الگوی تطبیق حساب بانکی

تسویه بانکی چیست؟

تطبیق بانکی فرآیندی است که از طریق آن یک شرکت ثبت های حسابداری انجام شده در طول زمان را تأیید می کند.

شرکت در تمام طول سال، ثبت‌های خود را در صندوق و بانک نیز در دفترچه حساب ثبت می‌کند. در پایان دوره، هر دو ورودی با هم مطابقت دارند تا اطمینان حاصل شود که بین مانده حساب بسته شدن تفاوتی وجود ندارد. کل این فرآیند تسویه حساب بانکی نامیده می شود.

تطبیق حساب بانکی یک روش استاندارد برای مشاغل است. بنابراین، برای به روز نگه داشتن کتاب ها باید به صورت دوره ای انجام شود. روش‌های مختلفی برای انجام تطبیق حساب بانکی وجود دارد: یک الگوی تسویه حساب بانکی آماده.

بیایید به نحوه انجام تطبیق حساب بانکی و استفاده از الگوی تطبیق بانک Nanonets عمیقاً بپردازیم. اکنون قالب خود را دریافت کنید.

---

مراحل مختلف تسویه حساب بانکی چیست؟

هر معامله ای که در حسابداری انجام می شود معمولاً شامل حداقل دو ورودی است. وقتی چیزی را می فروشید، معامله را ثبت می کنید و خریدار آن کالا را به دارایی ها یا موجودی های خود اضافه می کند. برای تکمیل روند تسویه بانک باید اسناد هر دو طرف را بررسی کنید.

مراحل فرآیند تسویه بانکی به شرح زیر است:

• صندوق و صورت حساب بانکی خود را دریافت کنید.
• اطمینان حاصل کنید که موجودی بازگشایی ماهانه برای هر دو سند یکسان است.
• تمام ورودی های هر دو سند را مقایسه کنید. ورودی هایی که مطابقت دارند را خط بزنید و ورودی هایی را که مطابقت ندارند پرچم گذاری کنید.
• دلیل مطابقت نکردن ورودی ها را بیابید. اصلاحات لازم را انجام دهید.
• اصلاحات را با جزئیات مورد مناسب برای ممیزی های آینده ذکر کنید.
• پس از انجام تمام اصلاحات، تراز پایانی ماهانه باید مطابقت داشته باشد.
• به طرف های درگیر در مورد تغییراتی که انجام داده اید اطلاع دهید.
• یک برنامه منظم آشتی برای پر کردن هر شکافی برنامه ریزی کنید.

برای اینکه تسویه بانکی بدون دردسرتر شود، می توانید استفاده کنید مبدل صورتحساب بانکی نانوشبکه ابزاری برای تبدیل ورودی های صورت حساب بانکی اسکن شده به CSV.

اکنون تطبیق بانک را با یک الگوی آشتی بانکی ساده کنید.

---

چرا به تسویه حساب بانکی نیاز دارید؟

به عنوان یک حسابدار یا حسابدار، ممکن است به دلایل مختلفی از تطبیق حساب بانکی استفاده کنید:

• برای بررسی صحت سوابق حسابداری خود
• برای یافتن اشتباهات در سوابق حسابداری (یا سایر اسناد مرتبط با تجارت)
• برای شناسایی کلاهبرداری یا سرقت در شرکت شما
• برای شناسایی مشکلات نرم افزار حسابداری
• برای اطمینان از اینکه شرکت شما به تعهدات مالی خود عمل می کند

---

چگونه تسویه حساب بانکی انجام دهیم؟

تطبیق بانکی، تأیید، تعدیل و تطبیق حساب ها با یک بانک، شرکت کارت اعتباری یا مؤسسه مالی است. هدف تطبیق حساب های بانکی این است که اطمینان حاصل شود که تمام بدهی ها و اعتبارات به طور مناسب در سیستم حسابداری ثبت شده است. برخی از مراحل تسویه حساب بانکی عبارتند از:

تمام تراکنش های موجود در صورت حساب بانکی را بررسی کنید.

یکی از اولین گام‌ها در تطبیق حساب‌های بانکی این است که تمام تراکنش‌های صورت‌حساب بانکی خود را در مقابل موارد موجود در دفاتر بررسی کنید. اگر تفاوتی پیدا کردید، به دنبال دلیل باشید. ممکن است این باشد که:

• تراکنش در دفاتر شما ثبت نشد زیرا هنوز سررسید یا پرداخت نشده است (مثلاً چک).
• هنگام ثبت تراکنش خطایی رخ داده است. به عنوان مثال، اگر شما 10 دلار را یادداشت کرده اید و سپس متوجه می شوید که باید 100 دلار می بود. این می تواند زمانی اتفاق بیفتد که به سرعت کار می کنید یا حواس شما به چیزهای دیگر پرت می شود.
• شما یک مبلغ را در یک حساب وارد کردید اما بعداً مبلغ دیگری را به همان حساب ارسال کردید (یا برعکس).

سوابق حساب خود را بردارید.

مرحله دوم برای تطبیق صورت حساب بانکی شما، بالا کشیدن سوابق است. از اطلاعاتی که در دست دارید برای مقایسه با صورت‌حساب بانکی استفاده کنید و هرگونه تراکنش مفقود و تکراری را شناسایی کنید. این کار را می توان به صورت دستی یا با یک برنامه کامپیوتری که فرآیند را خودکار می کند انجام داد.

تراکنش هایی که در صورتحساب بانکی ثبت نشده اند را بیابید.

اکنون که همه تراکنش‌های خود را به درستی ثبت کرده‌اید، وقت آن است که تراکنش‌های گمشده یا نادرست را بررسی کنید. چندین راه برای یافتن این موارد وجود دارد:

• صورت حساب بانکی را برای عدم وجود سپرده و برداشت بررسی کنید. اگر کالایی در صورت‌حساب بانکی موجود نیست، باید بدانید کجا رفته (یا هرگز واریز نشده است). اگر کالایی سپرده است اما به این صورت ثبت نشده است، پس حتماً مشکلی در روند ضبط شما رخ داده است - ممکن است فراموش کرده باشید که سپرده را ثبت کنید یا هنگام وارد کردن آن در دفاتر اشتباه کرده باشید. ساده ترین راه برای بررسی این خطا این است که به هر تراکنش به صورت جداگانه نگاه کنید و توضیحات آن را با آنچه در صورت حساب بانکی درج شده است مقایسه کنید. به عنوان مثال: "سپرده نقدی" در مقابل "شماره چک".
• فهرست تراکنش‌های خود را برای یافتن پرداخت‌های یک‌باره‌ای که با چک یا پول نقد در دفاتر ثبت نشده است، بررسی کنید. در صورت امکان، این موارد باید بلافاصله پس از وقوع وارد شوند. در غیر این صورت، آنها باید قبل از اینکه خیلی از تاریخ اصلی خود دور شوند، وارد شوند تا همچنان بتوان آنها را به درستی با هم تطبیق داد (اگرچه مهلت مشخصی وجود ندارد).

اطمینان حاصل کنید که تمام معاملات در دفاتر شرکت شما ثبت شده است.

یکی از حیاتی ترین مراحل در تطبیق حساب های بانکی، اطمینان از ثبت تمامی تراکنش ها در دفاتر شرکت شما است. اگر تراکنش ها در دفاتر شرکت شما ثبت نشده باشد، باید معاملات را ثبت کرده و اضافات یا اصلاحاتی انجام دهید.

این کار را می توان از طریق یک سیستم حسابداری کامپیوتری یا به صورت دستی انجام داد. اگر این کار را به صورت دستی انجام می دهید، مطمئن شوید که تمام تراکنش ها در دفترچه یادداشت شما ثبت شده است.

پیدا کردن و تطبیق تفاوت بین حساب ها.

گام بعدی در فرآیند تطبیق، یافتن و تطبیق تفاوت‌های بین حساب‌ها است. هر تراکنش گم شده در دفاتر شما یا هر تراکنش ثبت شده در دفاتر شرکت دیگر اما هنوز در دفاتر شما ثبت نشده است را پیدا کنید. به دنبال تراکنش های وارد شده به حساب اشتباه باشید و بررسی کنید که آیا آنها به درستی در زمان مناسب ارسال شده اند یا خیر. اگر خطایی پیدا کردید، فوراً با انجام تنظیمات مناسب و ارسال اصلاحات در صورت لزوم، آن را تصحیح کنید.

فرآیند تسویه حساب بانکی می تواند پیچیده و زمان بر باشد، اما بخشی جدایی ناپذیر از حفظ یکپارچگی هر کسب و کاری است. با دنبال کردن این مراحل، سوابق دقیق تری از سلامت مالی خود خواهید داشت و اطمینان حاصل می کنید که در مسیر موفقیت در صنعت خود قرار دارید.

از الگوی تسویه حساب بانکی ما برای ساده کردن فرآیند تطبیق بانکی خود استفاده کنید.

---

چه چیزی باعث عدم تطابق مصالحه می شود؟

تسویه حساب بانکی فرآیندی است که سوابق حسابداری شما را با وضعیت بانک شما مقایسه می کند. کل فرآیند خودکار است، اما هنوز هم می‌تواند زمان بر باشد تا همه تراکنش‌ها انجام شوند و اطمینان حاصل شود که مطابقت دارند. خطاهای تطبیق ممکن است به دلایل مختلفی رخ دهد:

تفاوت های زمان بندی

ورود نادرست داده ها می تواند منجر به مغایرت های آشتی شود. به عنوان مثال، معاملات ممکن است خیلی زود یا دیر وارد شوند تا در تطبیق لحاظ شوند.

• تراکنش ها ممکن است خیلی زود وارد شوند. به عنوان مثال، فرض کنید در حال تطبیق حسابی هستید که از پایان سال مالی استفاده می کند که با پایان سال مالی شرکت شما مطابقت ندارد. در این صورت، هنگام وارد کردن معاملات در ماه جاری شرکت خود باید این را در نظر بگیرید. به عبارت دیگر، اگر یکی از حساب‌های شما پایان سال مالی 30 ژوئن داشته باشد و در حال حاضر تراکنش‌های مربوط به 1 ژوئیه تا 31 دسامبر (سال مالی شرکت شما) را وارد کنید، این اعداد باید با افزودن یا تفریق روزها بر اساس تاریخ ورود مربوطه آنها
• تراکنش ها ممکن است خیلی دیر وارد شوند. اگر با حسابی کار می‌کنید که به دلیل ماهیت یا هدف تجاری آن به پردازش خاصی نیاز دارد - برای مثال، هزینه‌های پیش‌پرداخت‌شده مانند حق بیمه‌ها - باید مطمئن شوید که این حساب‌ها به موقع وارد می‌شوند تا بتوانند در بسته شدن مانده‌ها در حساب کاربری شرکت کنند. پایان هر دوره (یا سه ماهه).

اشتباهات

اشتباهات ممکن است رخ دهند، اما همیشه تقصیر شما نیست. مهم است که علل اختلافات آشتی را شناسایی کنید تا بدانید چگونه در آینده از آنها اجتناب کنید. پس بیایید برخی از اشتباهات رایج و کارهایی که می توانید در مورد آنها انجام دهید را مرور کنیم:

• اطلاعات تراکنش گم شده یا نادرست: اگر همه تراکنش‌های خود را به درستی در دفاتر تنظیم نکنید، هنگام تطبیق بین صورت‌حساب‌های بانکی و مانده حساب‌های دریافتنی (ARB) مغایرت وجود دارد. راه حل؟ همه تراکنش‌های دریافتی را قبل از وارد کردن آنها به دفاتر دوبار بررسی کنید و پس از وارد کردن دوباره آنها را بررسی کنید.
• تنظیم نادرست: آیا همه چیز به خوبی تنظیم شده است؟ عالی! اما فقط مطمئن شوید که هر حساب در دو طرف ترازنامه و در صورت سود و زیان (P&L)، از جمله حساب‌های حقوق صاحبان سهام مانند سرمایه مالک و سود انباشته نشان داده می‌شود. با در نظر گرفتن این اجزای حیاتی، اطمینان از اینکه همه چیز در طول تطابق های دوره ای در طول سال به درستی متعادل می شود، برای شما آسان تر خواهد بود.

تراکنش های گمشده

از دست رفتن معاملات می تواند به دلایل زیادی باشد. برخی از معاملات از ابتدا وارد نشده اند، بنابراین در تطبیق ظاهر نمی شوند. ممکن است سایر تراکنش ها اشتباه وارد شده باشد که منجر به موجودی نادرست شده است. حتی اگر سیستم شما طوری تنظیم شده باشد که همه حساب ها را به طور خودکار تطبیق دهد، ممکن است یک تراکنش را به اشتباه حذف کرده باشید. مهم است که این موارد را به دقت بررسی کنید زیرا ممکن است نشان دهنده خطاهایی در سیستم یا فرآیندهای شما باشد.

تقلب

صاحبان مشاغل از این موضوع وحشت دارند. اما متأسفانه، کلاهبرداران در روش‌های انجام این کار خلاق‌تر از صاحبان شرکت‌ها هستند. در اینجا چند نمونه هستند:

• پرداخت‌های نقدی مشتریانی که به‌عنوان دریافتی در دفاتر ثبت شده‌اند، در عوض به جیب کسی ختم می‌شود.
• تکنیک‌های کیتینگ شامل به تأخیر انداختن واریز پول نقد و چک تا زمانی است که درآمد حاصل از سپرده‌گذاری بعدی بتواند پول یا چک‌های دزدیده شده را پوشش دهد.
• چک های جعلی برای تامین کننده ساختگی اما واقعی ارسال می شود.
• وجوه به حساب های بانکی غیرقابل ردیابی هدایت می شود.
• سرقت سهام یا سایر منابع شرکت.
• سوابق جعلی بانکی

از آنجایی که کلاهبرداران متخصص در پنهان کردن ردپای خود خوب هستند، تشخیص کلاهبرداری در نگاه اول در صورت‌حساب بانکی یا هر گونه تطبیق حساب بانکی می‌تواند دشوار باشد. این موارد حتی توسط حسابرسان نادیده گرفته شده است. اما اگر چیزی عجیب به نظر می رسد، ارزش بررسی آن را دارد.

پیشگیری قوی ترین خط دفاع در برابر تقلب است. تا حد قابل توجهی که امکان پذیر است، تفکیک مشاغل با تعطیلات مورد نیاز باید اولین چیزی باشد که هر سازمانی اجرا می کند. بیشتر کلاهبرداران را می‌توان تنها با دانستن اینکه شخصی به دقت سوابق بانکی و کارت اعتباری و تطبیق‌ها را بررسی می‌کند و دارایی‌های شرکت را به شدت کنترل می‌کند، دلسرد می‌شوند.

ادامه مطلب:

چگونه پرداخت ها را تطبیق دهیم؟