos bancarios) y se procesa tan pronto como llega, lo que garantiza un flujo fluido de datos hacia sus sistemas financieros.

Con la extracción de datos impulsada por IA con tasas de precisión superiores al 99 %, la confiabilidad de sus datos financieros mejora significativamente, lo que ahorra innumerables horas y transforma la atmósfera del lugar de trabajo.

El impacto en el mundo real es profundo: imagine que su equipo redirige su atención de la tediosa entrada de datos a participar en tareas más estratégicas y de alto valor.

Procesamiento de datos

Una vez que se recopilan los datos, se procesan y codifican automáticamente en su software de contabilidad o sistema ERP en tiempo real.

Las tareas tradicionalmente laboriosas de codificar entradas del Libro Mayor (GL) ahora se manejan sin esfuerzo mediante IA avanzada, incluido el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y los modelos de lenguaje grande (LLM).

Esta automatización no solo acelera el procesamiento de datos sino que también minimiza los errores, lo que libera a su equipo de finanzas para que aplique sus habilidades y experiencia donde más importa.

Consolidación

Las nanoredes se pueden configurar para ejecutar pasos de posprocesamiento, gestionando hábilmente escenarios complejos como transacciones entre empresas y operaciones multidivisa. Esto garantiza que los datos que ingresan a su ERP o software de contabilidad sean consistentemente limpios y precisos.

Reconciliación

Las nanoredes pueden importar automáticamente sus extractos bancarios y cotejar las transacciones con los extractos bancarios, señalando cualquier inconsistencia para su revisión humana, mejorando así la precisión y reduciendo el riesgo de discrepancias financieras.

Informes, Análisis y Cierre

Al reportar las transacciones instantáneamente a medida que ocurren, los tomadores de decisiones obtienen acceso a datos financieros actualizados.

Esta agilidad en la presentación de informes facilita decisiones comerciales más informadas y oportunas.

Además, los flujos de trabajo optimizados y automatizados reducen considerablemente el tiempo y el esfuerzo necesarios para cerrar los libros, mejorando la eficiencia y reduciendo la posibilidad de errores.

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La integración de software de automatización como Nanonets con sistemas de contabilidad o ERP no sólo altera el proceso R2R; lo revoluciona. Al automatizar tareas manuales tediosas, mejorar la precisión de los datos y proporcionar información financiera en tiempo real, las empresas no sólo pueden optimizar sus procesos financieros sino también aprovechar la información estratégica para impulsar el crecimiento y la eficiencia.

Más lecturas y recursos

Lo primero que hay que reconocer es que, si bien la descripción general del proceso de registro a informe (R2R) proporcionada anteriormente sirve como una base sólida, las empresas necesitan buscar activamente inteligencia procesable que pueda aplicarse para hacer que sus operaciones sean más eficientes, conformes y estratégicamente sólido. Esto es lo que hay que buscar:

1. El papel de la gobernanza, el riesgo y el cumplimiento (GRC): ¿Cómo pueden las empresas alinear eficazmente sus procesos R2R con las necesidades de GRC?
   1. Gobierno en R2R garantiza que la información financiera se rija por políticas, procedimientos y estándares claros. Define roles y responsabilidades dentro del equipo financiero y garantiza la alineación con objetivos comerciales más amplios.
   2. Gestión de riesgos dentro de R2R se centra en identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados con la información financiera. Esto incluye todo, desde errores en la entrada de datos hasta riesgos de cumplimiento de las regulaciones financieras.
   3. Cumplimiento en el contexto de R2R implica adherirse a las normas, leyes y reglamentos contables aplicables. Esto garantiza que los informes financieros se preparen de acuerdo con marcos reconocidos como los GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) o las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), así como el cumplimiento de las leyes fiscales y otros requisitos reglamentarios.

Seis pasos para una implementación exitosa de GRC: https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

GRC integrado: la clave para una mejor conciencia de los riesgos y un mejor rendimiento

La información sobre riesgos y cumplimiento en el formato correcto, en el momento adecuado y en las manos adecuadas es clave para el éxito organizacional.

• Implicaciones estratégicas de R2R: Profundice en cómo los conocimientos de R2R pueden transformarse en estrategias viables. Por ejemplo, ¿cómo pueden las tendencias identificadas en los informes financieros informar cambios estratégicos en los modelos de negocio, la inversión en nuevas tecnologías o la entrada a nuevos mercados? Ejemplo -

El cierre digital

Impulsando el proceso R2R hacia la era digital

• Estudios de casos y ejemplos del mundo real: Busque empresas que hayan optimizado con éxito su proceso R2R. Esto podría incluir ejemplos de ahorro de costos, cumplimiento mejorado o pivotes estratégicos basados ​​en conocimientos derivados de datos de R2R. Ejemplo -

Transformación R2R de GlaxoSmithKline con cadencia

Obtenga más información de Babak Naraghi, director de R2R Cadency GPO en GSK, mientras analiza la transformación financiera de GlaxoSmithKline con Cadency.

• Estándares internacionales: ¿Cuáles son las implicaciones para las empresas que operan en múltiples jurisdicciones?

Conclusión

En resumen, el proceso Record-to-Report (R2R) es una parte clave de la gestión del dinero en las empresas, y va más allá de simplemente seguir reglas para convertirse en una herramienta crucial para el éxito.

Al utilizar la automatización y nuevas tecnologías, como sistemas ERP y herramientas como Nanonets, las empresas pueden trabajar más rápido, con mayor precisión y obtener una visión clara de su estado financiero en tiempo real.

Un proceso R2R eficiente no sólo facilita el trabajo diario, sino que también ayuda a tomar grandes decisiones, ayudando a las empresas a afrontar los desafíos empresariales actuales de forma más inteligente y con una mejor planificación.

De cara al futuro, el papel de R2R en la estrategia empresarial no hará más que aumentar, haciendo de su dominio un determinante clave del éxito organizacional.

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• Fuente: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/