10 parimat dokumendihaldustarkvara 2022. aastal

Kontorid üle maailma muutuvad paberivabaks. Äridokumente täis ruumid on asendanud dokumendihaldussüsteemid. Lisaks on sellel eelised nagu intelligentne automatiseerimine, vähem vigu, täiendav kokkuhoid, täiustatud turvalisus ja palju muud.

Ja see kasvab kiiresti.

Dokumendihaldustarkvara turu maht on praegu 5.5. aastal 2022 miljardit USA dollarit ja 16.4. aastaks peaks see kasvama 2029 miljardi dollarini. 16.8% CAGR.

Let’s see how you can jump on the trend to optimize your business processes with efficient document management. This article will discuss the top 5 document management software in the market. Leading organizations use DMS tools mentioned below to automate their paper-based processes and enhance document security, indexing, and overall document processing.

Kui aega napib, on siin 5. aasta viis parimat dokumendihaldustarkvara soovitust ja nende võrdlus:

---

Mis on dokumendihaldus?

Dokumendihaldus on dokumentide, nagu pildid, meilid, Wordi dokumendid, PDF-id ja muud äriga seotud dokumendivormingud, sujuvamaks muutmiseks, jälgimiseks, ekstraheerimiseks, kinnitamiseks, kinnitamiseks ja salvestamiseks.

Dokumendihaldus hõlmab kõike dokumendi elutsüklis – põlvkonnast kõrvaldamiseni.

---

Mis on dokumendihaldustarkvara?

Dokumendihaldustarkvara (DMS) on intelligentne automatiseerimistarkvara, mis automatiseerib töövoo automatiseerimisega dokumendi elutsükli kõiki aspekte, nagu loomine, hõivamine, andmete eraldamine, klassifitseerimine, kontrollimine, kinnitamine, muutmine, andmebaasi sünkroonimine, salvestamine ja turvalisus.

Dokumendihaldussüsteem muudab failide leidmise ja nendega töötamise lihtsamaks, kasutades selliseid funktsioone nagu dokumentide sildistamine, täistekstiotsing (see võimaldab otsida faile märksõnade otsimise teel) ja rollipõhise juurdepääsu salvestusruumid.

See on aga midagi enamat kui lihtsalt dokumentide säilitamine; see korraldab teie andmebaasi, automatiseerib käsitsi toiminguid, nagu andmete sisestamine, parandab töötajate tootlikkust ja haldab auditite jaoks tegevusloge.

---

Funktsioonid, mida dokumendihaldussüsteemi valimisel otsida

Dokumendihaldussüsteemi otsides pöörake tähelepanu järgmistele funktsioonidele:

• Dokumendisisend – kas saate dokumente automaatselt jäädvustada mitmest allikast?
• Dokumentide indekseerimine – kas saate dokumente automaatselt sortida?
• Dokumendiotsing – kas saate otsida dokumente märksõnade abil?
• Dokumendi töötlemine – kas saate OCR-i abil dokumentidest andmeid eraldada?
• Töövoo automatiseerimine – kas saate töövooge kasutada dokumentide töötlemise automatiseerimiseks?
• Dokumentide turvalisus – kas dokumente hoitakse turvalises hoiukohas? Kas teil on rollipõhine juurdepääs?
• Kohandamine – kas saate töövooge ja protsesse kohandada?
• Integratsioonid – kas see integreerub teie kasutatavate äritööriistadega?
• Paindlik hostimine – kas saate valida kohapealse või pilvesalvestusvõimaluse?

---

5. aasta 2022 parimat dokumendihaldustarkvara

#1. Nanonetid

Nanonets on tehisintellektil põhinev dokumendihaldustarkvara, millel on sisseehitatud võimas OCR, koodita töövood ja turvaline salvestusruum. Nanonetid võivad automatiseerida kõiki dokumendiprotsesse, nagu dokumentide kogumine, andmete väljavõtmine, dokumentide kontrollimine, dokumendiotsing, dokumentide arhiveerimine ja palju muud. Saate oma dokumente juhtida rollipõhise juurdepääsu ja paindlike hostimisvõimalustega.

Nanonets lihtsustab dokumendihaldust koodita kohandatud dokumenditöövoogude, 5000+ integratsiooni ja täiustatud OCR-tarkvara abil.

Plusse

• Jäädvustage hõlpsalt dokumente andmeallikatest, nagu Gmail, Drive, Outlook ja palju muud.
• Automatiseeritud töövood dokumentide jäädvustamiseks, digiteerimiseks, kontrollimiseks ja salvestamiseks
• Heakskiitmise töövood, et saada kinnitus kõikidele märgistatud dokumentidele
• Lihtne integreerimine 5000+ rakendusega API ja Zapieri kaudu
• Eelkoolitatud OCR API mudelid dokumentidest teabe eraldamiseks
• Andmete eraldamine kirjetest >95% täpsusega
• Lihtsalt kasutatav liides – õppige seda kasutama 30 minutiga või vähemaga
• Mallid ja lihtsad kohandamisvalikud
• Rollipõhine juurdepääsu kontroll
• 24 × 7 tugi

Miinused

• Dokumendi genereerimise valikud puuduvad
• Ei saa kasutada dokumentide e-allkirjastamiseks

---

#2. Huddle

Huddle pakub organisatsioonidele veebipõhist dokumendihaldussüsteemi, et luua veebikeskus, et hallata dokumentide koostööd, läbivaatamist, kinnitamist ja arutelusid turvalisel platvormil.

Sarnaselt Google'i draivi võrgusalvestusruumiga saate turvalisuse suurendamiseks faile sujuvalt jagada, pakkuda piiratud juurdepääsu või kaitsta neid. Huddle pakub ka tasulisi pakette, mis pakuvad täiendavat salvestusruumi, lisandmooduleid, nagu mobiilirakendused, videokonverentsivõimalusi jne.

Plusse

• Lihtne kasutada ja õppida
• Dokumendi versioonide koostamine
• Turvaline pilvedokumentide salvestusruum
• Lihtsad failijagamisvalikud välistele kasutajatele
• Lihtne liitumisprotsess
• Lihtne integreerimine Microsoft Office Suite'iga

Miinused

• Koostööfunktsioone saaks täiustada
• Puuduvad kõrge turvalisusega funktsioonid, nagu 2-faktoriline autentimine.

---

#3. Alfresco üks

Alfresco One dokumendihaldustarkvara on mõeldud ettevõtte sisuhaldus. Seda saab kasutada kas pilvepõhise teenusena või kohapeal installida. Tarkvara võimaldab ettevõtte sisu tõhusalt hallata ettevõtte dokumendiotsingu, turvalise salvestuse, OCR-dokumendi töötlemise ja intelligentse dokumendianalüütika abil.

Plusse

• Suurepärased dokumentide salvestamise ja jagamise funktsioonid
• Palju kohandamisvõimalusi
• Keerulised ja laiaulatuslikud kasutusjuhtumid.

Miinused

• Kasutajaliides ei ole väga intuitiivne.
• Raske seadistada
• Töövooge on keeruline välja mõelda.

---

#4. OpenKM

OpenKM on kõik-ühes dokumendihaldussüsteem, mis ühendab kõik dokumendihalduse, koostöö, levitamise ja säilitamise aspektid ühel platvormil. Ettevõtte dokumendihaldustarkvara võimaldab täielikku kontrolli ettevõtte sisu üle, suurendab turvalisust üksikasjalike tegevuslogide abil ja säilitab dokumendivoo automatiseerimisega.

Plusse

• Funktsioonirohke DMS-platvorm
• Hea mittetehnilistele inimestele
• Lihtne integreerimine
• Suurepärane tööaeg
• Otsib viirusi kõigis uuendatud dokumentides

Miinused

• UI on dateeritud
• OCR ei ole alati täpne

---

eFileCabinet

eFileCabinet on väike- ja keskmise suurusega ettevõtetele mõeldud pilvepõhine dokumendihaldustarkvara. eFileCabinet võimaldab hallata kõiki oma paberdokumente, e-kirju, arveid, lepinguid ja muud olulist teavet ühes kohas.

Plusse

• Kataloogide struktuuri mallid
• Drag and Drop töövoo koostaja
• Turvaline failide salvestusruum

Miinused

• Pikaajaline liitumisprotsess
• See ei toeta hulgimuudatusi
• Mõnikord jääb maha

---

Siin on veel mõned dokumendihaldussüsteemid, mis vajavad eraldi mainimist:

Google'i dokumendid

Google Docs on tasuta dokumendihaldustarkvara, millele pääseb juurde kõikjalt, mistõttu on see ideaalne valik vabakutselistele ja väikeettevõtetele, kes töötavad eemalt klientidega mujal maailmas. Boonusena Google Docsi OCR saab teisendada pilte redigeeritavaks tekstiks.

Microsoft SharePoint

SharePoint aitab organisatsioonidel dokumente jagada, inimesi ühendada ja dokumendiprotsesse sujuvamaks muuta. SharePoint sarnaneb Google Drive'iga, kus töötajad saavad hõlpsaks juurdepääsuks teha koostööd ja hallata sisemist dokumentide loendit. Saate kombineerida Microsoft Sharepointi Microsoft Power Automate ja kasutamise automatiseeritud dokumentide töövood.

Vaatepunkti meeskond

Viewpoint Team on võimas dokumendihaldussüsteem ehitusprofessionaalidele. See on ainus lahendus, mis pakub teile vajalikke tööriistu juhtumikorraldus algusest lõpuni, sealhulgas koostöö töövood klientidega, turvaline ülevaatus ja kinnitamine dokumentide protsessidja juurdepääsuõiguste kontroll.

Odoo

Odoo on avatud lähtekoodiga ERP- ja CRM-tarkvara koos tasuta dokumendihaldussüsteemi mooduliga finantsprofessionaalidele. Odoo võimaldab organisatsioonidel luua paberivaba raamatupidamisosakonna, digiteerides dokumendid, automatiseerides dokumendiprotsesse ja integreerides sujuvalt teiste Odoo rakendustega.

Dokmee

Dokmee on dokumendihaldustarkvara, mis võimaldab salvestada, korraldada ja jagada oma dokumente, e-kirju ja muid olulisi faile.

---

Milline on teie ettevõtte jaoks 2023. aastal parim dokumendihaldussüsteem?

Oleme kaardistanud ülaltoodud artiklis mainitud viie parima dokumendihaldustarkvara olulised omadused, et hõlbustada teie ettevõtte ja vajaduste jaoks parima dokumendihaldustarkvara valimist. Heitke pilk hetktõmmist, proovige tasuta prooviperioodi, kaardistage oma nõuded ja valige parim tööriist.

Pildi järgi on Nanonets parim dokumendihaldustarkvara. Kuigi Nanonetsil pole dokumentide genereerimise võimalusi, saate dokumentide kiireks genereerimiseks kasutada lihtsat integreerimist Google'i komplektiga. Nanonets pakub ka tasuta prooviversiooni ja tasuta konto seadistamist koos migratsiooniabiga.

Järgneb Nanonets, OpenKM on paremuselt järgmine dokumendihaldussüsteem. See on avatud lähtekoodiga ERM-i tarkvara. Dokumendihalduse kasutusjuht on piiratud finantsprofessionaalidega ja pakub 15-päevast tasuta prooviperioodi.

---

Nanonetid kui teie dokumendihaldussüsteem

[Varjatud sisu]

Nanonets on lihtsalt kasutatav tarkvara, mis ei nõua kasutamise alustamiseks intensiivset koolitust ega seadistamist. Siin loetleme, miks peaksite Nanonetsi oma dokumendihaldustarkvaraks pidama.

Intelligentne Andmete hõivamine:

Ettevõtetel on palju dokumente, näiteks vorme, arved, kviitungid, tellimused jne. Nanonetid aitavad ettevõtetel digiteerida ja hankida nendest dokumentidest asjakohast teavet, kasutades intelligentne OCR API.

Automatiseeritud töövood:

Kiirendage äriprotsesside tempot, automatiseerides kõik käsitsi tehtavad toimingud, nagu dokumentide kogumine, dokumendi kontrollimine, 3-suunaline sobitamine, kinnitused ja palju muud.

Reaalajas armatuurlauad:

Kasutage kulude armatuurlaudu, et jälgida oma kulutusi, märgistatud kulusid ja mõista reaalajas trende. Jälgige Nanonetsist saadud andmetega asjakohaseid KPI-sid, nagu %STP arveid, %makstud arveid jne.

Pilve ja kohapealse hostimise valikud:

Valige oma vajadustele vastav hostimisvalik.

Integratsioonid:

Lihtne integreerimine on kohustuslik. Te ei saa muuta oma tehnilist pinu ühe tarkvara mahutamiseks. Nanonets integreerub hõlpsalt kogu teie tarkvaraga Zapieri ja API integratsioonid. Nanonetid integreeruvad Xero, Quickbooksi, SAP-i jne.

Mallid ja kohandatud mudelid:

Nanonetsiga saate kasutada eelmääratletud töövooge, nagu arved, konossemendid, ostutellimused või arveldusarved, või luua oma kohandatud AI-režiimi.

Läbipaistev hinnakujundus:

Nanonetsil on läbipaistev hinnapoliitika 499 dollarit kuus ja 0.1 dollarit dokumendi skannimise kohta. Varjatud tasusid pole ühelegi kliendile.

Järeldus

Kuna digitaalne ümberkujundamine on tõusuteel, on viimane aeg investeerida oma ettevõtte dokumendihaldussüsteemi. See teeb rohkem kui failide digiteerimine. Dokumendihaldussüsteem muudab organisatsioonisisese dokumentide liikumise sujuvamaks ja annab äridokumentidele täiendava turvakihi. Dokumendihalduse eelised võimaldavad organisatsioonidel püsida konkurentsis ja produktiivsusena.

Sellegipoolest valides parim dokumendihaldustarkvara Teie ettevõtte jaoks on vaja põhjalikku arusaamist sellest, mida teie ettevõte vajab ja millist tüüpi DMS sellele sobib. Nii et uurige kindlasti oma võimalusi ja proovige neid ise.

KKK jaotis