Täielik juhend võlgnevuste digitaalseks muutmiseks

Ostuvõlgade (AP) protsessid on iga ettevõtte jaoks oluline funktsioon, mis jälgib tarnijatele ja hankijatele väljaminevaid makseid. Digitaalne ümberkujundamine, mida traditsiooniliselt käsitletakse käsitsi protsesside kaudu, on nüüd AP esirinnas, kuna sellised tehnoloogiad nagu AI ja ML muudavad ettevõtete rahaasjade haldamise pöördeliseks. 

Ajastul, mil digitaalne ümberkujundamine muudab äritegevuse kõiki aspekte, on ka võlgnevuste (AP) roll olulisel määral muutumas. Ülemaailmne AP automatiseerimine turg prognooside kohaselt kasvab 2.6. aasta 2021 miljardilt USA dollarilt 7.5. aastaks 2030 miljardile USA dollarile CAGR-i 12.5%.​

See ümberkujundamine ei ole lihtsalt trend; See on näitaja ettevõtetele, mille eesmärk on püsida konkurentsis, vähendada kulusid ja suurendada tegevustõhusust, et lahendus peitub AP automatiseerimises ja ümberkujundamises. Selles artiklis käsitleme AP ümberkujundamise nüansse ja seda, kuidas see on strateegiline samm finantstoimingutes, mis aitab ettevõtetel pidevalt areneval majandusmaastikul konkurentsis püsida.

Mis on võlgnevuste digitaalne teisendamine?

Digitaalne teisendus AP-s on kõrgtehnoloogiate, nagu masinõpe (ML), tehisintellekt (AI) ja robotprotsesside automatiseerimine (RPA) integreerimine protsessi tagakontori protsesside voogesitamiseks ja automatiseerimiseks. See ümberkujundamine välistab käsitsi töövoogude kasutamise, suurendades oluliselt tõhusust ning vähendades pettuste ja vigade riski. Kuna üha rohkem finantsjuhte ja finantsjuhtimismeeskondi võtab kasutusele AP digitaalse ümberkujundamise, leiavad nad, et nende süsteemid muutuvad targemaks, säästes aega ja raha, parandades samal ajal finantskontrolli ja vastavust ülemaailmsetele eeskirjadele. 

​Maksolevate arvete digitaalse teisendamise tähtsus

Ostjate võlgnevuste (AP) digitaalse ümberkujundamise tähtsus ületab pelgalt tehnoloogia kasutuselevõtu. See kujutab endast põhjapanevat nihet selles, kuidas ettevõtted oma finantstehinguid korraldavad. Ajastul, mida iseloomustab kiire tehnoloogiline areng, on AP protsesside digitaliseerimine organisatsioonide jaoks nende muutustega kursis ja konkurentsivõimelisena püsimiseks hädavajalik. 

Traditsioonilised käsitsi AP töötlemise meetodid ei ole mitte ainult aeganõudvad, vaid ka altid vigadele ja ebatõhususele. AP digitaliseerimine mitte ainult ei muuda töövooge sujuvamaks, vaid suurendab ka protsessi nähtavust kogu organisatsioonis. See võimaldab rohkem kontrollida finantstehinguid, mis viib teadlikumate otsuste tegemiseni. 

See on ülioluline ettevõtlusmaastikul, mida iseloomustab kasvav inflatsioon ja tööjõupuudus – tegurid, mis olid COVID-19 pandeemia ajal eriti esile tõstetud. Pandeemia rõhutas vajadust paindlikkuse ja kohanemisvõime järele äritegevuses ning digitaalselt arenenud AP osakonnad suudavad kaasaegsetes kaugtöökeskkondades ja üleminekutes sujuvamalt liikuda.

Oluline on see, et digitaalsed AP-süsteemid võimaldavad ettevõtetel kasutada andmeanalüütika võimsust, pakkudes kriitilist teavet kulumustrite, tarnija jõudluse ja kulude kokkuhoiu võimaluste kohta. Selline analüüs on traditsiooniliste AP-meetoditega võimatu, rõhutades digitaalse ümberkujundamise strateegilist väärtust selles valdkonnas. Sisuliselt ei ole AP digiteerimine pelgalt tehnoloogiline uuendus, vaid strateegiline investeering, mis annab ettevõtetele võimaluse olla pidevalt muutuval majandusmaastikul paindlikum, vastupidavam ja rahaliselt nutikam.

AP automatiseerimise eelised

Moodsate AP automatiseerimistööriistade kasutuselevõtuga positsioneerivad organisatsioonid end digiteerimisega sammu pidama ja aja jooksul pidevalt oma toimimist täiustama, olenemata sellest, kus nad praegu oma digiteerimise ja AP teekonnal asuvad.

1. Suurem tõhusus ja täpsus: AP automatiseerimine vähendab käsitsi andmete sisestamist, minimeerides inimlikud vead ja seega teabe sisestamisele ja vigade kontrollimisele kuluvat aega. See toob kaasa täpsema andmetöötluse ja arvete tõhusa töötlemise.
2. Aja ja kulude kokkuhoid: Arvete kogumise ja digitaalsete maksete automatiseerimisega säästavad organisatsioonid märkimisväärselt aega ja ressursse. See tõhusus laieneb ka suurenenud arvete käsitlemisele ilma täiendava personalivajaduseta. Organisatsioonil on seega vabanenud ressursse lisaväärtust loovate ülesannete lahendamiseks.
3. Täiustatud mastaapsus: Ettevõtte kasvades suureneb arvete maht ja finantstehingute keerukus. AP automatiseerimine võimaldab ettevõtetel oma tegevust sujuvalt skaleerida. Kuna ettevõtted suudavad tõhusalt käsitleda suuremat arvu arveid, saavad ettevõtted kasvada ilma AP personali proportsionaalselt suurendamata, säilitades seeläbi sujuva ja tõhusa tegevuse.
4. Optimeeritud rahavoogude juhtimine: AP automatiseerimine pakub suuremat kontrolli makseaegade ja meetodite üle. Strateegiliselt makseid ajatades saavad ettevõtted oma rahavoogu paremini hallata. Elektrooniliste makseviiside, nagu virtuaalkaardid ja automaatne maksegraafik, kasutamine aitab vältida ka hilinenud makseid. See võimaldab ettevõtetel kasutada varajase makse allahindlusi, optimeerides ettevõtte üldist finantsseisundit.
5. Paremad suhted tarnijatega: Automatiseeritud AP protsessid viivad õigeaegsemate ja täpsemate makseteni, suurendades tarnijate usaldust ja rahulolu. Tänu sellistele funktsioonidele nagu elektrooniline arveldamine ja sujuvamad makseprotsessid kogevad tarnijad vähem viivitusi ja vigu, mis tugevdab ettevõtte ja tarnija suhet. AP tarkvara võimaldab ettevõtetel salvestada tarnijate eelistusi ja valuutasid, tagades makseprotsessi sujuva ja õiglase.
6. Parem nähtavus ja kontroll: AP automatiseerimine annab reaalajas nähtavuse AP protsessist alates arve laekumisest kuni maksmiseni. See läbipaistvus võimaldab paremat jälgimist, auditeerimist ja finantsplaneerimist. Juhid saavad AP protsesse tõhusamalt jälgida, kitsaskohti tuvastada ja andmepõhiseid otsuseid teha.
7. Pettuste ennetamine ja järgimine: Automatiseeritud süsteemid on varustatud lahknevuste tuvastamiseks, nagu dubleerivad arved või ebatavalised makseviisid, mis tõhustavad pettuste ennetamist. Lisaks aitavad need süsteemid säilitada vastavust erinevatele finantsmäärustele, tagades täpse ja õigeaegse arvestuse.
8. Andmeanalüüs ja aruandlus: AP automatiseerimistööriistad on sageli varustatud täiustatud analüüsivõimalustega. Need võivad koostada väärtuslikke aruandeid ja mõõdikuid, pakkudes ülevaadet kulumustritest, tarnija jõudlusest ja võimalikest kulude kokkuhoiu valdkondadest. Need andmed on strateegilise finantsplaneerimise ja otsuste tegemise jaoks üliolulised.
9. Kasu keskkonnale: Paberipõhistelt protsessidelt digilahendustele liikumine aitab kaasa organisatsiooni jätkusuutlikkuse eesmärkide saavutamisele. See paberikasutuse vähendamine ei aita mitte ainult keskkonda, vaid vähendab ka füüsiliste dokumentidega seotud ladustamis- ja käsitsemiskulusid.

Kokkuvõtteks võib öelda, et AP automatiseerimine muudab võlgnevuste protsessi tõhusamaks, kulutõhusamaks ja strateegiliseks funktsiooniks, mis on ülioluline ettevõtetele, kes soovivad areneda tänapäeva kiires ja konkurentsitihedas majanduskeskkonnas.

Milliseid AP funktsioone saab automatiseerida?

Digitaalne transformatsioon AP protsessis võib ja peaks olema mitmetahuline. Siin on mõned funktsioonid, mida saab automatiseerida:

1. Tarnija kaasamine ja maksunõuete järgimine: Automatiseerimine lihtsustab tarnija liitumisprotsessi, tagades kõigi vajalike andmete, sealhulgas maksuteabe täpse kogumise ja haldamise. See hõlmab maksukuulekuse ja muude regulatiivsete nõuete automaatset kontrolli.
2. Tarnija arvete andmete kogumine: AP automatiseerimine kasutab tarnijaarvetelt andmete automaatseks hõivamiseks ja kategoriseerimiseks selliseid tehnoloogiaid nagu OCR, vähendades oluliselt käsitsi sisestamist.
3. Arve töötlemine: see hõlmab kogu arvete töötlemise töövoo automatiseerimist alates laekumisest kuni konteerimiseni. Automatiseerimine tagab arvete tõhusa töötlemise, järgides eelnevalt seatud kinnitamise ja erandite reegleid.
4. Sobitamise protsessid: Automatiseerimine aitab kaasa kahe- ja kolmesuunalisele sobitamisele, võrreldes arveid ostutellimuste ja tarnetšekkidega, tagades maksete jälgimise ja täpsuse ning vältides ka enammakseid.
5. Arve kinnitamine: Automatiseeritud töövood suunavad arved kinnitamiseks vastavatele töötajatele, mis põhinevad eelnevalt määratletud reeglitel, tagades arvete õigeaegse ja tõhusa töötlemise.
6. Kulude juhtimine: Automatiseerimine aitab kulusid kategoriseerida ja eelarve alusel jälgida, parandades kulude nähtavust ja haldamist.
7. Ülemaailmsed maksed: AP automatiseerimislahendused hõlbustavad sujuvaid globaalseid makseid, erinevate valuutade haldamist ja rahvusvaheliste maksereeglite järgimist.
8. Maksete ühtlustamine: automatiseeritud süsteemid viivad maksed vastavusse pangaväljavõtetega, tagades, et kõik tehingud on täpselt registreeritud ja arveldatud.
9. Arve tasumise oleku jälgimine: AP süsteemid jälgivad iga arve makse olekut, pakkudes AP protsessi reaalajas nähtavust.
10. Mõõdikute ja KPI-trendide loomine: Automatiseerimistööriistad pakuvad analüüsi- ja aruandlusvõimalusi, luues ülevaate AP jõudlusest, hankijate haldamisest ja finantsplaneerimisest.

Arvestusvõlgade etapid, mida saab automatiseerida

Nagu AP protsessi funktsioonide puhul, saab ka AP protsessi üksikuid samme automatiseerida. Tehke järgmist.

1. Arvete vastuvõtmine, jäädvustamine ja kodeerimine: Automatiseerimistööriistad hõivavad ja klassifitseerivad arvete andmed pärast vastuvõtmist, vähendades käsitsi käsitsemist ja vigade tekkimise võimalust.
2. Ostutellimuse (PO) sobitamine: Vahepealsed AP-süsteemid automatiseerivad arvete sobitamise vastavate PO-dega, tagades, et maksed tehakse kinnitatud ostude alusel.
3. Kolmepoolne sobitamine: see hõlmab arvete, ostutellimuste ja tarnetõendite sobitamist, et kinnitada, et tellimused on enne makse sooritamist õigesti täidetud.
4. Suhtlemise hõlbustamine: Täiustatud süsteemid katavad lõhe AP meeskonna ja teiste osakondade vahel, võimaldades arvete ühist töötlemist ja otsuste tegemist.
5. Täielik automatiseerimine: Kõige keerukamad AP-süsteemid pakuvad kõikehõlmavat automatiseerimist, käsitledes iga sammu alates arvete hõivamisest kuni maksete töötlemiseni. Need pakuvad makseviiside paindlikkust ja lihtsustavad kooskõlastamist, muutes kogu AP protsessi tõhusaks ja kasutajasõbralikuks.

Järeldus

Arvestusvõlgade ümberkujundamine automatiseerimise kaudu ei ole lihtsalt trend, vaid fundamentaalne nihe finantsjuhtimises ettevõtetele, kes soovivad pidevalt areneval töömaastikul konkurentsis püsida. AP automatiseerimisega suurendavad ettevõtted tõhusust, täpsust ja mastaapsust, saavutades samal ajal kulude kokkuhoidu ja paremaid suhteid tarnijatega. 

See üleminek AP protsesside digitaliseerimisele annab organisatsioonidele võimaluse ja tööriistad kaasaegse rahanduse keerukuses navigeerimiseks, soodustades paremat otsuste tegemist, suhteid ja strateegilist planeerimist. Kuna maailm liigub kiiresti digitaalse lähenemisviisi suunas, muutub AP automatiseerimise roll üha olulisemaks, kuna see asetab kohanemisvõimelised ettevõtted edu saavutamiseks.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/ap-transformation/