10 بهترین نرم افزار مدیریت اسناد در سال 2022

دفاتر در سراسر جهان بدون کاغذ می شوند. سیستم های مدیریت اسناد جایگزین اتاق های پر از اسناد تجاری شده اند. علاوه بر این، مزایایی مانند اتوماسیون هوشمند، خطاهای کمتر، صرفه جویی بیشتر، امنیت افزایش یافته و موارد دیگر را به همراه دارد.

و به سرعت در حال رشد است.

بازار نرم افزارهای مدیریت اسناد در حال حاضر در سال 5.5 به 2022 میلیارد دلار می رسد و قرار است تا سال 16.4 به 2029 میلیارد دلار افزایش یابد. ٪۱۰۰ CAGR.

بیایید ببینیم که چگونه می‌توانید با مدیریت اسناد کارآمد، به روند بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار خود بروید. در این مقاله به 5 نرم افزار مدیریت اسناد برتر در بازار می پردازیم. سازمان‌های پیشرو از ابزارهای DMS ذکر شده در زیر برای خودکارسازی فرآیندهای مبتنی بر کاغذ و افزایش امنیت اسناد، نمایه‌سازی و پردازش کلی اسناد استفاده می‌کنند.

در صورت کمبود زمان، در اینجا 5 توصیه برتر نرم افزار مدیریت اسناد در سال 2022 و نحوه مقایسه آنها با یکدیگر آورده شده است:

---

مدیریت اسناد چیست؟

مدیریت اسناد فرآیندی است برای ساده‌سازی ضبط، ردیابی، استخراج، تأیید، تأیید، و ذخیره اسنادی مانند تصاویر، ایمیل‌ها، اسناد word، PDF و سایر قالب‌های اسناد مرتبط با تجارت.

مدیریت اسناد همه چیز را در چرخه عمر سند در بر می گیرد - از نسل تا دور ریختن.

---

نرم افزار مدیریت اسناد چیست؟

نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) یک نرم افزار اتوماسیون هوشمند است که تمام جنبه های چرخه عمر سند را با اتوماسیون گردش کار، مانند ایجاد، ضبط، استخراج داده، طبقه بندی، تأیید، تأیید، اصلاح، همگام سازی پایگاه داده، ذخیره سازی و امنیت، خودکار می کند.

سیستم مدیریت اسناد با ویژگی‌هایی مانند برچسب‌گذاری سند، جستجوی متن کامل (این به شما امکان می‌دهد فایل‌ها را با جستجوی کلمات کلیدی جستجو کنید) و امکانات ذخیره‌سازی دسترسی مبتنی بر نقش، یافتن و کار با فایل‌هایتان را آسان‌تر می‌کند.

با این حال، این چیزی بیش از ذخیره سازی اسناد است. پایگاه داده شما را سازماندهی می کند، کارهای دستی مانند ورود داده ها را خودکار می کند، بهره وری کارمندان را بهبود می بخشد و گزارش های فعالیت را برای ممیزی ها حفظ می کند.

---

ویژگی هایی که هنگام انتخاب سیستم مدیریت اسناد باید به آنها توجه کرد

هنگام جستجوی یک سیستم مدیریت اسناد به این ویژگی ها توجه کنید:

• ورودی سند – آیا می توانید به طور خودکار اسناد را از چندین منبع ضبط کنید؟
• نمایه سازی اسناد - آیا می توانید اسناد را به طور خودکار مرتب کنید؟
• جستجوی سند - آیا می توانید اسناد را با استفاده از کلمات کلیدی جستجو کنید؟
• پردازش اسناد - آیا می توانید داده ها را با استفاده از OCR از اسناد استخراج کنید؟
• اتوماسیون گردش کار – آیا می توانید از گردش کار برای خودکارسازی پردازش اسناد استفاده کنید؟
• امنیت اسناد - آیا اسناد در فضای ذخیره سازی امن نگهداری می شوند؟ آیا دسترسی مبتنی بر نقش دارید؟
• سفارشی سازی – آیا می توانید گردش کار و فرآیندها را سفارشی کنید؟
• ادغام - آیا با ابزارهای تجاری که استفاده می کنید یکپارچه می شود؟
• میزبانی انعطاف پذیر – آیا می توانید گزینه های ذخیره سازی داخلی یا ابری را انتخاب کنید؟

---

5 نرم افزار برتر مدیریت اسناد در سال 2022

#1. نانو شبکه ها

Nanonets یک نرم افزار مدیریت اسناد مبتنی بر هوش مصنوعی با OCR قدرتمند داخلی، گردش کار بدون کد و ذخیره سازی ایمن است. نانوشبکه‌ها می‌توانند تمام فرآیندهای سند مانند ضبط اسناد، استخراج داده‌ها، تأیید اسناد، جستجوی اسناد، بایگانی اسناد و موارد دیگر را خودکار کنند. می توانید اسناد خود را با دسترسی مبتنی بر نقش و گزینه های میزبانی انعطاف پذیر کنترل کنید.

نانوشبکه ها مدیریت اسناد را با گردش کار اسناد سفارشی بدون کد، ادغام بیش از 5000 و نرم افزار OCR پیشرفته ساده می کند.

مزایا

• به راحتی اسناد را از منابع داده مانند Gmail، درایو، Outlook و موارد دیگر ضبط کنید.
• گردش کار خودکار برای ضبط، دیجیتالی کردن، تأیید و ذخیره اسناد
• گردش کار تأیید برای دریافت تأییدیه در مورد همه اسناد پرچمدار
• ادغام آسان با بیش از 5000 برنامه از طریق API و Zapier
• مدل های OCR API از پیش آموزش دیده برای استخراج اطلاعات از اسناد
• استخراج داده ها از سوابق با دقت بیش از 95٪
• رابط کاربری آسان - نحوه استفاده از آن را در 30 دقیقه یا کمتر یاد بگیرید
• قالب ها و گزینه های سفارشی سازی آسان
• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش
• پشتیبانی 24 × 7

منفی

• گزینه های تولید سند وجود ندارد
• برای امضای الکترونیکی اسناد قابل استفاده نیست

---

#2. هادل

Huddle یک سیستم مدیریت اسناد آنلاین را برای سازمان‌ها ارائه می‌کند تا یک مرکز آنلاین برای مدیریت همکاری، بازبینی، تأییدیه‌ها و بحث‌ها بر روی یک پلت فرم امن ایجاد کنند.

مانند فضای ذخیره‌سازی آنلاین درایو Google، می‌توانید برای افزایش امنیت فایل‌های خود را به‌طور یکپارچه به اشتراک بگذارید، دسترسی محدودی به آن‌ها ارائه دهید یا ایمن کنید. Huddle همچنین طرح‌های پولی را ارائه می‌کند که فضای ذخیره‌سازی اضافی، افزونه‌هایی مانند برنامه‌های تلفن همراه، قابلیت‌های ویدئو کنفرانس و غیره را فراهم می‌کنند.

مزایا

• آسان برای استفاده و یادگیری
• نسخه سازی اسناد
• ذخیره سازی اسناد ابری امن
• گزینه های اشتراک گذاری آسان فایل برای کاربران خارجی
• فرآیند سوار شدن آسان
• ادغام آسان با Microsoft Office Suite

منفی

• ویژگی های همکاری می تواند بهبود یابد
• ویژگی‌های با امنیت بالا مانند احراز هویت ۲ مرحله‌ای وجود ندارد.

---

#3. Alfresco One

نرم افزار مدیریت اسناد Alfresco One برای مدیریت محتوا سازمانی. می توان از آن به عنوان یک سرویس مبتنی بر ابر یا نصب در محل استفاده کرد. این نرم افزار امکان مدیریت کارآمد محتوای سازمانی با جستجوی اسناد سازمانی، ذخیره سازی ایمن، پردازش اسناد OCR و تجزیه و تحلیل اسناد هوشمند را فراهم می کند.

مزایا

• ذخیره سازی اسناد و ویژگی های اشتراک گذاری عالی
• بسیاری از گزینه های سفارشی سازی
• موارد استفاده پیچیده و گسترده.

منفی

• رابط کاربری خیلی شهودی نیست.
• راه اندازی مشکل است
• تشخیص گردش کار پیچیده است.

---

#4. OpenKM

OpenKM یک سیستم مدیریت اسناد همه‌جانبه است که تمامی جنبه‌های مدیریت اسناد، همکاری، توزیع و ذخیره‌سازی را در یک پلتفرم ترکیب می‌کند. نرم افزار مدیریت اسناد سازمانی امکان کنترل کامل بر محتوای سازمانی را فراهم می کند، امنیت را با گزارش های دقیق فعالیت افزایش می دهد و جریان اسناد را با خودکارسازی حفظ می کند.

مزایا

• پلتفرم DMS غنی از امکانات
• برای افراد غیر فنی خوب است
• یکپارچگی آسان
• آپتایم عالی
• در تمام اسناد به روز شده، ویروس ها را اسکن می کند

منفی

• UI دارای تاریخ است
• OCR همیشه دقیق نیست

---

eFileCabinet

eFileCabinet یک نرم افزار مدیریت اسناد و مدارک مبتنی بر ابر در سطح سازمانی برای مشاغل کوچک و متوسط ​​است. eFileCabinet به شما امکان می دهد تمام اسناد کاغذی، ایمیل ها، فاکتورها، قراردادها و سایر اطلاعات مهم خود را در یک مکان مدیریت کنید.

مزایا

• الگوهای ساختار پوشه
• کشیدن و رها کردن سازنده گردش کار
• ذخیره سازی امن فایل

منفی

• فرآیند سوار شدن طولانی مدت
• از تغییرات انبوه پشتیبانی نمی کند
• گاهی عقب می افتد

---

در اینجا چند سیستم مدیریت اسناد دیگر وجود دارد که نیاز به ذکر ویژه دارند:

اسناد Google

Google Docs یک نرم‌افزار مدیریت اسناد رایگان است که می‌توان از هر کجا به آن دسترسی داشت، و آن را به انتخابی ایده‌آل برای فریلنسرها و مشاغل کوچکی تبدیل می‌کند که از راه دور با مشتریان در سایر نقاط جهان کار می‌کنند. به عنوان پاداش، Google Docs OCR می تواند تصاویر را به متن قابل ویرایش تبدیل کند.

مایکروسافت شیرپوینت

شیرپوینت به سازمان ها کمک می کند اسناد را به اشتراک بگذارند، افراد را به هم متصل کنند و فرآیندهای سند را ساده کنند. شیرپوینت مشابه گوگل درایو است، جایی که کارمندان می توانند با هم همکاری کرده و فهرستی داخلی از اسناد را برای دسترسی آسان حفظ کنند. می توانید مایکروسافت شیرپوینت را با آن ترکیب کنید Microsoft Power Automate و استفاده کنید گردش کار اسناد خودکار.

تیم دیدگاه

Viewpoint Team یک سیستم مدیریت اسناد قدرتمند برای متخصصان ساخت و ساز است. این تنها راه حلی است که ابزار مورد نیاز شما را فراهم می کند مدیریت پرونده از ابتدا تا انتها، از جمله گردش کار مشترک با مشتریان، بررسی ایمن و تایید فرآیندهای مربوط به اسنادو کنترل حقوق دسترسی.

Odoo

Odoo یک نرم افزار منبع باز ERP و CRM با ماژول سیستم مدیریت اسناد رایگان برای متخصصان امور مالی است. Odoo به سازمان ها این امکان را می دهد که با دیجیتالی کردن اسناد، خودکارسازی فرآیندهای اسناد و ادغام یکپارچه با سایر برنامه های Odoo، یک بخش حسابداری بدون کاغذ داشته باشند.

دوکمی

Dokmee یک نرم افزار مدیریت اسناد است که به شما امکان می دهد اسناد، ایمیل ها و سایر فایل های مهم خود را ذخیره، سازماندهی و به اشتراک بگذارید.

---

بهترین سیستم مدیریت اسناد برای تجارت شما در سال 2023 کدام است؟

ما ویژگی‌های مهم پنج نرم‌افزار مدیریت اسناد را که در مقاله بالا ذکر شد، ترسیم کرده‌ایم تا انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت اسناد را برای کسب و کار و نیازهای شما آسان کنیم. به عکس فوری نگاه کنید، نسخه آزمایشی رایگان را امتحان کنید، نیازهای خود را ترسیم کنید و بهترین ابزار را انتخاب کنید.

با توجه به عکس فوری، Nanonets بهترین نرم افزار مدیریت اسناد است. در حالی که نانو شبکه ها قابلیت تولید سند ندارند، می توانید از ادغام آسان با مجموعه Google برای تولید سریع اسناد استفاده کنید. Nanonets همچنین یک آزمایش رایگان و راه اندازی حساب رایگان با کمک مهاجرت ارائه می دهد.

پس از Nanonets، OpenKM بهترین سیستم مدیریت اسناد بعدی است. این یک نرم افزار ERM منبع باز است. مورد استفاده برای مدیریت اسناد به متخصصان امور مالی محدود می شود و یک آزمایش رایگان به مدت 15 روز ارائه می دهد.

---

نانو شبکه ها به عنوان سیستم مدیریت اسناد شما

[محتوای جاسازی شده]

Nanonets یک نرم افزار با کاربری آسان است که برای شروع استفاده نیازی به آموزش یا تنظیمات شدید ندارد. در اینجا، ما فهرست می کنیم که چرا باید Nanonets را به عنوان نرم افزار مدیریت اسناد خود در نظر بگیرید.

هوشمند ضبط داده ها:

کسب و کارها اسناد زیادی مانند فرم ها، فاکتورها، رسیدها، سفارش‌ها و غیره. نانوشبکه‌ها به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا اطلاعات مربوطه را از این اسناد دیجیتالی کرده و با استفاده از آن استخراج کنند. هوشمند OCR API.

گردش کار خودکار:

سرعت فرآیندهای تجاری را با خودکارسازی تمام مراحل دستی، مانند جمع آوری اسناد، تسریع کنید. تایید سند, تطبیق 3 طرفه، تاییدیه ها و موارد دیگر.

داشبوردهای بلادرنگ:

از داشبوردهای هزینه برای نظارت بر مخارج خود، هزینه های برچسب گذاری شده و درک روندهای زمان واقعی استفاده کنید. KPIهای مربوطه مانند فاکتورهای %STP، %فاکتورهای پرداخت شده و غیره را با داده‌های Nanonets نظارت کنید.

گزینه های میزبانی Cloud & On-Premise:

گزینه میزبانی را انتخاب کنید که مطابق با نیاز شما باشد.

یکپارچگی:

ادغام آسان ضروری است. شما نمی توانید پشته فناوری خود را برای قرار دادن یک نرم افزار تغییر دهید. Nanonets به راحتی با تمام نرم افزارهای شما یکپارچه می شود ادغام Zapier و API. نانو شبکه ها با Xero، Quickbooks، SAP و غیره یکپارچه می شوند.

قالب ها و مدل های سفارشی:

با نانوشبکه‌ها، می‌توانید از گردش‌های کاری از پیش تعریف‌شده مانند فاکتورها، بارنامه‌ها، سفارش‌های خرید یا حساب‌های پرداختنی استفاده کنید یا حالت هوش مصنوعی سفارشی خود را ایجاد کنید.

قیمت گذاری شفاف:

Nanonets یک سیاست قیمت گذاری شفاف 499 دلار در ماه و 0.1 دلار برای اسکن سند دارد. هیچ هزینه پنهانی برای هیچ مشتری وجود ندارد.

نتیجه

با افزایش تحول دیجیتال، زمان آن فرا رسیده است که در یک سیستم مدیریت اسناد برای کسب و کار خود سرمایه گذاری کنید. این کار بیشتر از دیجیتالی کردن فایل ها انجام می دهد. یک سیستم مدیریت اسناد جریان اسناد را در سازمان ساده می کند و یک لایه امنیتی اضافی برای اسناد تجاری فراهم می کند. مزایای مدیریت اسناد به سازمان ها اجازه می دهد تا رقابتی و سازنده بمانند.

با این وجود، انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت اسناد برای کسب و کار شما نیاز به درک عمیقی از نیازهای شرکت شما و نوع DMS دارد. بنابراین مطمئن شوید که گزینه های خود را بررسی کرده و آنها را خودتان امتحان کنید.

بخش پرسش و پاسخ