فرآیند تدارکات چیست؟

ماهیت ذاتی اداره یک تجارت از شما می‌خواهد که حتی پیش پا افتاده‌ترین و روزمره‌ترین اقدامات را به چارچوب‌های مبتنی بر فرآیند یا سیستم برای مدیریت انطباق تبدیل کنید. جلوگیری از تقلب، و کشتی خود را به آرامی کار کنید. برای این منظور، اگرچه زمانی که نیاز به خرید کالا یا خدمات در خانه دارید، عادت دارید کارت را بکشید یا پول نقد تحویل دهید، به دست آوردن آن به عنوان بخشی از ساختار شرکت، یک تراکنش ساده را به فرآیند تدارکات

 

اما، اگرچه خرید طولانی‌تر است و به زمان و توجه بیشتری نسبت به کشیدن یک کارت نیاز دارد، لازم نیست سخت یا ناخوشایند باشد. اگر در نقش‌های مشابه، به ویژه در مدیریت عملکردهای بوروکراتیک مهارت دارید، یا از بسیاری از پلتفرم‌های تدارکات خودکار امروزی استفاده می‌کنید، در راه تبدیل شدن به یک طرفدار تدارکات.

اما ابتدا باید درک کاملی از آنچه فرآیند تدارکات مستلزم آن است، رویه‌های تدارکات، مراحل فرآیند تدارکات، و مشکلات رایج مرتبط با تدارکات - و همچنین تکنیک‌های پیمایش در میان آنها، داشته باشید.

تدارکات چیست؟

تدارکات روشی رسمی، مدون و مبتنی بر فرآیند برای سفارش مواد، کالاها یا خدمات از طرف کسب و کار شما است. تدارکات اغلب عبارتی است که با یک ارتباط فروشنده عمیق تر نیز مرتبط است، بنابراین مدیریت فرآیند تدارکات فروشنده شما از طریق تعامل با تامین کنندگان شما بسیار مهم است.

در گذشته، تدارکات یک فرآیند دستی بود که نیازمند انبوهی از کاغذبازی و گرانبهاترین کالای محل کار در تمام دوران ها بود. حتی پیشرفت‌های اخیر، مانند صفحه‌گسترده‌های دیجیتال و ایمیل، بسیار کند هستند و نمی‌توانند با سرعت شرکت امروز مطابقت داشته باشند و در صورت بهینه‌سازی نشدن تدارکات، می‌توانند تأثیر مهمی بر سود شما داشته باشند.   

در نهایت ، الف استراتژی تدارکات با کیفیت نیازهای شما (مواد، کالا، خدمات، و غیره) را با یک سری گردش کار بهینه که هزینه ها را کاهش می دهد، سریع اجرا می کند و شرکت شما را در شرایط عالی با تیم های فروشنده نگه می دارد، مطابقت می دهد.

انواع تدارکات

در حین تهیه جزئیات به طور گسترده ای، خرید شرکت شما احتمالاً تحت یکی از سه چتر اصلی قرار می گیرد:

خرید مستقیم

این در واقع همان چیزی است که صورت درآمد شما را نشان می دهد هزینه کالا منعکس می کند. تدارکات مستقیم شامل هرگونه خرید اشیاء مادی است که مستقیماً به درآمد و فروش اصلی شما کمک می کند. بسته به صنعت شما، این می تواند مواد خام مانند چوب برای تولید یا موجودی عمده فروشی برای فروش مجدد باشد.

تدارکات غیر مستقیم 

این اقلام در زیر قرار می گیرند SG & A هزینه های مربوط به صورت درآمد شما آنها شامل هر چیزی است که برای استفاده داخلی شرکت خریداری، خریداری و تهیه شده است. موارد ممکن است شامل بلیط هواپیما برای یک کنفرانس، مبلمان اداری جدید، یا خدمات روزمره مانند آب و برق باشد. در حالی که برای تجارت ضروری است، اقلام تدارکات غیرمستقیم به طور مستقیم بر درآمد شما تأثیر نمی گذارد. 

تدارکات خدمات

نوع خرید نهایی شامل هر چیزی است که خروجی، کارایی یا کیفیت کار کارمند یا شرکت شما را بهبود می بخشد. اینها شامل اشتراک نرم افزار، خدمات مشاوره یکباره، یا حتی پیمانکاران موقت برای پوشش چرخه های تجاری شلوغ است.

فرآیند تدارکات چیست؟

فرآیند تدارکات، رویه عملیاتی استاندارد خاص شرکت شما (SOP) را برای اجرای تدارکات فروشنده توصیف می کند. تدوین یک فرآیند تدارکات رسمی، در مقایسه با پول نقد یا دادن کارت شارژ به هر کارمند، دارای چند مزیت خاص و قابل سنجش است:

1. از تقلب، اتلاف و سوء استفاده جلوگیری می کند.
2. این به حفظ دنباله کاغذ برای انطباق با مقررات کمک می کند.
3. با گذشت زمان، تماشای فرآیندهای تدارکات از نزدیک ناکارآمدی ها یا ضایعات سازمانی را آشکار می کند که در نهایت نتیجه شما را بهبود می بخشد.

مجدداً، فرآیند خرید فروشنده خاص شما با توجه به SOP، نقش شما و صنعت شرکت شما متفاوت خواهد بود. اگر موفق باشید، یک فرآیند تدارکات عالی: 

1. یک تفاهم مشترک بین شرکت و تامین کنندگان شما ایجاد می کند، جایی که هر یک از طرفین از قوانین و سیستم های مورد توافق متقابل پیروی می کنند.
2. دارای نقاط تماس کافی با کارمندان و مدیریت است تا از خرید با کیفیت و بدون اتلاف اطمینان حاصل کند، در حالی که گردش کار را به اندازه کافی ناب نگه می دارد تا کارآمد و سریع باشد.
3. دارای پارامترهای بایگانی و ذخیره سازی است که به طور موثر اسناد را از مراحل داخل فرآیند سازماندهی و نگهداری می کند.

مراحل فرآیند تدارکات: چگونه کار می کند؟

از آنجایی که ما اطمینان می‌دهیم که فرآیند تدارکات ما مستندات مراحل مربوطه را حفظ می‌کند، باید آن‌ها را نیز پوشش دهیم. به یاد داشته باشید - مراحل خرید خاص شما ممکن است متفاوت باشد، اما احتمالاً از یک چارچوب بسیار مشابه پیروی می کند:

1. شناسایی نیاز: در داخل شرکت، یک کارمند یا مدیر نیازی را شناسایی می کند و خرید را با یک شروع می کند احتیاج.
2. درخواست خرید: کارمند شروع کننده این کار را تکمیل خواهد کرد درخواست خرید قبل از ارسال آن به زنجیره برای بررسی و تایید.
3. درخواست: پس از تایید مرجع تایید، تیم پیمانکاری شرکت درخواست خرید را آغاز می کند. بسته به اینکه نیاز چقدر پیچیده است، ممکن است به یک خاتمه دهید درخواست برای نقل قول (RFQ) در مورد موارد تدارکات بسیار ساده و ساده یا یک درخواست کامل برای پیشنهاد (RFP) اگر یک سیستم بزرگتر یا خدمات پیچیده را تهیه می کنید.
4. ارزیابی و شروع قرارداد: هنگامی که تیم شما همه پیشنهادات و پیشنهادات را ارزیابی کرد، شما این کار را خواهید کرد فروشنده ای را انتخاب کنید، به همه متقاضیان اطلاع دهید و شروع به ورود به تامین کننده کنید. این نیز زمانی است که قراردادها و اسناد قانونی تمام می شود. این مرحله زمانی پایان می یابد که تامین کننده آنها را دریافت و امضا کند سفارش خرید (PO).
5. چرخه سفارش: سپس، بسته به SOP شرکت شما، قبل از مسیریابی، کالا و فاکتور را دریافت خواهید کرد گردش کار تایید فاکتور و پرداخت کامل پیچیدگی این مرحله بر اساس موارد تهیه شده و نحوه مدیریت شرکت شما متفاوت است حساب های قابل پرداخت معاملات.
6. مدیریت اسناد و مدارک: سپس مطمئن می‌شوید که قبل از ذخیره‌سازی، تمام کارهای اداری به درستی و به ترتیب تکمیل شده‌اند – هر چند توصیه می‌کنیم به جای نگهداری چندین دهه داده‌های قدیمی خرید در جعبه‌های بانکدار، یک پلتفرم ذخیره‌سازی دیجیتال با کیفیت پیدا کنید!

چالش‌های رایجی که کسب‌وکارها در حین تدارکات با آن مواجه هستند

 مانند هر چیزی که بیش از دو نفر را شامل می شود، تدارکات چالش های منحصر به فردی را برای شرکت شما ایجاد می کند - به خصوص اگر به مشکلات احتمالی توجه نداشته باشید و به طور فعال برنامه ریزی برای رفع آنها نداشته باشید.

روابط ناهمگام فروشنده و تامین کننده

ویژگی بارز یک ماشین خوب روغن کاری شده در دنیای شرکت ها، روابط جامع و پربار با فروشندگان شما است. هر نقطه تماسی که شرکت شما با یک تامین کننده دارد - مدیریت فاکتور، مدیریت فاکتور و موارد دیگر - فرصتی برای بهبود یا کاهش آن رابطه است.

در نهایت، مدیریت تدارکات با کیفیت راه طولانی را به سمت بالا نگه داشتن کیفیت روابط پیش می‌برد. پس از درخواست اولیه و نصب، گردش کار تدارکات شما ممکن است متداول ترین بخش عملیات شما باشد که فروشنده می بیند. آیا می‌خواهید تأمین‌کننده‌تان با دیدن فیلتر سفارش خرید در پلتفرم خود هیجان‌زده شود یا ترجیح می‌دهید آنها را در حالی که با چرخه تدارکات پیچیده و پیچیده‌ای دیگر مواجه می‌شوند آهی از سر ناامیدی می‌کشند؟ 

در حالی که مدیریت فروشنده فقط یک تجارت خوب است، بالا نگه داشتن کیفیت تدارکات باعث تخفیف، اولین فرصت در فروش ارزش و موقعیت بهتر مذاکره در هنگام تمدید قراردادها می شود. 

تقلب، اتلاف و سوء استفاده

 اگرچه فرآیند تدارکات رسمی بسیاری از تقلب های آشکار در یک محل کار را نفی می کند، طبیعت انسانی (و خطای انسانی) گاهی اوقات باعث اتلاف یا هزینه های بی مورد می شود. گاهی اوقات به این هزینه‌های غیرمجاز نیز گفته می‌شود، که زمانی رایج می‌شود که بررسی‌های کمی روی تهیه‌کنندگان و اقلام سفارش داده شده آنها انجام شود.

مخارج ماوریک، طبیعتاً نتیجه شیوه های ضعیف تدارکات است. وقتی چندین کارمند قدرت خرج کردن کنترل نشده دارند و خارج از مجموعه‌ای از پارامترها کار می‌کنند، می‌توانند به راحتی شروع به خرج کردن یا هزینه کردن اقلام غیرمرتبط با ارائه ارزش به شرکت شما کنند - حتی با بهترین نیت. 

دید و ردیابی

ما نمی‌توانیم آنچه را که اندازه‌گیری نمی‌کنیم بفهمیم، اما شرکت‌هایی که از فرآیندهای تدارکات دستی استفاده می‌کنند، در خطر از دست دادن فرصت‌های جمع‌آوری و ارزیابی داده‌ها برای بهبود کارایی هستند. به همین ترتیب، هرچه مدیران و مدیران اطلاعات کمتری داشته باشند، کمتر می توانند کشتی را به درستی هدایت کنند. 

در عین حال، فرآیندهای ردیابی ضعیف یا تدارکات با دید محدود، خطرات نظارتی و انطباق را به همراه دارد که می‌تواند باعث ایجاد سردرد و دردسر در طول ممیزی شود.

نتیجه

 اگرچه تدارکات می تواند سخت باشد، اما نسل بعدی اتوماسیون مالی فناوری حتی پیچیده ترین گردش کار تدارکات را به سرعت ساده می کند. اگر به دنبال اتوماسیون تدارکات هستید یا می‌خواهید ببینید چه فرصت‌هایی در دسترس است، این پلت‌فرم‌های تدارکات عالی را به یاد داشته باشید:

1. کارمندان، فروشندگان، ذینفعان و مدیریت را در یک جریان کاری واحد متمرکز کنید تا بیشترین دید را داشته باشید.
2. به تجمیع داده‌ها و تجزیه و تحلیل مبتنی بر هوش مصنوعی اجازه دهید تا زباله‌ها را شناسایی کند، گزارش‌هایی تولید کند و به تصمیم‌گیری استراتژیک کمک کند.
3. به اندازه کافی قابل تنظیم هستند تا به شما امکان دهند سیستم را مطابق با صنعت خاص یا الزامات قانونی خود تنظیم کنید و در عین حال به اندازه کافی کاربرپسند باقی بمانند تا همه کارمندان به راحتی یاد بگیرند.
4. در اکوسیستم خود و به همان اندازه مهم، با پشته فروشندگان خود در حین اجرا یکپارچه شوید ورود فروشنده اولیه.
5. حلقه های بازخورد تکراری ایجاد کنید تا گردش کار تدارکات و وضعیت مالی خود را بهبود بخشد.

در حالی که، بله، شما می توان نباید گردش کار تدارکات را به صورت دستی اجرا کنید - به خصوص با توجه به خطرات موجود و سهولت استفاده از پلتفرم های جدید که مراحل فرآیند تدارکات را سریع تر می کند.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/procurement-process/