Mis on arvete töötlemine? – Arvete töötlemise selgitus

Arvete töötlemine või arvete töötlemine on toimingute kogum, mis on seotud müüjalt toodete/teenuste ostmise ärilise eesmärgiga (tahtmatu sõnamäng).

Nii lihtsalt kui see ka ei tundu – võta arve vastu, kontrolli õigsust, tasu arve, sulge tehing – arvete töötlemine ei ole enamikul juhtudel lihtne töövoog. Igasugune viivitus või katkestus selles protsessis võib negatiivselt mõjutada teie suhteid tarnijatega ning takistada teenuste, tarvikute ja materjalide õigeaegset tarnimist.

Vaatame, kuidas ja kuidas arveid töödeldakse AP automaatika aitab sujuvamaks muuta arvete haldamine et aidata ettevõtetel tõhusamalt toimida.

Mis on arvete töötlemine?

Arvete töötlemine on töövoog, mida võlgnevuste meeskond järgib tarnija arve saamisest alates. See hõlmab kõiki samme alates müüja arve saamisest kuni makse registreerimiseni pärast asjakohaseid kontrolle ja kinnitusi.

Arvet saab tasumiseks töödelda alles siis, kui kõik arve töötlemise etapid on täidetud. Siin on arve töötlemise üksikasjalikud sammud:

Arvete töötlemise töövoog

• Koguge ja korraldage mitme kanali kaudu saadetud arveid: e-posti teel, posti teel jne.
• Jäädvustage arveandmed, määrake pearaamatu koodid ja viige arve andmed kokku tõendavate dokumentidega (PO või kviitungid).
  • lahknevuste korral tagastatakse arve müüjale.
• Saatke volitatud kinnitajatele arveid, et need kinnitada või tagasi lükata, lähtudes sisemistest kulueeskirjadest.
• Seadistage maksed pangaülekandega, ACH-ga või kontrollige kinnitatud arveid.
• Salvestage makse oma ERP-s või raamatupidamistarkvaras.

Lihtsustatud arvete töötlemise töövoog on võlgnevuste tuvastamiseks ja kehtivate maksete täitmiseks rahavoo optimeerimiseks ülioluline.

Kuidas arveid töödelda?

Keskmistes ja suurtes ettevõtetes on arvete töötlemine osa võlgnevuste (AP) protsessist. Protsess arvete haldamine on oluline mitte ainult rahavoo korraldamisel, vaid ka hankijate ja tarnijate käsitlemisel, et tagada õigeaegsed hanked.

Tavapärane arvete töötlemine hõlmab järgmisi põhietappe:

• Müüjalt saadud arve hindamine: müüjalt saadakse esmalt arve toote või teenuse eest, mis on tavaliselt tellitud ostutellimuse (PO) kaudu. Võlakohustuste arvete töötleja registreerib arve identifitseeriva koodiga (pearaamat või GL-kood) pearaamatutesse.
• Arve sobitamine: arvel olevaid andmeid, sealhulgas tellitud toote/teenuse tüüp, kokkulepitud hind, tarnekuupäev jne, võrreldakse esialgse ostutellimusega. Juhul, kui arve esitatakse pärast toote/teenuse tarnimist, viiakse arve andmed kokku ka saatekviitungil olevate andmetega. See “tkiirsuunaline sobitamine” käsitleb selliseid küsimusi nagu:

o Kas maksetingimused ühtivad?

o Kas see sisaldab lubatud allahindlusi?

o Kas arve on kodeeritud vastavatele kulukontodele?

o Kas pärast kviitungit on toimivusprobleeme, mis nõuavad makse kinnipidamist?

• Lahknevuste kontrollimine: kõik lahknevused arve andmetes märgitakse erandina. Seejärel võtavad AP töötajad vea/lahknevuse parandamiseks ühendust müüja ja asjaomase ettevõtte osakonnaga. Kui erand on lahendatud, väljastab hankija arve uuesti ja arvete sobitamise protsessi korratakse.
• Hankige asjakohased volitused ja kinnitused: sõltuvalt ettevõtte poliitikast suunatakse arve kontrollimiseks ja kinnitamiseks erinevatele juhtimistasanditele. Nõutavate kinnituste arv ja olemus sõltub ettevõtte poliitikast ja suurusest. Muud tegurid hõlmavad hankimis- ja hankeprotsessiga seotud osakondi, tootetüüpi ja arve summat. Näiteks võivad mõned ettevõtted nõuda juhtimistasandi kinnitusi arvete väärtuste puhul, mis on suuremad kui konkreetne piirmäär.
• Arve maksmise volitamine: pärast kõigi kinnitustasemete kinnitamist makstakse arve vastavalt müüjaga kokku lepitud tingimustele. Sõltuvalt ettevõtte struktuurist võib makse eest vastutada AP-osakond, finantsosakond või ostuosakond. Makse töödeldakse tšekkide, pangaülekannete või muude meetoditena vastavalt eelnevalt kindlaksmääratud tingimustele.
• Tehingu sulgemine: pärast makse sooritamist konkreetne arvete rada suletakse ja tehing registreeritakse lõpetatuks. Arve ja makse üksikasjad arhiveeritakse GL-is tulevaste auditite jaoks.

---

Kas soovite automatiseerida käsitsi AP protsesse? Broneerige 30-minutiline reaalajas demo, et näha, kuidas Nanonets saab aidata teie meeskonnal täielikult rakendada AP automaatika.

Ajakava demo

[Varjatud sisu]

---

Väljakutsed arvete töötlemisel

1. Vastamata või kaotatud arved

See on probleem, kui ettevõte tegeleb igapäevaselt mitme müüja ja paljude arvetega. Probleemi süvendab tõsiasi, et arveid saab vastu võtta erinevates vormingutes – paberkoopiatena, skannitud pdf-idena, tekstitöötlusfailidena jne. Erinevatel aegadel laekunud ja sageli erinevate töötajate poolt laekunud arvete eri vormide haldamine muutub keeruliseks. .

Vastamata arved põhjustavad maksete hilinemist ja nendega seotud trahve, pingelisi suhteid tarnijatega, viivitusi toimimises ja auditiprobleeme.

2. Andmed ei ühti või puuduvad

Arve sisaldab olulisi andmeid, nagu ettevõtte ID-d, maksuteave, pakutav teenus/toode, hind, tarne olek jne. Kui arved on erinevas vormingus, muutub nendelt kõigi kehtivate andmete kontrollimine tülikaks, kui mitte võimatuks. Mõned vead, mida on lihtne kahe silma vahele jätta, on järgmised:

– Kliendi vale nime kasutamine

– tooteid/teenuseid ei loetleta selgelt

– Ei vasta soovitud kaubamärgile

– Arvutusvead

– Ei kasutata õiget valuutat

– Tähtaega mainimata

– Allahindlustest või trahvitasudest rääkimata

– Maksumäära vead

Järgi Tulised partneridPeaaegu veerand kõigist arvetest on märgistatud eranditega, millega peavad tegelema võlgnevuse arveid töötlevad töötajad. Arvevead toovad kaasa nii rahalist kui ka ajakadu.

See on olnud teatatud et ainuüksi haiglad kaotavad arveldusvigade tõttu umbes 68 miljardit dollarit aastas. Paberarvete vigade parandamine on üsna kallis – arveandmete parandamine võib maksta $53.50 keskmiselt arve kohta!

Käsitsi arvete töötlemisega seotud probleemid moodustavad üle 30% AP meeskonna kuludest. Täpsuse kontrollimine võtab samuti liiga palju aega ja kui see leitakse olevat ebapiisav või vigane, kuluks tõstetud erandi lahendamiseks rohkem aega. Sellised arvete töötlemise viivitused mõjutavad maksegraafikuid. Peaaegu 1 ettevõttest viiest müüja maksete hilinemise tõttu kaotate soodsate tingimuste ja soodushinnaga.

3. Tundmatu arve olek

Arve praegune olek selle töötlemisskeemis on sageli teadmata, eriti kui protsessi on kaasatud palju sidusrühmi. Kus see on? Kes on selle heaks kiitnud? Mida see veel vajab? Millal makse tehakse? Need on küsimused, mis tekivad sageli läbipaistmatuse tõttu.

4. Vead arvete suunamisel

Võib olla mitu müüjat, kes väljastavad ettevõttele igapäevaselt palju arveid. Pärast eelkontrolli sorteerib AP arvete töötlemise meeskond iga arve marsruutimisjärjekorda. Isegi kõige tõhusam AP-spetsialist võib arve suunamisel eksida. Kui arve on valesti suunatud, läbib see tarbetuid samme – raiskab aega ja inimlikku pingutust. See "kõrge puudutusega" stsenaarium on eriti stressirohke, eriti kui AP meeskond peab perioodiliselt raamatuid sulgema. Seega, kuigi võlgnevuste meeskonnad on loodud selleks, et parandada hankimine ja hankimine Tegelikkuses võivad nad kulutada liiga palju aega arveid taga ajades läbi keerulise kinnitusteekonna ja parandades sellest tulenevaid ahelas esinevaid vigu.

Arvete töötlemise probleemide praktilised tagajärjed

Traditsioonilised probleemid arvete haldamise protsess, mis on loetletud eelmises jaotises, võib tõsiselt mõjutada ettevõtte tootlikkust ja kasumlikkust:

• Tõhususe ja tootlikkuse vähenemine: arve kontrollimine, vigade ja erandite käsitlemine, selle käigu jälgimine, kinnituste saamine ja arve tasumine on aeganõudvad protsessid. Sellistele ülesannetele "raisatud" aeg oleks parem kulutada ülesannetele, mis aitavad kaasa ettevõtte väärtusele. Arvete töötlemisega seotud korduvad ülesanded võivad organisatsiooni tootlikkust lämmatada.
• Töötajate moraal ja kultuur: 60% AP personalist teatatud peavad arvete töötlemist oma töö kõige taunitavamaks tööks – rahulolematus enam kui poolte töökohtadega põhjustab töötajate moraali ja entusiasmi kaotust. On loomulik, et töötajad leidma nende töö huvitavatele aspektidele kulutatud aeg on rahuldust pakkuv. Seega võib arvete töötlemise protsessi igapäevaste tööülesannete minimeerimine ja töötaja töö väljakutsete ja huvitavatele aspektidele kuluva aja suurendamine suurendada tööga rahulolu ja seeläbi töötajate töös hoidmist.
• Kohustuste suurenemine: arvete töötlemise töövoos põhjustatud viivitused võivad põhjustada pöördumatuid arveid. See võib põhjustada aja jooksul kogunenud kohustusi, suurenevat survet auditiperioodidel ja mittevastavust. Kõik need mõjutavad lõpptulemust.
• Pettuste haavatavus: mõned arvete esitamise protsessis esinevad pettused hõlmavad kolmandate osapoolte pettusi, tööjõu valesid tasusid, dubleeritud makseid ja muid sisemisi vigu. Arvepettused võivad ilmneda ebaharilikus arvete mahus, tarnitud toote/teenuse ja arve spetsifikatsioonide mittevastavuses, tellimuse ja arve lahknevustes ning töötajate kahtlases käitumises. Arvete käsitsi töötlemise ülesanded võivad olla igavad ja põhjustada vaimset letargiat. See võib põhjustada pettusi, kui kontrollite arveid vigade ja andmeprobleemide suhtes. See kehtib eriti kriisi ajal. Näiteks Covid-19 pandeemia teatatud suurendas 2020. aastal arvepettuste esinemissagedust. Arvepettusi on raske käsitsi tuvastada, eriti kui ärimaht on suur.
• Detsentraliseeritud arvete töötlemine: järjepideva või ühtse arvehalduse töövoo puudumine võib põhjustada protsesside killustatust, mis omakorda võib takistada tsentraliseeritud nähtavust ja juhtimist.
• Takistused suurendamisel: ettevõtte kasvades muutub käsitsi arvete töötlemine kohmakaks. Seega takistab jätkamine sellest, mis arvatavasti töötab väikese seadistuse jaoks, laienemist ja mastaabipotentsiaali. Iga ettevõtte lõppeesmärk ei ole status quo säilitamine, vaid kasvamine!

---

Seadistage puutevabad AP töövood ja võlgnevuste protsessi sujuvamaks muutmiseks sekundites. Broneerige kohe 30-minutiline reaalajas demo.

Ajakava demo

---

Arvete automaatne töötlemine

Arvete töötlemise automatiseerimine pakub selget lahendust enamikule, kui mitte kõigile selle käsitsi protsessiga seotud probleemidele. Hoiatus "kui mitte kõik" tuleneb vähesest vajadusest käsitsi sekkuda mõnel etapil. Sellegipoolest võib paljude korduvate protsessiülesannete automatiseerimine säästa aega, säästa raha, säilitada töötajate moraali ja säilitada häid suhteid tarnijatega.

Täiesti puutevaba arvete suunamine – arvete automaatne töötlemine kättesaamisest sulgemiseni, ilma käsitsi sekkumiseta – on endiselt haruldane. A uuring AP protsessidega seotud töötajate seas läbiviidud tulemused näitavad valdavat toetust enamiku käsitsi tehtavate ülesannete automatiseerimisel.

Mõned arvete töötlemise töövoo mõne või enamiku ülesannete automatiseerimise eelised on järgmised:

• Andmete sidusus: automatiseeritud arvete töötlemise tööriistad sisaldavad sageli automaatseid andmete eraldamise tööriistu, mis suudavad arvetelt asjakohaseid andmeid eraldada ja neid standardvormingus salvestada, mis aitab hilisemal kontrollimisel ja kinnitamisel. Paljud arvete töötlemise tööriistad on varustatud sisseehitatud OCR-moodulitega, mis suudavad arvetelt asjakohaseid andmeid eraldada. AI-toega arvete haldamise tööriistad Näiteks Nanonetsi saab õpetada hankima konkreetseid andmeid erinevatest arvete vormingutest.
• Kiirem kolmepoolne sobitamine: arve automaatne kolmesuunaline võrdlemine ostutellimuse ja kviitungiga on kiirem kui käsitsi kinnitamine, kuna kõik tehinguga seotud andmed salvestatakse digitaalselt samas kohas ja neid saab hõlpsasti võrrelda kas visuaalselt või tehisintellektipõhiselt. tarkvara. Arvete automaatse töötlemise töövooge saab integreerida andmebaaside ja muude raamatupidamissüsteemidega, et tagada automaatne sobitamine ilma inimese sekkumiseta.
• Lihtne kinnitamine: arve automaatne ühest etapist teise ülekandmine ja kinnitamiseks meeldetuletuste seadistamine aitab vältida viivitusi arve töötlemisel. Ettenägematute asjaolude ja meeldetuletuste kaasamine töövoogu võib kõrvaldada kitsaskohad. Elektrooniliste allkirjade ja digitaalsete vormide integreerimine võimaldab erinevatelt protsessi osalistelt liikvel olles kinnitada, et füüsiline töölt puudumine ei lükkaks kinnitamise protsessi edasi.
• Protsessi läbipaistvus: mitmetasandiline juurdepääs andmetele ja tsentraliseeritud andmesalvestus võimaldavad tagada läbipaistvuse. Arvete töötlemise automatiseerimine loob ka kontrolljälje arve edenemise jälgimiseks mööda kontrollpunkte.
• Andmete turvalisus: arveandmete digiteerimine võib ära hoida teabe kadumise, mis on tavaliselt seotud dokumendi füüsilise kinnitamise ja kinnitamise eesmärgil teisaldamisega. Automatiseerimine võib võimaldada ka arvehalduse töövoo integreerimist ettevõtte omaga dokumendihaldussüsteem ja muud raamatupidamistööriistad auditi ja arhiveerimise eesmärgil. See aitab kaasa ka eeskirjadele vastavusele.
• Parem äriteave: automaatne arvehaldus võimaldab hõlpsat juurdepääsu ostuandmetele ja kulutustele ning nende hindamist, võimaldades seeläbi paremat analüüsi ja otsuste tegemist.
• Tarnijasuhete säilitamine: viivituste puudumine ja arvete organiseeritud haldamine tagavad õigeaegsed maksed, parema tarnijasuhtluse ja seega produktiivsed suhted hankijatega.
• Pettuste kõrvaldamine: arvete kinnitamise töövoogude automatiseerimine võib pettuse kõrvaldada, kontrollides töövoogu ja suurendades nähtavust. Ebakorrapärasused saab automaatselt märgistada automatiseeritud kolmekordne matš. Ja elektroonilise allkirja kontrollimine võib ära hoida nii sisemisi/väliseid pettusi kui ka nendega seotud kahjusid.

AP protsessid, mis sobivad hästi automatiseerimiseks

Mõned arvete töötlemise etapid, millele automatiseerimine kasuks tuleks, on järgmised:

• Arve laekumine: Arvestades, et erinevatelt hankijatelt saadakse erinevas vormingus arveid, aitaks erinevate asjakohaste väljade automaatne tuvastamine arvel kaasa arve digiteerimisele ja andmete paremale haldamisele. Siin tulevad kasuks OCR-tööriistad.
• Arve kinnitamine: arvete andmete terviklikkuse ja täielikkuse kontrollimiseks on lihtne seadistada reegleid. Erinevate kohandatud väljade täitmine arvete andmebaasis võib aidata tuvastada mittetäielikku või puuduvat teavet.
• Kolmepoolne sobitamine: arved esitatakse sageli vastusena ostutellimusele ja need on sageli seotud kviitungiga. Need kolm dokumenti oleksid ühendatud ühise ostutellimuse numbriga. Arvete, ostutellimuste ja kviitungite automaatne sobitamine kiirendab valideerimisprotsessi ja viib arve viivitusteta järgmisele tasemele.
• Erandide käsitlemine: erandid ja servajuhtumid pole arvehalduses haruldased. Äärejuhtumid võivad tekkida ajavööndi muutuste, korduvate tasude, tagasiulatuvate hindade korrigeerimise ja muutuva kuu pikkuse tõttu. Mõni tarkvara, eriti tehisintellektil töötav tarkvara, nagu Nanonets, saab nende äärmuslike juhtumitega hakkama, samas kui mõni nõuab erineval tasemel inimese sekkumist.
• Kinnitusprotsess: digiarveid saab kinnitamiseks automaatselt mööda haldushierarhiat teisaldada. Meeldetuletuste seadistamine võib samuti aidata arvete protsessi kiirendada.
• Makse: Tarkvarasse saab sisse ehitada digitaalsed maksed (pangaülekanne jne), et võimaldada müüjale automaatset makset pärast kõigi kinnituste saamist.
• Analüüs: automatiseerimine võimaldab hinnata ja analüüsida kulumustreid ja hankijate suhteid, mis võib aidata kursuste korrigeerimisel ja tootlike äriotsuste tegemisel. AI-põhised süsteemid võimaldaksid paremat analüüsi koos rohkema arvetega seotud koolitusega.

---

Broneerige see 30-minutiline reaalajas demo, et see oleks viimane kord, kui peate arvete või kviitungite andmed käsitsi ERP-tarkvarasse sisestama.

Ajakava demo

---

Nanonetid intelligentseks arvete töötlemiseks

Nanonets on AI-põhine tarkvara, mida saab kasutada teie ettevõtte arvete töötlemise etappide automatiseerimiseks ja sujuvamaks muutmiseks.

Andmeid saab veatult koguda mitmesugustest arvefailitüüpidest. Nanonetsi AI-mootorit saab koolitada tegelike arvetega, ilma et oleks vaja kodeerida, mis muudab selle ettevõtte jaoks kohandatavaks.  

Sellel on ka sisseehitatud tipptasemel algoritmid ja tugev infrastruktuur mitmeastmeliseks kinnitamiseks. Nanonetsi arvete töötlemise tarkvara saab integreerida teiste süsteemidega, nagu Mysql andmebaas, QuickBooks või Salesforce, ja see on platvormi agnostiline. See on täpne ja skaleeritav, säästab teie maksearvete töötlemise meeskonna aega ja raha ning suurendab tootlikkust.

Take Away

Arvete töötlemise automatiseerimine muudab ostuprotsessi sujuvamaks, suurendab arvete marsruudi läbipaistvust, säästab aega ja raha, suurendab töötajate tootlikkust ja parandab suhteid hankijatega. Arvevoo automatiseerimine võimaldab töötajatel keskenduda vähem igapäevastele ja suurema väärtusega tegevustele, nagu planeerimine ja strateegia koostamine. Need võivad omakorda kaasa tuua ettevõtte üldise tõhususe ja kasumlikkuse paranemise.

• SEO-põhise sisu ja PR-levi. Võimenduge juba täna.
• PlatoAiStream. Web3 andmete luure. Täiustatud teadmised. Juurdepääs siia.
• Tuleviku rahapaja Adryenn Ashley. Juurdepääs siia.
• Ostke ja müüge IPO-eelsete ettevõtete aktsiaid koos PREIPO®-ga. Juurdepääs siia.
• Allikas: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/