ستون فقرات نادیده بانکداری: شیرجه عمیق به تطبیق و آشتی

سال گذشته من دو دهه غوطه ور شدن در فناوری اطلاعات، به ویژه در بخش خدمات مالی را جشن گرفتم. در این مدت شاهد تحولات قابل توجهی در بانکداری و فناوری بودم. ظهور شرکت‌های فین‌تک و رویکرد مشتری‌محور آنها، همراه با پیشرفت‌های قابل‌توجه در مهندسی نرم‌افزار مانند روش‌شناسی Agile، میکروسرویس‌ها و محاسبات ابری، چشم‌انداز را تغییر داده است. با این حال، به طرز شگفت انگیزی، عملیات پشتیبانی بسیاری از شرکت های خدمات مالی در این سال ها نسبتا ثابت مانده است و همچنان با رمزگذاری دستی، کارهای تکراری و اتکای زیاد به اکسل.

یک فرآیند به ویژه دستی و در عین حال خودکار در بخش خدمات مالی است تطبیق و آشتی. این فرآیند به اشکال مختلف، یعنی از شناسایی و رسیدگی به مغایرت‌ها (معمولاً به دلیل مشکلات یا شکاف‌هایی در ادغام‌ها رخ می‌دهد) در ادغام‌های master-slave تا تصحیح یا حذف موارد تکراری و به‌روزرسانی‌های نیمه خودکار سیستم‌های عملیاتی با داده‌های منابع خارجی ایجاد می‌شود.

با وجود در دسترس بودن نرم افزار پیچیده (مانند FIS IntelliMatch، Calypso Confirmation Matching، Misys CMS، Temenos T24 Confirmation Matching... اکثر وظایف تطبیق اغلب به راه حل های سفارشی یا دستی متکی هستنداز جمله اکسل یا حتی روش های مبتنی بر کاغذ. اغلب اوقات اتوماسیون نیز مناسب نیست، زیرا تطبیق اغلب در اقدامات یکباره مانند کمپین های بازاریابی، پاکسازی داده ها، همسویی با شرکا ...

درک آشتی بهتر نیاز دارد تشریح اجزای آن، به عبارت دیگر

• با شروع می شود جمع آوری و تبدیل مجموعه داده های متفاوت برای مقایسه. این شامل بازیابی 2 مجموعه داده است که می توانند در قالب های مختلف، ساختارهای مختلف، دامنه های مختلف و با نام ها یا شمارش های مختلف ارائه شوند. داده ها باید تبدیل شوند تا قابل مقایسه باشند و در یک ابزار (مثلاً پایگاه داده یا اکسل) بارگذاری شوند تا به راحتی قابل مقایسه باشند.

• مرحله بعدی تعریف الف است الگوریتم تطبیق دقیق. این می تواند یک کلید منحصر به فرد ساده باشد، اما همچنین می تواند ترکیبی از چندین ویژگی (کلید ترکیبی)، یک قانون سلسله مراتبی (یعنی مطابقت اول با کلید 1، اگر مطابقت نداشت، روی کلید 2 امتحان کنید...) یا یک قانون فازی (اگر کلید باشد) مجموعه داده 1 شبیه کلید مجموعه داده 2 است. تعریف این الگوریتم تطبیق می تواند بسیار پیچیده باشد، اما در توانایی خودکار تطبیق و رسیدن به کیفیت خروجی خوب بسیار مهم است.

• هنگامی که الگوریتم تطبیق تعریف شد، وارد فاز مقایسه. برای مجموعه داده‌های کوچک، این کار می‌تواند بسیار ساده انجام شود، اما برای مجموعه‌های داده بسیار بزرگ، می‌تواند به انواع بهینه‌سازی‌های عملکرد (مانند شاخص‌ها، تقسیم‌بندی، موازی‌سازی...) نیاز داشته باشد تا بتوان مقایسه را در زمان معقولی انجام داد.

• در نهایت، مغایرت های شناسایی شده باید به خروجی های عملی تبدیل شوندمانند گزارش‌ها، ارتباطات با همکاران یا اشخاص ثالث یا اقدامات اصلاحی (مثلاً تولید فایل‌ها، پیام‌ها یا بیانیه‌های SQL برای رفع تفاوت‌ها).

پیچیدگی های تطبیق در خدمات مالی متنوع است. اجازه دهید کاوش کنیم برخی از موارد استفاده معمولی در چشم انداز خدمات مالی:

• اکثر بانک ها دارای یک فایل اصلی اوراق بهادار، تمام اوراق بهاداری را که در موقعیت هستند یا قابل معامله در بانک هستند را توصیف می کند. این فایل باید با بسیاری از برنامه‌ها ادغام شود، اما همچنین باید توسط منابع داده‌ای متعدد، مانند Telekurs، رویترز، بلومبرگ، مودی... تغذیه شود. متأسفانه، یک شناسه منحصر به فرد وجود ندارد که همه اوراق بهادار را توصیف کند. ابزارهای قابل معامله عمومی دارای یک کد ISIN مورد توافق مشترک هستند، اما محصولات خصوصی و فرابورس مانند اغلب مشتقات معمولاً این کد را ندارند. بنابراین بانک‌ها شناسه‌های داخلی اختراع کرده‌اند، از کدهای ISIN جعلی (معمولاً با X شروع می‌شوند) استفاده می‌کنند یا از کلیدهای ترکیبی برای شناسایی منحصربه‌فرد ابزار استفاده می‌کنند (مثلاً برای یک مشتق، این می‌تواند ترکیبی از نماد اوراق بهادار اساسی، قیمت اعتصاب، نوع گزینه و تاریخ انقضا).

• در بانکداری خرد بدیهی است که ضروری است به طور منحصر به فرد یک فرد فیزیکی خاص را شناسایی و مطابقت دهد. با این حال، حتی در کشور توسعه یافته ای مانند بلژیک، گفتن این کار آسان تر از انجام دادن است. هر فرد در بلژیک دارای یک شماره ثبت ملی است، بنابراین به نظر می رسد این گزینه بدیهی برای یک کلید منطبق باشد. متأسفانه، قوانین بلژیک استفاده از این شماره را به موارد استفاده خاص محدود می کند. علاوه بر این، این شناسه برای خارجی ها وجود ندارد و می تواند در طول زمان تغییر کند (به عنوان مثال ساکنان خارجی ابتدا یک شماره ثبت ملی موقت دریافت می کنند که می تواند به قطعی تبدیل شود، یا در صورت تغییر جنسیت، شماره ثبت ملی نیز تغییر می کند). گزینه دیگر استفاده از شماره شناسنامه است، اما برای خارجی ها نیز متفاوت است و هر 10 سال یکبار تغییر می کند. بنابراین، بسیاری از بانک‌ها از قوانین پیچیده‌تری مانند تطبیق بر اساس نام، نام خانوادگی و تاریخ تولد استفاده می‌کنند، اما بدیهی است که این موضوع با انواع مشکلات مانند تکرار، تفاوت‌های املایی و اشتباهات در نام‌ها، استفاده از کاراکترهای خاص در اسامی…

• یک مشکل بسیار مشابه است مطابق با یک شرکت یا به طور خاص یک فروشگاه. در بلژیک، هر شرکت یک شماره شرکت دارد، که مشابه شماره VAT است (بدون پیشوند "BE")، اما این شماره دوباره بسیار ملی است و 1 شماره VAT می تواند چندین مکان داشته باشد (مثلاً چندین فروشگاه). مفهومی از "شماره شاخه" ("vestigingsnummer" در هلندی) وجود دارد، اما این مفهوم چندان شناخته شده نیست و به ندرت استفاده می شود. کد LEI (شناسه اشخاص حقوقی) مشابه وجود دارد که کدی از ترکیب 20 حرف و کد است که به طور منحصر به فرد یک شرکت را در سراسر جهان شناسایی می کند. متأسفانه فقط شرکت‌های بزرگ درخواست کد LEI کرده‌اند، بنابراین برای شرکت‌های کوچک‌تر این واقعاً یک گزینه نیست.
  باز هم تطابق های پیچیده تری اغلب انجام می شود، مانند ترکیبی از شماره مالیات بر ارزش افزوده، کد پستی و شماره خانه، اما بدیهی است که این از ایده آل بودن فاصله زیادی دارد. در جستجوی یک شناسه منحصربه‌فرد و رایج، شناسه Google نیز بیشتر و بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما وابستگی به یک شرکت تجاری ممکن است خطر عملیاتی بزرگی را نیز به همراه داشته باشد.

• مورد جالب دیگر این است مطابقت مجوز و پیام تسویه حساب در پرداخت با کارت VISA. معمولاً یک شناسه منحصر به فرد باید با هر دو پیام مطابقت داشته باشد، اما به دلیل انواع موارد استثنا (مثلاً مجوزهای آفلاین یا مجوزهای افزایشی)، این همیشه صحیح نخواهد بود. بنابراین یک قانون پیچیده‌تر مورد نیاز است که به چندین شناسه نگاه می‌کند، اما همچنین به معیارهای تطبیقی ​​دیگر مانند شناسه خریدار، شناسه تجاری، شناسه پایانه، PAN (شماره کارت)، مهر زمانی و/یا مبلغ نیاز دارد.
  این نوع تطابق در مورد سایر موارد استفاده پرداخت نیز اعمال می‌شود، مانند تطبیق تکمیل پیش مجوز با پیش مجوز قبلی یا بازپرداخت با خرید قبلی.

• یک مورد استفاده مالی که تقریباً به هر کسب و کاری مربوط می شود مطابقت فاکتور و پرداخت. هنگامی که یک شرکت فاکتور صادر می کند، باید بتواند ببیند چه زمانی می توان فاکتور را پرداخت شده در نظر گرفت. این برای حسابداری مهم است، اما همچنین برای دیدن اینکه آیا یادآوری فاکتورهای پرداخت نشده باید ارسال شود یا خیر.
  برای تطبیق منحصر به فرد پرداخت با فاکتور، در بلژیک معمولاً از یک نظر ساختاری در دستورالعمل پرداخت استفاده می شود. این کد منحصر به فرد با رقم چک یک مرجع تطبیق منحصر به فرد ارائه می دهد. متأسفانه، مشتریان اغلب فراموش می‌کنند که نظر ساختاریافته را بگذارند یا از یک نظر اشتباه استفاده کنند (مثلاً کپی/پیست فاکتور قبلی). این به این معنی است که یک شرکت باید یک قانون تطبیق مجدد داشته باشد در صورتی که نظر بدون ساختار گم شده یا اشتباه باشد. معمولاً ترکیبی از مبلغ پرداخت، تاریخ پرداخت، IBAN طرف مقابل و/یا نام طرف مقابل می‌تواند راهی جایگزین برای مطابقت با آن صورت‌حساب‌ها باشد.

همانطور که می بینید تطبیق چندان آسان نیست، اما درک مراحل اولیه می تواند به تطابق بهتر کمک کند. در این میان، با وجود محدودیت‌هایش، اکسل همچنان یک ابزار قدرتمند برای تطبیق (دستی) است. بنابراین الف یادآوری سریع برای همه کسانی که می خواهند تطبیق را در اکسل انجام دهند:

• استفاده کنید VLOOKUP برای انجام تطبیق. VLOOKUP با این حال محدودیت های خاصی دارد، مانند این که اگر مطابقت نداشته باشد خطا می دهد و فقط می توانید در ستون اول جستجو کنید. یک جایگزین قدرتمند استفاده از آن است XLOOKUP، که این محدودیت ها را ندارد.

• اگر شما نیاز به یک کلید جستجوی ترکیبی، یک ستون در مجموعه داده های جستجوی خود با کلید جستجوی ترکیبی اضافه کنید (یعنی ویژگی های مختلف را به هم متصل کنید، به عنوان مثال "#" به عنوان جداکننده) و سپس از VLOOKUP/XLOOKUP برای جستجو در این ستون جدید استفاده کنید.

• برخی از نقاط توجه هنگام استفاده از VLOOKUP:

  • فراموش نکنید که "false" را به عنوان آخرین آرگومان تابع VLOOKUP برای اطمینان از تطابق دقیق اضافه کنید.

  • اطمینان حاصل کنید که فرمت های داده یکسان هستند. به عنوان مثال یک عدد "123" و متن "123" مطابقت ندارند، بنابراین مهم است که ابتدا آنها را به همان فرمت تبدیل کنید. Idem برای شناسه هایی که با 0 های ابتدایی شروع می شوند. اغلب اکسل آن‌ها را به اعداد تبدیل می‌کند، در نتیجه 0‌های اصلی را حذف می‌کند و منجر به تطابق نمی‌شود.

  • از مجموعه داده های بیش از 100.000 ردیف در اکسل استفاده نکنید. مجموعه داده های بزرگتر برای عملکرد و پایداری اکسل مشکل ساز هستند.
    همچنین اگر با VLOOKUP روی مجموعه داده‌های بزرگ کار می‌کنید، می‌توانید حالت محاسبه را در حالت دستی قرار دهید، در غیر این صورت اکسل هر بار که تغییر جزئی در داده‌ها ایجاد می‌کنید، همه VLOOKUP‌ها را دوباره محاسبه می‌کند.

  • VLOOKUP دارای شماره ستون برای بازگشت به عنوان آرگومان سوم است. این عدد هنگام افزودن یا حذف ستون ها به صورت پویا تطبیق داده نمی شود، بنابراین به یاد داشته باشید که هنگام افزودن یا حذف ستون ها را تطبیق دهید.

  • اگر فقط یک مسابقه می خواهید، می توانید از فرمول "=IF(ISERROR(VLOOKUP( ، ,1, نادرست),”بدون منطبق”,”مطابقت”)”

این ترفندها می تواند به شما کمک کند تطابق دستی خود را سرعت بخشید، اما بدیهی است که اتوماسیون واقعی همیشه بهتر است.

تطبیق در خدمات مالی الف است چالش چند وجهی، اما درک مراحل اساسی آن برای بهبود نتایج کلیدی است. در حالی که ابزارهایی مانند اکسل راه حل های موقتی را ارائه می دهند، آینده در اتوماسیون هوشمند نهفته است که می تواند این فرآیندها را به طور قابل توجهی ساده کند. برای کسانی که به دنبال کاوش عمیق تر در پیچیدگی ها یا اتوماسیون هستند، استفاده از ابزارها و پلتفرم های پیشرفته، از جمله راه حل های مبتنی بر هوش مصنوعی مانند ChatGPT، می تواند هم بینش و هم راه حل های عملی را ارائه دهد.

تمام وبلاگ های من را در آن بررسی کنید https://bankloch.blogspot.com/

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://www.finextra.com/blogposting/25297/the-unseen-backbone-of-banking-a-deep-dive-into-matching-and-reconciliation?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs