پردازش فاکتور چیست؟ - پردازش فاکتور توضیح داده شده است

پردازش صورت‌حساب یا پردازش صورت‌حساب، طیف وسیعی از عملیات مرتبط با پایان تجاری (جناسی ناخواسته) خرید محصولات/خدمات از یک فروشنده است.

به همان اندازه که ممکن است ساده به نظر برسد - فاکتور را دریافت کنید، صحت را بررسی کنید، فاکتور را پرداخت کنید، تراکنش را ببندید - پردازش فاکتور در بیشتر موارد یک گردش کار ساده نیست. هر گونه تاخیر یا اختلال در این فرآیند می تواند تاثیر منفی بر روابط شما با تامین کنندگان داشته باشد و مانع از تحویل به موقع خدمات، لوازم و مواد شود.

بیایید ببینیم که فاکتورها چگونه و چگونه پردازش می شوند اتوماسیون AP به ساده سازی کمک می کند مدیریت فاکتور تا به کسب و کارها کمک کند تا کارآمدتر کار کنند.

پردازش فاکتور چیست؟

پردازش فاکتور جریان کاری است که تیم حساب های پرداختنی از زمان دریافت فاکتور تامین کننده دنبال می کند. این شامل تمام مراحل از دریافت فاکتور فروشنده تا ثبت پرداخت پس از بررسی ها و تاییدیه های مناسب است.

یک فاکتور فقط زمانی می تواند برای پرداخت پردازش شود که تمام مراحل پردازش فاکتور را پاک کند. در اینجا مراحل پردازش فاکتور به تفصیل آمده است:

گردش کار پردازش فاکتور

• جمع آوری و سازماندهی فاکتورهای ارسال شده از طریق چندین کانال: ایمیل، پست و غیره.
• داده‌های فاکتور را ضبط کنید، کدهای دفتر کل را اختصاص دهید و داده‌های فاکتور را با اسناد پشتیبان (PO یا رسیدها) مطابقت دهید.
  • در صورت مغایرت، فاکتور به فروشنده عودت داده می شود.
• بر اساس خط‌مشی‌های هزینه داخلی، فاکتورها را برای تأیید یا رد به تأییدکنندگان مجاز ارسال کنید.
• پرداخت ها را از طریق انتقال سیمی، ACH یا بررسی فاکتورهای تایید شده تنظیم کنید.
• پرداخت را در ERP یا نرم افزار حسابداری خود ثبت کنید.

گردش کار پردازش فاکتور ساده برای شناسایی حساب‌های پرداختنی و بهینه‌سازی جریان نقدی برای پرداخت‌های معتبر بسیار مهم است.

چگونه فاکتورها را پردازش کنیم؟

در شرکت های با اندازه متوسط ​​و بزرگ، پردازش فاکتور بخشی از فرآیند حساب های پرداختنی (AP) است. فرآیند مدیریت فاکتور نه تنها برای سازماندهی جریان نقدی بلکه برای رسیدگی به فروشندگان و تامین کنندگان برای اطمینان از خرید به موقع نیز مهم است.

پردازش مرسوم فاکتور شامل مراحل اساسی زیر است:

• ارزیابی فاکتور دریافتی از فروشنده: برای کالا یا خدماتی که معمولاً از طریق سفارش خرید (PO) سفارش داده شده است، ابتدا فاکتور از فروشنده دریافت می شود. پرسنل پردازش فاکتورهای پرداختنی، فاکتور را با کد شناسایی (دفتر کل یا کد GL) در دفاتر ثبت می کنند.
• تطبیق فاکتور: داده های موجود در فاکتور، از جمله نوع محصول/خدمت سفارش داده شده، قیمت توافق شده، تاریخ تحویل و غیره، با PO اصلی مقایسه می شود. در صورتی که فاکتور پس از تحویل کالا/خدمت مطرح شود، جزئیات فاکتور نیز با جزئیات قبض تحویل تطبیق داده می شود. این «تتطبیق سه طرفه” به سوالاتی مانند:

o آیا شرایط پرداخت مطابقت دارد؟

o آیا شامل تخفیف های وعده داده شده می شود؟

o آیا فاکتور به حسابهای هزینه مناسب کدگذاری شده است؟

o آیا پس از رسید، مشکلات عملکردی وجود دارد که ضمانت عدم پرداخت را دارد؟

• بررسی مغایرت: هر گونه مغایرت در داده های فاکتور به عنوان یک استثنا علامت گذاری می شود. سپس پرسنل AP با فروشنده و بخش مربوطه در شرکت تماس می گیرند تا خطا/اختلاف را برطرف کنند. پس از رفع استثناء، فاکتور توسط فروشنده مجدداً صادر می شود و روند تطبیق فاکتور تکرار می شود.
• دریافت مجوز و تاییدیه های مناسب: بسته به سیاست های شرکت، فاکتور برای تایید و تایید به سطوح مختلف مدیریت هدایت می شود. تعداد و ماهیت تاییدیه های مورد نیاز به خط مشی و اندازه شرکت بستگی دارد. عوامل دیگر عبارتند از بخش هایی که در فرآیند تامین و تهیه، نوع محصول و مبلغ فاکتور نقش دارند. به عنوان مثال، برخی از شرکت‌ها ممکن است تأییدیه‌های سطح مدیریت را برای مقادیر فاکتور بالاتر از یک آستانه خاص اجباری کنند.
• مجوز پرداخت فاکتور: پس از تمام مراحل تایید، فاکتور مطابق با شرایطی که با فروشنده مذاکره شده است پرداخت می شود. بسته به ساختار تجاری، پرداخت ممکن است بر عهده بخش AP، بخش مالی یا بخش خرید باشد. پرداخت طبق شرایط و ضوابط از پیش تعیین شده به صورت چک، حواله سیمی یا روش‌های دیگر پردازش می‌شود.
• بستن تراکنش: پس از انجام پرداخت، آن دنباله فاکتور خاص بسته می شود و معامله به عنوان کامل ثبت می شود. جزئیات فاکتور و پرداخت در GL برای ممیزی های آینده بایگانی می شود.

به دنبال خودکار کردن فرآیندهای AP دستی خود هستید؟ برای مشاهده اینکه چگونه Nanonets می‌تواند به تیم شما در اجرای انتها به انتها کمک کند، یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه‌ای رزرو کنید اتوماسیون AP.

چالش در پردازش فاکتورها

1. فاکتورهای از دست رفته یا گم شده

این مشکل زمانی است که یک شرکت روزانه با چندین فروشنده و فاکتورهای زیادی سروکار دارد. این مشکل با این واقعیت تشدید می‌شود که فاکتورها را می‌توان در قالب‌های مختلف دریافت کرد - مانند نسخه‌های سخت، پی‌دی‌اف اسکن‌شده، فایل‌های پردازش متن و غیره. مدیریت این اشکال مختلف فاکتورها که در زمان‌های مختلف و اغلب توسط پرسنل مختلف دریافت می‌شوند، چالش برانگیز است. .

فاکتورهای از دست رفته منجر به تاخیر در پرداخت ها و جریمه های مرتبط، تیرگی روابط فروشنده، تاخیر در عملیات و مسائل حسابرسی می شود.

2. داده های ناسازگار یا از دست رفته

یک فاکتور حاوی داده‌های مهمی مانند شناسه‌های شرکت، اطلاعات مالیاتی، خدمات/محصول ارائه‌شده، قیمت، وضعیت تحویل و غیره است. اگر فاکتورها در قالب‌های مختلف باشند، بررسی همه داده‌های معتبر از آن‌ها، اگر نگوییم غیرممکن، دشوار می‌شود. برخی از اشتباهاتی که به راحتی از قلم می افتند عبارتند از:

- استفاده از نام اشتباه مشتری

- عدم اشاره به محصولات/خدمات به وضوح

- با برند درخواستی مطابقت ندارد

- خطاهای محاسباتی

- عدم استفاده از ارز مناسب

- عدم ذکر تاریخ سررسید

– بدون ذکر تخفیف یا جریمه

- خطاهای نرخ مالیات

مطابق با شرکای سرسخت، نزدیک به یک چهارم تمام صورتحساب ها برای استثناهایی که باید توسط پرسنل پردازش صورتحساب های پرداختنی رسیدگی شود علامت گذاری شده اند. اشتباهات فاکتور منجر به ضرر مالی و زمانی می شود.

شده است گزارش که بیمارستان ها به تنهایی حدود 68 میلیارد دلار در سال به دلیل اشتباهات صورت حساب از دست می دهند. رفع خطاهای موجود در صورت‌حساب‌های کاغذی بسیار پرهزینه است - اصلاح داده‌های صورت‌حساب می‌تواند هزینه داشته باشد. $53.50 به طور متوسط ​​در هر فاکتور!

مشکلات مربوط به پردازش صورتحساب به بیش از 30٪ از هزینه های تیم AP کمک می کند. بررسی صحت نیز زمان زیادی را صرف می کند و اگر ناکافی یا اشتباه باشد، استثناء مطرح شده زمان بیشتری را برای حل کردن صرف می کند. چنین تأخیرهای پردازش فاکتور بر برنامه های پرداخت تأثیر می گذارد. تقریبا 1 در 5 شرکت به دلیل تأخیر در پرداخت های فروشنده، شرایط مطلوب و نرخ های تخفیف را از دست بدهید.

3. وضعیت فاکتور نامشخص

وضعیت فعلی یک فاکتور در طرح پردازش آن اغلب ناشناخته است، به خصوص اگر ذینفعان زیادی در این فرآیند دخیل باشند. کجاست؟ چه کسی آن را تایید کرده است؟ دیگر چه نیازی دارد؟ پرداخت چه زمانی انجام می شود؟ اینها سوالاتی هستند که اغلب به دلیل عدم شفافیت مطرح می شوند.

4. خطاهای مسیریابی فاکتور

ممکن است چندین فروشنده وجود داشته باشند که به صورت روزانه فاکتورهای زیادی برای یک شرکت صادر می کنند. پس از بررسی اولیه، تیم پردازش فاکتور AP هر فاکتور را در صف مسیریابی مرتب می کند. حتی کارآمدترین متخصص AP می تواند در مسیریابی فاکتور اشتباه کند. هنگامی که یک فاکتور به اشتباه مسیریابی می شود، مراحل غیرضروری را طی می کند - اتلاف وقت و تلاش انسانی. این سناریوی "لمسی بالا" به خصوص زمانی که تیم AP باید کتاب ها را به طور دوره ای ببندد، استرس زا است. بنابراین، اگر چه تیم های حساب های پرداختنی برای بهبود طراحی شده اند تامین منابع و تدارکات در واقع، آنها می توانند زمان زیادی را صرف تعقیب فاکتورها از طریق مسیر پیچیده تأیید و رفع خطاهای ناشی از آن کنند.

مفاهیم عملی مشکلات پردازش فاکتور

مشکلات سنتی فرآیند مدیریت فاکتور، که در بخش قبل ذکر شد، می تواند پیامدهای جدی بر بهره وری و سودآوری یک شرکت داشته باشد:

• از دست دادن کارایی و بهره وری: بررسی یک فاکتور، رسیدگی به خطاها و استثنائات، پیگیری مسیر آن، دریافت تاییدیه ها و پرداخت فاکتور فرآیندهای زمان بری هستند. زمان «هدر رفته» روی چنین وظایفی بهتر است صرف کارهایی شود که به ارزش شرکت کمک می کنند. وظایف تکراری مرتبط با پردازش صورتحساب می تواند بهره وری یک سازمان را خفه کند.
• روحیه و فرهنگ کارکنان: 60% پرسنل AP گزارش شده است پردازش فاکتور را منفورترین کار شغلی خود می دانند - نارضایتی از بیش از نیمی از مشاغل آنها منجر به از دست دادن روحیه و اشتیاق در بین کارگران می شود. طبیعی است که کارکنان پیدا کردن زمانی را که صرف جنبه های جالب شغلشان می شود مفید است. بنابراین، به حداقل رساندن کارهای روزمره در فرآیند پردازش فاکتور و افزایش زمان صرف شده برای جنبه های چالش برانگیز و جالب شغل یک کارمند می تواند رضایت شغلی و در نتیجه حفظ کارکنان را افزایش دهد.
• افزایش بدهی ها: تاخیرهای ایجاد شده در گردش کار پردازش فاکتور می تواند منجر به غیرقابل اجرا شدن فاکتورها شود. این می تواند منجر به بدهی های تعهدی در طول زمان، افزایش فشار در دوره های حسابرسی و عدم انطباق شود. همه ی اینها روی نتیجه تاثیر می گذارد.
• آسیب پذیری تقلب: برخی از کلاهبرداری هایی که در فرآیند فاکتور رخ می دهد شامل تقلب های شخص ثالث، هزینه نادرست نیروی کار، پرداخت های تکراری و سایر خطاهای داخلی است. تقلب در صورت‌حساب ممکن است به صورت حجم غیرعادی فاکتور، عدم تطابق بین محصول/خدمات تحویل‌شده و مشخصات فاکتور، اختلاف بین PO و فاکتور، و رفتار مشکوک کارکنان ظاهر شود. کارهای پردازش دستی فاکتور می تواند خسته کننده باشد و منجر به بی حالی ذهنی شود. این ممکن است منجر به از دست رفتن کلاهبرداری در هنگام بررسی فاکتورها برای خطاها و مشکلات داده شود. این امر به ویژه در زمان بحران صادق است. به عنوان مثال، همه گیری کووید-19 گزارش شده است افزایش وقوع تقلب در صورت‌حساب در سال 2020. شناسایی کلاهبرداری در صورت‌حساب به‌طور دستی دشوار است، به‌ویژه زمانی که حجم تجارت زیاد باشد.
• پردازش غیرمتمرکز فاکتور: فقدان یک گردش کار مدیریت فاکتور منسجم یا منسجم می تواند منجر به فرآیندهای پراکنده شود که به نوبه خود می تواند دید متمرکز و حاکمیت را مختل کند.
• موانع افزایش مقیاس: با رشد شرکت، پردازش صورتحساب دستی دشوار می شود. بنابراین، ادامه دادن به آنچه که احتمالاً برای یک راه‌اندازی کوچک کار می‌کند، مانع گسترش و پتانسیل مقیاس‌پذیری می‌شود. هدف نهایی هر کسب و کاری حفظ وضعیت موجود نیست بلکه رشد است!

گردش کار بدون لمس AP را تنظیم کنید و فرآیند حساب های پرداختنی را ساده کنید در چند ثانیه اکنون یک نسخه نمایشی زنده 30 دقیقه ای رزرو کنید.

پردازش خودکار فاکتور

اتوماسیون پردازش صورتحساب، اگر نگوییم تمام مشکلات مرتبط با این فرآیند دستی، راه حلی روشن ارائه می دهد. اخطار "اگر نه همه" به دلیل نیاز جزئی به مداخله دستی در برخی مراحل ایجاد می شود. با این وجود، خودکار کردن بسیاری از وظایف تکراری فرآیند می تواند باعث صرفه جویی در زمان، صرفه جویی در هزینه، حفظ روحیه کارکنان و حفظ روابط خوب با فروشنده شود.

مسیریابی فاکتور کاملاً بدون لمس - پردازش خودکار فاکتورها از دریافت تا بسته شدن، بدون دخالت دستی - هنوز نادر است. آ بررسی انجام شده در میان پرسنل درگیر در فرآیندهای AP نشان می‌دهد که از خودکارسازی اکثر کارهای دستی پشتیبانی می‌شود.

برخی از مزایای خاص اتوماسیون برخی یا بیشتر وظایف گردش کار پردازش فاکتور عبارتند از:

• انسجام داده ها: ابزارهای پردازش خودکار صورتحساب اغلب شامل ابزارهای استخراج خودکار داده می شوند که می توانند داده های مربوطه را از فاکتورها استخراج کرده و آنها را در قالب استاندارد ذخیره کنند که به بررسی ها و تأییدیه های بعدی کمک کند. بسیاری از ابزارهای پردازش فاکتور دارای ماژول های OCR داخلی هستند که می توانند داده های مربوطه را از فاکتورها استخراج کنند. دارای هوش مصنوعی ابزارهای مدیریت فاکتور مانند نانو شبکه ها را می توان برای استخراج داده های خاص از فرمت های مختلف فاکتورها آموزش داد.
• تطبیق سه طرفه سریعتر: مقایسه سه طرفه خودکار فاکتور با PO و رسید سریعتر از اعتبارسنجی دستی است زیرا تمام داده های مربوط به تراکنش به صورت دیجیتالی در یک مکان ذخیره می شوند و به راحتی می توان به صورت بصری یا از طریق هوش مصنوعی مقایسه کرد. نرم افزار. گردش کار پردازش خودکار صورتحساب را می توان با پایگاه های داده و سایر سیستم های حسابداری برای تطبیق خودکار بدون دخالت انسان ادغام کرد.
• تاییدیه های ساده: انتقال خودکار فاکتور از یک مرحله به مرحله دیگر و تنظیم یادآوری ها برای تایید می تواند از تاخیر در پردازش فاکتور جلوگیری کند. گنجاندن موارد احتمالی و یادآوری در جریان کار می تواند تنگناها را از بین ببرد. ادغام امضاهای الکترونیکی و فرم‌های دیجیتال می‌تواند تأییدیه‌های در حال حرکت را از شرکت‌کنندگان مختلف فرآیند امکان‌پذیر کند تا غیبت فیزیکی از دفتر، روند تأیید را به تأخیر اندازد.
• شفافیت فرآیند: دسترسی چند سطحی به داده ها و ذخیره سازی متمرکز داده ها می تواند شفافیت را فراهم کند. اتوماسیون پردازش فاکتور همچنین یک مسیر حسابرسی برای ردیابی پیشرفت فاکتور در طول ایست های بازرسی ایجاد می کند.
• امنیت داده: دیجیتالی کردن داده‌های فاکتور می‌تواند از از دست رفتن اطلاعاتی که معمولاً با انتقال فیزیکی سند برای تأیید و تأیید مرتبط است، جلوگیری کند. اتوماسیون همچنین می تواند یکپارچه سازی گردش کار مدیریت فاکتور با شرکت را فعال کند سیستم مدیریت اسناد و سایر ابزارهای حسابداری برای اهداف حسابرسی و بایگانی. همچنین به رعایت مقررات کمک می کند.
• هوش تجاری بهتر: مدیریت خودکار صورت‌حساب می‌تواند دسترسی و ارزیابی آسان داده‌ها و هزینه‌های خرید را امکان‌پذیر کند، در نتیجه امکان تجزیه و تحلیل و تصمیم‌گیری بهتر را فراهم می‌کند.
• حفظ روابط فروشنده: عدم تاخیر و مدیریت سازماندهی شده فاکتورها منجر به پرداخت به موقع، ارتباط بهتر فروشنده و در نتیجه روابط سازنده با فروشندگان می شود.
• حذف تقلب: خودکار کردن گردش کار تأیید فاکتور می تواند با قرار دادن چک در سراسر گردش کار و افزایش دید، تقلب را از بین ببرد. بی‌نظمی‌ها را می‌توان به‌طور خودکار در طول دوره علامت‌گذاری کرد مسابقه سه طرفه خودکار. و تأیید امضای الکترونیکی می تواند از تقلب های داخلی/خارجی و ضررهای مرتبط جلوگیری کند.

فرآیندهای AP که برای اتوماسیون مناسب هستند

برخی از مراحل پردازش فاکتور که از اتوماسیون سود می برد عبارتند از:

• رسید فاکتور: با توجه به اینکه فرمت های مختلفی از فاکتورها از فروشندگان مختلف دریافت می شود، تشخیص خودکار فیلدهای مختلف مربوطه در فاکتور به دیجیتالی شدن فاکتور و مدیریت بهتر داده ها کمک می کند. ابزارهای OCR در اینجا مفید هستند.
• اعتبار سنجی فاکتور: تنظیم قوانین برای بررسی یکپارچگی و کامل بودن داده ها در فاکتورها آسان است. پر کردن فیلدهای سفارشی مختلف در پایگاه داده فاکتور می تواند به شناسایی اطلاعات ناقص یا گم شده کمک کند.
• تطبیق سه طرفه: فاکتورها اغلب در پاسخ به یک PO ارائه می شوند و اغلب با یک رسید همراه هستند. این سه سند با یک شماره PO مشترک به هم متصل می شوند. تطبیق خودکار صورت‌حساب‌ها، PO و رسیدها، روند اعتبارسنجی را تسریع می‌کند و فاکتور را بدون تاخیر به سطح بعدی منتقل می‌کند.
• رسیدگی به استثناها: استثناها و موارد لبه در مدیریت فاکتور غیر معمول نیستند. موارد لبه ممکن است به دلیل تغییرات منطقه زمانی، هزینه‌های تکرارشونده متعدد، تعدیل‌های گذشته‌نگر قیمت و طول ماه متغیر ایجاد شوند. برخی از نرم‌افزارها، به‌ویژه نرم‌افزارهایی که از هوش مصنوعی پشتیبانی می‌کنند، مانند Nanonets، می‌توانند این موارد لبه را مدیریت کنند، در حالی که برخی نیاز به سطوح متفاوتی از مداخله انسانی دارند.
• فرآیند تأیید: فاکتورهای دیجیتال را می توان به طور خودکار در سلسله مراتب مدیریتی برای تأیید جابجا کرد. تنظیم یادآورها نیز می تواند به تسریع روند فاکتور کمک کند.
• پرداخت: پرداخت‌های دیجیتال (انتقال سیمی و غیره) را می‌توان در نرم‌افزار تعبیه کرد تا پس از دریافت همه تأییدیه‌ها، پرداخت خودکار به فروشنده را فعال کند.
• تجزیه و تحلیل: اتوماسیون می تواند ارزیابی و تجزیه و تحلیل الگوهای هزینه و روابط فروشنده را فعال کند، که می تواند به اصلاح دوره ها و تصمیمات تجاری سازنده کمک کند. سیستم های مبتنی بر هوش مصنوعی با آموزش بیشتر با فاکتورها، امکان تجزیه و تحلیل بهتر را فراهم می کنند.

این نسخه ی نمایشی زنده 30 دقیقه ای را رزرو کنید تا آخرین باری باشد که باید به صورت دستی داده ها را از فاکتورها یا رسیدها در نرم افزار ERP کلید بزنید.

نانو شبکه برای پردازش هوشمند فاکتور

Nanonets یک نرم‌افزار مبتنی بر هوش مصنوعی است که می‌تواند برای خودکارسازی و ساده‌سازی مراحل پردازش فاکتور کسب‌وکار شما استفاده شود.

داده ها را می توان بدون خطا از انواع فایل های فاکتور گرفت. موتور هوش مصنوعی نانوشبکه‌ها را می‌توان با فاکتورهای واقعی و بدون نیاز به کدنویسی آموزش داد که آن را برای شرکت قابل سفارشی‌سازی می‌کند.  

همچنین دارای الگوریتم‌های پیشرفته و زیرساخت قوی برای تأییدیه‌های چند مرحله‌ای است. نرم‌افزار پردازش فاکتور Nanonets را می‌توان با سیستم‌های دیگر مانند پایگاه داده Mysql، QuickBooks یا Salesforce ادغام کرد و پلتفرم آگنوستیک است. دقیق و مقیاس پذیر است، باعث صرفه جویی در زمان و هزینه تیم پردازش فاکتورهای پرداختنی شما می شود و بهره وری را افزایش می دهد.

بردن

اتوماسیون پردازش فاکتور فرآیند خرید را ساده می کند، شفافیت مسیر فاکتور را افزایش می دهد، در زمان و هزینه صرفه جویی می کند، بهره وری کارکنان را افزایش می دهد و روابط فروشنده را بهبود می بخشد. اتوماسیون جریان فاکتور به کارمندان اجازه می دهد تا روی فعالیت های کمتر پیش پا افتاده و با ارزش بالاتر مانند برنامه ریزی و استراتژی تمرکز کنند. اینها به نوبه خود می توانند منجر به بهبود کارایی و سودآوری کلی کسب و کار شوند.

• محتوای مبتنی بر SEO و توزیع روابط عمومی. امروز تقویت شوید.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence دانش تقویت شده دسترسی به اینجا.
• ضرب کردن آینده با آدرین اشلی. دسترسی به اینجا.
• خرید و فروش سهام در شرکت های PRE-IPO با PREIPO®. دسترسی به اینجا.
• منبع: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/