چگونه قبوض را سازماندهی کنیم؟ - 3 راه برای ردیابی آسان صورتحساب ها

صورتحساب ها بخشی اجتناب ناپذیر از زندگی هستند. چه یک تجارت، یک شغل آزاد یا یک فرد حقوق بگیر باشید، مطمئناً قبض هایی خواهید داشت. با بار بیش از حد صورتحساب، مطمئناً برخی از آنها را از دست خواهید داد و فراموش خواهید کرد.

موثر مدیریت قبض با سازماندهی بهتر شروع می شود، بنابراین هرگز یک صورت حساب مهم را از دست نمی دهید. اما چگونه صورتحساب ها را به طور موثر سازماندهی کنیم؟ چه طور باید شروع کرد؟ و بهترین روش ها برای پیگیری آسان صورتحساب ها چیست؟

ما در مورد سه راه برای سازماندهی صورتحساب‌های خود صحبت خواهیم کرد تا در صورت نیاز همیشه آنها را در دسترس داشته باشید.

---

چرا باید صورتحساب ها را سازماندهی کنید؟

وقتی یک فرد مجرد دارید که تعداد کمتری قبض را مدیریت می کند، مدیریت آن آسان است. اما، با افزایش صورت‌حساب‌ها، اشتباهاتی رخ می‌دهد. در اینجا دلایلی وجود دارد که باید مدیریت قبوض را جدی بگیرید:

از دست دادن تاریخ سررسید و مبالغ: ردیابی چند قبض، تاریخ و مبالغ آنها یک کار خسته کننده است. و اگر پرداخت ها را از دست دادید، ممکن است مجبور شوید مبلغ اضافی بپردازید.

امتیازات اعتباری مخرب: پرداخت به موقع صورتحساب به امتیاز اعتباری شما مرتبط است. یک فرورفتگی در اینجا می تواند هزینه زیادی برای شما داشته باشد.

نگهداری سوابق پرداخت: برای یک کسب‌وکار، حفظ سوابق مالی پرداخت‌ها، فاکتورها، صورت‌حساب‌ها و موارد دیگر بسیار مهم است تا مطابقت داشته باشد. در طول ممیزی، باید داده های دقیق و قابل اعتماد ارائه کنید. صورت‌حساب‌های مفقود می‌تواند سیگنال اشتباهی ارسال کند و منجر به ممیزی‌های شدیدتر شود.

بودجه ریزی ناکارآمد: صورت‌حساب‌ها ایده‌ای درباره روند هزینه‌ها می‌دهند و به شما کمک می‌کنند بودجه خود را در مقابل هزینه‌هایتان زیر نظر داشته باشید. عدم مدیریت قبوض می تواند منجر به از دست دادن مسیر بودجه شود.  

جدای از اینها، سازماندهی قبوض می تواند به شما در مقابله با سرقت هویت، مدیریت سوابق مالی و اطمینان از پرداخت به موقع صورتحساب کمک کند.

---

3 راه برای سازماندهی صورتحساب ها مانند یک حرفه ای!

این وبلاگ در مورد این سه راه برای سازماندهی صورتحساب ها بحث خواهد کرد. این روش ها در ترتیب افزایش دقت، کارایی و قابلیت اطمینان قرار می گیرند.

• صورتحساب ها را به صورت دستی سازماندهی کنید
• دیجیتالی کردن صورتحساب ها و مرتب کردن آنها در دسکتاپ
• خودکارسازی سازمان صورتحساب با گردش کار خودکار

---

صورتحساب ها را به صورت دستی سازماندهی کنید

سازماندهی صورتحساب ها به صورت دستی شامل استفاده از پوشه ها و کابینت های کاغذی برای طبقه بندی هزینه ها است. برای مثال، می‌توانید پوشه‌ای با عنوان «هزینه‌های سرگرمی» ایجاد کنید تا تمام صورت‌حساب‌های مربوط به سرگرمی‌ها مانند شام، گردش‌های تیمی و غیره را ذخیره کنید.

برای سازماندهی دستی صورتحساب ها می توانید این مراحل را دنبال کنید:

• صورت‌حساب‌های خود را بر اساس تاریخ سررسید مرتب کنید و صورت‌حساب‌های دریافتی را بر اساس دسته‌بندی هزینه‌ها دسته‌بندی کنید.
• یک سیستم بایگانی برای قبوض خود ایجاد کنید. برای هر دسته بندی از پوشه ها یا کابینت ها استفاده کنید.
• برای پیگیری پرداخت‌ها و سررسیدها، از صفحه گسترده کاغذی یا اکسل استفاده کنید و مبلغ صورت‌حساب، تاریخ سررسید، وضعیت پرداخت و دسته را یادداشت کنید.
• یادآوری‌ها را روی دستگاه تلفن همراه خود تنظیم کنید تا پرداخت قبض را فراموش نکنید.
• پرداخت ها را در سررسید انجام دهید و وضعیت پرداخت را برای هر صورتحساب به روز کنید.
• صورتحساب های پرداخت شده را در یک فایل یا بایگانی جداگانه ذخیره کنید تا برگه ردیابی صورتحساب فعال شما قابل مدیریت باشد.
• این روند ماهانه را تکرار کنید تا صورتحساب های خود را منظم و تحت کنترل نگه دارید.

مزایا:

• این یک روش ساده است.
• هر کسی می تواند این مراحل را برای نگهداری صورتحساب ها در یک مکان دنبال کند.

منفی:

• تلاش دستی زیادی لازم است.
• شناسایی روند هزینه ها چالش برانگیز است.
• رسیدها می توانند به راحتی گم شوند یا آسیب ببینند.

---

دیجیتالی کردن قبوض و مرتب سازی آنها به صورت دیجیتالی

دیجیتالی کردن قبوض می تواند به کاهش خطر آسیب رساندن یا مفقود شدن صورتحساب ها کمک کند. این مراحل را برای سازماندهی قبوض به صورت دیجیتال دنبال کنید:

• اولین قدم دیجیتالی کردن قبوض است. می توانید با استفاده از تلفن خود از قبوض خود عکس بگیرید.
• VOUS استفاده pouvez aussi یک برنامه اسکنر صورتحساب برای استخراج داده ها از صورتحساب و دیجیتالی کردن صورت حساب ها به طور موثر.
• تصاویر اسکن شده را روی دسکتاپ خود آپلود کنید.
• پوشه‌ها را بر اساس دسته هزینه ایجاد کنید و صورت‌حساب‌ها را در پوشه‌های تعیین‌شده آپلود کنید.
• برای شناسایی سریع هر صورتحساب، مانند نوع و تاریخ، از یک قرارداد نامگذاری فایل استفاده کنید.
• صورت‌حساب‌های دیجیتال را بر اساس دسته‌ها یا سررسیدها در زیرپوشه‌ها سازماندهی کنید.
• می توانید این کار را روی دسکتاپ یا یک سیستم آنلاین مانند Google Drive، Sharepoint یا موارد دیگر انجام دهید.
• اکنون، از صفحه گسترده یا ابزارهای مدیریت مالی برای پیگیری تاریخ سررسید قبض، وضعیت پرداخت و مبالغ استفاده کنید.
• برای اطمینان از پرداخت به موقع صورتحساب، یادآورهای خودکار را تنظیم کنید.
• از صورتحساب‌های دیجیتال خود در یک سرویس ابری امن برای محافظت در برابر از دست دادن داده‌ها پشتیبان بگیرید.

مزایا:

• دسته بندی و پیگیری پرداخت ها و انجام تجزیه و تحلیل مالی آسان تر است.
• ذخیره سازی صورتحساب ها به صورت دیجیتالی خطر از دست دادن یا آسیب رساندن به صورت حساب ها را از بین می برد.

منفی:

• ذخیره سازی اطلاعات مالی به صورت دیجیتالی می تواند نگرانی هایی را در مورد امنیت داده ها ایجاد کند.
• برای هر صورتحساب جدیدی که وارد می شود باید کل تمرین را انجام دهید.
• شما باید چندین نسخه پشتیبان ایجاد کنید تا اطمینان حاصل کنید که داده ها را از دست نمی دهید.  

---

خودکارسازی سازمان صورتحساب با گردش کار خودکار

گردش کار خودکار یک راه عالی برای حذف کارهای دستی در سازماندهی صورتحساب ها است. اکثر وظایف سازمان صورتحساب مبتنی بر قانون هستند، به این معنی که می توان آنها را به راحتی کدگذاری کرد.

بستر های نرم افزاری مانند نانوت می تواند به شما کمک کند سازمان صورتحساب را با استفاده از گردش کار بدون کد خودکار کنید، طبقه بندی اسنادو ذخیره سازی ابری ایمن. در اینجا یک گردش کار مدیریت خودکار صورتحساب در Nanonets به نظر می رسد:

• صورتحساب دریافتی با استفاده از گزینه های آپلود سند به طور خودکار در شبکه های نانو آپلود می شود.

• سپس صورت‌حساب به مدل OCR هدایت می‌شود، جایی که داده‌های مربوطه مانند مبلغ صورت‌حساب، تاریخ سررسید، آدرس پرداخت، شرایط پرداخت و موارد دیگر استخراج می‌شوند.

• حال در مراحل بعدی چندین اتفاق می افتد:

1. داده های صورتحساب در صورت داشتن هر گونه خطا به درستی قالب بندی می شوند. به عنوان مثال، قالب تاریخ، حروف بزرگ، یا حذف کاراکترهای خاص.
2. تغییر نام صورتحساب بر اساس مبلغ صورت‌حساب، دسته هزینه و موارد دیگر.
3. بر اساس داده های صورتحساب، صورتحساب به دسته های هزینه های مناسب طبقه بندی می شود.
4. در صورت بروز هرگونه خطا، یک گردش کار تایید فعال می شود که صورتحساب ها را برای بررسی دستی برای شما ارسال می کند.
5. همچنین می‌توانید برای اطمینان از عدم پرداخت هزینه اضافی، داده‌های صورت‌حساب را با صورت حساب بانکی خود مطابقت دهید.

مزایا:

• فرآیند بدون خطا و قابل اعتماد
• ایجاد می کند مسیرهای ممیزی به صورت خودکار.
• بدون خطر از دست دادن، آسیب رساندن یا فراموش کردن صورتحساب برای پرداخت به موقع.
• اتوماسیون باعث صرفه جویی زیادی در زمان، تلاش و هزینه می شود.

منفی:

• برای تنظیم گردش کار باید یک بار تلاش کنید. [تیم متخصص ما می تواند به شما در تنظیم گردش کار کمک کند.]

---

چرا از نانو شبکه ها برای سازماندهی صورتحساب ها استفاده کنیم؟

[محتوای جاسازی شده]

Nanonets یک نرم افزار OCR مبتنی بر هوش مصنوعی با بدون کد پیشرفته است اتوماسیون گردش کار و پلتفرم پرداخت جهانی با نانوشبکه‌ها، می‌توانید هر فرآیند دستی را با گردش‌های کاری مبتنی بر قانون خودکار کنید.

نانو شبکه ها نرم افزار OCR یکی از بهترین های موجود در بازار است. می تواند داده ها را از هر سندی استخراج کند. پی دی اف، تصاویر، اسناد دست نویس، اکسل، ورد و غیره با دقت 95% و 10 برابر سریعتر از روش دستی.

جدای از آن، می‌توانید از نانوشبکه‌ها برای استخراج داده‌ها از اسناد، طبقه‌بندی اسناد، استفاده از پایگاه داده استفاده کنید تایید مدارک، انجام دادن غنی سازی داده ها وظایف، و صادرات داده ها به فرمت ها و پایگاه داده های مختلف.

امکانات بی پایان هستند.

در اینجا چند دلیل برای در نظر گرفتن نانو شبکه ها وجود دارد:

• به طور خودکار اسناد را از چندین منبع مانند Gmail، Drive، SharePoint، دسکتاپ و غیره آپلود کنید.
• طبقه بندی اسناد دریافتی با طبقه بندی اسناد.
• تطبیق اسناد عالی برای آسان تایید سند.
• استخراج داده ها از هر سند در کمتر از 15 دقیقه
• برای انجام بهبود داده، گردش کار سفارشی را تنظیم کنید، اتوماسیون تایید، و بیشتر.
• ذخیره سازی امن اسناد و بایگانی اسناد.
• ادغام یکپارچه برای همگام سازی داده ها با بیش از 5000 نرم افزار.
• رابط کاملاً قابل تنظیم بدون کد.
• کمک رایگان مهاجرت
• 7 روز آزمایشی رایگان
• مدیر موفقیت مشتری اختصاصی.
• کنترل دسترسی مبتنی بر نقش
• پشتیبانی 24 × 7

در اینجا نگاهی اجمالی به آنچه که نانو نت ها می توانند انجام دهند و بیشتر آورده شده است:

بیش از 30,000 کاربر از نانوشبکه ها برای خودکارسازی بیش از 30 میلیون فرآیند سند استفاده می کنند. نانوشبکه‌ها برای کسب‌وکارهایی که به دنبال بهینه‌سازی فرآیندهای اسناد خود با یک پلتفرم قوی، ایمن و بدون کد هستند، بهترین گزینه است.

آیا مورد استفاده خاصی در ذهن دارید؟ با تیم ما تماس بگیرید بنابراین ما می توانیم در مورد استفاده شما به شما کمک کنیم.

---

ادامه مطلب:

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• پلاتوبلاک چین. Web3 Metaverse Intelligence. دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/