Arve kinnitamise automatiseerimine

Sissejuhatus

Enamiku ettevõtete võlgnevuste (AP) osakondadel on sise-eeskirjad arvete haldamine mis sisaldavad kinnitusi. Mis on arvete kinnitamine? Mis on käsitsi arve kinnitamise töövoog? Miks automatiseerida arve kinnitamise töövoogu?

Lugege edasi, et mõista arve kinnitamise protsessi.

---

---

---

Kas soovite automatiseerida käsitsi AP protsesse? Broneerige 30-minutiline reaalajas demo, et näha, kuidas Nanonets saab aidata teie meeskonnal täielikult rakendada AP automaatika.

Ajakava demo

---

Ostuvõlgade (AP) osakonna toimimine ettevõttes, olgu see siis tootele või teenusele orienteeritud, on ettevõtte tootlikkuse ja heade tarnijasuhete säilitamise seisukohalt kriitilise tähtsusega. Tõhusal AP-osakonnal, mis pakub ettevõtte ostuprotsessile rahalist, haldus- ja bürootuge, peab olema organiseeritud süsteem, mis integreerib sujuvalt hanke-maksmiseks protsessi erinevad funktsioonid, mis hõlmavad ostutellimuste haldamist, hankija suhtlust ja arveid. haldamine, toote jälgimine ja maksmine.

Arve haldamine algab ettevõttesse arve laekumisel ja lõpeb arve tasumisega, on ettevõtte AP osakonna üks olulisemaid funktsioone. Nii lihtsustatult kui see ka ei kõla, arvete haldamine ei ole ega peaks olema kaheetapiline protsess „saa arve, tasu arve”. See kehtib eriti ettevõtete kohta, kes sooritavad palju oste ja saavad lõpuks suure hulga arveid. Hea arvehaldusprotokoll peab tingimata hõlmama kõigi arvete ja mitmetasandiliste kinnituste legitiimsuse kontrollimist, enne kui neid saab tasumiseks töödelda.

Arve kinnitamise töövoog

Arve kinnitamise töövoog on hanke-maksmiseks protsessi etappide kaskaad, mis tehakse tagamaks, et ettevõttele laekunud arve on seaduslik ja ühtib tehtud tellimusega. Arve kinnitamine hõlmab ostutellimuse eest vastutavate töötajate ja/või hankija mitmetasandilist kontrolli. Igal ettevõttel võib olla oma kordumatu kinnitamise töövoog

Tüüpiline arve kinnitamise töövoog sisaldab järgmisi samme.

Ettevõttele saabub arve. Arve võib olla paberkoopiana või PDF-manuses või digiarve täpsemas vormis, mis tuleb töötlemiseks esitada vastavasse jaotisesse.

• Arve kinnitamine: Pärast esitamist seotakse arve kõigi muude selle konkreetse tehinguga seotud dokumentidega, nagu ostutaotlus, ostutellimus, pakkumine müüjalt, muu müüjalt saadud teave jne. Seda nimetatakse tavaliselt "kolmepoolseks sobitamiseks". , kolm vastendatavat dokumenti on Ostutellimus, Arve ja Saatekviitung, kuid sobitamine võib hõlmata ka muid dokumente. Muud tegurid, mida valideerimisel arvesse võtta, on järgmised:
  Kas maksetingimused sobivad?
  Kas lubatud allahindlused on hinna sees?
  Kas arve on kodeeritud vastavatele kulukontodele?
  Kas pärast kättesaamist on toimivusprobleeme, mis nõuavad makse kinnipidamist?
• Arve erandid: Erandiks on siis, kui arvel on puudulikud või ebaõiged andmed. Arve suunatakse vastavatele töötajatele vea jälgimiseks ja parandamiseks. Sellele järgneb arvete kordusväljastamine, uuesti kontrollimine ja vastavusse viimine vigade parandamise korral või pettuse uurimine lahendamata erandite korral.
• Heakskiit: Pärast kontrollimist suunatakse arve erinevatel tasanditel töötajatele, sõltuvalt ettevõtte poliitikast. Kinnituste arv ja iseloom on ettevõtete, osakondade, tooteliigi ja arve summa lõikes erinev. Näiteks võib ostuosakond enne makse töötlemist müüja arvelduse täpsuse kinnitamiseks arve kinnitada. Mõned ettevõtted nõuavad juhilt või finantsjuhilt täiendavate kinnituste saamiseks arvete summat, mis ületab piirmäära.
• Maksmine: Arve siseneb maksejärjekorda pärast kõigi kooskõlastuste saamist.

Paljudel väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel on jätkuvalt käsitsi arvete kinnitamise töövood. Need võivad hõlmata nii elementaarseid toiminguid nagu tekstitöötlusdokumendi à la SOP omamine koos piiritletud sammudega ja dokumendi jagamine töövoo erinevatele osalejatele, mida kasutatakse juhendina. See on, nagu võib ette kujutada, ebakorrapärase protsessiga, mis nõuab, et osalejad jätkaksid dokumendile viitamist, järgides samme, mis võib põhjustada vigu.

Paljudes väikestes ettevõtetes pole isegi sellist SOP-d olemas ja on lihtsalt üldine protseduur, mis edastatakse suusõnaliselt erinevatele osalejatele, mis on katastroofi retsept, kui ettevõttes tehakse mis tahes muudatusi, olgu see siis töötajate arvu suurendamine või muutmine.

---

Seadistage puutevabad AP töövood ja võlgnevuste protsessi sujuvamaks muutmiseks sekundites. Broneerige kohe 30-minutiline reaalajas demo.

Ajakava demo

---

Probleemid arvete käsitsi kinnitamise töövooga

Mõned arvete käsitsi kinnitamise töövoo spetsiifilised väljakutsed on järgmised.

• Vead: Ületöötamisest või lihtsalt möödalaskmisest tingitud inimlikud vead võivad põhjustada topeltmakseid, alamakseid, maksete hilinemist või tegemata jäänud makseid, mis kõik võivad ettevõttele kulutada rohkem raha ja aega.
• Puuduvad dokumendid: Paberitöö võib põhjustada oluliste dokumentide, näiteks arvete, valesti paigutamist ja kaotsiminekut. See võib kogu raamatupidamisarvestuse võlgnevuse tsükli jooksul kaasa tuua hulga probleeme, alustades müüjaga seotud hõõrumisest kuni hilinenud toiminguteni.
• Inimjõu raiskamine: Käsitsi kinnitamise protsessid raiskavad inimjõupingutusi, mida saab konstruktiivsemalt kasutada produktiivsemates tegevustes.
• Ajalised viivitused: Kui arve kinnitamiseks on vaja mitut kinnitust ja kui ettevõte tegeleb oma tööpäeva jooksul mitme arvega, võib ainuüksi kinnituste saamine enne arve töötlemist olla aeganõudev. Kuni 20% arvetest sisaldab regulaarselt ebaõiget või mittetäielikku teavet ning käsitsi arvete kinnitamise töövoo tulemusel kulutab AP osakond 25% oma ajast probleemide lahendamisele ja puuduva teabe leidmisele.
• Hilinenud maksed: Viivitused kinnituste saamisel võivad omakorda kaasa tuua viivitusi maksete tegemisel, mis võib, nagu varem mainitud, ettevõttele kulukaks osutuda. USA-s oli 3. aastal väikeettevõtete hilinenud maksetega seotud 2019 triljonit dollarit, mis tõi kaasa värbamise pausid, varude ostmise limiidid ja töötajate töötundide vähenemise, et ots otsaga kokku tulla. Hilinemised võivad põhjustada ka tellitud kaupade hilinenud laekumise, kehva krediidireitingu, kehvad suhted müüjatega ja tasud/trahvid.
• Arve tee läbipaistmatus: Arve olekut selle kinnitamise ja kinnitamise teel on raske või isegi võimatu jälgida, mis muudab järelkontrolli ja etteplaneerimise keeruliseks.
• Pettuse haavatavus: Arvepettus võib olla kolmanda osapoole pettus, vale töökulu, viivituste tõttu topeltmaksed või sisemine. Pettuste vältimiseks on vaja vettpidavat heakskiitmismenetlust. See kehtib eriti kriisi ajal. Näiteks suurendas Covid-19 pandeemia väidetavalt 2020. aastal arvepettuste esinemissagedust. Arvepettused võivad väljenduda ebatavalises arvete mahus, kaupade mittearvestuses arve suhtes, tellimuste ja arvete lahknevustes ning töötajate kahtlases käitumises. Neid ei saa käsitsi tuvastada, eriti kui ettevõtte maht on suur.

Arve kinnitamise töövoo automatiseerimine

Arvete kinnitamise automatiseerimine võib hõlbustada protsessi ja säästa aega. Mõned arvete kinnitamise automatiseerimise eelised on järgmised:

• Kiirem valideerimine: See on võib-olla automatiseerimise kõige olulisem eelis. Arve automaatne võrdlemine teiste seotud dokumentidega võib kõrvaldada käsitsi kolmesuunalise sobitamisega seotud viivitused, kuna kõik ühe tehinguga seotud dokumendid salvestatakse digitaalselt samas kohas ja neid on lihtne võrrelda kas visuaalselt või tehisintellektil põhineva tarkvara kaudu. Arvete automaatse kinnitamise töövooge saab integreerida andmebaaside ja muude raamatupidamissüsteemidega, et tagada automaatne sobitamine ilma inimese sekkumiseta.
• Kiiremad kinnitused: Automaatsed teatised ja meeldetuletused võivad kõrvaldada viivitusi arvete kinnitamisel. Elektrooniliste allkirjade ja digitaalsete vormide integreerimine võimaldab erinevatelt protsessis osalejatelt liikvel olles kinnitada nii, et füüsiline kontorist puudumine ei lükkaks kinnitamise protsessi edasi.
• Kulude kokkuhoid: Levveli (endine Paystream Advisors) 2018. aasta aruanne näitas, et peamised olid tegemata jäänud allahindlused (44%), hilinenud maksed (39%) ja topeltmaksed (29%). arvete töötlemine ettevõtetes ja kõigist kolmest saab üle automatiseerimise abil.
• Vastutus: Tehingute automaatne jälgimine reaalajas võimaldab näha arve olekut kinnitusahelas. Ettenägematute asjaolude ja meeldetuletuste kaasamine töövoogu võib kõrvaldada teetõkked ja võimaldada läbipaistvust kiiremaks kinnitamiseks. Kinnitusprotsessi automatiseerimine loob ka kontrolljälje, mis näitab erinevate kinnituste tasemeid, mis on lõpetatud, ja tasemeid, mis ei ole.
• Dokumendi ohutus: Kõikide dokumentide digiteerimine osana automatiseeritud arvete kinnitamise töövoost võib ära hoida dokumentide kadumise, mis on tavaliselt seotud dokumendi füüsilise kinnitamise ja kinnitamise eesmärgil ettevõttes teisaldamisega. Automatiseerimine võimaldab integreerida töövoo ettevõtte dokumendihaldussüsteemi ja teiste raamatupidamistööriistadega dokumentide automaatseks uuendamiseks ja arhiveerimiseks.
• Normatiivide järgimine: Automatiseeritud arvete kinnitamise töövoog võimaldab hõlpsat juurdepääsu kõikidele asjakohastele andmetele auditite ajal, mis hõlbustab eeskirjade järgimist.
• Parem äriteave: Automatiseeritud arvete kinnitamise töövood võimaldavad hõlpsat juurdepääsu ostuandmetele ja kulutustele ning nende hindamist, võimaldades seeläbi paremaid aruandlusmehhanisme ja otsuste tegemist.
• Parem müüjahaldus ja suhted: Arvete kinnitamise protsesside süstemaatiline korraldamine võib aidata hankija paremini hallata ja makseviivituste vältimine võib olla kasulik hankijasuhetele.
• Pettuste kõrvaldamine: Arvete kinnitamise töövoo automatiseerimine võib pettusi kõrvaldada, võimaldades kogu töövoo kontrolli ja suurendades nähtavust. Ebareeglipärasused saab automaatselt märgistada automaatse kolmepoolse vaste ajal ning elektroonilise allkirja kontrollimine võib ära hoida nii sisemisi kui ka väliseid pettusi ja nendega seotud kahjusid.

---

Broneerige see 30-minutiline reaalajas demo, et see oleks viimane kord, kui peate arvete või kviitungite andmed käsitsi ERP-tarkvarasse sisestama.

Ajakava demo

---

Täielikult automatiseeritud arve kinnitamise protsess

• Arve digiteerimine: Erinevas vormingus arved tuleb esmalt digiteerida standardvormingusse. Kuna igal arvel on põhiandmed, mida kasutatakse raamatupidamise ressursside planeerimisel ja ettevõttes otsuste tegemisel, on andmete väljavõtmise täpsus oluline. Arvetelt loetud andmed kantakse tavaliselt seejärel üle ERP-, raamatupidamis- või andmeanalüütikaplatvormidele, mida ettevõte kasutab hilisemaks töötlemiseks.
• Automaatne kinnitamine: Automatiseeritud kolmesuunaline sobitamine võib koguda asjakohaseid andmeid arvetelt, ostutellimustelt ja kviitungitelt ning neid automaatselt töödelda viisil, mis jäljendab inimmõistust. Neist tehisintellektiga töötlemine saab ka kirjeid võrrelda ja sobitada ning teha selliseid otsuseid nagu tehingu edastamine, vigade märgistamine või erandite esitamine.
• Automaatne erandite käsitlemine: Kui vead märgitakse või tehakse erandeid, suunatakse arve koheselt vastavatele töötajatele, kes saavad vead parandada. See võib vähendada käsitsi vigade käsitlemisega seotud viivitusi.
• Automaatsed kinnitused: Pärast sobitamist ja kinnitamist edastatakse arved automaatselt vastavatele töötajatele kinnitamiseks. Digitaalallkirjade ja kinnituste rakendamine digitaalsel kujul võib vältida viivitusi.
• Töötle makse: Pärast kinnitamist edastab automaatsüsteem arve finantsmeeskonnale maksete töötlemiseks, misjärel tehing suletakse ja andmed arhiveeritakse.

Ettevõtted, kes soovivad kasutada automaatseid arvete kinnitamise töövoosüsteeme, peavad oma tööriista valimisel arvestama järgmiste teguritega.

• Tarkvara toetamiseks vajalik infrastruktuur ja IT-ressursid
• Süsteemi loomise ja käitamisega seotud rahaline kohustus
• Integratsioon ettevõttes teiste süsteemidega
• Ettevõttes nõutavad/võimalikud automatiseerimise ja inimese sekkumise tasemed
• Oskusteabe kättesaadavus ettevõttes ja klienditugi tarkvara tegijalt
• Nõutavad andmeturbe tasemed
• Juurdepääsutase – see otsustab, kus andmeid hoitakse – kohalikus masinas, keskserveris või pilves.

Nanonetid arvete automaatseks kinnitamiseks

Tehisintellektil põhinev Nanonetsi OCR-mootor aitab teil arvete töötlemist automatiseerida ja muuta selle probleemivabaks. See toetab mitmesuguseid failitüüpe ja käsitleb nii struktureeritud kui ka struktureerimata arveid. Arve OCR API of Nanonets aitab minimeerida käsitsi andmete sisestamise ülesandeid teie raamatupidamistarkvarasse.

Andmeid saab automaatselt üles laadida, märkmeid teha ja modelleerida, et ennustada ilma ühegi koodireata, muretseda GPU-de pärast või leida oma süvaõppemudelite jaoks õiged arhitektuurid. Samuti saate hankida iga ennustuse JSON-i vastused, et integreerida see oma süsteemidega ja luua masinõppel põhinevaid rakendusi, mis põhinevad nüüdisaegsetel algoritmidel ja tugeval arvete haldamise ja kinnitamise infrastruktuuril.

Nanonetsi tehnoloogia toetab integreerimist teiste süsteemidega, näiteks integreerimist Mysql-i andmebaasi, QuickBooksi või Salesforce'i, ja on platvormi agnostiline. Nanonets on täpne ja skaleeritav, säästab teie AP osakonna aega ja raha ning suurendab teie arvete kinnitamise protsessi, tugevdades seeläbi suhteid hankijatega.

Liituge enam kui 20,000 4 ettevõttega neljal kontinendil, et kasutada oma arvehaldustoiminguteks Nanonetsi.

---

Kas soovite automatiseerida arve kinnitamise protsessi? Andke nanonetid™ keerutus suurema täpsuse, suurema paindlikkuse, järeltöötluse ja laiaulatusliku integratsiooni jaoks teiste raamatupidamis-, ERP-süsteemide ja muuga!

---

Järeldus

Ettevõtte tegevuse finantsaspektide digitaliseerimise eeliseid tunnustavad ettevõtted üha enam. See on tinginud vajaduse töövoostruktuurides automatiseerida. Arvete kinnitamise töövoo automatiseerimine võib aidata ettevõtetel kulutada vähem aega igapäevastele tegevustele, nagu käsitsi arvete haldamine, ja keskenduda selle asemel oma põhipädevustele, et parandada tulemust ja püsida konkurentsis.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• Platoblockchain. Web3 metaversiooni intelligentsus. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/