اگر در خدمات مالی کار می کنید، به احتمال زیاد سازمان شما نوعی راه حل ضبط تلفن همراه را در اختیار دارد. اگرچه برخی از شرکت‌ها الزاماً الزام قانونی برای ضبط ارتباطات سیار ندارند، اما بسیاری از آنها به هر حال به عنوان یک موضوع انتخاب می‌کنند.
بهترین عمل
با این حال، برای درصد زیادی از شرکت‌ها، ضبط تماس‌ها و پیام‌های تلفن همراه برای سالها یک واقعیت ضروری زندگی بوده است. و همانطور که جریمه‌های اخیر در ایالات متحده نشان داده است، تنظیم‌کننده‌ها موضع سخت‌تری نسبت به استفاده بدون نظارت از پیامک و سایر پیام‌ها اتخاذ کرده‌اند.
پلتفرم های پیام رسانی موبایل
این مقاله کوتاه کمی پیشینه در مورد تکامل ضبط صدای تلفن همراه ("MVR") ارائه می دهد و پنج رویکرد متفاوتی را که ما به مشتریان خود برای ضبط، بایگانی و نظارت بر ارتباطات سیار برای انطباق با آنها ارائه می دهیم، تشریح می کند.
FCA، MiFID II، SEC، CFTC، FINRA و سایر الزامات نظارتی.
تولد ضبط تماس تلفن همراه
ضبط تماس تلفن همراه در خدمات مالی بریتانیا از سال 2011 آغاز شده است، زمانی که FSA (اکنون FCA) به طور رسمی معافیت تلفن همراه را از الزامات ضبط تلفن خود حذف کرد. همه شرکت ها تحت تأثیر قرار نگرفتند. اما آنهایی که بودند نسبتا داشتند
چند گزینه
فناوری ضبط موبایل در مراحل ابتدایی خود بود و تنها تعداد کمی از تامین کنندگان در بازار وجود داشت. هزینه های بالا و همچنین مسائل فنی مانند تاخیرهای طولانی، قطع تماس ها و تخلیه باتری، اغلب مانعی برای پذیرش می شوند. در آن روزهای اولیه،
بسیاری از شرکت ها تصمیم گرفتند استفاده از تلفن های همراه را برای تجارت شرکت ممنوع کنند.
سایر شرکت‌ها با هم متحد شدند تا با تنظیم‌کننده‌ها لابی کنند تا معافیت تلفن همراه را بازگردانند، یا حداقل منتظر بمانند تا این فناوری به بلوغ برسد، اما فریاد آنها بر گوش‌هایشان نشست. با این حال، جامعه RegTech می‌دانست که راه‌حل‌های موجود سخت هستند و
غیر قابل اعتماد. با تداوم رگولاتورها بر موضع خود، بهبودهایی لازم بود.
MiFID II و گسترش راه حل های ضبط موبایل
همانطور که راه حل های ضبط سازگاری تلفن همراه در طول سال های بعد بالغ شدند و سیستم های جدید در دسترس قرار گرفتند، پذیرش نیز رشد کرد. رگولاتور اروپایی ESMA، MiFID II را در سال 2018 معرفی کرد، همچنین دامنه الزامات ضبط تلفن همراه را به شدت افزایش داد.
رقابت بین فروشندگان RegTech شدید بود، همه با چنگ و دندان می جنگیدند تا بخشی از این بازار جدید و دست نخورده را ببرند.
هنگامی که کووید در پایان سال 2019 شیوع پیدا کرد و جهان را در طی دو سال بعد در قرنطینه قرار داد، شرکت‌ها بار دیگر برای اعمال اقدامات ثبت جدید به چالش کشیده شدند. شرکت‌هایی که بر سیستم‌های تلفنی قدیمی تکیه می‌کنند دریافتند که کارمندانشان
در حال حاضر مجبور به استفاده از تلفن همراه برای برقراری ارتباط. برای بسیاری، این به این معنی بود که برای اولین بار باید یک ارائه دهنده ضبط تلفن همراه پیدا کنند - تا آن زمان، کارکنان همیشه از تلفن های اداری ضبط شده استفاده می کردند.
کسانی که قبلاً خدمات صوتی خود را به ابر منتقل کرده بودند، خوش شانس تر بودند. اما با ملاقات‌های رو در رو نیز خارج از پنجره، و افزایش چشمگیر ابزارهای ارتباطی یکپارچه مانند MS Teams و Zoom برای جلسات ویدیویی و همکاری، تنظیم شده است.
شرکت ها مجبور شدند راه هایی برای ثبت این موارد نیز بیابند.
در همین حال، هشدارهای شدید FCA، پس از یک سال یا بیشتر مسامحه، روشن کرد که شرکت‌ها اکنون زمان کافی برای اعمال کنترل‌های انطباق جدید در اختیار دارند و انتظار می‌رود ارتباطات کارکنان را از راه دور نظارت کنند، به همان میزان موثر.
آنها در یک محیط اداری.
بسیاری از شرکت ها تنها در حال حاضر اقداماتی را برای رفع این شکاف انطباق به کار می گیرند. افزایش گسترده استفاده از تلفن همراه از سال 2020، از جمله استفاده از برنامه های پیام رسانی مانند واتس اپ و وی چت، به این معنی است که برای بسیاری از شرکت ها، تلفن های همراه اصلی ترین آنها بوده است.
وسایل ارتباطی. این باعث شده است که شرکت ها برای اولین بار راه حل MVR را به کار گیرند یا راه حل بلندمدت تری برای جایگزینی سیستم های ضبط که در شروع همه گیری عجولانه پیاده سازی شده بودند بیابند.
با معرفی مقررات FCA Consumer Duty در جولای 2023، و بدون شک سایر مقررات و اصلاحات جدید بعد از آن، به نظر می رسد الزام ضبط تلفن های همراه گسترش یابد. بنابراین، چه گزینه های موجود است؟ کدام رویکرد
آرشیو کردن صدا و پیامک موبایل برای کسب و کار شما مناسب است؟ بیایید به پنج روش قابل اعتماد برای انجام این کار نگاه کنیم…
1. راه حل های ضبط موبایل مبتنی بر شبکه
برای شرکت‌های مستقر در بریتانیا که دستگاه‌های تلفن همراه شرکتی را برای کارمندان خود صادر می‌کنند، ضبط مبتنی بر شبکه اغلب راه واضحی است. با توجه به اینکه همه تماس‌ها و پیامک‌ها به‌طور پیش‌فرض به صورت ایمن در سطح شبکه ضبط می‌شوند، نیازی به تغییر رفتار کاربران نیست.
و هیچ خطری برای "فراموش کردن" کاربران برای فعال کردن ضبط وجود ندارد. همه چیز ضبط می شود، مهم نیست.
با این حال، همه شبکه ها این را ارائه نمی دهند. خدمات MVR Vodafone معمولاً فقط برای مشتریان بزرگتر در دسترس است. در همین حال، ضبط بر روی O2 می تواند گران باشد، با هزینه های بالا. در حالی که ما می توانیم ضبط مبتنی بر شبکه O2 را نیز ارائه دهیم، شبکه EE از Kerv's استفاده می کند
پلت فرم ضبط خود را دارد و گزینه ای قابل اعتماد و مقرون به صرفه را برای شرکت هایی که به دنبال راه حلی قوی برای ضبط انطباق برای ناوگان تلفن همراه خود هستند ارائه می دهد و 50 درصد از بانک های پیشرو ردیف 1 بریتانیا به آن اعتماد دارند.
با این حال، یک نکته مهم این است که آیا سازمان شما در حال حاضر با شرکت دیگری قرارداد بسته است یا خیر. اگر ارائه‌دهنده شبکه تلفن همراه فعلی شما خدمات ضبط ارائه نمی‌دهد، باید به سرویسی بروید که ارائه می‌کند. اگر هنوز قرارداد دارید،
این همیشه به معنای پرداخت هزینه های خاتمه زودهنگام است.
به همین دلیل، برخی از شرکت ها دریافتند که گزینه های دیگر ممکن است حداقل در کوتاه مدت مناسب تر باشند.
2. راه حل های ضبط موبایل مبتنی بر برنامه
ضبط مبتنی بر برنامه مسلماً انعطاف‌پذیرترین رویکرد را برای شرکت‌هایی که به دنبال ضبط تماس‌ها و پیام‌های تلفن همراه هستند، ارائه می‌کند. محصولات ضبط موبایل مبتنی بر برنامه روی دستگاه‌های اپل و اندروید کار می‌کنند و شبکه‌ای ناشناس هستند، به این معنی که نیازی به شرکت‌ها نیست.
تغییر شبکه تلفن همراه این همچنین به این معنی است که آنها به کارکنان مستقر در بریتانیا محدود نمی شوند.
به طور معمول، راه حل های مبتنی بر برنامه به یک شماره تلفن مجازی، متفاوت از شماره سیم کارت دستگاه مرتبط می شوند. تماس‌های برقرار یا دریافت‌شده از طریق برنامه ضبط می‌شوند، در حالی که تماس‌های برقرار یا دریافت‌شده از طریق شماره‌گیر اصلی تلفن، با استفاده از شماره سیم‌کارت دستگاه، ضبط می‌شوند.
ثبت نشده باقی بماند
اگرچه این برای شرکت‌هایی ایده‌آل است که کارکنان از موبایل شخصی خود برای کار استفاده می‌کنند (کاربران «دستگاه خود را بیاورید»، یا «BYOD»)، این گاهی اوقات برای سازمان‌هایی که تلفن‌های شرکت صادر می‌کنند، نگران‌کننده است. اگر کارمندان برنامه را دور بزنند و از برنامه بومی استفاده کنند چه می شود
شماره گیر به جای برقراری تماس های تجاری ضبط نشده، عمدی یا ناخواسته؟
با این حال، راه هایی برای جلوگیری از این اتفاق وجود دارد. یکی از روش های رایج این است که فقط برنامه شماره گیر بومی گوشی را به یک پوشه یا صفحه نمایش دیگر در دستگاه منتقل کنید. این کار باعث می‌شود کاربران به اشتباه تماس‌های ضبط‌نشده‌ای نکنند، اما واضح است که متوقف نمی‌شود
آنها این کار را از روی عمد انجام می دهند. اگرچه می توانید استدلال کنید که اگر آنها می خواستند ضبط را دور بزنند، فقط می توانستند از یک تلفن دیگر استفاده کنند…
روش دیگر این است که سیم کارت زیرین را با یک سیم کارت فقط داده جایگزین کنید و به کاربر چاره ای جز استفاده از برنامه ضبط شده نمی دهد. این یک راه‌حل مؤثر است، اما به این معنی است که تلفن تنها به داده‌های تلفن همراه (4G یا WiFi) برای ساخت و ساز متکی خواهد بود.
دریافت تماس - لزوماً مشکلی نیست، اما اگر کارکنان شما وای‌فای ضعیفی داشته باشند یا به مکان‌هایی با پوشش داده سلولی ضعیف سفر کنند، می‌تواند محدودیت‌هایی ایجاد کند.
3. راه حل های ضبط موبایل مبتنی بر سیم کارت
بسیار شبیه به راه حل های مبتنی بر شبکه، ضبط مبتنی بر سیم کارت بسیاری از مزایا و معایب مشابه MVR شبکه را دارد - تماس ها و متن ها به طور خودکار بدون هیچ گونه "مداخله کاربر" ضبط می شوند، اما اعداد هنوز باید از حالت موجود دور شوند.
شبکه می باشد.
تفاوت اصلی بین ضبط مکالمات تلفن همراه مبتنی بر شبکه و سیم کارت در این است که راه حل های ضبط مبتنی بر سیم کارت از MVNO (اپراتورهای شبکه مجازی موبایل) به جای حامل های شبکه اولیه استفاده می کنند که اغلب در کشورهای مختلف حضور دارند. این یعنی
آنها می توانند توسط سازمان هایی با دفاتر بین المللی که در آن کارمندان نیاز به ثبت نام دارند، مستقر شوند.
با این حال، این هزینه دارد. بسیاری از راه‌حل‌های MVR مبتنی بر سیم‌کارت، هزینه‌های استفاده از داده‌های بسته‌ای بسیار گران‌قیمت را به همراه دارند، با خطر شوک قبض قابل‌توجهی هنگام رومینگ در برخی کشورها. این موضوع معمولاً در بریتانیا، اتحادیه اروپا و
ایالات متحده، اما شرکت هایی که کارکنان آنها به خارج از این مناطق سفر می کنند باید این را در نظر داشته باشند.
4. راه حل های ضبط موبایل مبتنی بر دستگاه
ضبط تماس تلفنی و اس ام اس را می توان در سطح دستگاه نیز فعال کرد، اما این به تلفن های اندرویدی محدود می شود (اپل می تواند مانند آن خنده دار باشد). پس از نصب نرم افزار بر روی گوشی، تماس ها و پیامک ها به صورت محلی بر روی دستگاه ضبط شده و به
آرشیو ضبط شرکت تعیین شده اگر پس از پایان تماس تلفن، داده 4G یا سیگنال WiFi نداشته باشد، به محض اینکه یکی در دسترس باشد، ضبط ارسال خواهد شد.
با وجود رواج دستگاه‌های اپل در جامعه مالی، گاهی اوقات این گزینه نادیده گرفته می‌شود ("به هیچ وجه نمی‌توانیم معامله‌گران خود را وادار کنیم که آیفون‌های خود را کنار بگذارند"). با این حال، این مزیت را دارد که مستقل از شبکه است و نه
نیاز به هر گونه تغییر در رفتار کاربر - تماس ها و پیامک ها با استفاده از عملکرد شماره گیر/پیامک بومی، دقیقاً مطابق معمول ارسال می شوند.
5. راه حل های ضبط موبایل مبتنی بر ابر
از آنجایی که کسب‌وکارهای بیشتری خدمات صوتی خود را به فضای ابری منتقل می‌کنند و زیرساخت‌های قدیمی PABX داخلی را با سیستم‌های تلفن میزبانی‌شده و پلت‌فرم‌های ارتباطی یکپارچه (از جمله تیم‌های مایکروسافت) جایگزین می‌کنند، ضبط تماس مبتنی بر ابر به طور فزاینده‌ای تبدیل می‌شود.
رویکرد مردمی
اگرچه این یک راه حل کاملاً "ضبط تلفن همراه" نیست، زیرا از شماره تلفن ثابت استفاده می کند و پیامک ارائه نمی دهد، این گزینه چندین مزیت کلیدی دارد و راه دیگری برای ضبط ارتباطات از طریق دستگاه های تلفن همراه فراهم می کند. برای بسیاری از شرکت ها، در حال تغییر است
محیط کار در چند سال گذشته نیز باعث تغییر در عادات شده است.
با کار ترکیبی و از راه دور، استفاده از سیستم‌های تلفن ابری برای برقراری و دریافت تماس، مانند پلتفرم Voxivo پرچم‌دار Kerv یا تیم‌های مایکروسافت، برای بسیاری از شرکت‌ها عادی شده است. کارمندان عادت دارند از شماره دفتر موجود خود استفاده کنند
از هر کجا با اتصال داده، از هر دستگاهی ... از جمله تلفن همراه خود تماس بگیرید و دریافت کنید.
با توجه به اینکه کارکنان قبلاً به استفاده از برنامه تلفن همراه سیستم تلفن مبتنی بر ابر شرکت خود عادت کرده اند و با رابط کاربری آن، خواه MS Teams یا هر PBX میزبان دیگری آشنا هستند، ادامه استفاده از آن به صورت روزانه مانند تنفس طبیعی است.
این سیستم ها را می توان به راحتی به یک سرویس ضبط مطابق با FCA و MiFID II متصل کرد تا همه تماس ها را ضبط و بایگانی کند. در مورد Teams، این حتی می‌تواند برای ضبط جلسات ویدیویی، چت فوری، اشتراک‌گذاری فایل و اشتراک‌گذاری صفحه نمایش (برای هر کاربر) گسترش یابد.
که نیاز به ضبط دارند – آنهایی که ندارند، نباید باشند).
با استفاده از این فناوری‌ها که در بسیاری از موارد قبلاً از آنها استفاده می‌کنند و با آن آشنا هستند، شرکت‌ها می‌توانند کارکنان خود را راضی و سازگار نگه دارند و در عین حال هزینه‌های استقرار سیستم‌های ضبط تلفن همراه سنتی و منابع را نیز از بین ببرند.
برای مدیریت آنها لازم است.
همچنین، از آنجایی که Microsoft Teams یک پلتفرم جهانی است، این گزینه مزیت اضافی ارائه یک راه حل جهانی واحد را برای سازمان هایی که دفاتر در سراسر جهان دارند، دارد.
نتیجه
با گزینه های بسیار زیادی که ارائه می شود، انتخاب راه حل مناسب ضبط تماس تلفن همراه برای تجارت شما می تواند کاری گیج کننده و وقت گیر باشد. کار با یک شریک فناوری مستقل و بی طرف، با سالها تجربه در ثبت انطباق
فضا، می‌تواند کل فرآیند را آسان‌تر و سریعتر کند و به شما کمک کند از خطر اشتباهات پرهزینه و بالقوه مخرب شهرت جلوگیری کنید.
