¿Por qué el software de gestión de documentos es imprescindible para las empresas?

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¿Por qué necesita un software de gestión de documentos?

Mejora el manejo de documentos.

Digitalizar sus documentos no es suficiente si desea agilizar su gestión documental. Sin el software de administración de documentos, aún tendrá que organizar, rastrear y recuperar archivos manualmente en su base de datos. Esto aún puede tomar un tiempo precioso que podría haber usado para acomodar otras responsabilidades importantes. Sin mencionar que todavía no elimina los posibles errores humanos cuando se trata de manejar documentos.

El software de administración de documentos es más que una base de datos glorificada para sus documentos. Sus numerosas herramientas y funciones facilitan el manejo y la gestión de todos sus archivos y registros con solo unos pocos clics. También puede usarlo para rastrear y recuperar archivos por una palabra o frase en el documento. Y al integrarlo con otras aplicaciones, puede importar y exportar fácilmente los datos extraídos del documento y, por lo tanto, evitar la entrada manual de datos en el proceso.

Es importante tener en cuenta que DMS es diferente de un sistema de gestión de contenido. Se utiliza un sistema de gestión de contenido o CMS para generar y publicar su contenido en línea. No gestiona necesariamente sus archivos y documentos. Por lo tanto, tener un DMS y un CMS podría ser útil para su negocio. Alguno ejemplos de software CMS puede integrarse a la perfección con DMS, así que asegúrese de comprobarlos.

Aumenta la accesibilidad

Con el auge del trabajo remoto y los lugares de trabajo híbridos, sus empleados deberían poder acceder a todos los archivos que necesitan en cualquier momento y lugar. Si bien la digitalización de sus documentos facilita compartir y enviar archivos de un dispositivo a otro, aún necesita un software de administración de documentos para agilizar la búsqueda y recuperación de documentos. Automatiza la búsqueda, el seguimiento y la recuperación de archivos mediante palabras clave y otras características. Con solo unos pocos clics, puede abrir cualquier documento que desee sin necesidad de ir a la oficina.

El software de gestión de documentos centraliza todos sus documentos en una única plataforma a la que puede acceder desde cualquier dispositivo, como una computadora, un teléfono inteligente o una tableta. Además, le permite cambiar de un dispositivo a otro sin perder cambios importantes en un documento o en la propia base de datos. Esto hace que sea aún más conveniente buscar y recuperar PDF y otros tipos de documentos cuando esté en movimiento. Según la solución implementada, se puede acceder a estos archivos en línea o sin conexión.

Promueve la colaboración

Al hacer que los documentos sean más accesibles, los sistemas de gestión de documentos también pueden mejorar la colaboración dentro de su organización y con sus clientes. Dado que DMS centraliza todos sus archivos en una plataforma, los equipos de otros departamentos pueden trabajar juntos para modificar ciertos documentos, compilar registros y organizar bases de datos. También garantiza que su empresa tenga una única fuente de información. Esto significa que todos están trabajando en el mismo conjunto de información y datos, independientemente de cuándo y dónde los hayan obtenido.

Algunas funciones del sistema de gestión de documentos también incluyen la automatización de los flujos de trabajo de aprobación para acelerar el tiempo de respuesta de los documentos. Esto significa que no tiene que preocuparse por enviar el documento a las partes interesadas necesarias para obtener su firma o aprobación. El documento en sí lo reenviará automáticamente a medida que avanza en el proceso. Incluso puede notificar al destinatario sobre la aprobación inminente del documento para evitar demoras.

Mejora la seguridad de los datos

Invertir en un sistema de gestión de documentos también es una forma de proteger los datos de su empresa. Los diferentes tipos de sistemas de gestión de documentos ofrecen funciones de seguridad sólidas para evitar el acceso no autorizado a sus documentos. Esto incluye características tales como controles de permisos, encriptación de datos, herramientas de seguimiento y monitoreo, y más.

No se debe pasar por alto la importancia de la gestión de documentos en la seguridad de los datos. No manejar correctamente sus archivos puede provocar la pérdida y la violación de datos. Y, a su vez, esto puede afectar la seguridad general de su negocio, sus clientes y sus socios.

Algunos DMS también tienen una función automática de copia de seguridad y recuperación de documentos que garantiza que nunca perderá datos valiosos en su empresa. Esto le permite recuperar archivos dañados, eliminados o perdidos con solo unos pocos clics.

Reducir costos

A primera vista, un sistema de archivo físico parece más económico que invertir en un sistema de gestión de documentos. Pero los costos resultantes de una posible mala gestión, daño o pérdida de documentos serían mucho mayores en general. Sin mencionar que esto lo obligaría a dedicar un tiempo precioso a recrear o recuperar ese archivo perdido o dañado. Como tal, DMS se considera una gran inversión para su negocio ya que optimiza su proceso con costos mínimos.

DMS también puede ayudarlo a reducir los gastos de suministros de oficina, como papel, tinta y franqueo. Asimismo, no tienes que preocuparte por el espacio de almacenamiento ya que todos tus archivos se pueden almacenar electrónicamente. Por lo tanto, no necesitará esos costosos archivadores de acero o un almacén o bóveda fuera del sitio para sus documentos.

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Elegir el software adecuado

Con la transformación digital en aumento, ya es hora de que invierta en un sistema de gestión de documentos para su negocio. DMS hace más que simplemente digitalizar sus archivos. También le proporciona herramientas y funciones para agilizar la gestión de documentos dentro de su organización. Sus numerosos beneficios lo convierten en una herramienta esencial para su empresa si desea mantenerse relevante y competitivo en el mercado.

De todos modos, elegir la el mejor software de gestión de documentos para su negocio requiere una comprensión profunda de lo que necesita su empresa y qué tipo de DMS es adecuado para ella. Así que asegúrese de explorar sus opciones y pruébelas usted mismo.

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