6 KPI حساب های پرداختنی برای اندازه گیری

6 KPI حساب های پرداختنی برای اندازه گیری

Top 6 Accounts Payable KPIs to measure PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.

کارایی سازمانی خود را با استفاده عملی از شاخص های کلیدی عملکرد مناسب افزایش دهید! 

پیتر دراکر یک بار گفت: "اگر آن را اندازه نگیرید، نمی توانید آن را بهبود ببخشید." 

پیگیری عملکرد بخش حساب‌های پرداختنی شرکت شما به تلاشی بیشتر از ردیابی تعداد فاکتورهایی که تاریخ سررسید آنها گذشته است نیاز دارد! 

یک رویکرد استراتژیک برای مدیریت تیم AP شما می‌تواند کسب‌وکار شما را در معرض طوفانی از فرصت‌های سودآور قرار دهد و در عین حال از مشکلاتی مانند - جریان نقدینگی ضعیف در شرکت، روابط بحث‌برانگیز با تامین‌کنندگان، و منابع درآمد اضافی صفر جلوگیری کند. امروز قصد داریم به شما نشان دهیم که چگونه استفاده از KPI های خاص می تواند در نهایت به تیم AP شما کمک کند تا کارایی خود را افزایش دهد.

KPI چیست؟ 

KPI مخفف عبارت شاخص عملکرد کلیدی است. همانطور که از نام آن پیداست، KPI ها یک شاخص قابل سنجش از عملکرد هر هدف خاص در یک دوره زمانی هستند. 

صاحبان مشاغل و متخصصان آموزش دیده اغلب بین اصطلاحات - شاخص عملکرد کلیدی و معیارها اشتباه می شوند. در اینجا تفاوت این دو وجود دارد: 

شاخص های کلیدی عملکرد تأثیر مثبتی بر نتایج کلی کسب و کار شما دارند. آنها نقشی کلیدی در حمایت از استراتژی کلی کسب و کار شما دارند و آنچه را که برای کمک به رشد کسب و کار در بلندمدت مهم است، بیان می کنند. به عنوان مثال: میانگین زمان صرف شده برای تأیید یک فاکتور و روزهای پرداختنی معوق. 

از سوی دیگر، معیارها ابزاری برای اندازه گیری فعالیت های روزمره در کسب و کار شما هستند که به حمایت از شاخص های کلیدی عملکرد کمک می کنند. آنها به خودی خود معیار مهمی نیستند، اما هنوز هم ممکن است تأثیر جزئی بر تجارت شما داشته باشند. یک مثال از معیارها می تواند - درصد فاکتورهای مستقیم و ROI در اتوماسیون فاکتورها باشد. 

شاخص های عملکرد کلیدی بسیاری وجود دارد که می تواند برای کسب و کار شما مثمر ثمر باشد. در حالی که برخی از کسب و کارها دوست دارند پیشرفت قابل اندازه گیری ماهانه خود را دنبال کنند، برخی دیگر دوست دارند چشم انداز بلندمدت بیشتری داشته باشند. در اینجا برخی از انواع رایج KPI که باید در مورد آنها بدانید آورده شده است: 

عملیاتی: این شاخص‌های کلیدی عملکرد به اندازه‌گیری عملکرد کسب‌وکار شما در بازه زمانی کوتاه‌تر کمک می‌کنند در حالی که عمدتاً بر فرآیند کسب‌وکار تمرکز دارند. مثال: نرخ خطای گزارش مالی، گزارش های تولید شده به ازای هر کارمند. 

پیشرو و عقب ماندگی: شاخص های پیشرو به ردیابی رشد کسب و کار و نتایج آینده کسب و کار شما کمک می کند. در حالی که KPIهای عقب مانده به ردیابی تصمیمات تجاری گذشته شما کمک می کنند. ترکیبی از هر دو می تواند یک استراتژی تجاری عالی را ایجاد کند. مثال: میانگین درآمد هر کاربر. 

عملکردی: برخی از شاخص های کلیدی عملکرد ممکن است با عملکردهای خاصی مانند حسابداری، مالی و غیره مرتبط باشند. مثال: هزینه های حسابداری، گردش حساب های پرداختنی. 

راهبردی: اینها به نظارت بر اهداف تجاری شما در بلندمدت کمک می کنند. مثال: سهم بازار و بازگشت سرمایه.

چرا KPI ها برای تیم های AP حساب های پرداختنی مهم هستند؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند معیاری مهم برای اندازه‌گیری اینکه آیا پیشرفت تیم حساب‌های پرداختنی شما با اهداف کلی کسب‌وکار شرکت شما مطابقت دارد یا خیر. برخی از دلایل مهمی که باعث می شود KPI ها به طور فزاینده ای توسط تیم های AP در سراسر مشاغل مورد استفاده قرار گیرند عبارتند از: 

  1. کاهش عوامل خطر: KPI ها می توانند نقش مهمی در نشان دادن سلامت سازمان شما داشته باشند. در دراز مدت، آنها می توانند به کاهش عوامل ریسک مالی و تبدیل کسب و کار شما به یک کسب و کار سودآور کمک کنند. 
  2. تیم های خود را هماهنگ کنید: اطمینان حاصل کنید که شما و تیم‌های AP شما همیشه در مسیر بسته شدن کتاب آخر ماه قرار دارید، و شما به‌عنوان مدیر می‌توانید ارزیابی کنید که آیا نیاز به افزودن منابع دارید - افراد یا نرم‌افزار برای افزایش عملکرد. 
  3. پیگیری پیشرفت: KPI ها تضمین می کنند که هر کارمند در تیم AP نسبت به پیشرفت خود احساس مسئولیت می کند. این همچنین به مدیران تیم کمک می کند تا کارها را به شیوه ای سیستماتیک تر انجام دهند. 
  4. استراتژی های خود را تنظیم کنید: با سوابق واضحی از اینکه چه چیزی برای کسب و کار مفید است و چه چیزی مفید نیست، می توانید استراتژی های کسب و کار خود را در مسیر درست هدایت کنید و بر اساس آن کار کنید.

نقاط دردناکی که KPI ها می توانند برای تیم AP حل کنند چیست؟

اگر مدیر AP هستید، می‌دانید که مدیریت روابط فروشنده، پیگیری فاکتورها و مدیریت نقدینگی چقدر دشوار است. اکثر شرکت ها تیم AP را به عنوان یک منبع درآمدی اساسی می بینند. 

بخش حساب های پرداختنی یک جزء حیاتی از هر حوزه تجاری را تشکیل می دهد. حتی کوچکترین اشتباه در عملکردهای تجاری که توسط بخش مدیریت می شود می تواند به ضرر شرکت تمام شود. 

شاخص های کلیدی عملکرد می توانند بینش عمیق تری در مورد عملیات کسب و کار ارائه دهند و در نتیجه به دستیابی به راه حل های جامع برای مشکلات کمک کنند. 

برای مثال، یک KPI بالا مانند «میانگین زمان پرداخت» می‌تواند نشان‌دهنده تأخیر در پرداخت‌ها به تأمین‌کنندگان تجاری باشد، زیرا جریان نقدی کافی در شرکت وجود ندارد. بنابراین، این به عنوان یک شاخص کار می کند که مشکلی در تولید درآمد در کسب و کار وجود دارد. 

مثال دیگری که به شما در درک اهمیت KPI برای تیم های AP کمک می کند، تعداد فاکتورهای پردازش شده توسط شرکت است. اگر تعداد فاکتورهای شرکت شما در مقایسه با رقبای شما بیشتر باشد، این بدان معناست که شما با تامین کنندگان بسیار زیادی کار می کنید. بنابراین، شما به نوبه خود تخفیف های شگفت انگیز را از ادغام کسب و کار از دست می دهید. 

به طور مشابه، بسیاری از شاخص‌های پرداخت می‌توانند نشان دهند که کسب‌وکار شما در حال درگیر شدن در اقدامات مخرب AP است. به عنوان مثال، اگر می خواهید پیگیری کنید که تیم شما چقدر هزینه پردازش یک فاکتور دارد، می توانید هزینه هر فاکتور را پیگیری کنید. 

آیا می دانستید که پردازش فاکتورهای کاغذی توسط یک تیم AP تقریباً 25 روز طول می کشد؟ حالا اگر نمی خواهید در این براکت ردیابی بیفتید، می توانید زمان هدایت را دنبال کنید!

KPI های مهم برای ردیابی چیست؟ 

با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد، به اهداف تجاری داخلی و معیار در برابر رقبای تجاری خود برسید! 

1. هزینه حساب های پرداختنی در هر فاکتور 

اگر در مورد محک زدن پیشرفت تیم AP خود با KPIها متقاعد شده اید، اولین KPI که به ذهن شما خطور می کند این است - هزینه پرداختی حساب ها به ازای هر فاکتور. 

اکنون، این یک شاخص عملکرد کلیدی است که می تواند در بین مشاغل و صنایع متفاوت باشد. بنابراین، ارزش هر ثانیه از وقت خود را برای اندازه گیری آن دارد. همانطور که احتمالاً می توانید از نام آن متوجه شوید، هزینه به ازای هر فاکتور برای محاسبه هزینه ای که بخش AP برای پردازش یک فاکتور صرف می کند استفاده می شود. 

با تقسیم کل هزینه های انجام شده توسط بخش با تعداد فاکتورهای پردازش شده در مدت زمان معین اندازه گیری می شود. برای بدست آوردن یک رقم دقیق تر KPI، مهم است که در طول محاسبات خود هزینه های مستقیم و غیرمستقیم را در نظر بگیرید. 

هزینه‌هایی که در طول محاسبات لحاظ می‌شوند: هزینه زیرساخت فناوری اطلاعات و پشتیبانی نرم‌افزار، هزینه تمام کارکنان درگیر در بخش AP، زمان تأییدکننده، و هرگونه هزینه اضافی به‌صورت هزینه تأخیر پرداخت و غیره. 

هزینه بالا برای هر فاکتور می تواند نتیجه ناکارآمدی در خود بخش AP (عمدتاً به دلیل کارهای دستی)، اختلاف نظرهای مکرر با فروشنده در مورد فاکتورها، یا آموزش زیر سطح باشد. 

فرمول = کل هزینه های بخش AP/شماره فاکتورهای پردازش شده 

کل هزینه ها باید شامل هر هزینه پرسنلی و زیرساختی باشد که احتمالاً می توانید به همراه سایر هزینه های سربار فکر کنید. شماره فاکتورها باید شامل تمام فاکتورهای برنامه ریزی شده، پردازش شده و پرداخت شده در بازه زمانی تعیین شده باشد. 

معیار صنعتی: پردازش دستی یک فاکتور برای شما هزینه دارد میانگین از 12 تا 30 دلار. برای برخی از سازمان ها، می تواند تا 40 دلار افزایش یابد. 

2. میانگین زمان پرداخت 

اگر هزینه به ازای هر فاکتور را اندازه می‌گیرید، زمانی را برای اندازه‌گیری میانگین زمان پرداخت تیم AP خود اختصاص دهید! 

برای اندازه گیری این KPI، ابتدا باید کل زمان صرف شده توسط تیم AP برای پردازش فاکتورها را محاسبه کنید. ساعت محاسبه این متریک به محض دریافت فاکتور توسط بخش تا زمانی که فروشنده تعیین شده پرداخت خود را دریافت کند، شروع به تیک تیک زدن می کند. 

هرچه زمان بیشتری برای پردازش یک فاکتور برای تیم AP طول بکشد، KPI هزینه هر فاکتور بیشتر می شود. 

به زبان ساده، هرچه تیم AP شما سریع‌تر در رسیدگی به فاکتورهای گذشته کار کند، زمانی که فاکتورهای جدید می‌رسند عقب‌نشینی کمتری خواهند داشت. میانگین زمان پرداخت هدف در شرکت‌ها عمدتاً بسته به سیاست‌های آنها در رابطه با نگهداری وجه نقد متفاوت است. آنچه در اینجا بسیار مهم است درک این نکته است که این معیار به شما بینشی از جریان نقدی شرکت شما می دهد. 

فرمول = کل زمان صرف شده در هنگام پردازش فاکتورها / تعداد فاکتورهای پردازش شده 

معیار صنعتی: این یک متریک متغیر است و می تواند به طور متوسط ​​بین 3.7 تا 12.2 روز باشد. 

3. میانگین زمان در هر فاکتور

همانطور که می دانید، اگر فاکتورهای خود را به آرامی پردازش کنید، ممکن است کسب و کار شما به جای سودآوری شروع به از دست دادن پول کند. برخی از دلایل اصلی پشت سر گذاشتن میانگین زمان بالا به ازای هر فاکتور پردازش می تواند: 

گردش کار بیش از حد جامع: یک گردش کار بسیار پیچیده فقط برای تیم AP دردسرساز نیست، بلکه برای همه بخش‌هایی که در سراسر جهان کار می‌کنند، دردسرساز است. 

تایید فاکتور با تاخیر: با وجود اینکه فاکتورها در زمان مناسب روی میزهای تجاری مناسب قرار می گیرند، اکثر آنها برای روزها بدون تایید روی میز می نشینند. 

کدنویسی وقت گیر: زمان تاخیر برای پردازش فاکتور به دلیل استفاده از نرم افزار قدیمی یا بررسی مجدد هر مرجع در فاکتور افزایش می یابد. 

میانگین زمان پردازش هر فاکتور نیز به اندازه کسب و کار و حوزه صنعتی آن بستگی دارد. همانطور که تا به حال حدس زده اید، اگر میانگین زمان پردازش یک فاکتور بالا باشد، تیم شما در یک چرخه معیوب از میانگین زمان بالا برای پرداخت و هزینه هر فاکتور گیر می کند. 

فرمول = زمان صرف شده برای کلید زدن + کلید زدن مجدد + بررسی مواد + شناسایی پست های بازرسی مسیر + تأییدیه ها + ارسال + تطبیق + به روز رسانی های ارتباطی. 

معیار صنعت: یک کسب و کار کوچک تا متوسط ​​ممکن است حدود 25 روز طول بکشد تا یک فاکتور به صورت دستی پردازش شود. 

4. تعداد فاکتورهای پردازش شده در روز به ازای هر کارمند AP 

یکی دیگر از KPI حیاتی برای اندازه گیری عملکرد شما و تیم های AP شما، تعداد فاکتورهای پردازش شده در روز به ازای هر کارمند است. این به شما کمک می کند تا نقاط قوت تیم AP خود و همچنین نواحی خاکستری را که آنها نیاز به بهبود دارند را درک کنید. 

زمان صرف شده توسط یک کارمند تیم AP برای پردازش یک فاکتور به طور قابل توجهی بر سایر بخش های تجاری نیز تأثیر می گذارد. تا زمانی که یک فاکتور توسط کارمند در سیستم ERP ثبت نشود، هیچ بخش دیگری نمی تواند پیشرفت های آن را ارزیابی کند. 

سایر مسائل عمده ای که می تواند ناشی از این تاخیر باشد عبارتند از: تخفیف های از دست رفته فروشنده، سوء مدیریت جریان نقدی، اختلال در روابط تجاری و تامین کننده و غیره. 

در اینجا، شما همچنین باید وظیفه پردازشی که توسط هر یک از کارکنان AP انجام می شود را در نظر بگیرید. 

معیار صنعت: یک کارمند متوسط ​​AP تقریباً هر ساعت 5 فاکتور را پردازش می کند. این 42 فاکتور در روز را تشکیل می دهد! 

5. نرخ استثناء فاکتور 

اختلاف در داده‌های فاکتور و سفارش‌های خرید یا گلوگاه در فرآیند تأیید فاکتور می‌تواند منجر به استثنا شود. یک مثال معمولی از استثناء فاکتور زمانی است که خطاهای مسیریابی در پردازش فاکتور وجود دارد یا تأییدیه معلقی وجود دارد. این می‌تواند فرآیند پرداخت فاکتور را به تأخیر بیندازد و حتی می‌تواند منجر به اقدامات مخرب AP مانند پرداخت‌های تکراری شود. 

فرمول = نرخ استثناء فاکتورها/ تعداد فاکتورهای پردازش شده * 100 

معیار صنعت: میانگین صنعتی برای نرخ استثناء فاکتور حدود 24.6٪ است. 

6. % فاکتورهای پردازش شده در شرایط پرداخت (بهینه سازی جریان نقدی) 

این معیار تعداد فاکتورهای تامین کننده را که شرکت به موقع پرداخت کرده است محاسبه می کند. این تعداد فاکتورهایی را که در تاریخ ذکر شده در شرایط فاکتور یا قبل از آن پرداخت می شود ردیابی می کند. یک مقدار پایین برای این معیار می‌تواند نشان‌دهنده خطای پردازش دستی صورت‌حساب، دستورالعمل‌های نامشخص مربوط به فاکتور تامین‌کننده، و آموزش پایین‌تر از کارکنان AP باشد. 

برای اینکه به شما کمک کنیم تا بدون دردسر از KPIهای ذکر شده در بالا استفاده کنید، فهرستی از دستورالعمل ها را تهیه کرده ایم. در اینجا نحوه ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد تیم AP آمده است: 

اهداف تجاری کوتاه مدت و بلند مدت خود را برای نظارت بر اینکه آیا درآمد شرکت شما در حال رشد است یا راکد است، تعریف کنید. 

برای به دست آوردن بینش قدرتمند در مورد نظارت بر KPI، باید به داده های تاریخی و بلادرنگ دسترسی کامل داشته باشید. 

تجسم های صحیح را برای هر معیار تعیین شده انتخاب کنید. می توانید از انواع مختلفی از نمودارها، نمودارها و داشبوردها برای تجسم داده های کسب و کار خود استفاده کنید. سرمایه گذاری در نوآوری های مناسب برای ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد به شما کمک می کند تا تصمیمات تجاری سودآوری بگیرید. 

KPI های منسجمی را برای تکمیل تجسم ها و تعیین معیارهای مناسب انتخاب کنید. با معیارهای KPI انتخابی خود، به ذینفعان اجازه دهید شاخص ها را آزمایش کنند.

چگونه KPI ها را ردیابی می کنید؟ 

برای اینکه به شما کمک کنیم تا بدون دردسر از KPIهای ذکر شده در بالا استفاده کنید، فهرستی از دستورالعمل ها را تهیه کرده ایم. در اینجا نحوه ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد تیم AP آمده است: 

اهداف تجاری کوتاه مدت و بلند مدت خود را برای نظارت بر اینکه آیا درآمد شرکت شما در حال رشد است یا راکد است، تعریف کنید. 

برای به دست آوردن بینش قدرتمند در مورد نظارت بر KPI، باید به داده های تاریخی و بلادرنگ دسترسی کامل داشته باشید. 

تجسم های صحیح را برای هر معیار تعیین شده انتخاب کنید. می توانید از انواع مختلفی از نمودارها، نمودارها و داشبوردها برای تجسم داده های کسب و کار خود استفاده کنید. سرمایه گذاری در نوآوری های مناسب برای ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد به شما کمک می کند تا تصمیمات تجاری سودآوری بگیرید. 

KPI های منسجمی را برای تکمیل تجسم ها و تعیین معیارهای مناسب انتخاب کنید. با معیارهای KPI انتخابی خود، به ذینفعان اجازه دهید شاخص ها را آزمایش کنند.

چگونه اتوماسیون KPI را بهبود می بخشد؟ 

موفقیت داخلی شرکت خود را هدایت کنید و فناوری های پیشرفته را کشف کنید تا به تحکیم کسب و کار شما کمک کند! 

حسابداری یک کار دلهره آور برای چندین کسب و کار است. حتی پس از دور و دور پردازش دستی داده‌ها، به نوعی همیشه داده‌های شرکت بیشتری برای مرتب‌سازی باقی می‌ماند! به همین دلیل است که مشاغل به سمت عصر اتوماسیون پیش می روند. 

با ظهور فناوری، امروزه امکان صرفه جویی در هزینه و بهبود کارایی کسب و کار به طور همزمان وجود دارد. این نه تنها می تواند شما را از برخی وظایف شرکت اداری خلاص کند، بلکه داده های مهم تجاری را در قالب ساختارمندتری در اختیار شما قرار می دهد. 

در اینجا شش دلیل قانع کننده وجود دارد که چرا باید با این روند همگام شوید! 

در وقت خود صرفه جویی کنید: اگر یک مدیر AP هستید، با این که چگونه پردازش دستی کند دردناکی می‌تواند بر KPIهای AP شما تأثیر بگذارد، آشنا هستید. خودکار کردن فرآیند حساب‌های پرداختنی به انجام کارهای روزمره مانند وارد کردن داده‌ها و بررسی فرم‌های خرید با دقت بالاتر و در بازه زمانی کمتر کمک می‌کند. 

پردازش فاکتور بدون خطا: ما انسان ها مستعد خطا هستیم در حالی که هوش مصنوعی مستعد خطا نیست. فرآیندهای خودکار AP منجر به تکرار بی پایان وظایف AP با خطای صفر می شود. 

دسترسی به اسناد دیجیتالی: یکی دیگر از مزایای کلیدی استفاده از یک فرآیند خودکار AP این است که لازم نیست نگران پر کردن مدارک مهم باشید. از طریق اتوماسیون، می‌توانید از همان ابتدا اسناد دیجیتالی ایجاد کنید و با مشکل دنبال کردن، اسکن کردن و ارسال ایمیل سفارش‌های خرید خداحافظی کنید.

اعتبار سنجی داده ها: سیستم‌های ردیابی KPI به شما این قدرت را می‌دهند که از طریق نظارت بر نمودارها و سایر آمار، تغییرات لازم در کسب‌وکار را ایجاد کنید. شما همچنین می توانید پیشرفت کسب و کار خود را از طریق اعتبارسنجی داده ها نمودار کنید. 

افزایش بهره وری: یکی از بزرگترین مزایای خودکارسازی فرآیند AP این است که می توانید خود را از کارهای دستی خسته کننده نجات دهید و روی کارهای مهم تجاری تمرکز کنید. 

دسترسی بهبودیافته: از طریق دیجیتالی کردن، می توانید فرآیندهای AP خود را به فضای ابری ببرید و دیگر نگران ثبت اسناد در کابینت های مناسب نباشید!

اتوماسیون با نرم‌افزارهایی مانند Flow Nanonets آسان است که می‌تواند فرآیند حساب‌های پرداختی سرتاسر را انجام دهد و به شما کمک می‌کند تا 10 برابر بازدهی خود را داشته باشید. می‌توانید فاکتورها، تأیید و فرآیند پرداخت خود را خودکار کنید. داده ها را در زمان واقعی با ERP خود مانند Quickbooks برای تطبیق، نظارت و انجام تجزیه و تحلیل در فرآیند AP خود همگام کنید.

امروز یک دمو با Flow by Nanonets برنامه ریزی کنید:

نتیجه گیری: انتقال سیمی با پی پال

بیاموزید که چگونه به صورت استراتژیک تر به اهداف حساب های پرداختنی خود برسید

اهمیت اتوماسیون برای دیجیتالی کردن فرآیندهای AP تیم AP شما را نمی توان تضعیف کرد. 

قدرت اتوماسیون را با بهبود کارایی تیم خود از طریق مدیریت کارهای دستی خسته کننده و دیجیتالی کردن اسناد مهم تجربه کنید! 

نانوشبکه‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا تیم حساب‌های پرداختنی خود را به‌طور کارآمد مدیریت کنید، به طوری که بتوانید زمان خود را برای هدایت کسب‌وکارتان از جلو صرف کنید! از طریق قدرت یادگیری عمیق، می توانید به راحتی هر داده صنعتی را از هر سندی که می خواهید ضبط کنید! 

کارهای دستی معمولی مانند بایگانی فاکتورها در کابینت ها، اسکن سفارشات خرید و موارد دیگر را خودکار کنید! 

داده ها را از منابع متعدد گرفته و از آنها برای پیشرفت تیم AP خود استفاده کنید! 

دسترسی انحصاری به راه‌حل‌های آگنوستیک الگو داشته باشید که به پیوستن نقاط بین قطعات مختلف اطلاعات کمک می‌کند. 

زمانی را که صرف تعقیب فاکتورها می کنید کاهش دهید و جمع آوری پرداخت خود را خودکار کنید! 

تاخیر در پرداخت فاکتور را کاهش دهید و جریان نقدی خود را افزایش دهید

تمبر زمان:

بیشتر از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین