OCR ja arvete skannimise tarkvara Sage'ile

Põnevas ärimaailmas muutub maksevõlgnevuste ja arvete käsitsi töötlemine üha keerulisemaks.

Väljakutseid on palju:

• vaevaliselt aeglane käsitsi andmete sisestamine
• pidev inimliku eksimuse oht
• kinnitamisprotsessi tõhususe puudumine

Ettevõtted otsivad pidevalt võimalusi nende kriitiliste toimingute sujuvamaks muutmiseks. Tänapäeval suudab AP automatiseerimistehnoloogia automatiseerida kunagise töömahuka protsessi. Turul olevate Sage'i raamatupidamistarkvarakomplektidega sidumisel muutub AP Automationi tarkvara integreerimine tõhusaks ja täpsust taotlevatele ettevõtetele vajalikuks. Nanonetsi integreerimine Sage'iga kujutab endast hüpet edasi finantstehingute haldamisel, seades digitaalajastul toimimise tõhususele uue standardi. Vaatame, kuidas see toimib ja kuidas saate seda oma meeskondade jaoks seadistada.

Arvete töötlemise areng

Arvete töötlemise teekond traditsioonilistest käsitsi juurtest digitaalse piirini on lugu tehnoloogilisest arengust.

Enne 1980ndaid: käsitsi makstavad arved

Võlakohustuste protsessid olid täiesti käsitsi, hõlmates füüsilisi arveid, pabertšekke ja pearaamatuid.

1980.–1990. aastad: digitaalsed pearaamatud

Varased tarkvaralahendused pakkusid põhilisi digitaalse pearaamatu võimalusi, muutes protsessi mõningaid osi sujuvamaks.

2000. aastad: elektrooniline arveldus avati

Internet muutis võlgnevused, võttes kasutusele elektroonilised arved, veebitehingud ja meilisuhtluse. Sellel ajastul vähenes paberipõhiste protsesside arv märkimisväärselt.

2010. aastad: lihtsalt kasutatavad pilvelahendused

Pilvepõhised lahendused võimaldasid skaleeritumaid, paindlikumaid ja juurdepääsetavamaid finantstoiminguid, samas kui mobiiltehnoloogia võimaldas liikvel olles arvete haldamist ja kinnitamist.

2010. aastate lõpp – praegune: automaatsed maksevõlgade lahendused

Uusim areng hõlmab automatiseerimise ja tehisintellekti kasutamist kogu protsessi automatiseerimiseks, sealhulgas:

• Raamatupidamine ja AP Intelligence: AI-põhiste raamatupidamissüsteemide tulek on toonud sisse uue tõhususe ajastu. Need süsteemid, mis on võimelised täitma korduvaid ülesandeid, nagu andmete sisestamine, arvete sobitamine ja tehingute töötlemine, töötavad kiiruse ja täpsusega, mis ületab inimese võimed.
• Ühendatud töövoog kõigis rakendustes: Tänapäeva ühendatud digitaalsel maastikul on sujuv suhtlus rakenduste vahel ülioluline. Meilid, AP-tööriistad, raamatupidamistarkvara, ERP-d ja muud andmebaasid töötavad nüüd koos, automatiseerides andmete kogumist ja sünkroonimist platvormide vahel.
• Arukas andmehõive: Kasutades tehisintellekti tehnoloogiaid, nagu loomuliku keele töötlemine ja optiline märgituvastus (OCR), automatiseerivad tänapäevased süsteemid andmete ekstraheerimist ja tõlgendamist erinevatest arvevormingutest. See hõlmab struktureerimata ja skannitud andmete töötlemist enneolematult tõhusalt, muutes arvete võlgnevuse protsessi sujuvamaks ja täpsemaks kui kunagi varem.

OCR-tehnoloogia arvete skannimiseks

OCR (Optical Character Recognition) lihtsustab ettevõtete dokumentide käsitlemist. Meie kasutusel skaneerib OCR arveid ja muid paberdokumente, muutes need digitaalseks tekstiks. Digitaalset teksti tõlgendatakse AI abil ja arve üksikasjad ekstraheeritakse -

• Väljad (arve kuupäev, arve number, summa, müüja andmed, ostja andmed jne)
• Reaartiklid (müüdud kaupade ja teenuste kirjeldused ja kulud).
• GL-koodid (määrab AI automaatselt varasemate andmete põhjal).
• Muud kontekstil põhinevad dimensioonid (kulude kategoriseerimine jne)

Millist mõju avaldab OCR ja arvete skannimise tarkvara?

Erinevad esitatud statistikad rõhutavad automatiseerimistarkvara mõju. Need numbrid näitavad, millist edu saate teie ja teie meeskond oodata.

Töötlemise kulude dramaatiline vähendamine

Alustame teie osakonna finantsseisundist. On näidatud, et AP Automation vähendab töötlemiskulusid hämmastavalt 70%. See ei tähenda ainult sentide säästmist; see tähendab oma eelarve ümberjaotamist kasvu, koolituse ja võib-olla isegi kontori espressomasina jaoks, mida kõik on silma peal hoidnud. Mõelge sellele kui investeeringule nii oma meeskonna tõhususse kui ka heaolusse.

Aeg on oluline

Nüüd, kujutage ette, et vähendate oma arvete töötlemise aega 384%. See dramaatiline vähenemine tähendab, et teie meeskond saab töödelda rohkem arveid kiiremini kui kunagi varem, vabastades aega keskenduda tõeliselt olulistele strateegilistele algatustele. AP Automationiga muutub sõna "mul pole selleks aega" "Mis on järgmiseks päevakorras?"

Vigade vähendamine meelerahu tagamiseks

Teame, et vead võivad olla rohkem kui lihtsalt tüütud – need võivad olla kulukad. Arvete töötlemise vigade arvu vähenemisega 37%., AP Automation toob teie tegevusele meelerahu. Vähem vigu tähendab vähem parandustsüklitele kulutatud tunde ja rohkem usaldust andmete terviklikkuse vastu. See tähendab ka väiksemat hõõrdumist tarnijate ja sidusrühmadega, mis muudab suhete ja toimingute sujuvamaks.

Müüjasuhete arendamine

Suhetest rääkides, räägime 76% organisatsioonidest, kes teatasid tarnija rahulolu suurenemisest. See on võtmetähtsusega. Õnnelikud müüjad tähendavad usaldusväärset tarneahelat ning võimalusi läbirääkimisteks ja allahindlusteks. Teie müüjad märkavad ja hindavad tänu AP Automationile teie maksete täpsust ja täpsust.

Rahavoogude optimeerimine varajase makse allahindluste kaudu

3% kokkuhoid tänu varajase makse allahindlustele annab teie organisatsioonile rahalise ilme, suurendades teie rahavoogu ning pakkudes teile finantstehingutes suuremat võimendust ja paindlikkust.

Vastavus ilma komplikatsioonideta

Lõpuks, AP Automationi kroonijuveel: 100% stressivaba vastavus. Ajastul, kus regulatiivsed nõuded aina suurenevad, on täieliku vastavuse saavutamine ilma stressita midagi imelist.

Nanonetid OCR-i ja arvete skannimiseks rakenduses Sage

Ettevõtete jaoks, kes kasutavad Sage'i oma raamatupidamisvajaduste jaoks, ei ole käsitsi arvete käsitlemine mitte ainult kannatlikkuse proovilepanek, vaid ka märkimisväärne ressursside kulutamine. Sage'i optilise tekstituvastuse ja arvete skannimise tarkvara muudab selle kriitilise, kuid kohmaka protsessi sujuvamaks ja tõhusaks töövooks.

Vaatame, kuidas raamatupidamismeeskonnad saavad kasutada OCR-põhist AP automatiseerimistarkvara nagu Nanonets ja integreerida selle Sage'iga, et oma raamatupidamise töövoogu sujuvamaks muuta.

Manuaalne AP töövoog rakenduses Sage

Vaatame läbi Sage'i kasutava ettevõtte tüüpilise käsitsi AP protsessi:

Arve kviitung: Arved saabuvad erinevates vormingutes, sealhulgas paber- ja digitaalses vormingus. Töötajad peavad need dokumendid käsitsi koguma ja korrastama.

Käsitsi sortimine ja GL-kodeerimine: seejärel sorteeritakse iga arve selliste kriteeriumide alusel nagu hankija, summa või maksetähtaeg, mis nõuab märkimisväärset aega ja vaeva. Seejärel tuleb iga arve kodeerida vastavatele pearaamatu kontodele.

Andmesisestus: iga arve kriitiline teave, nagu hankija andmed, summad ja kuupäevad, sisestatakse käsitsi Sage'i.

Arve kinnitamine: sõltuvalt ettevõtte poliitikast võivad arved olla kahesuunalised (arve ja ostutellimus), kolmesuunalised (arve, ostutellimus ja vastuvõtuaruanne) või neljasuunalised (arve, ostutellimus, vastuvõtuaruanne ja kontrolliaruanne) vastavuses tehinguid kontrollida.

Heakskiit: pärast kinnitamist suunatakse arved kinnitamiseks, hõlmates sageli mitut osakonda või tasandit.

Makse töötlemine: Heakskiidetud arvete tasumine toimub vastavalt tingimustele ja rahavoogude kaalutlustele.

Sobitamine: Lõpuks kooskõlastatakse maksed Sage'is, tagades kõigi tehingute täpse kajastamise finantsdokumentides.

Automatiseeritud AP töövoog nanovõrkudega

Kujutagem nüüd seda töövoogu uuesti ette Sage'i integreeritud Nanonetsiga:

Arve kviitung: Kujutage ette – iga teie ettevõttele laekunud arve, olenemata selle allikast, satub korralikult ühte digitaalsesse kohta. Arved imporditakse automaatselt e-kirjade, draivide ja andmebaaside segast kohe pärast nende saabumist, säästes teie aega ja vähendades vigu.

Nanonets loeb automaatselt meiliga saadetud arveid meili sisust ja manustest.

Kõiki käsitsi kirjutatud ja prinditud arveid saab nutitelefoniga hõlpsalt skannida või otse platvormile üles laadida.

Digitaalseid kviitungeid saab luua ja printida otse Nanonetsi platvormi kasutades või importida Nanonetsi oma meilidest, rakendustest ja andmebaasidest.

See protsess tagab, et iga andmetükk, olenemata nende päritolust, leiab oma koha tsentraliseeritud digitaalses hoidlas, mis on valmis edasiseks tegevuseks.

Automatiseeritud andmesisestus: Nanonets AI loeb arveid üle 99% täpsusega, lühendades tunde vaid hetkedeks. See muudatus tähendab, et teie meeskond saab tööst loobuda ja sukelduda töösse, mis tegelikult oluline on. Andmed ekstraheeritakse ja sisestatakse otse Sage'i, ilma käsitsi andmete sisestamiseta.

Automaatne sortimine ja GL-kodeerimine: Nanonets kasutab OCR-i arvete automaatseks tuvastamiseks ja kategoriseerimiseks hankija, kuupäeva, summa ja muude asjakohaste kriteeriumide järgi. GL-koodi määramist saab automatiseerida:

• Koolitus varasemate andmete kohta: See hõlmab ajalooliste finantsdokumentide ja ajalooliselt õigete GL-koodidega märgistatud tehingute üleslaadimist. Mudel õpib nendest näidetest, et ennustada täpselt uute tehingute GL-koode.

• Kastist väljas Gen AI: Nanonets GenAI abil saab meie tarkvara tõlgendada finantsdokumentide teksti viisil, mis jäljendab inimeste arusaamist. See võimaldab tal eraldada asjakohast teavet, konteksti ja semantikat, et rakendada keerulisi põhjendusi GL-koodide täpseks määramiseks isegi juhtudel, kui tehingu üksikasjad on mitmetähenduslikud või hõredad.

Intelligentne arvete kinnitamine: Tehisintellekti võimendades teostab Nanonets automaatselt kahe-, kolme- või neljasuunalise sobitamise, lugedes välja võetud arvete andmeid ja ristviiteid Sage'is olevate ostutellimuste, aruannete ja kontrolliaruannetega.

Kinnitamine: süsteem märgistab kõik lahknevused inimeste ülevaatamiseks, kuid muul juhul suunatakse ettevõtte kriteeriumidele vastavad arved automaatselt kinnitamiseks või kinnitatakse eelseadistatud reeglite alusel otse.

Heakskiit: Nanonettide heakskiitmine pole enam kitsaskoht. Nad muutuvad paindlikuks ja elavad seal, kus teie organisatsioon teeb – olgu see siis meili, Slacki või Teamsi kaudu. See välistab vajaduse segavate telefonikõnede järele ja liigagi tuttava meeldetuletuste tulva.

Makse töötlemine: Kinnitatud arved seatakse automaatselt tasumise järjekorda vastavalt nende tingimustele, optimeerides rahavoogude juhtimist.

Sobitamine: saate importida oma pangaväljavõtteid ja Nanonets kooskõlastab maksed automaatselt Sage'is, tagades, et finantsaruanded on ajakohased ja täpsed ning teie raamatud suletakse 90% kiiremini.

Arutasime varem Sage'i jaoks mõeldud optilise tekstituvastuse ja arvete skaneerimise tarkvara kasutamise käegakatsutavaid eeliseid. Kuid lisaks sellele ei tähenda üleminek manuaalselt automaatsele AP protsessile mitte ainult nihet ülesannete täitmises, vaid ka finantsosakonna rolli põhjalikku ümberkujundamist. Selliste tööriistade nagu Nanonets abil liiguvad finantsmeeskonnad back-office funktsioonidest strateegiliste panustajate juurde, võimendades äriotsuste langetamiseks reaalajas andmeid ja analüütikat. See on rahanduse tulevik ja see on nüüd saadaval Sage'i kasutajatele tänu Nanonetsi automatiseerimisele.

---

Nagu oleme uurinud, muudab Nanonetsi integreerimine Sage'i raamatupidamistarkvaraga ettevõtetele, kes on takerdunud käsitsi arvete töötlemise ebaefektiivsusest. Areng käsitsi võetavatelt võlgnevuste protsessidelt automatiseeritud protsessidele ei ole lihtsalt samm edasi; see on hüpe tulevikku, kus finantstoimingud on sujuvamaks muutnud, veamäär langeb järsult ja strateegiliste otsuste tegemisel on volitatud reaalajas andmeanalüütika. Liikudes käsitsi töölt strateegilisele ülevaatele, saavad õigete automatiseerimistööriistadega varustatud finantsmeeskonnad juhtida oma ettevõtteid digiajastul suurema kasumlikkuse, paindlikkuse ja konkurentsieelise poole.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
• PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
• PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/