Automatiseeritud tellimuste töötlemine: suurendage tõhusust

Olenemata sellest, kas juhite B2B või B2C ettevõtet, võib tellimuse sularahaks muutmise (O2C) protsessi sujuvamaks muutmine tähendada erinevust edu ja stagnatsiooni vahel. Hiljutine McKinsey uuring näitas, et šokeeriv 3-5% EBITDA-st sageli libiseb läbi pragude O2C protsessis. See on sularaha, mille võiksite tasku panna! Pealegi ei suuda käsitsi kasutatavad meetodid lihtsalt sammu pidada kogemustega, mida kaasaegsed kliendid nüüd ootavad.

Automaatne tellimuste töötlemine on lahendus. See kasutab tehisintellekti, optilise tekstituvastuse ja automatiseeritud töövooge tellimuste täpseks ja tõhusaks käsitlemiseks. Automatiseerimisega tagate reaalajas värskendused ja veavabad tehingud, mis vastavad tänapäevasele nõudlusele kohese ja usaldusväärse teeninduse järele.

See juhend aitab teil automatiseerimist omaks võtta, et tugevdada teie kasumit ja parandada kliendikogemust. Lugege edasi, kui uurime, mida tellimuste automatiseeritud töötlemine hõlmab, mille poolest see erineb traditsioonilistest meetoditest ja anna praktilisi näpunäiteid rakendamiseks.

Mis on tellimuste automatiseeritud töötlemine?

Automatiseeritud tellimuste töötlemine (AOP) muudab klientide tellimuste töötlemise viisi – asendades käsitsi tehtavad toimingud digitaalse süsteemiga, mis suurendab kiirust ja täpsust. See intelligentne süsteem muudab kogu protsessi sujuvamaks, alates tellimuse üksikasjade kogumisest ja nende täpsuse kontrollimisest kuni laoseisu kontrollimiseni ja saadetiste haldamiseni, vähendades samal ajal inimeste sekkumise vajadust.

Täiustatud tehnoloogiad juhivad AOP-d, tagades ülesannete sujuva täitmise. OCR digiteerib paberkandjal või elektrooniliselt tellimustest saadud teabe, muutes selle toimingukõlbulikuks. AI ja ML analüüsivad neid andmeid, et tuvastada mustreid, õppida varasematest tegevustest ja teha intelligentseid valikuid, nagu korralduste suunamine õigele heakskiitjale või võimaliku pettuse tuvastamine.

Süsteemi automatiseeritud töövood ja integratsioonid ühendavad erinevaid platvorme, võimaldades andmetel sujuvalt liikuda läbi iga tellimuse töötlemise etapi. See on terav kontrast vananenud käsitsi tehtavatele telefonikõnede, paberkandjate ja tüütu andmesisestuse meetoditele, mis on altid vigadele ja viivitustele. AOP-ga saavad ettevõtted töödelda rohkem tellimusi, teha vähem vigu ja pakkuda paremat kliendikogemust. 

Kuidas tellimuste automatiseeritud töötlemine töötab?

Keskmiselt on organisatsioonid teeninud 6 dollarit vastutasuks iga 1 dollari eest, mis on investeeritud oma O2C protsesside automatiseerimisse. Tavaliselt algab protsess digitaalse tellimuse esitamisega ning lõpeb kauba või teenuse eduka kohaletoimetamise ja tasumisega.

Automatiseerimisel on kaks lähenemist. Üks on kõikehõlmava tööriista kasutuselevõtt, mis haldab kogu teekonda, ja teine ​​​​on luua eri etappide jaoks spetsialiseeritud tarkvara tehniline virn. Mõlema eesmärk on parandada tellimuste töötlemise kiirust ja täpsust, muutes tellimuste haldamist.

Nüüd uurime automatiseeritud tellimuste töötlemise samm-sammulist teekonda ja seda, kuidas iga lähenemisviis täiustab etappe esialgsest kogumisest kuni lõpliku väljasaatmiseni.

Digitaalne tellimuse sisestamine:

Tellimuse algatamine hõlmab tellimuse üksikasjade hõivamist, mis nõuab tavapäraselt käsitsi andmete sisestamist ja kujutab endast inimliku eksimuse ohtu. OCR-tarkvara saab aga hankida tellimuse üksikasju otse e-kaubanduse platvormidelt ja muudelt kanalitelt. See digiteerib kiiresti andmed erinevatest meediumitest ja logib tellimusi süsteemi ilma käsitsi sisestamata, vähendades vigade tõenäosust ja kiirendades kogu protsessi.

Automatiseerimistööriistad kasutavad OCR-i, et skannida ja tõlgendada teavet meilidest, PDF-idest või veebivormidest, eraldades vajalikud üksikasjad täpselt ilma käsitsi sekkumiseta. See vahetu andmete kogumine lihtsustab sisenemisfaasi veelgi. Lisaks võimaldavad API-d ja integratsioonid importida tellimuste andmeid otse meilist, Google Drive'ist, Dropboxist või muudest pilvesalvestusteenustest oma tellimuste haldussüsteemi (OMS).

Tellimuse kinnitamine ja kinnitamine:

Jäädvustatud tellimuse üksikasjad kinnitatakse eelnevalt määratletud kriteeriumide alusel, nagu hinnakujundus, allahindlused, laoseisu saadavus ja kliendi krediidilimiidid. AI-põhised tööriistad saavad kiiresti võrrelda tellimuse teavet teie andmebaasiga, et kontrollida täpsust ja kontrollida lahknevusi. Lahknevuste ilmnemisel märgistab süsteem need inimeste ülevaatamiseks või tagastab need kliendile kinnitamiseks.

Automatiseeritud süsteemid on sageli varustatud konfigureeritavate kinnituste töövoogudega. Tellimuste automaatseks edastamiseks õigetele töötajatele saate seadistada kohandatud hierarhiaid ja marsruutimisreegleid. Reaalajas oleku, automaatsete teatiste ja meeldetuletuste abil saavad heakskiitjad olla kursis ootel olevate ülesannetega, vähendades sellega tellimuste järgmisse etappi teisaldamiseks kuluvat aega. Need töövood aitavad säilitada kontrolli ja järelevalvet protsessi aeglustamata.

Laoseisu kontroll ja ostutellimuse koostamine:

Automatiseeritud süsteem kinnitab, kas laoseisud on tellimuse täitmiseks piisavad. See võrdleb taotletud esemeid praeguse laoseisuga. See on ülioluline, et vältida järeltellimusi või viivitusi, mis mõjutavad negatiivselt klientide rahulolu. Kui see õnnestub, genereerib süsteem täitmisprotsessi alustamiseks automaatselt ostutellimuse või mis tahes vajaliku dokumentatsiooni.

Varude haldamise tarkvara ja automatiseeritud tellimuste töötlemise süsteem töötavad koos, et jälgida ja uuendada laoseisu. See takistab mittekättesaadavate kaupade müüki ning toetab paremat varude planeerimist ja prognoosimist. Madala varude taseme hoiatused hõlbustavad ennetavat täiendamist. Lisaks tagab tihe integratsioon platvormide vahel, et tellimus liigub sujuvalt ja ilma probleemideta täitmiseni, aidates teil täita lubatud tarnetähtaegu.

Täitmine ja saatmine:

Kui ostutellimus on loodud, suhtleb AOP-süsteem täitmisteenustega, et tellimust valida, pakkida ja tarnimiseks ette valmistada. Süsteem valib parima tarneviisi eelseadistatud kriteeriumide alusel, nagu tarneaeg ja madalaim hind. Seejärel genereerib see saatesildid ja saatelehed ning värskendab vastavalt inventuuri.

Reaalajas jälgimise teave on saadaval nii ettevõttele kui ka kliendile, võimaldades läbipaistvust ja paremat klienditeenindust. Süsteem automatiseerib saatmisolekute uuendamise ja saadab teated või uuendused otse kliendi eelistatud suhtluskanalisse.

Tellimuse vormistamine ja müügijärgne teenindus:

Pärast kohaletoimetamist jälgib AOP-süsteem tellimust ja küsib tagasisidet. Samuti tegeleb ta tagastamise ja vahetusega vastavalt ettevõtte poliitikale. See protsess on oluline klientide rahulolu ja lojaalsuse säilitamiseks.

Süsteem sulgeb tõhusalt tellimuste tsükli maksete töötlemise, arvete väljastamise ja tehingute kooskõlastamise kaudu. See kogub andmeid, mida saab analüüsida tellimuste töötlemise ja klienditeeninduse strateegiate täiustamiseks. Need teadmised võimaldavad ettevõtetel olla dünaamilisemad ning reageerida turumuutustele ja klientide vajadustele.

Valupunktide kindlaksmääramine: kuhu automatiseerimine sobib

Tellimuse sularahaks muutmise protsessi igal etapil on potentsiaalseid takistusi, mis võivad täitmist edasi lükata ja mõjutada klientide rahulolu. Nende kitsaskohtade tuvastamine on sihipäraste automatiseerimisstrateegiate väljatöötamiseks hädavajalik.

Vaatame võimalikke kitsaskohti ja seda, kuidas automatiseerimine saaks neid lahendada:

Väljakutsed traditsioonilises tellimuste töötlemises	Kuidas automatiseerimine lahendusele kaasa aitab
Mahajäänud tellimuste kanded	Täiustatud OCR-tehnoloogiaga automatiseerimine lihtsustab tellimuste andmete kogumist, vähendades sisenemisaegu ja mahajäämust.
Varude taseme erinevused	Automatiseeritud laosüsteemid pakuvad reaalajas laoseisu värskendusi, tagades täpse laohalduse.
Veaohtlik tellimuse kinnitamine	AI-põhine valideerimine suurendab tellimuse üksikasjade täpsust, minimeerides täitmise vigu.
Tarne- ja saatmisvead	Intelligentsed marsruutimisalgoritmid parandavad saatmise tõhusust, vähendades veateadet saatmisel.
Ajamahukas arvete koostamine	Automatiseeritud arveldamine kiirendab arveldusprotsessi, parandades rahavoogu.
Makse käsitsi töötlemine	Automatiseeritud makseväravad hõlbustavad tehingute kiiremat ja täpsemat töötlemist.
Töömahukas tagastuste käsitlemine	Automatiseerimine lihtsustab tagastusprotsessi, muutes selle tõhusamaks ja kliendisõbralikumaks.
Lüngad klientide värskendustes	Reaalajas automatiseeritud teatised hoiavad kliente oma tellimuse olekust hästi kursis.

Nanonetsiga tellimuste automatiseeritud töötlemise seadistamine

Nanonets on platvorm, mis pakub operatiivselt tõhusat tehisintellektil juhitavat automatiseeritud tellimuste töötlemise süsteemi. Seadistamine on lihtne ega vaja koodi, mistõttu on see juurdepääsetav igas suuruses ettevõtetele.

Esiteks mõistame, mida nanonetid lauale toovad:

Nanonetsiga tellimuste töötlemise eelised

Stage	Enne Nanonetsit	Nanonetsidega	Nanonettide eelis
Import	Meilide ja manuste käsitsi sortimine.	Edastab klientide e-kirjad tellimuste hõivamiseks.	Ühtlustab pildistamisprotsessi, säästab aega ja vähendab käsitsi tööd.
ekstrakt	Suure veariskiga andmete käsitsi sisestamine.	Kasutab andmete täpseks eraldamiseks OCR-i.	Välistab käsitsi sisestamise ja suurendab andmete täpsust.
Analüüsima	Aeganõudev käsitsi andmete ülevaatus.	Automatiseerib andmete analüüsi kohandatud ärireeglitega.	Suurendab tõhusust ja käsitleb erandeid arukalt.
Lükkama	Käsitsi sisestamine ERP või CRM süsteemidesse.	Vormindab ja surub andmed automaatselt süsteemidesse.	Kiirendab andmete integreerimist ja vähendab sisestusvigu.
Integreerima	Kompleksne tööriistade integreerimine.	Sujuv sünkroonimine äritööriistadega.	Lihtsustab integreerimist, joondades olemasolevate töövoogudega.

Nanonetsiga saate automaatse tellimuste töötlemise luua järgmiselt.

1. samm: integreerige oma süsteemid

Olenemata sellest, kas kogute tellimusi Gmaili, Google Drive'i, Typeformi või Webflow-põhise veebisaidi kaudu või kasutate keerukamaid süsteeme, nagu SAP või Oracle, saab Nanonetsi sujuvalt integreerida. Saate seadistada tellimuste automaatse importimise oma tellimuste kogumise platvormilt Nanonetsi API-de, Zapieri integratsioonide või otsese integreerimise kaudu.

2. samm: treenige oma modelli

Süsteemi koolitamiseks laadige üles mõned varasemad tellimused. Nanonets kasutab teie tellimusvormide mõistmiseks ja andmete täpseks väljavõtmiseks OCR-, ML- ja AI-tehnoloogiat. Saate oma mudelit uute andmetega peenhäälestada ja ümber õpetada, et parandada täpsust ja kohaneda muutuvate tellimusvormingutega.

3. samm: konfigureerige oma töövoog

Saate kohandada oma töövoogu vastavalt oma ärinõuetele. Määratlege ülesannete jada ning marsruutimise ja kinnitamise reeglid. Konfigureerige konkreetsete sündmuste käivitajad, näiteks kui tellimisvormilt eraldatud andmetes on lahknevusi või kui varude tase on ebapiisav.

4. samm: eksportige oma andmed

Kui süsteem on teie tellimustest andmed ekstraheerinud ja kinnitanud, saate need eksportida oma eelistatud sihtkohta. Nanonets toetab mitut väljundvormingut, sealhulgas JSON, XML, CSV ja otsesed API-kutsed teistele süsteemidele. Saate automatiseerida andmete eksportimist oma varude haldussüsteemi, CRM-i või mis tahes muusse kasutatavasse süsteemi.

5. samm: jälgige ja optimeerige

Sisseehitatud analüütika abil saate jälgida oma automaatse tellimuste töötlemise toimivust. Jälgige põhimõõdikuid, tuvastage kitsaskohad ja tehke andmepõhiseid otsuseid, et oma protsesse pidevalt optimeerida. Töövoogude regulaarne ülevaatamine ja värskendamine aitab teil säilitada töötõhusust ja klientide kõrget rahulolu.

Automatiseeritud tellimuste töötlemise parimad tavad

Automatiseeritud tellimuste töötlemise parimate tavade kasutuselevõtt võib juhtida teie ettevõtet märkimisväärse tõhususe ja klientide rahulolu poole. Nende meetodite rakendamine tagab teie tegevuse sujuva ja kohanemisvõimelise kulgemise tänapäeva kiirel turul.

1. Rakendage täielikku automatiseerimist

Kuigi osaline automatiseerimine võib lahendada konkreetsed kitsaskohad, muudab see täielik automatiseerimine toiminguid tõeliselt. Alates tellimuse vastuvõtmisest kuni täitmiseni võib iga samm kasu saada väiksemast käsitsi sekkumisest, mis omakorda minimeerib vigu, kiirendab tellimusest sularahaks saamise tsüklit ja lõppkokkuvõttes parandab klientide rahulolu.

Täieliku automatiseerimise kontroll-loend:

• Automatiseerige tellimuse vastuvõtmine ja sisestamine kõigist allikatest.
• Kasutage automaatset andmete ekstraheerimist ja kontrollimist.
• Seadistage kinnituste ja töötlemise automaatne marsruutimine.
• Integreerige automatiseeritud saatmis- ja varude värskendamise süsteemid.
• Kasutage süsteemi hoiatusi, et hallata laoseisu ja vältida ennetavalt järeltellimusi.

2. Võtke omaks tehisintellektil põhinev analüütika

Tehisintellekti võimendamine tellimuste andmete analüüsimisel võib avastada väärtuslikke teadmisi, mis juhivad intelligentsemaid äriotsuseid. Tehisintellekti kasutades saate ennustada suundumusi, mõista klientide käitumist ja optimeerida laoseisu, mis võimaldab paremini prognoosida nõudlust ning vähendada laoseisu või üleliigset olukorda.

Näide tehisintellektil töötavast analüütikast:

• Analüüsige varasemate tellimuste andmeid, et ennustada tulevasi nõudlusmustreid.
• Rakendage reaalajas analüüsi, et varude taset dünaamiliselt kohandada.

3. Sea prioriteediks kliendikeskne automatiseerimine

Kliendi vajadustele keskenduva automatiseerimise kaasamine toob kaasa isikupärasema ja rahuldust pakkuvama ostukogemuse. See hõlmab süsteemide juurutamist, mis pakuvad õigeaegseid värskendusi tellimuste oleku kohta ja kohandatud soovitusi, mis põhinevad ostuajaloos, tugevdavad klientide lojaalsust ja julgustavad korduvat äritegevust.

Kliendikeskse automatiseerimise tegevusüksused:

• Tutvustage vestlusroboteid reaalajas tellimuste jälgimiseks ja päringute tegemiseks.
• Installige tehisintellektiga soovitusmootorid, et isikupärastada üles- ja ristmüügisoovitusi kliendiprofiilide ja ostuajaloo põhjal.
• Kasutage automaatseid tagasiside mehhanisme pärast tarnimist, et koguda klientide teadmisi ja parandada teenust.

4. Valige oma ettevõtte jaoks õige automatiseerimistööriist

Konteksti järgi on esimene samm automatiseeritud tellimuste töötlemisele üleminekul teie ärinõuetele vastava tööriista valimine. See peaks olema piisavalt mitmekülgne, et käsitleda erinevaid tellimuste vorminguid ja süsteeme, ning piisavalt kohanemisvõimeline, et kohaneda ärimuutuste ja laienemisega.

Näiteks Nanonetsi puhul valite tööriista, mis pakub sujuvat integreerimist erinevate operatsioonihaldussüsteemidega – olgu selleks Gmail või täiustatud tööriistad, nagu SAP või Oracle. Selle masinõppefunktsioon võimaldab pidevalt õppida tellimuste vorminguid, jäädes seeläbi asjakohaseks muutuvate ärivajaduste jaoks.

5. Treenige oma masinõppe mudelit pidevalt

Tavaline järelevalve tellimuste töötlemise automatiseerimisel on "seadista ja unusta" mõtteviis. Ettevõtted peavad oma masinõppemudeleid pidevalt varustama uute andmetega, et parandada täpsust ja tõhusust, kohanedes nende muutuvate tellimuste töötlemise vajaduste nüanssidega.

Näiteks kasutades Nanonetsi pideva õppimise võimalusi, saavad ettevõtted oma mudelite täiustamiseks anda anonüümseid tellimuste andmeid. Selle praktilist külge nähakse vähemates tellimuste töötlemise vigades ja teie konkreetsete tellimusvormingute nüansirikkamas tuvastamises, mis tähendab paremat kliendikogemust.

6. Suurendage andmete turvalisust ja vastavust

Tellimuste töötlemise automatiseerimine tähendab ka andmete turvalisuse ja süsteemi vastavate regulatsioonide tagamist. See on kriitilise tähtsusega, kuna andmetega seotud rikkumised või mittevastavus võib kaasa tuua olulisi rahalisi karistusi ja klientide usalduse kaotuse.

Juhised turvalisuse ja vastavuse suurendamiseks:

• Veenduge, et automatiseeritud süsteemid järgiksid andmekaitseseadusi, nagu GDPR, HIPAA jne.
• Viia läbi automaatsete tellimuste töötlemise süsteemide perioodilisi auditeid ja riskianalüüse.
• Harida töötajaid andmeturbe parimate tavade osas automatiseeritud süsteemide kontekstis.
• Rakendage puhkeolekus ja edastamisel olevate andmete tugevat krüptimist.

7. Tagastuste töötlemise tõhustamine

Tõhus tagastusprotsess on sama vajalik kui esialgne tellimuse täitmine. Automaatne tagastuste töötlemine võib oluliselt suurendada klientide rahulolu, lihtsustades kliendi jõupingutusi kauba tagastamisel ja tagades kiire krediidi või vahetuse.

Toimingud tagastuste töötlemise tõhusaks automatiseerimiseks:

• Looge iseteenindusportaalid, et kliendid saaksid probleemivabalt tagastada.
• Kasutage tagastatud kaupade sorteerimiseks, kontrollimiseks ja varude täiendamiseks automatiseeritud süsteeme.
• Juurutage tarkvara tagasimaksete või vahetuste kiireks töötlemiseks.

8. Kasutage pilvepõhiseid tellimuste töötlemise süsteeme

Pilvepõhisele tellimissüsteemile üleminek tagab paindlikkuse ja mastaapsuse, mis on kasvu jaoks hädavajalik. Pilve abil saavad ettevõtted hõlpsalt hallata tellimuste hüppeid kõrghooaegadel, ilma et see kahjustaks jõudlust või kliendikogemust.

Maksimaalse kasu saamiseks toimige järgmiselt.

• Valige tugeva tööaja rekordiga pilvelahendus.
• Veenduge, et lahendus võib nõudluse suurenemise ajal ressursse suurendada.
• Valige pakkujad, kes pakuvad tugevaid turvameetmeid ja andmekaitset.
• Otsige paremate otsuste tegemiseks integreeritud analüütikaga pilvelahendusi.
• Valige süsteemid, mis võimaldavad hõlpsat integreerimist teiste tööriistade ja platvormidega.

9. Vaadake regulaarselt üle ja optimeerige töövooge

Pidev täiustamine on tõhusa automatiseerimisstrateegia säilitamiseks ülioluline. Automatiseeritud töövoogude regulaarne analüüsimine ja täiustamine aitab tuvastada ja lahendada ebaefektiivsusi, hoides süsteemi kooskõlla muutuva ärimaastikuga.

Kui olete Nanonetsi kasutaja, saate süsteemi maksimaalseks kasutamiseks seadistada järgmised töövood.

• Automatiseerige andmete sisestamine QuickBooksi.
• Muutke Webflow vormide esitamised tellimuse kirjeteks.
• Looge Slackis või Microsoft Teamsis sündmuste käivitajad konkreetsete tellimuste töötlemise verstapostide või probleemide jaoks.
• Kasutage Zapierit Nanonetside ühendamiseks teiste rakendustega, et töövoo automatiseerida laiendatud kujul.
• Integreerige CRM-idega, et kogu klienditeave oleks sünkroonitud ja ajakohane.

Tõhusa, automatiseeritud tellimuste töötlemise süsteemi säilitamine ei tähenda ainult uute tehnoloogiate kasutuselevõttu; see hõlmab ka olemasolevate protsesside ühtlustamist ja töötajate hea väljaõppe tagamist uute rakenduste käsitlemiseks.

Neid samme järgides saavad ettevõtted nautida automatiseerimise lugematuid eeliseid ja seada end edukaks tänapäeva kiirel turul.

Lõplik mõtted

Tellimuste töötlemise tulevik on eksimatult seotud automatiseerimise strateegilise rakendamisega. Ettevõtted, kes neid tehnoloogilisi edusamme kasutavad, on valmis saavutama suuremat tõhusust, täpsust ja klientide rahulolu.

Digitaalse maastiku arenedes muutub automatiseerimise esirinnas püsimine mitte ainult eeliseks, vaid ka vajaduseks ettevõtetele, kes soovivad säilitada konkurentsivõimet ja vastata tarbijate ootustele kiire ja tõrgeteta teenuse osas.

Iga ettevõtte jaoks on selge: investeerige automatiseerimisse, kuid tehke seda teadlikult ja arendage seda pidevalt, et see vastaks turu ja klientide muutuvatele nõudmistele. Kliendikeskse lähenemise ja kohanemisvalmidusega saab teie ettevõte muuta tellimuste töötlemise võimsaks kasvuvahendiks.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/automated-order-processing/