Ettevõtte võlgnevuste (AP) osakonnal on väga oluline kohustus jälgida, mida ettevõte võlgneb tarnijatele ja hankijatele, ning kontrollida, kas maksed on heaks kiidetud ja nendele osapooltele tehtud. Ilma AP-osakonnata oleks ettevõttel keeruline leida üles kõik tarnijatelt saadud arved ja tagada nende kohustuste täitmine. Need ettevõttel olevad lühiajalised kohustused on võlgnevused ja olulised kohustused, mida ettevõte peab täitma.
Mis on võlgnevused?
Võlavõlg on lihtsalt jooksev võlg, mille ettevõte võlgneb müüjale või tarnijale. Üldiselt peab AP osakond võlgnevuse tasuma umbes 30 päeva jooksul. Võlakohustuste kogusumma kuvatakse ettevõtte bilansis lühiajaliste kohustuste osas.
Võlgnev arve on võlgnetav summa; tegemist ei ole tehinguga, mis on juba sularahas tasutud. See on raha, mida võlgnete ettevõtte krediidiga sooritatud ostu eest.
Võlad arved ei ole arve. Arve on paber- või digitaaldokument, mis võtab ettevõttelt tasu kaupade või teenuste ostmise eest. Maksmata arved on võlgnetav summa. Võlad arved ei ole ka saadaolevad arved, mis on summa, mis on võlgu ettevõttele tema kaupade või teenuste eest, mille ta on teistele ettevõtetele krediiditingimustel müünud.
Mis on võlgnevuste osakond?
Kuna võlgnevus on ettevõtte edu ja tervise jaoks nii oluline, on enamikul ettevõtetel spetsiaalne AP osakond. Võlavõlgade meeskonna esmane ülesanne on tagada, et kõik ettevõttel tekkinud võlad oleksid nõuetekohaselt kajastatud ja tasutud.
Kui AP osakond seda võlgnevuse funktsiooni ei täida, tarnijatele ja hankijatele ei maksta. Sellises olukorras tekivad halvad suhted ettevõtte ja selle tarnijate vahel, mis võib mõjutada ettevõtte võimet hankida vajalikke kaupu ja teenuseid tulevikus.
Lisaks sellele, et kõik saavad õigeaegselt tasu, on AP osakondade ülesandeks ka tagada, et raamatupidamises ei tehtaks vigu. See peab jälgima pettusi, püüdma vältida vigu ja ühildama leitud lahknevused.
Teine võlgnevuste funktsioon AP osakondadel on saada allahindlusi arvete ennetähtaegselt tasumisel. Paljud tarnijad pakuvad selliseid allahindlusi, kui maksed tehakse enne arvel märgitud tähtpäeva, nii et võlgnevuste osakond võib aidata vähendada ettevõtte üldkulusid, mis on loomulikult iga ettevõtte jaoks pidev mure.
Rollid AP osakonnas
On palju võlgnevuste osakonna kohustusedja need ülesanded on jagatud mitme palgalise osakonna töötaja vahel. Väikeettevõttel võib olla ainult võlgnevuste ametnik. Suurema toimingu puhul võivad võlgnevuste osakonnas olla järgmised töötajad:
- Arvestusvõlgade koordinaator
- Arve maksehaldurile
- Kontode eest vastutav haldur
- Arvestusvõlgade spetsialist
- Raamatupidamise assistent
Väga suurel ettevõttel võib olla ka arveldusametnik, kes vastutab kogu AP osakonna eest. Täpsed kohustused, mis on määratud igale võlgnevuste osakonna rollile, sõltuvad ettevõttest ja toimingu suurusest.
Töövoog AP osakondades
Igas AP osakonnas on olemas töövoog, mis kirjeldab teenuste ja kaupade hankimise teekonda algusest lõpuni ning seejärel selliste ostudega seotud arvete töötlemist ning tagab, et kõik saavad õigeaegselt tasutud. See samm-sammuline protseduur võib olla kas digitaalne või käsitsi, digitaalne vorming pakub lihtsamat ja vähem aeganõudvat meetodit. Mõlemal juhul jälgib võlgnevuste meeskonna töövoog tavaliselt järgmist ülevaadet.
#1) Jäädvustage arve. Arve, olgu see füüsiline või elektrooniline, tuleb sisestada ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) tarkvaraprogrammi. Nagu juba mainitud, võib seda teha inimene või digitöötaja.
#2) Heakskiit. Pärast seda, kui arve on korralikult kataloogitud, tuleb see kinnitada. Jällegi võib see samm olla kas käsitsi või automatiseeritud.
#3) Makseluba. Arve eest tasumine tuleb siinkohal autoriseerida. Võlakohustuste osakond vastutab selle loa hankimise eest ettevõtte vastavalt osapoolelt.
#4) Ülekanne. Pärast makse autoriseerimist tuleb see saata ja kontrollida. Kuigi mõnel juhul saab endiselt kasutada füüsilisi makseviise, nagu tšekk või sularaha, on digitaalsed maksed üha populaarsemaks muutumas, eriti need, mida saab integreerida AP tarkvara.
Tasulise osakonna jaoks on oluline jälgida põhjalikult töövoo protsessi. Kui seda võlgnevuste funktsiooni ei täideta õigesti, võivad ilmneda vead, mis koormavad AP meeskonda rohkem.
AP osakondade ülesanded
On mitmeid olulisi maksevõlgnevuste osakonna kohustusi, mida AP meeskonnad peavad hoolikalt täitma. Üldiselt kipuvad need jagunema ühte järgmistest kategooriatest:
#1) Viige finantsaruanded kokku. AP osakonnad peavad vältima võltsitud tasusid ja parandama pangaväljavõtetel või muudel finantsdokumentidel ilmnevad erinevused.
#2) Lahendage probleeme arvete andmetega. Maksete võlgnevuste meeskond peab tuvastama arvel esinevate andmete ebakõlad ja parandama teabe kiiresti.
#3) Töötle arveid. Arved, mille ettevõte saab oma tarnijatelt peab töötlema võlgnevuste osakond et neid saaks õigeaegselt tasuda.
#4) Arvete tasumine. Oluline võlgnevuste funktsioon on arve alusel tasumine.
#5) Ettevõttesisesed maksed. Lisaks arvete tasumisele peab tasutav osakond haldama ka sisemakseid selliste asjade eest nagu kontoritarbed ja postikulud.
#6) Salvestage arveid ja viige need kokku. Arved peavad olema vastavuses nende ostutellimustega. Neid tuleb säilitada ka füüsiliselt või elektrooniliselt, viimane meetod on kõige tõhusam uurimis- ja otsingumeetod.
#7) Säilitage häid suhteid müüjatega. Müüja ja ärisuhte käigushoidmine on AP osakondade oluline ülesanne. Kui arved on õigeaegselt tasutud ning teave kiiresti selgitatud ja salvestatud, on tulevased tehingud suurema tõenäosusega probleemideta.
Arvestusvõlgade meeskonna organiseerimine
Mida paremini organiseeritud on tasuline osakond, seda väärtuslikum see ettevõttele on. Nõuetekohase korralduse korral on töövoog ka tõhusam. Siin on mõned näpunäited AP osakonna kõige leidlikumaks ülesehitamiseks:
# 1) Dokumenteerige kõik. Kirje loomiseks veenduge, et igal ettevõtte ostul oleks ostutellimus (PO). Samuti tuleks pidada maksu ID-numbrite logi.
#2) Salvestage kirjed hõlpsaks leidmiseks. Kuupäevatempliga dokumente tuleks hoida ühes kohas, mis on kergesti ligipääsetav.
#3) Kontrollige üle. Laske erinevatel AP meeskonnaliikmetel üksteist üle kontrollida, et vältida pettusi ja vigu.
#4) Viige kontod korrapäraselt vastavusse. Eelistatavalt iga päev kontrollige, kas arved ühtivad ostutellimustega. Pidage registrit lahknevuste ja nende lahenduste kohta.
#5) Kasutage digitaalseid makseid. Tänapäevased elektroonilised makseviisid, sealhulgas automatiseeritud arvelduskoda (ACH), on tõhusad ja lihtsad. Sageli ei maksa need rohkem kui pabermaksed ja neid on lihtsam jälgida.
# 6) Automatiseerige AP meeskond. Lisaks maksetele saab digiteerida paljusid võlgnevuste funktsioone. Sellel on palju eeliseid, sealhulgas andmete sisestamisel tekkivate vigade vältimine.
Kuidas automatiseerimine AP osakondadele kasu saab
Võlavõlgade meeskonnad, kes uuendavad tänapäeva uusimale tarkvarale, saavad lugematuid eeliseid. Vanem, käsitsi paberil põhinev viis arvete maksekohustuste täitmiseks on aeganõudev ja töömahukas. AP osakonnad, mis lähevad üle täiustatud tarkvaraga täisautomaatsusele, suudavad arveid kiiremini töödelda vähemate vigade ja ebatäpsustega. Ja sellepärast Tänapäeva parimad AP-programmid on varustatud tehisintellektiga (AI), paljude ülesannete jaoks on vaja vähe inimpanust.
Näiteks tänane täiustatud AP-tarkvara suudab lugeda e-kirju, skannida arveid ja jäädvustada nendest dokumentidest automaatselt olulisi üksikasju. Kui on vaja rohkem tähelepanu, saab AP meeskonnaliikmetele saata reaalajas teateid. Kuna see süsteem töötab autopiloodil, on töötajatelt vaja vähem inimjõudu.
AP tarkvara võib sisaldada ka töövoo reegleid. Näiteks saab programm suunata arve kinnitamiseks õigesse osakonda. Makse juhtelemente saab lisada arvete maksmiseks ja neid juhtelemente saab redigeerida erinevate tegurite, näiteks maksesumma alusel. Makse saab automaatselt debiteerida ettevõtte pangakontolt. AI täidab neid ülesandeid üksi. Ja masinõppega saab AI kogemustest õppida.
Kõik, mida programm teeb, salvestatakse pearaamatusse ja seda kirjet saab soovi korral kontrollida. Taaskord, kuna selle kontrolljälje loob tarkvaraprogramm automaatselt, on vaja vähem inimtööjõudu.
AP osakondadele mõeldud tarkvara saab integreerida ka teiste digitaalsete raamatupidamistööriistadega, luues tervikliku täiselektroonilise raamatupidamissüsteemi, mis muudab arveldusvõlgade funktsioonid töötajate jaoks lihtsamaks ja vähem aeganõudvaks.
Sulgege
Iga ettevõte, mis soovib edu saavutada, vajab õigete seadmetega tootlikku AP osakonda. Arvestusvõlgade osakonnad, mis toetuvad aegunud paberipõhisele tehnoloogiale, võivad oma konkurentidest maha jääda. Tänapäeva keerukad digitaalsed tööriistad pakuvad tasulistele osakondadele palju eeliseid, mille hulgas on ka väiksem inimtöö ja kiirem töötlemisaeg.
- SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
- PlatoData.Network Vertikaalne generatiivne Ai. Jõustage ennast. Juurdepääs siia.
- PlatoAiStream. Web3 luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
- PlatoESG. Süsinik, CleanTech, Energia, Keskkond päikeseenergia, Jäätmekäitluse. Juurdepääs siia.
- PlatoTervis. Biotehnoloogia ja kliiniliste uuringute luureandmed. Juurdepääs siia.
- Allikas: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-department/
- :on
- :on
- :mitte
- $ UP
- 30
- a
- võime
- Võimalik
- MEIST
- juurdepääsetav
- konto
- raamatupidamine
- Kontod
- võlgnevused
- oi
- edasijõudnud
- eelised
- mõjutada
- pärast
- jälle
- AI
- Materjal: BPA ja flataatide vaba plastik
- juba
- Ka
- Kuigi
- vahel
- summa
- an
- ja
- mistahes
- ilmub
- asjakohane
- heakskiit
- heaks
- OLEME
- kunstlik
- tehisintellekti
- AS
- määratud
- seotud
- At
- osalema
- tähelepanu
- audit
- volitatud
- Automatiseeritud
- automaatselt
- Automaatika
- vältima
- Halb
- Saldo
- Eelarve
- Pank
- pangakonto
- alus
- BE
- sest
- olnud
- enne
- taga
- kasu
- Kasu
- Pealegi
- BEST
- Parem
- äri
- ettevõtted
- by
- CAN
- lüüa
- juhul
- juhtudel
- Raha
- kategooriad
- tasu
- koormuste
- kontrollima
- selgitatud
- Kliiring
- lähedalt
- Tulema
- Ettevõtted
- ettevõte
- Ettevõtte omad
- konkurendid
- Murettekitav
- kontrolli
- parandada
- õigesti
- Maksma
- kulud
- võiks
- vastaspoolte
- Kursus
- loodud
- loomine
- krediit
- Praegune
- iga päev
- andmed
- kuupäev
- Päeva
- Võlg
- pühendunud
- edastamine
- osakond
- osakonnad
- kirjeldab
- kavandatud
- detailid
- erinev
- raske
- digitaalne
- Digitaalmaksed
- digiteeritud
- soodustust
- jagatud
- dokument
- dokumendid
- ei
- teeme
- tehtud
- kahekordistada
- alla
- kaks
- iga
- Varajane
- lihtsam
- kergesti
- lihtne
- tõhus
- jõupingutusi
- kumbki
- Elektrooniline
- elektrooniliselt
- kirju
- tekkima
- töötajad
- Lõpuks-lõpuni
- tagama
- tagades
- sisenes
- ettevõte
- Kogu
- seadmed
- ERP
- vead
- eriti
- Iga
- igaüks
- näide
- hukkamine
- kogemus
- silm
- tegurid
- Langema
- mood
- kiiremini
- vähem
- finants-
- Järel
- eest
- formaat
- vormid
- avastatud
- pettus
- Alates
- täis
- funktsioon
- funktsioonid
- tulevik
- kasumi saamine
- üldiselt
- saamine
- läheb
- hea
- kaubad
- Olema
- Tervis
- aitama
- siin
- terviklikku
- maja
- HTTPS
- inim-
- ID
- identifitseerima
- if
- oluline
- in
- Kaasa arvatud
- vastuolud
- lisada
- Inkorporeeritud
- tekkinud
- info
- sisend
- Näiteks
- integreerima
- Intelligentsus
- sisemine
- sisse
- arve
- arved
- IT
- ITS
- ise
- teekond
- hoidma
- hoitakse
- töö
- suur
- suurem
- hiljemalt
- Õppida
- õppimine
- kõige vähem
- pearaamat
- lahkus
- vähem
- kohustused
- nagu
- Tõenäoliselt
- vähe
- liising
- logi
- masin
- masinõpe
- tehtud
- tegema
- TEEB
- Tegemine
- juhtima
- käsiraamat
- palju
- Vastama
- sobitatud
- mai..
- liikmed
- mainitud
- mõdu
- meetod
- meetodid
- vigu
- raha
- Jälgida
- rohkem
- tõhusam
- kõige
- mitmekordne
- peab
- hulgaliselt
- vajalik
- vaja
- vajadustele
- ei
- teated
- numbrid
- kohustus
- kohustusi
- saama
- of
- pakkuma
- pakkumine
- Office
- Ohvitser
- sageli
- vanem
- on
- kunagi
- ONE
- jätkuv
- ainult
- töö
- or
- et
- tellimuste
- organisatsioon
- Korraldatud
- Muu
- välja
- kontuur
- makstud
- Paber
- paberipõhised
- partei
- Maksma
- pöörates
- makse
- makseviisid
- maksed
- teostatud
- esitades
- täidab
- luba
- füüsiline
- Füüsiliselt
- planeerimine
- Platon
- Platoni andmete intelligentsus
- PlatoData
- PO
- Punkt
- populaarsus
- PoS
- vältida
- esmane
- probleeme
- menetlus
- protsess
- Töödeldud
- töötlemine
- annab
- produktiivne
- Programm
- Programmid
- korralik
- korralikult
- anda
- ostma
- ostutellimus
- Ostud
- panema
- kiiresti
- Lugenud
- reaalajas
- lõikama
- tagasivõtmine
- saadaolev
- saab
- rekord
- dokumenteeritud
- andmed
- vähendama
- registreerima
- regulaarselt
- suhted
- suhe
- lootma
- esindab
- nõutav
- teadustöö
- ressurss
- leidlik
- kohustused
- vastutus
- otsing
- õige
- Oht
- Roll
- eeskirjade
- jooks
- skaneerida
- Osa
- Saadetud
- Teenused
- mitu
- leht
- lühiajaline
- peaks
- näitama
- lihtsalt
- olukord
- SUURUS
- väike
- väikeettevõte
- So
- tarkvara
- müüdud
- LAHENDAGE
- mõned
- keeruline
- rääkimine
- avaldused
- Samm
- Veel
- salvestada
- ladustatud
- struktuur
- edukas
- edu
- selline
- tarnija
- Tarnijate
- tarnete
- kindel
- Lüliti
- süsteem
- Ülesanne
- ülesanded
- maks
- meeskond
- Meeskonna liikmed
- meeskonnad
- Tehnoloogia
- kipuvad
- tingimused
- kui
- et
- .
- Tulevik
- teave
- oma
- Neile
- SIIS
- Seal.
- Need
- nad
- asjad
- see
- need
- aeg
- aega võttev
- õigeaegne
- korda
- nõuanded
- et
- tänane
- liiga
- töövahendid
- Summa
- Jälgimine
- jälgida
- Jälgimine
- jälg
- tehing
- Tehingud
- püüdma
- mõistmine
- Unsplash
- upgrade
- kasutama
- Kasutatud
- väärtuslik
- eri
- Vary
- müüja
- müüjad
- kinnitatud
- kontrollima
- kontrollimine
- väga
- tahab
- Tee..
- Hästi
- M
- millal
- mis
- WHO
- will
- koos
- jooksul
- ilma
- töötaja
- töötajate
- töövoog
- oleks
- sephyrnet