PDF به QBO - استخراج داده ها از PDF به Quickbooks

مقدمه ای بر کتابهای سریع

از زمان آغاز به کار خود در سال 1983، QuickBooks Intuit روشی را متحول کرد که مشاغل کوچک تا متوسط، کارآفرینان و افراد خوداشتغال وظایف مدیریت مالی خود را انجام می دهند. این نرم افزار حسابداری همه کاره، که هم در نسخه های دسکتاپ و هم به عنوان یک سیستم مبتنی بر ابر موجود است، به یک ابزار جدایی ناپذیر تبدیل شده است که به کاربران امکان می دهد عملیات مالی خود را ساده، ساده و خودکار کنند.

اصل اصلی QuickBooks در توانایی آن در ارائه راه حل های حسابداری جامع نهفته است. در ابتدایی ترین حالت، کاربران از QuickBooks برای مدیریت درآمد و هزینه ها استفاده می کنند. از طریق یک رابط ساده، افراد می توانند تراکنش ها را ثبت کنند، فاکتورها را ردیابی کنند و سلامت مالی کسب و کار خود را نظارت کنند. این نیاز به ثبت دستی دفتر را از بین می برد و حسابداری را حتی برای کسانی که تجربه حسابداری کمی یا بدون تجربه دارند قابل دسترسی است.

Quickbooks در چه چیزی خوب است؟

QuickBooks بسیار بیشتر از ابزارهای حسابداری صرف ارائه می دهد. ویژگی های پیچیده آن به مدیریت صورتحساب ها و حساب های پرداختنی گسترش می یابد. صاحبان مشاغل می‌توانند فروشنده‌ها را راه‌اندازی کنند، صورت‌حساب‌های معوق را ردیابی کنند، و یادآوری‌هایی را برای سررسید پرداخت تنظیم کنند و مطمئن شوند که هرگز پرداختی را از دست نمی‌دهند. با نظارت دقیق بر جریان های نقدی خروجی، کسب و کارها می توانند مخارج خود را بهینه کنند و حاشیه سود سالم تری را حفظ کنند.

یکی از جنبه های حیاتی که QuickBooks در آن می درخشد، عملکرد مدیریت حقوق و دستمزد آن است. کارفرمایان می توانند فرآیندهای حقوق و دستمزد را خودکار کنند، مالیات حقوق و دستمزد را محاسبه و ثبت کنند و اطمینان حاصل کنند که تمام غرامت کارکنان به طور دقیق ثبت و پرداخت می شود. این ویژگی ها زمان و منابع ارزشمندی را آزاد می کند که می تواند به سمت جنبه های استراتژیک تر تجارت هدایت شود.

این نرم افزار همچنین در ایجاد بینش تجاری عملی از طریق عملکرد گزارش دهی قوی خود برتر است. QuickBooks بیش از 50 نوع گزارش از پیش ساخته شده از جمله صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان نقدی را ارائه می دهد. با تجسم داده های مالی خود، کاربران می توانند تصمیمات آگاهانه تری بگیرند و زمینه های بالقوه رشد یا بهبود را شناسایی کنند.

یکی از بزرگترین نقاط قوت QuickBooks قابلیت های یکپارچه سازی آن است. این نرم افزار می تواند با صدها برنامه شخص ثالث مانند PayPal، Square و Shopify ارتباط برقرار کند، بنابراین جریان یکپارچه داده ها را امکان پذیر می کند. این قابلیت همکاری، افزونگی داده ها را از بین می برد و سوابق مالی دقیق و به روز را تضمین می کند.

QuickBooks همچنین با نیازهای در حال رشد مشاغل سازگار است. با رشد یک کسب و کار، الزامات مدیریت مالی آن به طور فزاینده ای پیچیده می شود. QuickBooks به کاربران اجازه می دهد تا خدمات خود را مقیاس بندی کنند و نسخه های پیشرفته تری مانند QuickBooks Premier و Enterprise را ارائه می دهند که ویژگی های خاص صنعت را ارائه می دهند.

قابل ذکر است که QuickBooks همچنین به دلیل استفاده آسان از اپلیکیشن موبایل مورد قدردانی قرار گرفته است. این به کاربران اجازه می دهد تا رسیدها را ضبط و ذخیره کنند، مسافت پیموده شده را پیگیری کنند و فاکتورها را در حال حرکت ارسال کنند. این قابلیت دسترسی تضمین می‌کند که کسب‌وکارها می‌توانند حتی در حال حرکت، امور مالی خود را کنترل کنند.

مجموعه گسترده ای از ویژگی ها و ابزارهایی که QuickBooks ارائه می دهد منجر به پذیرش گسترده آن در صنایع مختلف شده است. از رستوران‌ها گرفته تا خرده‌فروشان، از مشاوران تا پیمانکاران، کسب‌وکارها از QuickBooks استفاده می‌کنند تا خانه مالی خود را مرتب نگه دارند. این دنیای پیچیده و غالباً طاقت فرسا مالی را ساده می کند و آن را قابل مدیریت و قابل درک می کند.

به طور خلاصه، QuickBooks با موفقیت مدیریت مالی را دموکراتیک کرده است. سادگی و تطبیق پذیری آن، آن را به ابزاری قدرتمند در دست میلیون ها کاربر تبدیل کرده است و آنها را قادر می سازد کنترل امور مالی خود را در دست بگیرند. همانطور که کسب‌وکارها به تکامل خود ادامه می‌دهند، QuickBooks نیز به طور مداوم پیشنهادات خود را برای پاسخگویی به چشم‌اندازهای مالی متغیر کاربرانش افزایش می‌دهد.

استخراج داده ها از فایل های PDF و ادغام آن در QuickBooks به طور سنتی برای بسیاری از کاربران یک چالش بوده است. این فرآیند اغلب به ورودی دستی نیاز دارد که می‌تواند زمان‌بر و مستعد خطای انسانی باشد. ماهیت PDF ها به گونه ای است که برای حفظ یکپارچگی طرح و قالب بندی طراحی شده اند و دستکاری و استخراج اطلاعات از آنها را دشوارتر می کند.

انتقال داده‌ها از اسناد PDF مانند فاکتورها، رسیدها یا صورت‌حساب‌های بانکی به QuickBooks شامل باز کردن هر فایل به صورت جداگانه، شناسایی فیلدهای داده مربوطه و وارد کردن دستی آنها در فیلدهای مربوطه در QuickBooks است. این فرآیند آهسته و مستعد خطا، بهره وری را کاهش می دهد و می تواند منجر به عدم دقت در داده های مالی شود. این نادرستی ها می تواند مشکلات قابل توجهی مانند گزارش های مالی نادرست، پرداخت های از دست رفته یا درآمدهای نادرست ایجاد کند.

علاوه بر این، حجم انبوه اسناد مالی که یک کسب و کار در دست دارد می تواند این مسائل را تشدید کند. همانطور که کسب و کارها رشد می کنند، حجم اسنادی که آنها باید پردازش کنند نیز افزایش می یابد. مدیریت این حجم افزایش یافته به صورت دستی می تواند به یک عمل ناپایدار تبدیل شود که زمان و منابع زیادی را مصرف می کند.

علاوه بر این، اسناد PDF استاندارد نیستند. آنها در قالب‌های مختلف، با قرارگیری مختلف فیلدهای داده، وجود دارند که فرآیند استخراج داده‌ها را پیچیده‌تر می‌کند. این عدم استانداردسازی، خودکار کردن فرآیند با استفاده از روش‌های سنتی را دشوار می‌کند و نیاز به راه‌حلی نوآورانه‌تر را ایجاد می‌کند.

ادغام NanoNets با QuickBooks: ساده‌سازی و خودکارسازی استخراج داده‌ها از اسناد

NanoNets راه حلی قوی برای مشکلاتی که در حین استخراج داده ها از PDF به QuickBooks با آن مواجه می شوند، ارائه می دهد. با استفاده از فناوری‌های هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML)، NanoNets می‌تواند فیلدهای داده مربوطه را از انواع فرمت‌های PDF شناسایی و استخراج کند و زمان و منابع مورد نیاز برای ورود داده‌ها را به شدت کاهش دهد.

NanoNets با ادغام QuickBooks خود امکان انتقال یکپارچه داده های استخراج شده را مستقیماً به سیستم QuickBooks فراهم می کند. به طور هوشمند داده ها را از فایل های PDF به فیلدهای مربوطه در QuickBooks نگاشت می کند و نیازی به وارد کردن دستی داده ها را از بین می برد. نتیجه کاهش قابل توجهی در زمان صرف شده برای ورودی داده و کاهش قابل توجهی در خطاهای ورود داده است.

علاوه بر این، NanoNets می‌تواند حجم بالایی از اسناد را مدیریت کند، که آن را به یک راه‌حل ایده‌آل برای کسب‌وکارهای در حال رشدی تبدیل می‌کند که حجم زیادی از داده را مدیریت می‌کنند. توانایی آن برای یادگیری و تطبیق با فرمت‌های مختلف اسناد، یک لایه کارآمدی اضافی می‌افزاید و تضمین می‌کند که می‌تواند با طرح‌بندی‌های PDF مختلف کنار بیاید.

ادغام همچنین ایجاد گردش کار اسناد خودکار را تسهیل می کند. هنگامی که یک سند دریافت می‌شود، به‌طور خودکار توسط NanoNets پردازش می‌شود، داده‌ها استخراج می‌شوند و سپس بدون دخالت انسانی در QuickBooks پر می‌شوند. این گردش کار نه تنها فرآیند را سرعت می بخشد، بلکه یکپارچگی و صحت داده های مالی را نیز تضمین می کند.

در اصل، ادغام NanoNets با QuickBooks نحوه مدیریت اسناد مالی کسب‌وکارها را تغییر می‌دهد. با ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیند استخراج داده‌ها از فایل‌های PDF، NanoNets به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا بیشتر بر روی وظایف استراتژیک تمرکز کنند و کمتر بر روی ورود دستی داده‌ها تمرکز کنند و به بهره‌وری کلی و کارایی مدیریت مالی کمک کند.

نگاهی به این نسخه ی نمایشی بیندازید تا ادغام Quickbooks Nanonets را در عمل ببینید.

[محتوای جاسازی شده]

نمونه هایی از ادغام Quickbooks نانو شبکه

اینها چند نمونه از نحوه استفاده از Nanonets Quickbooks Integration برای ایجاد گردش کار اسناد خودکار است.

1. ارسال داده ها به QuickBooks Workflow

بیایید مثال ارسال اطلاعات فاکتور به QuickBooks را در نظر بگیریم. فرض کنید کسب و کار شما یک فاکتور تامین کننده در قالب PDF دریافت می کند. فاکتور حاوی فیلدهای داده های مهم مانند شماره فاکتور، تاریخ، نام تامین کننده، توضیحات اقلام، مقادیر، قیمت واحد و مبلغ کل است. با ادغام NanoNets QuickBooks:

1. فاکتور در پلتفرم NanoNets آپلود می شود.
2. NanoNets از الگوریتم های مبتنی بر هوش مصنوعی خود برای شناسایی و استخراج تمام فیلدهای داده مربوطه از فاکتور استفاده می کند.
3. سپس داده های استخراج شده به طور خودکار به QuickBooks منتقل می شود.
4. QuickBooks با استفاده از داده های پر شده، فاکتور تامین کننده جدیدی ایجاد می کند.

این گردش کار یکپارچه تضمین می کند که سیستم QuickBooks شما همیشه با آخرین فاکتورها به روز است، بدون نیاز به ورود دستی اطلاعات.

2. گردش کار تطبیق دو طرفه

در یک فرآیند تطبیق دو طرفه، سفارشات خرید با فاکتورها مطابقت داده می شود تا از صحت اطمینان حاصل شود. برای این گردش کار:

1. شما هم سفارش خرید و هم فاکتور تامین کننده را در NanoNets آپلود می کنید.
2. NanoNets داده‌های مربوطه را از هر دو سند استخراج می‌کند، مانند شماره سفارش/فاکتور، جزئیات تامین‌کننده و جزئیات اقلام خط.
3. سپس این دو مجموعه داده را از نظر اختلاف مقایسه می کند.
4. هرگونه عدم تطابق برای بررسی شما پرچم گذاری می شود.

این گردش کار فرآیند حساب های پرداختنی را ساده می کند و تضمین می کند که شما فقط برای کالاها یا خدمات دریافت شده طبق سفارش خرید پرداخت می کنید.

3. گردش کار اتوماسیون حساب های پرداختنی

برای حساب های پرداختنی، گردش کار می تواند چیزی شبیه به:

1. فاکتورهای دریافتی از تامین کنندگان در NanoNets آپلود می شوند.
2. NanoNets داده های فاکتور مربوطه را استخراج کرده و به QuickBooks ارسال می کند.
3. QuickBooks از این داده‌ها برای ایجاد یک صورت‌حساب جدید استفاده می‌کند، که سپس برای پرداخت بر اساس شرایط فاکتور برنامه‌ریزی می‌شود.
4. پس از پرداخت، وضعیت در QuickBooks به روز می شود و NanoNets این وضعیت به روز شده را واکشی می کند.

این گردش کار خودکار تضمین می کند که تمام صورتحساب های تامین کننده به موقع پرداخت می شوند، روابط با تامین کنندگان را بهبود می بخشد و خطر تاخیر در پرداخت را از بین می برد.

نتیجه

در نتیجه، دوران ورود دستی داده ها و چالش های مرتبط با استخراج داده ها از PDF به QuickBooks به طور موثر توسط ابزارهای نوآورانه ای مانند NanoNets برطرف می شود. ترکیبی از قابلیت‌های حسابداری قوی QuickBooks و تکنیک‌های استخراج داده‌های پیشرفته مبتنی بر هوش مصنوعی NanoNets، تحول قابل‌توجهی در شیوه‌های مدیریت مالی ایجاد کرده است.

یکپارچه‌سازی NanoNets QuickBooks فرآیند ارسال، واکشی و جستجوی داده‌ها را به‌طور خودکار و ساده می‌کند و جریان‌های کاری اتوماسیون حساب‌های پرداختنی و تطبیق دوطرفه کارآمد را ممکن می‌سازد. با پر کردن یکپارچه QuickBooks با داده‌های استخراج‌شده از اسناد PDF، کسب‌وکارها اکنون می‌توانند از یک گردش کار ساده، صرفه‌جویی در زمان و منابع ارزشمند و کاهش قابل توجه خطاهای انسانی لذت ببرند. این سطح جدید از اتوماسیون به کسب و کارها اجازه می دهد تا بیشتر بر تصمیمات استراتژیک و کمتر بر روی ورود دستی داده ها تمرکز کنند و در نتیجه بهره وری و کارایی عملیاتی را افزایش دهند.

چه ارسال داده‌های صورت‌حساب، تولید گزارش‌ها، تأیید پرداخت‌ها، یا خودکار کردن کل فرآیند پرداخت‌پذیر حساب‌ها، ادغام NanoNets با QuickBooks یک راه‌حل کاربرپسند، دقیق و کارآمد را تضمین می‌کند. از آنجایی که کسب‌وکارها به پذیرش تحول دیجیتال در عملیات مالی خود ادامه می‌دهند، ترکیب قدرتمند NanoNets و QuickBooks نقطه عطفی در سفر به سمت مدیریت مالی هوشمندتر، خودکار و کارآمدتر است.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• EVM Finance. رابط یکپارچه برای امور مالی غیرمتمرکز دسترسی به اینجا.
• گروه رسانه ای کوانتومی. IR/PR تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/pdf-to-qbo-data-extraction-from-pdfs-to-quickbooks/