سفارش فروش در مقابل فاکتور: تفاوت های کلیدی، نقش و انواع

پیگیری فروش از ابتدا تا انتها به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا سطوح موجودی مناسب را حفظ کنند، بهترین تاکتیک‌های جریان نقدی را اجرا کنند و اطمینان حاصل کنند که مشتریان محصولات مناسب را دریافت می‌کنند. از آنجایی که بیشتر کسب‌وکارها چندین فروش را به طور همزمان زیر نظر دارند، ثبت یک رکورد دقیق از هر مرحله در طول مسیر بسیار مهم است.

صرف نظر از نوع کسب‌وکار، صنعت عامل یا حتی منطقه، کسب‌وکارها به سفارش‌های فروش و فاکتورها متکی هستند تا اطمینان حاصل کنند که هر فروش به درستی انجام می‌شود، پرداخت دریافت می‌شود و دنباله کاغذی وجود دارد. با این حال، سفارشات فروش و فاکتورها یکسان نیستند. در واقع، آنها برای اهداف کاملا متفاوت استفاده می شوند. هر دو به یک اندازه مهم هستند، اما درک تفاوت بین یک سفارش فروش و یک فاکتور کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که کسب و کار شما از هر دو سود می برد. 

در سطح بالا، سفارش فروش حرف اول را می زند. این سندی است که زمانی ایجاد می‌شود که مشتری تمایل خود را برای خرید چیزی ابراز می‌کند و با تیم فروش شما برای توافق بر سر یک جدول زمانی تحویل کالا یا خدمات موجود در سفارش فروش همکاری می‌کند. پس از ارسال سفارش، تیم حساب های دریافتنی شما فاکتوری را برای مشتری ارسال می کند تا وجوهی را که برای سفارش بدهکار است جمع آوری کند.

مهم نیست که فرآیند فروش شما چگونه به نظر می رسد، به احتمال زیاد با یک سفارش فروش شروع می شود و با یک سفارش به پایان می رسد. فاکتور پرداخت.

سفارش فروش چیست؟

اگر فروشنده یا فروشنده هستید، تیم شما پس از ابراز علاقه مشتری برای خرید، یک سفارش فروش ایجاد می کند. معمولاً مشتری از طریق الف ابراز علاقه می کند سفارش خرید. سفارش فروش دریافت سفارش را تایید می کند، جزئیات را نهایی می کند و به عنوان یک سند منبع برای تیم های فروش داخلی و سیستم های ردیابی فروش در هنگام تکمیل هر فروش عمل می کند.

یک سفارش فروش به اطلاعات دقیق نیاز دارد، بنابراین اگر از قبل تمام اطلاعات مورد نیاز مشتری را ندارید، تیم شما ممکن است برای تکمیل سفارش فروش به ورودی های مشتری سفارش دهنده نیاز داشته باشد. اطلاعاتی که در سفارش فروش گنجانده شده است عبارتند از: 

• نام شرکت شما
• اطلاعات تماس شرکت شما
• اطلاعات مشتری (نام، اطلاعات صورتحساب، آدرس)
• توضیحات محصول یا خدماتی که به فروش می رسد
• مقدار کالا یا خدمات موجود در فروش
• قیمت کالا یا خدمات
• هزینه تحویل، حمل و نقل و مالیات
• هزینه کل سفارش

انواع مختلفی از سفارشات فروش وجود دارد که کسب و کار شما ممکن است از آنها استفاده کند. بسته به موقعیت یا چشم انداز فروش، بسیاری از مشاغل از هر 4 مورد زیر به طور منظم استفاده می کنند:

سفارش فروش نقدی

هنگامی که مشتری سفارش می دهد، محصول را تحویل می گیرد و به صورت نقدی پرداخت می کند، از سفارش فروش نقدی استفاده می شود. چون مشتری نقدی پرداخت می کند، وجود ندارد حساب های دریافتنی ورود مرتبط با معامله خرید مشتری مستقیماً بر حساب های نقدی شما تأثیر می گذارد و تحویل بلافاصله انجام می شود.

سفارش فروش عجله

اگر مشتری یک جدول زمانی تحویل غیرعادی سریع درخواست کند، سفارش فروش عجله در داخل مورد استفاده قرار می گیرد. تیم فروش شما می‌تواند این نوع سفارش‌های فروش را به‌عنوان اولویت بالا علامت‌گذاری کند تا از تکمیل به موقع آن‌ها مطمئن شود. مشتری ممکن است بسته به شرایط، کالا را تحویل بگیرد یا هزینه اضافی برای تحویل سریع آن بپردازد. پس از تحویل محصول، تیم AR شما فاکتوری برای مشتری ارسال می کند تا پرداخت را دریافت کند.

قرارداد زمانبندی

در شرایطی که مشتری مقدار مشخصی از محصولات تحویل شده را در تاریخ‌های مختلف درخواست می‌کند، یک توافق‌نامه زمان‌بندی می‌تواند ابزاری عالی برای ثابت نگه داشتن هر تحویل جداگانه باشد. اگر مشتری 10 ویجت در یک هفته، 5 ویجت در دو هفته و 7 ویجت در سه هفته بخواهد، همه این تراکنش‌ها می‌توانند بر اساس یک توافق زمان‌بندی انجام شوند که پس از تحویل به‌روزرسانی می‌شود. 

سفارش فروش شخص ثالث

در برخی موارد، به ویژه برای مشاغل کوچک، زمانی که کسب و کار شما کالا یا خدمات را مستقیماً به مشتریان تحویل نمی دهد، از سفارش فروش شخص ثالث استفاده می شود. در عوض، آنها را به شخص ثالث ارسال می کنید فروشنده که سپس مرحله نهایی تحویل به مشتری را کامل می کند.

فاکتور چیست؟

هنگامی که فروشندگان یا فروشندگان یک سفارش فروش را تکمیل می کنند و محصول مورد توافق را تحویل می دهند، سپس یک سفارش تولید می کنند فاکتور و آن را برای مشتری ارسال کنید تا وجه کالا یا خدمات تحویل شده را دریافت کند. یکی از مراحل نهایی در فرآیند فروش، ارسال فاکتور شروع به پرداخت مشتری و جمع آوری پول نقد، دو جزء حیاتی برای حفظ سلامت کسب و کار شما می شود. امروزه معمولا فاکتورها به صورت الکترونیکی ارسال و فراخوانی می شود فاکتورهای الکترونیکی.

فاکتور دارای اکثر اطلاعاتی است که سفارش فروش دارد، اما شامل موارد زیر نیز می شود: 

· شرایط پرداخت
· تخفیف های پرداخت زودهنگام
· شماره PO
· شماره فاکتور
· هزینه تأخیر در پرداخت
· اطلاعات پرداخت برای ACH، سیم، یا پرداخت های EDI

همانطور که چندین سفارش فروش در موقعیت های مختلف استفاده می شود، انواع فاکتورهای مختلف نیز اغلب در معاملات تجاری استفاده می شود.

پیش فاکتور

معمولاً فاکتورها به عنوان درخواست های پرداخت قراردادی در نظر گرفته می شوند، اما الف پیش فاکتور کاربرد یکسانی ندارد زمانی استفاده می‌شود که فاکتور تجاری در دسترس نباشد و می‌توان آن را به‌عنوان «پیش فاکتور» در نظر گرفت. هنوز هم شامل تفکیک هزینه است، اما بیشتر تخمینی است که مشتری می تواند برای مرجع استفاده کند.

هنگام صادرات کالا به ایالات متحده، گمرک ایالات متحده نیاز دارد که یک پیش فاکتور به سفارش پیوست شود تا مشخص شود چه چیزی در سراسر خطوط کشور ارسال می شود. 

فاکتور موقت

اگر یک پروژه بزرگ یا سفارش چند قسمتی وجود دارد که باید به چندین پرداخت یا مرحله تقسیم شود، یک فاکتور موقت مفید است. به جای منتظر ماندن تا پایان پروژه برای ارسال یک فاکتور بزرگ، می توان از فاکتورهای موقت برای جمع آوری پرداخت های افزایشی در طول مسیر استفاده کرد. از طرف فروشنده، صورت‌حساب‌های موقت به کاهش چالش‌های جریان نقدی کمک می‌کنند و از طرف خریدار، پرداخت‌ها را به مبالغ قابل کنترل‌تری تقسیم می‌کنند. این برعکس است شبکه چندین فاکتور در یک پرداخت

فاکتور نهایی

رایج ترین نوع فاکتور مورد استفاده، فاکتور نهایی است. این یکی از ساده ترین انواع فاکتور است تسویه فاکتورها، آن را به استانداردی برای اکثر مشاغل تبدیل می کند. آنها پس از تحویل کالا یا خدمات برای مشتریان ارسال می شوند.

سفارش فروش در مقابل فاکتور: تفاوت ها

برای اطمینان از واضح بودن تفاوت بین «سفارش فروش» و «فاکتور»، فهرستی از برخی از مهم‌ترین تفاوت‌های این دو را گردآوری کرده‌ایم. کسب و کارها برای انجام معاملات فروش منظم به هر دوی این اسناد متکی هستند، اما هدف آنها متفاوت است.

با در نظر گرفتن فاکتورهای زیر، سفارش فروش در مقابل فاکتور به راحتی قابل تمایز است:

زمان آفرینش

یک سفارش فروش فرآیند فروش را آغاز می کند. این چیزی است که به تیم تکمیل شما اجازه می دهد تا شروع به آماده سازی کالا یا خدمات برای تحویل کنند. سپس در پایان فرآیند فروش، پس از اتمام تحویل، فاکتور برای مشتری ارسال می شود.

هدف سند

هنگام نگاه کردن به یک فاکتور در مقابل سفارش فروش، مهم است که هدف هر سند را در نظر بگیرید. سفارش فروش بیشتر جنبه داخلی دارد و به تیم‌های شما اطلاع می‌دهد که سفارش آغاز شده است و نیاز به اقدام است. از سوی دیگر، یک فاکتور رو به بیرون است. به عنوان تقاضای رسمی پرداخت برای مشتری ارسال می شود. اگر تاریخ سررسید صورتحساب رعایت نشود، جریمه های دیرکرد یا جریمه های دیگری ممکن است بر مشتری اعمال شود.

اطلاعات فهرست شده

در حالی که تفاوت بین یک سفارش فروش و یک فاکتور بیشتر در مورد زمان و نحوه استفاده از هر سند است، در مورد اطلاعاتی که هر یک حاوی آن هستند کمی تفاوت وجود دارد. آنها هر دو حاوی اطلاعاتی مانند نام مشتری و اطلاعات تماس، مقدار و قیمت محصولات خریداری شده و اطلاعات فروشنده هستند، اما یک فاکتور شامل جزئیات اضافی است. این جزئیات ممکن است نرخ کارمزد دیرکرد، سررسید پرداخت و موارد دیگر باشد. برای تفکیک دقیق آنچه در هر کدام وجود دارد به لیست های ما در بالا مراجعه کنید. 

مفاهیم حسابداری

یک سفارش فروش معمولاً توسط تیم حسابداری شما دیده یا لمس نمی شود. مگر اینکه آنها به دنبال تطبیق یک سفارش فروش با یک فاکتور خاص باشند، به سفارشات فروش متکی نخواهند بود. از سوی دیگر فاکتورها بخش های مهمی از اسناد حسابداری هستند. آنها برای ارائه مسیرهای حسابرسی دقیق و اطمینان از صحیح بودن ورودی ها مورد نیاز هستند.

نتیجه

به راحتی می توان به مقاله ای که تفاوت بین سفارش فروش و فاکتور را پوشش می دهد نگاه کرد و فکر کرد که تأثیر آن ناچیز است. اما، برعکس، درک هدف اساسی اسناد تجاری اصلی به شما کمک می کند تا کسب و کار شما کارآمدتر اجرا شود، خطاهای حسابداری و برآورده شدن بالقوه را کاهش دهد، و فرآیندهای داخلی را با بررسی ها و تعادل های مناسب ایجاد کند تا از کسب و کار شما در برابر خطر محافظت کند.

در پایان روز، تیم های شما به طور یکسان به سفارشات فروش و فاکتور نیاز خواهند داشت، اما نحوه استفاده تیم های مختلف از هر کدام متفاوت خواهد بود. تیم فروش شما به سفارش‌های فروش نیاز دارد تا اطمینان حاصل شود که تحویل طبق وعده انجام می‌شود، اما کارشناسان حساب‌های دریافتنی هر روز فاکتورها را انجام می‌دهند. لازم است این تیم ها به صورت هماهنگ کار کنند و منابع مناسب مورد نیاز برای انجام کارهای خود را داشته باشند تا کسب و کار شما به پتانسیل نهایی خود برسد. 

درک سفارش فروش در مقابل فاکتور ممکن است به عنوان یک اولویت رهبری استراتژیک به نظر نرسد، اما برای بسیاری از افراد در سازمان شما، هیچ چیز مهم‌تری وجود ندارد. اگر آماده هستید مدیریت سفارش فروش خود را در دست بگیرید و پردازش فاکتور به سطح بعدی، سرمایه گذاری در خودکار مناسب نرم افزار پردازش فاکتور - پسندیدن نانوت - می تواند دنیای متفاوتی ایجاد کند.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. به خودت قدرت بده دسترسی به اینجا.
• PlatoAiStream. هوش وب 3 دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• PlatoESG. کربن ، CleanTech، انرژی، محیط، خورشیدی، مدیریت پسماند دسترسی به اینجا.
• PlatoHealth. هوش بیوتکنولوژی و آزمایشات بالینی. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/