Töötajate jälgimine: kas "bossware" on teie ettevõtte jaoks õige?

Privaatsus, ettevõtte turvalisus

Kuigi töötajate jälgimise tarkvara võib tõsta tootlikkust, võib see olla ka potentsiaalne privaatsuse miiniväli ja see võib mõjutada teie suhteid töötajatega

Phil Muncaster

Juuni 29 2023  •  , 4 min. lugeda

Asjad ei pruugi alati töökohal sujuvalt sujuda ning ülemused ja töötajad ei pruugi alati paljudes asjades silmast silma näha. Kuid linnas võib olla veel üks "oht": töötajate kaugjälgimine. Mõnel juhul kasutatakse töötajate jälgimise tarkvara, mida nimetatakse ka "bossware” ja „riistanõud”, ähvardab lüüa kiilu tööandjate ja töötajate vahele.

Hästi tehtud tarkvara võib aidata organisatsiooni varguste ja juriidiliste riskide eest kaitsta ning isegi tootlikkust oluliselt parandada. Kuid see on ka privaatsuse miiniväli, mis võib lõppeda teie töötajate demotiveerimisega ja teie organisatsiooni kohtuasjadega.

Ometi uues ajastu töö kõikjalt, on juhtide jaoks üha ahvatlevam jälgida oma hajutatud tööjõudu. Arvestades, mis on kaalul, peaks hoolikas planeerimine olema kõigi töötajate jälgimist kaaluvate organisatsioonide märksõnaks.

Mis on bossware?

Bossware on katustermin mitmesugustele töötajate jälgimise tööriistadele. Kuigi sellise tarkvara funktsionaalsus on erinev, jälgib see kõrgel tasemel, milliseid programme töötaja päeva jooksul kasutab ja kui kaua. Pealetükkivam jälgimine võib salvestada töötaja ekraani ja logida nende klahvivajutused. Ideaalis oleks Bossware installitud töötaja arvutisse või seadmesse tema selgesõnalise teadmise ja nõusolekuga, kuigi see ei ole alati nii.

Töötajate jälgimine on pandeemiast tingitud kaugtöö suurenemise tõttu populaarsem, kui arvate. Üks uuring leiab et 60% kaugtöölistega ettevõtetest kasutavad nüüd mingit bossvara ja 88% neist on pärast tarkvara juurutamist töötajaid vallandanud. See võib olla tingitud sellest, et enam kui pooled (53%) töötajatest, kelle tegevust jälgiti, kulutavad iga päev kolm või enam tundi mittetöölistele tegevustele.

Seire võib hõlmata:

• Meilid (sisu ja saatjad/saajad)
• Brauseri ajalugu
• App kasutamine
• Arvutiekraan ja klahvivajutused
• Veebikaamerad
• Telefoni kasutamine ja kõne sisu
• CCTV kaadrid (kontoris)
• GPS sõidukite jälgimine
• Juurdepääs märgi asukoha jälgimisele
• Oluliste näitajate ja meeleolude sobivuse jälgimine

Plussid ja miinused

Bossware pooldajad ütlevad, et seiretarkvara mõistlik kasutamine võib aidata nende organisatsiooni mitmel viisil, sealhulgas:

• Jälgimine stressitase tööjõu hulgas
• Tootlikkuse tõstmine – näidates, millised töötajad ei keskendu ja kes kulutavad liiga palju aega käsitsi tehtavatele korduvatele ülesannetele, mida saaks optimeerida
• Õiglasema töökoha loomine, tagades, et kõik kannavad oma raskust
• Tahtliku/juhusliku andmelekke ja kehva turvahügieeni riski vähendamine

Teisest küljest on võimalikud varjuküljed, näiteks:

• Töötajad võivad leida lahendusi, muutes seega igasuguse võimaliku kasu olematuks
• Piiratud arvuti-/seadmepõhine jälgimine ei pruugi salvestada mõtlemisele, probleemide lahendamisele ja muudele mittedigitaalsetele ülesannetele kulutatud aega – see annab juhtidele lühinägeliku ülevaate töötajate tootlikkusest
• See tõstab stressitaset ja võib demotiveerida personali ja kahjustada moraali
• Privaatsus ja õiguslikud tagajärjed tööandjale

Õiguslikud ja eraelu puutumatuse tagajärjed

Kaasaegsed privaatsus- ja andmekaitseseadused lisavad bossvara juurutada soovivatele organisatsioonidele täiendava riskikihi. On oluline, et kõiki skeeme rakendataks kooskõlas kohalike seaduste ja määrustega.

• Kogu ELi hõlmav GDPR ei võimaldada töökoha jälgimist, kuid kindlate juhiste alusel. Organisatsioonid peavad looma selged eeskirjad, mis teavitavad oma töötajaid kõigist töötajate jälgimisskeemidest, ja tegema kõvasti tööd, et muuta kasutuselevõtt võimalikult märkamatuks. Varjatud ja ammendav jälgimine selliste asjade kohta nagu Interneti kasutamine ja suhtlussisu ei ole lubatud. Organisatsioonid, kes soovivad jälgida privaatset suhtlust, näiteks e-kirju, peavad selleks ka selgelt määratlema õigusliku aluse. Ja töötajate andmete kaitsmiseks kehtivad ranged reeglid, tagades, et neid kasutatakse ainult sellel eesmärgil, milleks need koguti, ja kogutakse ainult asjakohast teavet minimaalse vajaliku aja jooksul.
• USA-s, föderaalne privaatsusseadus Elektroonilise side eraelu puutumatuse seadus (ECPA) võimaldab jälgida elektroonilist sidet (nt meili), kui see on seaduslikel ärilistel eesmärkidel ja seda tehakse tööks väljastatud seadmes/arvutis. See karistab ka sotsiaalmeedia ja Interneti-tegevuse jälgimist ning isegi klahvilogimist ja ekraanisalvestusi. Kuigi föderaalseadused ei nõua sellisest tegevusest eelnevat teavitamist, võivad mõned osariigi seadused nõuda tööandjatelt nõusolekut enne töötajate jälgimise rakendamist. Organisatsioonid vastutavad ka kogutavate andmete turvalisuse eest ning kõigil peab olema selgelt määratletud töötajate jälgimise poliitika.

Ausa personali jälgimise tavade rakendamine

Eelnevast peaks olema selge, et töötajate jälgimine ei ole töökoha algatus, mida tuleks võtta kergelt. Kaks organisatsiooni või õigusraamistikku ei ole sarnased, kuid mõned kõrgetasemelised parimad tavad võivad hõlmata järgmist:

• Kaaluge ja kirjeldage kava rakendamise seaduslikku alust.
• Veenduge, et jälgimine oleks vajalik ja proportsionaalne ning ei sekkuks liigselt teie töötajate ellu.
• Kaaluge oma jälgimise ulatust. Kas see hõlmab e-kirju, rakenduste ja Interneti kasutamist ning kõnesid? Õigusprobleemide vältimiseks võib olla kasulik meelde tuletada töötajatele, et nad kasutaksid isiklikes asjades ainult oma isiklikke seadmeid ja äriasjades ainult tööseadmeid.
• Olge töötajatega võimalikult läbipaistev selle kohta, mida ja miks kavatsete teha – dokumenteeritud täielikult selges ja standardiseeritud poliitikas.
• Veenduge, et kogutud andmed on kaitstud kadumise, kahjustumise või varguse eest ning et need oleksid nähtavad ainult volitatud kasutajatele.
• Järgige andmete minimeerimise tavasid, kustutades kogutud andmed niipea, kui neid enam vaja pole.
• Kaaluge personali jälgimise alternatiive, näiteks koolitusi ja/või regulaarseid tulemuslikkuse ülevaatusi.
• Mõelge, kas jälgimine on vajalik kogu organisatsioonis või võib see piirduda ettevõtte väiksema osaga.

Parimad poliitikad loovad keerulise, kuid vajaliku tasakaalu organisatsiooni ärinõuete ja töötajate privaatsusõiguste vahel. Läbipaistvus ja dialoog on võtmetähtsusega, et hoida töötajaid uuel hübriidtööajastul.