Kuidas arveid korraldada? - 3 võimalust arvete hõlpsaks jälgimiseks

Arved on elu paratamatu osa. Olenemata sellest, kas olete ettevõtja, vabakutseline või palgaline inimene, on teil kindlasti arveid. Arvete ülekoormuse tõttu kaotate ja unustate mõned.

Tõhus arvete haldamine algab paremast korraldusest, nii et te ei kaota kunagi olulist arvet. Kuidas aga arveid tõhusalt korraldada? Kuidas alustada? Ja millised on parimad tavad arvete hõlpsaks jälgimiseks?

Arutame kolme võimalust, kuidas arveid korraldada nii, et need oleksid alati käepärast, kui neid vaja läheb.

---

Miks on vaja arveid korraldada?

Kui teil on üks inimene, kes tegeleb väiksema arvu arvetega, on seda lihtne hallata. Kuid kui arved suurenevad, juhtub kindlasti vigu. Siin on mõned põhjused, miks peaksite arvete haldamist tõsiselt võtma.

Tähtaegade ja summade jälgimise kaotamine: Mitme arve, nende kuupäevade ja summade jälgimine on tüütu ülesanne. Ja kui jätate maksed tegemata, peate võib-olla maksma lisasumma.

Kahjulikud krediidiskoorid: Õigeaegsed arvemaksed on seotud teie krediidiskooriga. Siinne mõlk võib teile kalliks maksma minna.

Maksearvestuse pidamine: Ettevõtluse jaoks on ülioluline säilitada finantsdokumente maksete, arvete, arvete ja muu kohta, et tagada nõuetele vastavus. Auditi käigus peate esitama täpsed ja usaldusväärsed andmed. Puuduvad arved võivad saata vale signaali ja viia edasiste intensiivsete audititeni.

Ebaefektiivne eelarve koostamine: Arved annavad aimu kulutrendidest ja aitavad hoida silma peal oma eelarvel ja kulutustel. Arvete haldamata jätmine võib viia eelarve jälgimise kaotamiseni.  

Lisaks sellele võib arvete korraldamine aidata teil võidelda identiteedivargustega, hallata finantsdokumente ja tagada arvete õigeaegne tasumine.

---

3 võimalust arveid korraldada nagu professionaal!

Selles ajaveebis käsitletakse neid kolme arvete korraldamise viisi. Need meetodid on järjestatud täpsuse, tõhususe ja usaldusväärsuse suurenemise järjekorras.

• Korraldage arveid käsitsi
• Arvete digiteerimine ja sorteerimine töölaual
• Arvete korraldamise automatiseerimine automatiseeritud töövoogudega

---

Korraldage arveid käsitsi

Arvete käsitsi korraldamine hõlmab kulude kategoriseerimiseks paberkaustade ja -kappide kasutamist. Näiteks saate luua kausta nimega "Meelelahutuskulud", et salvestada kõik meelelahutusega seotud arved, nagu õhtusöögid, meeskonna väljasõidud ja palju muud.

Arvete käsitsi korraldamiseks võite järgida neid samme.

• Sorteerige oma arveid maksetähtaja järgi ja kategoriseerige sissetulevad arved kulukategooria järgi.
• Looge oma arvete jaoks arveldussüsteem. Kasutage igat tüüpi kategooria jaoks kaustu või kappe.
• Maksete ja tähtaegade jälgimiseks kasutage paber- või Exceli tabelit ja kirjutage üles arve summa, maksetähtaeg, makse olek ja kategooria.
• Seadistage oma mobiilseadmes meeldetuletused, et te ei unustaks arvete tasumist.
• Tehke makseid õigeaegselt ja värskendage iga arve makseolekut.
• Salvestage tasutud arved eraldi failis või arhiivis, et hoida oma aktiivset arvete jälgimislehte hallata.
• Korrake seda igakuist protsessi, et hoida oma arveid organiseeritud ja kontrolli all.

Plussid:

• See on lihtne meetod.
• Igaüks saab neid samme järgida, et arveid ühes kohas hoida.

Miinused:

• Selleks on vaja palju käsitsi pingutada.
• Kulutustendentside tuvastamine on keeruline.
• Kviitungid võivad kergesti kaduda või kahjustuda.

---

Arvete digiteerimine ja digitaalne sorteerimine

Arvete digiteerimine võib aidata vähendada arvete kahjustamise või kaotamise ohtu. Arvete digitaalseks korraldamiseks järgige neid samme:

• Esimene samm on arvete digiteerimine. Telefoni kasutades saate oma arveid pildistada.
• Vous pouvez aussi kasutamine arve skanneri rakendus arvelt andmete eraldamiseks ja arvete tõhusaks digiteerimiseks.
• Laadige skannitud pildid üles oma töölauale.
• Looge kulukategooria alusel kaustu ja laadige arved üles selleks ettenähtud kaustadesse.
• Kasutage failide nimetamise tava, et kiiresti tuvastada iga arve, näiteks arve tüüp ja kuupäev.
• Korraldage digitaalsed arved kategooriate või maksetähtaegade alusel alamkaustadesse.
• Saate seda teha oma töölaual või võrgusüsteemis, nagu Google Drive, Sharepoint või muu.
• Nüüd kasutage arvutustabelit või finantshaldustööriistu, et jälgida arve tähtaegu, makseolekut ja summasid.
• Seadistage automaatsed meeldetuletused, et tagada arvete õigeaegne tasumine.
• Andmete kadumise eest kaitsmiseks varundage oma digitaalsed arved turvalisse pilveteenusesse.

Plussid:

• Lihtsam maksete kategoriseerimine ja jälgimine ning finantsanalüüsi tegemine.
• Arvete digitaalne säilitamine välistab arvete kaotamise või kahjustamise ohu.

Miinused:

• Finantsteabe digitaalne salvestamine võib tekitada muret andmete turvalisuse pärast.
• Peate sooritama kogu harjutuse iga uue laekuva arve jaoks.
• Andmete kadumise vältimiseks peate looma mitu varukoopiat.  

---

Arvete korraldamise automatiseerimine automatiseeritud töövoogudega

Automatiseeritud töövood on suurepärane viis arvete korraldamisel käsitsi tehtavate ülesannete kõrvaldamiseks. Enamik arvete korraldamise ülesandeid on reeglipõhised, mis tähendab, et neid saab hõlpsasti kodeerida.

Platvormid nagu Nanonetid aitab teil automatiseerida arvete korraldamist, kasutades koodita töövooge, dokumentide klassifikaatoridja turvaline pilvesalvestus. Nanonetsis näeb automatiseeritud arvehalduse töövoog välja järgmiselt.

• Sissetulev arve laaditakse Nanonetsi automaatselt üles, kasutades dokumentide üleslaadimise valikuid.

• Seejärel suunatakse arve OCR-mudelisse, kust eraldatakse asjakohased andmed, nagu arve summa, maksetähtaeg, makseaadress, maksetingimused ja palju muud.

• Nüüd toimub järgmistes etappides mitu asja:

1. Arve andmed vormistatakse õigesti, kui neis on vigu. Nt kuupäeva vorming, suurtähtede kasutamine või erimärkide eemaldamine.
2. Nimetage arve ümber arve summa, kulukategooria ja muu alusel.
3. Arve andmete põhjal liigitatakse arve õigetesse kulukategooriatesse.
4. Mis tahes vea korral käivitatakse kinnitamise töövoog, mis saadab arved teile käsitsi ülevaatamiseks.
5. Lisatasude puudumise tagamiseks saate arve andmed ka oma pangaväljavõttega sobitada.

Plussid:

• Vigadeta ja töökindel protsess
• Loob kontrolljäljed automaatselt.
• Arve kaotamise, kahjustamise või õigeaegse tasumise unustamise ohtu.
• Automatiseerimine säästab palju aega, vaeva ja raha.

Miinused:

• Töövoogude seadistamiseks peate tegema ühekordseid jõupingutusi. [Meie ekspertide meeskond aitab teil töövooge seadistada.]

---

Miks kasutada arvete korraldamiseks Nanonetsi?

[Varjatud sisu]

Nanonets on AI-põhine OCR-tarkvara, millel on täiustatud ilma koodita töövoo automaatika ja globaalne makseplatvorm. Nanonetsiga saate reeglipõhiste töövoogude abil automatiseerida mis tahes käsitsi protsessi.

Nanonetsid OCR-tarkvara on üks parimaid turul. See võib andmeid eraldada mis tahes dokumendist; PDF-id, pildid, käsitsi kirjutatud dokumendid, Excel, Word jne 95%+ täpsusega ja 10 korda kiiremini kui käsitsi.

Peale selle saate Nanonetsi kasutada dokumentidest andmete eraldamiseks, dokumentide klassifitseerimiseks ja andmebaasi kasutamiseks dokumente kontrollida, täita andmete rikastamine ülesandeid ja eksportida andmeid erinevatesse vormingutesse ja andmebaasidesse.

Võimalused on lõputud.

Siin on mõned põhjused, miks Nanonetsid kaaluda:

• Laadige dokumente automaatselt üles mitmest allikast, nagu Gmail, Drive, SharePoint, töölaud ja palju muud.
• Klassifitseerige sissetulevad dokumendid dokumendiklassifikaatoriga.
• Suurepärane dokumentide sobitamine lihtsaks dokumendi kontrollimine.
• Andmete ekstraheerimine mis tahes dokumendist <15 minutiga
• Andmete täiustamiseks kohandatud töövoogude seadistamine, kinnitamise automatiseerimineJa palju muud.
• Turvaline dokumentide hoidmine ja dokumentide arhiveerimine.
• Sujuv integratsioon andmete sünkroonimiseks 5000+ tarkvaraga.
• Täielikult kohandatav koodita liides.
• Tasuta rändeabi.
• 7-päevane tasuta prooviperiood
• Pühendunud kliendi edu juht.
• Rollipõhine juurdepääsu kontroll
• 24 × 7 tugi

Siin on ülevaade sellest, mida Nanonets saab teha ja palju muud:

Rohkem kui 30,000 30 kasutajat kasutavad Nanonetsi rohkem kui XNUMX miljoni dokumendiprotsessi automatiseerimiseks. Nanonets on ideaalne valik ettevõtetele, kes soovivad optimeerida oma dokumendiprotsesse tugeva, turvalise ja koodivaba platvormiga.

Kas teil on konkreetne kasutusjuhtum meeles? Pöörduge meie meeskonna poole et saaksime teid teie kasutusjuhtumiga aidata.

---

Loe rohkem:

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• Platoblockchain. Web3 metaversiooni intelligentsus. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/