Mis on hankeprotsess?

Mis on hankeprotsess?

Ajatempel: 9. detsember 2023 kell 6:03
Mis on hankeprotsess? PlatoBlockchaini andmete luure. Vertikaalne otsing. Ai.

Ettevõtte juhtimise loomupärane olemus nõuab, et ka kõige banaalsemad igapäevased toimingud muudetaks protsessi- või süsteemipõhisteks raamistikeks, et hallata vastavust. ära hoida pettusija hoida oma laev sujuvalt töötamas. Sel eesmärgil, kuigi olete harjunud kaarti pühkima või sularaha üle andma, kui teil on vaja kodus kaupu või teenuseid osta, muutub selle hankimine ettevõtte struktuuri osana lihtsaks tehinguks. hankeprotsess.

 

Kuid kuigi hange on pikem ja nõuab rohkem aega ja tähelepanu kui mõttetu kaardi libistamine, ei pea see olema keeruline ega ebameeldiv. Kui olete kogenud sarnastes rollides, eriti vilunud bürokraatlike funktsioonide haldamisel või kasutate paljusid tänapäevaseid automatiseeritud hankeplatvorme, on teil hea võimalus saada hanke pro.

Kuid esmalt peab teil olema kindel arusaam hankeprotsessist, hankemenetlustest, hankeprotsessi etappidest ja hankega seotud levinud lõksudest ning nendes navigeerimise tehnikatest.

Mis on hange?

Hanked on formaliseeritud, kodifitseeritud ja protsessipõhine tehnika materjalide, kaupade või teenuste tellimiseks teie ettevõtte nimel. Hanked on sageli seotud ka sügavama tarnijaühendusega, nii et hankija hankeprotsessi haldamine tarnijatega suhtlemise kaudu on ülimalt oluline.

Varem oli hange käsitsi protsess, mis nõudis hunnikut paberimajandust ja kõige väärtuslikumat töökaupa – aega. Isegi hiljutised arengud, nagu digitaalsed arvutustabelid ja e-kirjad, on liiga aeglased, et vastata ettevõtte praegusele tempole, ja võivad teie kasumit oluliselt mõjutada, kui hankeid ei optimeerita.   

Lõppkokkuvõttes a kvaliteetse hankestrateegia vastab teie vajadustele (materjal, kaup, teenus jne) optimeeritud töövoogude seeriaga, mis vähendab kulusid, täidab kiiresti ja hoiab teie ettevõttel suurepärased suhted teie tarnijameeskondadega.

Hangete liigid

Hanke ajal spetsiifikat Teie ettevõtte hanked kuuluvad tõenäoliselt ühe kolmest peamisest vihmavarjust:

Otsehange

See on tegelikult teie kasumiaruanne kaupade maksumus peegeldab. Otsehange hõlmab kõiki materiaalsete objektide oste, mis aitavad otseselt kaasa teie tipptulu ja müüki. Olenevalt teie tööstusest võib see olla tooraine, näiteks tootmiseks mõeldud saematerjal või edasimüügiks mõeldud hulgivarud.

Kaudsed hanked 

Need esemed jääksid alla Müügi-, üld- ja halduskulud kulud oma kasumiaruandes. Need hõlmavad kõike, mis on ostetud, ostetud ja hangitud ettevõttesiseseks kasutamiseks. Üksused võivad hõlmata lennupileteid konverentsile, uut kontorimööblit või igapäevaseid kommunaalteenuseid, nagu vesi ja elekter. Kuigi see on ettevõtte jaoks vajalik, ei mõjuta kaudsed hanked otseselt teie tulu. 

Teenused Hanked

Lõplik hanketüüp hõlmab kõike, mis parandab teie töötaja või ettevõtte väljundit, tõhusust või töökvaliteeti. Nende hulka kuuluvad tarkvaratellimused, ühekordsed nõustamisteenused või isegi ajutised töövõtjad, et katta kiireid äritsükleid.

Mis on hankeprotsess?

Hankeprotsess kirjeldab teie ettevõtte spetsiifilist standardset tööprotseduuri (SOP) hankija hangete läbiviimiseks. Ametliku hankeprotsessi kodifitseerimisel, võrreldes sularaha loopimisega või igale töötajale maksekaardi andmisega, on mõned konkreetsed ja mõõdetavad eelised:

  1. See hoiab ära pettuse, raiskamise ja kuritarvitamise.
  2. See aitab säilitada paberijälge eeskirjade järgimiseks.
  3. Aja jooksul avastab hankeprotsesside tähelepanelik jälgimine ebatõhusust või organisatsioonilisi raiskamisi, mida kärpida, mis lõpuks parandab teie kasumit.

Jällegi, teie konkreetne hankija hankeprotsess varieerub sõltuvalt SOP-st, teie rollist ja teie ettevõtte tööstusest. Kui olete siiski edukas, on suurepärane hankeprotsess: 

  1. Loob teie ettevõtte ja tarnijate vahel ühise arusaama, kus kumbki osapool järgib vastastikku kokkulepitud reegleid ja süsteeme.
  2. Sellel on piisavalt kontaktpunkte töötajate ja juhtkonnaga, et tagada kvaliteetne ostmine ilma raiskamiseta, hoides samal ajal töövoo piisavalt tõhusana ja kiirena.
  3. Sellel on esitamis- ja salvestusparameetrid, mis korraldavad ja säilitavad tõhusalt dokumentatsiooni protsessi etappidest alates.

Hankeprotsessi etapid: kuidas see toimib?

Kuna tagame, et meie hankeprotsess säilitab kaasatud sammude dokumentatsiooni, peame ka need hõlmama. Pidage meeles – teie konkreetsed hankeetapid võivad erineda, kuid järgivad tõenäoliselt väga sarnast raamistikku:

  1. Tuvastage vajadus: ettevõttesiseselt tuvastab töötaja või juht vajaduse ja alustab hankega a rekvireerimine.
  2. Ostutaotlus: algatav töötaja täidab Ostutaotlus enne selle ülevaatamiseks ja kinnitamiseks saatmist.
  3. Palve: Kui heakskiitmisasutus on heaks kiitnud, alustab ettevõtte lepingute sõlmimise meeskond hankepakkumisi. Sõltuvalt vajaduse keerukusest võib teil tekkida a Hinnapakkumine (RFQ) väga lihtsate ja arusaadavate hankejuhtumite korral või täieliku pakkumise taotluse (RFP) puhul, kui hankite suuremat süsteemi või keerukat teenust.
  4. Hindamine ja lepingu algus: Kui teie meeskond hindab kõik ettepanekud ja pakkumised, saate seda teha vali müüja, teavitage kõiki taotlejaid ja alustage tarnijaga liitumist. See on ka siis, kui lepingud ja juriidilised dokumendid on lõppenud. Faas lõpeb siis, kui tarnija selle kätte saab ja allkirjastab Ostutellimus (PO).
  5. Tellimistsükkel: Seejärel saate olenevalt teie ettevõtte SOP-st kauba ja arve enne marsruutimist arve kinnitamise töövood ja makstes täies ulatuses. Selle etapi keerukus on erinev, olenevalt hangitud esemetest ja teie ettevõtte juhtimisest võlgnevused tehingud.
  6. Dokumentatsioon ja dokumendihaldus: Siis veendute, et kõik paberitööd on enne säilitamist õigesti ja korras – soovitame siiski leida kvaliteetne digitaalne salvestusplatvorm, mitte aga hoida aastakümneid vanu hankeandmeid pankurikastides!

Levinud väljakutsed, millega ettevõtted riigihangete ajal kokku puutuvad

 Nagu iga asja puhul, mis hõlmab rohkem kui kahte inimest, seab hanked teie ettevõttele ainulaadseid väljakutseid – eriti kui te ei ole teadlik võimalikest lõksudest ega plaani neid ennetavalt lahendada.

Sünkroonimata tarnija- ja tarnijasuhted

Korralikult õlitatud masina tunnuseks ärimaailmas on terviklikud ja viljakad suhted teie müüjatega. Iga teie ettevõtte ja tarnija kontaktpunkt – liitumine, arvehaldus ja palju muud – on võimalus seda suhet parandada või halvendada.

Lõppkokkuvõttes aitab kvaliteetne hangete juhtimine suhtekvaliteedi kõrgel hoidmisel palju kaasa. Pärast esialgset pakkumist ja kaasamist võib teie hanketöövoog olla teie toimingu kõige sagedasem osa, mida müüja näeb. Kas soovite, et teie tarnija oleks põnevil, kui ta näeb oma platvormil ostutellimuse filtrit, või kujutaksite pigem ette, et nad ohkavad pettunult, kui nad seisavad silmitsi järjekordse tarbetult keerulise ja keerulise hanketsükliga? 

Kuigi hankija juhtimine on lihtsalt hea äri, toob hankekvaliteedi kõrge hoidmine kaasa ka allahindlusi, esimest võimalust väärt müügiks ja paremat läbirääkimispositsiooni lepingute uuendamisel. 

Pettus, raiskamine ja kuritarvitamine

 Kuigi ametlik hankeprotsess välistab suure osa räigest pettusest töökohal, tekitab inimloomus (ja inimlikud eksimused) mõnikord raiskamist või tarbetuid kulutusi. Seda nimetatakse mõnikord ka omapärasteks kulutusteks, mis on levinud siis, kui hankijaid ja nende tellitud esemeid kontrollitakse vähe.

Mavericki kulutused on oma olemuselt halbade hanketavade tulemus. Kui mitmel töötajal on kontrollimatu kulujõud ja nad tegutsevad väljaspool teatud parameetrite kogumit, võivad nad isegi parimate kavatsuste korral kergesti hakata üle kulutama või kulutama asju, mis ei ole seotud teie ettevõtte väärtuse pakkumisega. 

Nähtavus ja jälgimine

Me ei saa aru, mida me ei mõõda, kuid käsitsi hankeprotsesse kasutavad ettevõtted võivad kaotada võimalused andmete koondamiseks ja hindamiseks tõhususe parandamiseks. Samuti, mida vähem teavet on juhtidel ja juhtkonnal, seda vähem on neil võimalik laeva õigesti juhtida. 

Samas kujutavad halvasti jälgitavad protsessid või piiratud nähtavusega hanked kaasa regulatiivseid ja vastavusriske, mis võivad auditite käigus tekitada tonnide kaupa peavalu ja sekeldusi.

Järeldus

 Kuigi hange võib olla raske, järgmise põlvkonna rahanduse automatiseerimine tech lihtsustab kiiresti isegi kõige keerukamaid hangete töövooge. Kui otsite hangete automatiseerimist või soovite näha saadaolevaid võimalusi, pidage meeles, et suurepärased hankeplatvormid:

  1. Maksimaalse nähtavuse tagamiseks koondage töötajad, müüjad, sidusrühmad ja juhtkond ühte töövoogu.
  2. Lubage andmete koondamisel ja tehisintellektil põhineval analüüsil jäätmeid kindlaks teha, aruandeid koostada ja strateegiliste otsuste tegemisel suunata.
  3. Need on piisavalt kohandatavad, et saaksite süsteemi kohandada vastavalt konkreetsele tööstusharule või regulatiivsetele nõuetele, jäädes samas piisavalt kasutajasõbralikuks, et kõik töötajad saaksid hõlpsasti õppida.
  4. Integreeruge oma ökosüsteemiga ja, mis sama oluline, oma tarnijate virnaga täitmise ajal esialgne müüja liitumine.
  5. Looge korduvaid tagasisideahelaid, et parandada oma hanke töövooge ja finantsseisundit.

Samal ajal, jah, sina võimalik Hanke töövoogusid käsitsi töös hoidma, ei tohiks te seda teha – eriti arvestades kaasnevaid riske ja uute platvormide kasutuselevõtu lihtsust, mis muudavad hankeprotsessi sammud imelihtsaks.

Ajatempel:

Veel alates Tehisintellekt ja masinõpe